Уповноважена особа: готуємо документи перед стартом

Що необхідно оформити?

Кожній установі необхідно оформити організаційно-розпорядчі документи щодо призначення уповноваженої особи (далі — УО) та визначення її повноважень.

Для цього складаємо:

1) наказ про призначення УО (або декількох УО). У цьому документі зазначаємо інформацію, зокрема, про те:

• кого з працівників установи призначено УО;

• за які закупівлі відповідає УО: спрощені закупівлі, процедури закупівель, закупівлі без використання електронної системи закупівель (далі — ЕСЗ);

• хто тимчасово виконує функції УО на період його відсутності (під час перебування на лікарняному, у відпустці тощо);

• який передбачено розмір доплати за виконання функцій уповноваженої особи. Якщо є законодавча можливість, вводите посаду фахівця з публічних закупівель до штату. Але в такому разі внесення змін до штатного розпису оформлюєте окремим наказом. При цьому розмір доплати для УО ви можете зазначити в окремому розпорядчому документі. Як скласти такий документ, детальніше читайте статтю «Уповноважена особа: працеоплатні нюанси» цього номера журналу.

Майте на увазі: такий наказ (розпорядження) необхідно обов’язково довести до відома майбутньої УО. Приклад такого розпорядчого документа див. нижче;

2) положення про УО. Якщо ви досі не затвердили такого документа, саме час це зробити. При його розробленні керуйтеся вимогами ст. 11 Закону № 922 та Примірним положенням¹. Якщо ж такий документ уже було раніше затверджено, його все одне необхідно переглянути та унести зміни. Наприклад, додати пункт про те, якими саме закупівлями займається УО. Також доцільно переглянути повноваження такої особи з урахуванням останніх змін, унесених до ст. 11 Закону № 922;

¹ Примірне положення про уповноважену особу, затверджене наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40.

3) посадова інструкція фахівця з публічних закупівель. Цей документ потрібен тим установам, де буде введено посаду фахівця з публічних закупівель. При розробці цього документа варто врахувати вимоги до такого фахівця, прописані в Професійному стандарті «Фахівець з публічних закупівель», затвердженому наказом Мінсоцполітики від 18.02.2019 № 234;

4) розподіл повноважень та обов’язків між УО.

Такий документ складають у разі призначення декількох УО з метою розмежування їх повноважень та обов’язків. Наші поради стосовно цього документа читайте далі.

Хто може замінити УО?

У разі відсутності УО (на час перебування на лікарняному, у відрядженні або відпустці) замовник має визначити іншу УО. Призначений працівник виконуватиме обов’язки відповідної УО.

То які ж є варіанти призначення «тимчасової» УО?

Призначено одну УО

У такому разі покласти виконання обов’язків УО на період її відсутності ви можете на іншого працівника з числа штатних працівників установи (крім керівників та їх заступників). Але розраховувати на доплату «тимчасова» УО може тільки, якщо виконання таких обов’язків не передбачено її посадовою інструкцією.

Призначено декілька УО

Таку ситуацію вирішити значно простіше. Адже покласти виконання обов’язків УО на період її відсутності ви можете на іншу УО.

Врешті-решт, призначити тимчасову УО як у першому, так і у другому варіанті зовсім не складно. Для цього керівник установи видає відповідний наказ.

Але будьте уважними: у цьому документі необхідно зазначити конкретний період, на який призначаєте таку «тимчасову» особу. Звісно, що такий наказ слід оформлювати тоді, коли відомо період відсутності «постійної» УО.

У свою чергу, виконувати обов’язки «тимчасова» УО почне з дня відсутності «постійної» УО та припинить у день виходу на роботу працівника, обов’язки якого вона виконувала.

Для цього підготуйте не тільки документальний ґрунт, але й особисто поясніть такому працівнику, які обов’язки йому доведеться виконувати. Та головне — така «тимчасова» особа повинна отримати КЕП і пройти обов’язкове тестування.

Чи завжди це потрібно? Без цього не обійтися, наприклад, якщо протягом відсутності «постійної» УО «тимчасовій» особі доведеться оприлюднювати документи в ЕСЗ.

У решті випадків зазначені вимоги виконувати не обов’язково. Цілком зрозуміло, що такі обставини не завжди можливо передбачити заздалегідь. Тому радимо підготувати таку «тимчасову» особу заздалегідь і на повну.

Як розподілити обов’язки?

Замовники, в яких одна УО не «потягне» всі закупівлі, призначають декілька УО. У такому разі для організації та проведення закупівель створюють відділ або інший окремий підрозділ.

Для ефективного виконання функцій УО, а також для рівномірного навантаження між ними, вочевидь, доцільно розподілити між ними обов’язки та повноваження.

Хто це може зробити? Зазвичай це завдання доручають виконати керівнику такого підрозділу. Оскільки саме він зможе рівномірно розподілити наявний обсяг закупівельної роботи між усіма УО та ефективно організувати роботу відділу у разі тимчасової відсутності однієї особи.

Як це краще зробити? Зазначимо відразу, що універсального порядку розподілу обов’язків та повноважень між уповноваженими особами для всіх замовників не існує. Адже, як не крути, але кожен замовник має свої характерні особливості, які абсолютно не властиві іншим замовникам.

Отже, порядок розподілу повноважень та обов’язків між уповноваженими особами оформлюйте розпорядчим документом: або як окремий розпорядчий документ (наказ, розпорядження), або як додаток до Положення про УО.

Як це реалізувати на практиці? Далі пропонуємо вам декілька варіантів розподілу обов’язків та повноважень щодо організації та здійснення закупівель між УО.

Безумовно, ви можете самостійно обирати той варіант розподілу повноважень та обов’язків між такими особами, який вам більше до вподоби. А запотреби їх можна навіть комбінувати на свій розсуд.

Варіанти розподілу закупівель між уповноваженими особами

Хто може допомагати УО?

Закон № 922 та Примірне положення покладають на УО чималий перелік обов’язків та повноважень. Однак реальний список завдань, які постануть перед УО, виявиться ще більшим. Як з усім цим упоратись і не працювати в режимі 24/7?

Вихід з цієї ситуації підкажуть норми ч. 12 ст. 11 Закону № 922 та п.п. 2.7 Примірного положення (ср. ).

Так, на допомогу УО замовники можуть створювати робочі групи, до складу яких уходять працівники такого замовника (тобто це не можуть бути сторонні особи). Мета робочої групи — насамперед допомогти УО зрозуміти, що саме необхідно придбати, які технічні характеристики того чи іншого товару варто зазначити в тендерній документації тощо.

Суттєво: ініціювати створення таких груп може саме УО. Такі повноваження УО передбачено п.п. 4.1 Примірного положення. Тобто не варто чекати ініціативи від керівництва установи. УО має самостійно звернутись із такої пропозицією. І ось вам наші підказки щодо утворення та діяльності робочих груп — помічників для УО.

Робочі групи: утворення та основні завдання

УО працює «за себе й того хлопця»?

Окрім прямих обов’язків УО, перелічених у ч. 10 ст. 11 Закону № 922, нерідко «навішають усіх собак». Наприклад, до обов’язків УО деколи додають проведення аналізу ринку товарів, робіт та послуг, які необхідно закупити установі, визначення їх очікуваної вартості, підготовку проєктів договорів тощо. Напевне, для багатьох осіб це доволі знайома ситуація. І що, всі дали згоду на це? Та даремно.

Застерігаємо: погоджуватись на виконання такої роботи УО не варто. А щоб цього уникнути, достатньо просто налагодити співпрацю між УО та іншими підрозділами установи. Як це зробити? Для цього слід розробити і затвердити спеціальний документ — Положення (Порядок) взаємодії між структурними підрозділами під час планування та проведення закупівель. Звісно, доведеться трохи попсувати собі нерви, але погодьтесь, що це того варто.

Що слід прописати в цьому документі?

По-перше, визначте механізм взаємодії між структурними підрозділами під час планування закупівель. Насамперед необхідно з’ясувати, хто є ініціаторами закупівель та які документи вони передають УО. Для цього варто навести:

• форму заявки (службової записки) для внесення закупівель до річного плану;

• порядок визначення очікуваної вартості та осіб, відповідальних за збір і подання такої інформації.

По-друге, пропишіть правила взаємодії між структурними підрозділами під час укладання договорів. Зокрема, визначити:

• відповідального за укладання договорів про закупівлю, роботу з контрагентами;

• порядок та строки передачі укладених договорів УО для оприлюднення їх в ЕСЗ;

• механізм надання інформації УО щодо зміни умов договорів, їх розірвання, виконання тощо.

Як бачите, частково в цьому документі можна продублювати деякі пункти Положення (Порядку) щодо договірної роботи у вашій установі.

По-третє, окремим пунктом передбачте відповідальність за невиконання такого документа.

Також при розробленні цього документа врахуйте:

• УО може підписувати договори про закупівлю в разі надання замовником таких повноважень, оформлених відповідно до законодавства (п.п. 3.1 Примірного положення).

Однак підписання договорів про закупівлю не є прямим обов’язком УО. Інша річ, якщо такі повноваження передбачено розпорядчими документами (наказом про призначення УО або положенням про УО). Тоді підписувати такі документи УО таки доведеться;

• УО має право приймати рішення, погоджувати проєкти документів, зокрема проєкт договору про закупівлю, а також підписувати в межах своєї компетенції відповідні документи. При цьому головна мета — забезпечити відповідність договору умовам процедури закупівлі / спрощеної закупівлі (п.п. 4.3 Примірного положення).

З огляду на це, чітко пропишіть у положенні про УО, які з вищезазначених повноважень покладено на УО у вашій установі (наприклад, погодження проєктів договорів).

Правильно розподілити обов’язки між УО та працівниками інших підрозділів установи — справа непроста й дуже відповідальна. Тож при підготовці такого документа доведеться добряче попотіти.

Знаємо, що чимало хто з ваших колег уже успішно впорались із цим завданням². Тому радимо взяти їх документи за основу та підлаштувати до умов діяльності своєї установи.

² Приклад Порядку взаємодії між структурними підрозділами під час планування та проведення закупівель товарів, робіт та послуг див. за посиланням: land.gov.ua/wp-content/uploads/2021/04/ztvB51E.pdf.