Із відпустки — у відрядження
Дивимось на ситуацію, описану вище. Працівник із Харкова поїхав у відпустку до Києва. Припустимо, що вона тривала з 29 березня по 11 квітня 2021 року. А потім 12 квітня він вирушив у відрядження до Львова. При цьому до Харкова не повертався.
Що, як і до чого? Про все по черзі.
Наказ про відрядження. Якщо про відрядження було відомо заздалегідь (ще до відпустки працівника), тоді все просто.
Перед відпусткою складаємо наказ про майбутнє відрядження й ознайомлюємо з ним працівника.
Чи не зарано? Аж ніяк. Конкретні строки, у які потрібно видати наказ про відрядження, законодавчо не встановлені.
А якщо знадобилось відрядити працівника, уже коли він був у відпустці?
Як варіант, можна використати пошту. Наприклад, електронною поштою надішліть йому наказ про відрядження, а він вам у відповідь — лист із тим, що з наказом ознайомлений. Після повернення працівника з відрядження підпишіть у нього оригінал наказу. Також можна скористатись звичайною поштою: відправте працівнику наказ, а він вам назад — цей же наказ зі своїм підписом. Сучасна державна пошта та приватні служби доставки досить швидко передають документи.
Аванс. Тут проблем виникнути не повинно. Перераховуєте аванс на картку працівнику — і справу зроблено.
Головне — зробити це не раніше дати підписання керівником наказу про направлення у відрядження (див. лист Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780, лист НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866 та лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13).
До того ж переважній більшості працівників бюджетних установ дозволено видавати аванс на відрядження тільки у безготівковій формі.
Тобто перераховувати на рахунок працівника або установи, кошти з якого можна використовувати за допомогою платіжної картки. Це передбачено п. 4 розд. І Інструкції № 591 та п. 5 постанови № 982.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
2 Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.
Видавати аванс готівкою дозволено лише працівникам, яких направляють у відрядження держоргани та військові формування. Також це стосується відряджених із установ та організацій, на які покладено завдання й повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Витрати на проїзд. Тут головне запитання: чи можна компенсувати вартість квитка з міста, в якому працівник був у відпустці, до місця відрядження?
Дивимось, що про це говорить Інструкція № 59.
Витрати на відрядження (у тому числі транспортні) компенсують за наявності оригіналів документів, що їх підтверджують (п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59).
Також п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 говорить: витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі). При цьому слід ураховувати всі витрати, пов’язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхові платежі на транспорті.
Нібито все гаразд. Мінфін дозволяє компенсувати витрати на проїзд до місця відрядження і назад. Тобто вимог щодо відшкодування виключно витрат на проїзд від місця роботи до місця відрядження законодавством не передбачено.
Засмучує лише п. 7 розд. І Інструкції № 59. У ньому зазначено: днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. Це фактично «блокує» можливість компенсувати вартість квитка з іншого місця виїзду.
Але все ж таки є ситуація, коли можна відшкодувати такі витрати, не порушуючи чинне законодавство. Якщо місто, в якому відпочивав працівник, перебуває на шляху прямування від місця роботи до місця відрядження. Як у ситуації, змодельованій вище. З Харкова (місця роботи відрядженого працівника), до Львова (місця відрядження) поїзд прямує через Київ. Тобто навіть якби працівник виїжджав із Харкова, він усе одно їхав би через Київ.
Скористаємося цим. І уявімо, що все саме так і було. А отже, витрати на проїзд з Києва до Львова можна компенсувати працівнику як пов’язані з відрядженням. Головне, щоб працівник виїхав з Києва не раніше першого дня відрядження. А те, як працівник добирався до Києва, — це вже зовсім інша історія. До того ж не підтверджена документально. Тож вважаємо, що працівник доїхав до Києва за свій рахунок (можливо, колеги чи знайомі «підкинули»). Важливо лише те, що маємо транспортний документ за напрямом «Київ — Львів». Його й оплачуємо.
Оподаткування. А що з оподаткуванням? Чи є такі компенсовані витрати доходом працівника у вигляді додаткового блага? Звернемось до ПКУ.
Нагадаємо: не є доходом платника податку — фізособи, що перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат. Про це свідчить п.п. 170.9.1 ПКУ. Зокрема, тут йдеться про витрати на проїзд до місця відрядження і назад. Такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО за наявності документів, що засвідчують їх вартість.
Про те, що такі витрати не включають до місячного доходу, зазначено у п.п. 165.1.11 ПКУ. Відтак транспортні витрати також звільнені від оподаткування ВЗ (п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Як бачимо, тут також немає прив’язки до вибуття з місця роботи. Проте якщо під «назад» розуміти витрати на проїзд з місця відрядження до місця роботи, то «вперед» — це все ж таки витрати від місця роботи (а не відпочинку) до місця відрядження.
Тому знову ж таки радимо компенсувати вартість проїзду лише у випадку, коли місто відпустки знаходить на шляху прямування транспорту із місця постійної роботи до місця відрядження. Тоді ці відшкодовані витрати не потраплять під оподаткування.
Авансовий звіт3. Тут труднощів виникнути не повинно. Після повернення з відрядження працівник має відзвітувати у стандартні строки.
3 Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
З однією ситуацією розібралися. А тепер погляньмо, які труднощі можуть виникнути у протилежній ситуації. Тобто коли працівник спочатку був у відрядженні, а з нього поїхав у відпустку.
Із відрядження — у відпустку
Візьмемо ті ж три міста: Харків (місто роботи) — Львів (місто відрядження) — Київ (місто відпустки). Отже, спочатку — у відрядження, потім — одразу ж на відпочинок.
Наказ про відрядження та аванс. Тут усе по «накатаній» схемі. Жодних проблем не повинно виникнути ні при оформленні наказу про відрядження, ні при ознайомленні з ним, ані з видачею авансу на відрядження. Адже все це робимо у звичайному режимі із місця постійної роботи.
Витрати на проїзд. Вважаємо, що тут можна також скористатися розглянутим вище правилом, яке ми умовно назвали «на шляху прямування». Тобто: місто відпочинку знаходиться на шляху прямування з відрядження до місця роботи. Відтак витрати на проїзд до міста відпустки можна компенсувати. Звісно, якщо є належним чином оформленні документи.
Звідси висновок: вартість квитка зі Львова до Києва компенсувати можна.І перейматися щодо оподаткування не варто. Його не буде. Ну, а далі (з Києва до Харкова) працівник знову ж таки міг добратись власним ходом.
УВАГА!
Витрати на проїзд з міста відпустки до рідного міста (постійної роботи) не компенсуємо. Аргумент — вони не пов’язані з відрядженням
Причина проста — день виїзду з «відпускного» міста і прибуття до місця роботи виходить за межі періоду відрядження. Тож якщо вони будуть компенсовані, то перетворяться для працівника на оподатковуваний дохід. Отже, такий дохід підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ.
Можливий і інший варіант перебігу подій: місто відпочинку знаходиться зовсім в іншому напрямку, тобто не на шляху з місця відрядження до місця постійної роботи. Тоді про компенсацію витрат із міста відрядження до міста відпустки не може бути й мови.
Авансовий звіт. Після завершення відрядження працівник зобов’язаний:
1) подати авансовий звіт разом з документами, що підтверджують витрати на відрядження;
2) повернути суму надміру витрачених коштів (за наявності).
Для цього встановлено граничні строки:
• до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, — якщо аванс перерахували на особисту платіжну картку або видали готівкою;
• до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження — якщо працівник витрачав готівку, зняту з корпоративної платіжної картки;
• протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів — за наявності поважних причин) — якщо працівник розплачувався корпоративною платіжною карткою (безготівкові розрахунки).
Як же працівнику вчасно відзвітувати? Можна знову ж таки скористатись службами доставки. Обравши функцію «експрес». Головне — мати чистий бланк авансового звіту. Його можна завантажити з інтернету, роздрукувати та заповнити.
І не забудьте про залишок невикористаного авансу. Якщо він є, то повернути його слід так само безготівково, перерахувавши на розрахунковий рахунок установи (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). Зробити це слід до або під час подання до бухгалтерії авансового звіту (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ).
Інакше із суми надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження і вчасно не повернених, доведеться утримати ПДФО і ВЗ за ставками 18 і 1,5 % відповідно (див. п.п. 164.2.11 ПКУ).
Ба більше, до бази оподаткування ПДФО такий дохід потрапить збільшеним на «натуральний» коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ).
А от для ВЗ застосування «натурального» коефіцієнта не передбачено (див. лист ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).
