Теми статей
Обрати теми

Застосовуємо нові форми для обліку запасів

Матвєєва Вікторія, експерт журналу «Бюджетна бухгалтерія»
Мінфін наказом № 431* затвердив форми документів для обліку та списання запасів бюджетними установами. Розглянемо нововведення, які приніс наказ № 431 у порядку оформлення операції з запасами.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

«Старі» форми — нові вимоги

У наказі № 431 наведено форми первинки, які бюджетні установи можуть застосовувати для документування операцій з находження, переміщення та списання запасів. Але цього разу Мінфін вирішив не вигадувати велосипед. Так, нові форми документів з обліку запасів фактично запозичено із старого доброго наказу № 130*. Останній, до речі, втратив чинність 01.01.2021. Тому не хвилюйтеся: оновлені форми документів не мають суттєвих відмінностей порівняно зі старими формами.

* Наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 № 130.

Втім, варто зауважити: порядок складання типових форм з обліку запасів Мінфін таки оновив. Що й до чого, пояснимо далі.

Наразі наказ № 431 ще не набрав чинності. Це відбудеться з дня його офіційного оприлюднення. Але готувати зміни до наказу про організацію бухобліку вашої установи щодо застосування цих форм для обліку запасів слід вже зараз. Докладніше про це читайте у статті «Обліково-розпорядчі документи-2023: що змінюємо?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 4.

Нові форми: знайомимося ближче

Розглянемо, які саме документи затвердив Мінфін для оформлення операцій з находження, переміщення та списання запасів. Для наочності наведемо цю інформацію в таблиці.

Документальне оформлення операцій з обліку запасів

Назва форми документа

Коментар щодо застосування

Акт приймання-передачі запасів

Нова форма!

Застосовуємо для оформлення таких операцій, як:

— безоплатне отримання та передача матеріальних цінностей, визнаних запасами (розподілення, внутрівідомча безоплатна передача в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної та комунальної власності тощо);

— отримання гуманітарної допомоги, дарунка, безповоротної допомоги

Акт про приймання запасів

Цю форму застосовуємо за наявності кількісних та/або якісних розбіжностей з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріальних цінностей, які надійшли без документів.

Також такий Акт установа може застосовувати для приймання матеріальних цінностей на відповідальне зберігання

Прибутковий ордер

Нова форма!

Прибутковий ордер призначено для оформлення:

— отримання матеріальних цінностей, які надходять від постачальників (за відсутності первинних документів від постачальника) або від переробників з переробки на стороні;

— оприбуткування матеріальних цінностей, які відповідають критеріям визнання запасів, але раніше не відображених на балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів

Акт списання запасів

Застосовуємо для оформлення операцій зі списання запасів. Нова форма Акта аналогічна Акту, наведеному в додатку до Методрекомендацій № 11*

Накладна (вимога)

Цей документ застосовуємо для оформлення операцій з руху матеріальних цінностей у межах установи в разі:

— надходження на склад матеріальних цінностей власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів);

— внутрішнього переміщення матеріальних цінностей у межах установи, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам, розташованим на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території тощо.

Крім того, цей документ можна використовувати для оформлення операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям, повернення постачальнику матеріальних цінностей неналежної якості, повернення матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання

Меню-вимога

на видачу продуктів

харчування

Цей документ застосовують для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу для приготування сніданку, обіду, полуденка та вечері

Лімітно-забірна картка

Такий документ призначений для оформлення господарських операцій з відпуску матеріальних цінностей, які витрачаються систематично. Також його використовують для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріальних цінностей на виробничі потреби. Окрім того, відтепер Лімітно-забірна картка є підставою для списання матеріальних цінностей зі складу

Картка (книга) складського

обліку запасів

Цей регістр застосовують для обліку запасів на складі установи. До речі, установа самостійно вирішує, вести складський облік запасів у книзі чи в картках, оскільки вони мають однакове призначення та порядок ведення

Журнал реєстрації

битого посуду

Призначений для списання розбитого посуду. На підставі записів, здійснених у журналі, комісія установи щокварталу (або щомісяця) складає акт про списання розбитого посуду

Відомість з надходження продуктів харчування

Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Такий документ складаємо за кожною матеріально відповідальною особою окремо

Відомість з витрачання продуктів харчування

Застосовуємо для обліку витрачання продуктів харчування. Цей документ складаємо за кожною матеріально відповідальною особою окремо

Матеріальний ярлик

Нова форма!

Застосовуємо для опису характеристики запасів, які перебувають на складі установи. Такі ярлики, заповнені матеріально відповідальними особами на кожен номенклатурний номер, прикріплюють до місця зберігання відповідних матеріальних цінностей

Реєстр первинних документів з надходження

та вибуття запасів

Такий документ установи можуть застосовувати для реєстрації первинних документів з надходження та вибуття запасів.

Ведуть такий Реєстр у довільній формі

Матеріальний звіт

Слід застосовувати для відображення інформації про залишок запасів у місцях зберігання на початок і кінець місяця, про їх надходження та витрачання. Складають такий Звіт у довільній формі

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Власні форми — теж ОК!

Мінфін передбачив, що установи залежно від галузевих особливостей можуть розробляти власні форми документів для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів.

Головна вимога — такі форми документів повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88 (ср. ).

Також, окрім типових форм, затверджених наказом № 431, установи можуть додатково складати/вести: Картки (книги) кількісно-сумового обліку, Книги обліку тварин, оборотні відомості, описи карток з обліку запасів.

У разі прийняття такого рішення не забудьте зазначити про застосування самостійно розроблених форм у наказі про організацію бухобліку вашої установи. Водночас їх форми слід навести у відповідних додатках до цього розпорядчого документа.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі