Відразу з’ясуємо, про який проєкт ідеться.
Врегулювати та осучаснити процес ведення обліку трудової діяльності в електронній формі запропоновано у законопроєкті № 36231. На момент підготовки статті ця законодавча ініціатива ще далека до кінцевої точки. Законопроєкт прийнято у першому читанні. Він знаходиться на доопрацюванні. Але вже зараз потрібно розуміти, що нас чекає. Адже реформа обліку трудової діяльності торкнеться і роботодавців, і працівників.
Життя без ТК
Реформа полягає у поступовій відмові від паперових трудових книжок (ТК). Замість них буде електронний варіант. Це дозволить:
• зменшити витрати роботодавців на ведення паперового документообігу;
• спростити доступ до інформації про стаж працівників для призначення страхових виплат, насамперед у випадку тимчасової непрацездатності;
• усунути ризики і негативні наслідки втрати паперової ТК, фальсифікації даних у ній.
Перш за все (і це не дивно) зміни планують внести до КЗпП.
Облік трудової діяльності буде вестись в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб). Після оцифрування даних паперову ТК слід буде видати працівнику. При цьому ТК не зникнуть зовсім. Вони можуть «миготіти» при прийнятті на роботу, у процесі роботи та при звільненні працівника.
Так, укладаючи трудовий договір, від працівника потрібно буде отримати ТК (якщо вона є) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб (ст. 24 КЗпП). При цьому не зовсім зрозуміло, у якому вигляді майбутній працівник має подати відомості.
Окрема ситуація: на роботу приймається новачок — взагалі без стажу роботи. Він може вимагати оформлення ТК (ст. 24 КЗпП), а роботодавець зобов’язаний її оформити. Зробити це потрібно буде не пізніше 5 днів після прийняття працівника-новачка на роботу (ст. 48 КЗпП).
Також ст. 48 КЗпП зобов’яже власника або уповноважений ним орган вносити до ТК, що зберігається у працівника, записи про:
• прийняття на роботу;
• переведення та звільнення;
• заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 144 КЗпП).
Однак робити це потрібно буде лише на вимогу (прохання) самого працівника.
При цьому згадка про ТК зникне із деяких норм КЗпП. Замість ТК головним документом стане копія наказу (розпорядження) про звільнення (ст. 47 КЗпП). Так, власник або уповноважений ним орган буде зобов’язаний у день звільнення:
• видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП;
• за вимогою працівника внести належні записи про звільнення до ТК, що зберігається у працівника.
УВАГА!
Видавати копію наказу (розпорядження) про звільнення потрібно буде обов’язково у разі звільнення незалежно від підстави та ініціатора.
Нагадаємо, наразі ст. 47 КЗпП вимагає видавати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення лише у випадку «прощання» з ініціативи роботодавця. А в інших випадках — на вимогу працівника.
Оскільки при звільненні ТК видаватись не буде, то копія наказу (розпорядження) про звільнення стане орієнтиром для відліку місячного строку для звернення до суду про вирішення трудового спору про звільнення (ст. 233 КЗпП).
Також якщо видачу наказу затримують з вини роботодавця, то працівнику потрібно буде виплатити середній заробіток за час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).
Так само «попасти» на виплату середнього заробітку за час вимушеного прогулу можна буде, якщо неправильне формулювання причини звільнення (зазначене будь-де, а не лише у ТК) перешкодить працевлаштуванню працівника. Таке рішення приймає орган, який розглядає трудовий спір.
Замість ТК до Реєстру застрахованих осіб вноситимуть інформацію про:
• складення присяги посадових осіб місцевого самоврядування та державних службовців;
• присвоєння, зміну чи позбавлення рангу посадовим особам місцевого самоврядування та держслужбовцям;
• проходження стажування працівниками.
Основне місце роботи
Відсутність паперової ТК вплине на визначення основного місця роботи. На сьогодні діє таке правило: у кого ТК — той і основний роботодавець. А от коли ТК будуть знаходитись у працівників, то може виникнути запитання до потенційного працівника: чим доведеш, що в тебе немає іншого основного місця роботи?
Цей момент також має врегулювати законопроєкт № 3623.
У ч. 2 ст. 16 Закону № 10582 буде спеціальний п. 31. Застрахована особа повідомлятиме страхувальника, в якого працює за основним місцем роботи, про визначення такого місця роботи як основного. Для цього слід буде подати заяву. Така заява діятиме до моменту її відкликання. Чи буде затверджена форма такої заяви? Поки що невідомо. Якщо ні, то обмежимось довільною формою. Механізм відкликання також поки не встановлений. Можливо, це буде заява про відкликання заяви ☺. Зокрема, відкликати заяву потрібно буде при звільненні з основного місця роботи або переході на сумісництво.
2 Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.
Крім того, у Законі про ЄСВ3 підкоригують термін «основне місце роботи». Тут так само замість місцезнаходження ТК індикатором буде заява працівника про визначення місця роботи як основного (до її відкликання) та відомості, що обліковуються в Реєстрі застрахованих осіб на її підставі.
Також відповідно до оновленого п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ до обов’язків платника ЄСВ додадуть подання звітності, у тому числі про основне місце роботи працівника. Чи означає це, що слід чекати нову форму звіту або повідомлення про кількість працівників, які працюють в установі (організації) за основним місцем роботи? Чи все обмежиться позначкою у вже наявній звітності? Поки що невідомо.
Електронна ТК
Практична сторона електронного обліку трудової діяльності насамперед полягає у поданні скан-копій паперових ТК до ПФУ. Причому зробити це можна вже сьогодні. Технічну можливість дає Портал електронних послуг ПФУ. Знайти його можна за посиланням: portal.pfu.gov.ua. А нормативне підґрунтя — Порядок № 10844.
Сьогодні на Порталі можна знайти дані, які вже наявні в електронній системі. А також завантажити скановані копії паперових ТК. Детальніше про сучасні реалії електронних ТК читайте у статті «Електронна трудова книжка: вже зараз зовсім поруч» цього номера.
ВАЖЛИВО!
Скан-копії паперових ТК до ПФУ через Портал може завантажити як роботодавець (страхувальник), так і працівник (застрахована особа). Це підтверджує й п. 6 Порядку № 1084.
Перехідний період
На сьогодні немає обов’язку завантажувати скан-копії ТК через Портал. Але потихеньку-помаленьку це вже можна робити.
Законопроєкт № 3623 пропонує встановити перехідний період для оцифрування даних про стаж. І чималий — цілих 5 років з дня набрання чинності відповідним законом.
Після завершення цих робіт наявні ТК видають працівникам особисто під підпис.
А якщо працівник звільняється до завершення процедури оцифрування даних про його трудову діяльність? Належним чином ТК потрібно видати у день звільнення. Затримки недопустимі. А далі він уже буде сам собі хазяїн.
Може вносити дані самотужки або ж це зробить інший роботодавець.
Страхове посвідчення
А ви маєте посвідчення застрахованої особи? Це смарт-картка з інформацією про набуті права у сфері загальнообов’язкового державного соцстрахування. Варто сказати, що на повну силу цей документ так і не запрацював.
І законопроєкт № 3623 пропонує зупинити дію норм про нього до 1 січня 2026 року.
Ну, як-то кажуть, поживемо — побачимо.
