«Старі» форми — нові вимоги
У наказі № 431 наведено форми первинки, які бюджетні установи можуть застосовувати для документування операцій з находження, переміщення та списання запасів. Але цього разу Мінфін вирішив не вигадувати велосипед. Так, нові форми документів з обліку запасів фактично запозичено із старого доброго наказу № 130*. Останній, до речі, втратив чинність 01.01.2021. Тому не хвилюйтеся: оновлені форми документів не мають суттєвих відмінностей порівняно зі старими формами.
Втім, варто зауважити: порядок складання типових форм з обліку запасів Мінфін таки оновив. Що й до чого, пояснимо далі.
Наразі наказ № 431 ще не набрав чинності. Це відбудеться з дня його офіційного оприлюднення. Але готувати зміни до наказу про організацію бухобліку вашої установи щодо застосування цих форм для обліку запасів слід вже зараз. Докладніше про це читайте у статті «Обліково-розпорядчі документи-2023: що змінюємо?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 4.
Нові форми: знайомимося ближче
Розглянемо, які саме документи затвердив Мінфін для оформлення операцій з находження, переміщення та списання запасів. Для наочності наведемо цю інформацію в таблиці.
Документальне оформлення операцій з обліку запасів
Назва форми документа | Коментар щодо застосування |
Акт приймання-передачі запасів | Нова форма! |
Застосовуємо для оформлення таких операцій, як: — безоплатне отримання та передача матеріальних цінностей, визнаних запасами (розподілення, внутрівідомча безоплатна передача в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної та комунальної власності тощо); — отримання гуманітарної допомоги, дарунка, безповоротної допомоги | |
Акт про приймання запасів | Цю форму застосовуємо за наявності кількісних та/або якісних розбіжностей з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріальних цінностей, які надійшли без документів. Також такий Акт установа може застосовувати для приймання матеріальних цінностей на відповідальне зберігання |
Прибутковий ордер | Нова форма! |
Прибутковий ордер призначено для оформлення: — отримання матеріальних цінностей, які надходять від постачальників (за відсутності первинних документів від постачальника) або від переробників з переробки на стороні; — оприбуткування матеріальних цінностей, які відповідають критеріям визнання запасів, але раніше не відображених на балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів | |
Акт списання запасів | Застосовуємо для оформлення операцій зі списання запасів. Нова форма Акта аналогічна Акту, наведеному в додатку до Методрекомендацій № 11* |
Накладна (вимога) | Цей документ застосовуємо для оформлення операцій з руху матеріальних цінностей у межах установи в разі: — надходження на склад матеріальних цінностей власного виробництва (готової продукції, напівфабрикатів, допоміжних матеріалів); — внутрішнього переміщення матеріальних цінностей у межах установи, їх відпуску виробничим підрозділам та іншим структурним підрозділам, розташованим на іншій, ніж підрозділ, що їх відпускає, території тощо. Крім того, цей документ можна використовувати для оформлення операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям, повернення постачальнику матеріальних цінностей неналежної якості, повернення матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання |
Меню-вимога на видачу продуктів харчування | Цей документ застосовують для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу для приготування сніданку, обіду, полуденка та вечері |
Лімітно-забірна картка | Такий документ призначений для оформлення господарських операцій з відпуску матеріальних цінностей, які витрачаються систематично. Також його використовують для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріальних цінностей на виробничі потреби. Окрім того, відтепер Лімітно-забірна картка є підставою для списання матеріальних цінностей зі складу |
Картка (книга) складського обліку запасів | Цей регістр застосовують для обліку запасів на складі установи. До речі, установа самостійно вирішує, вести складський облік запасів у книзі чи в картках, оскільки вони мають однакове призначення та порядок ведення |
Журнал реєстрації битого посуду | Призначений для списання розбитого посуду. На підставі записів, здійснених у журналі, комісія установи щокварталу (або щомісяця) складає акт про списання розбитого посуду |
Відомість з надходження продуктів харчування | Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Такий документ складаємо за кожною матеріально відповідальною особою окремо |
Відомість з витрачання продуктів харчування | Застосовуємо для обліку витрачання продуктів харчування. Цей документ складаємо за кожною матеріально відповідальною особою окремо |
Матеріальний ярлик | Нова форма! |
Застосовуємо для опису характеристики запасів, які перебувають на складі установи. Такі ярлики, заповнені матеріально відповідальними особами на кожен номенклатурний номер, прикріплюють до місця зберігання відповідних матеріальних цінностей | |
Реєстр первинних документів з надходження та вибуття запасів | Такий документ установи можуть застосовувати для реєстрації первинних документів з надходження та вибуття запасів. Ведуть такий Реєстр у довільній формі |
Матеріальний звіт | Слід застосовувати для відображення інформації про залишок запасів у місцях зберігання на початок і кінець місяця, про їх надходження та витрачання. Складають такий Звіт у довільній формі |
Власні форми — теж ОК!
Мінфін передбачив, що установи залежно від галузевих особливостей можуть розробляти власні форми документів для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів.
Головна вимога — такі форми документів повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88 (ср. ).
Також, окрім типових форм, затверджених наказом № 431, установи можуть додатково складати/вести: Картки (книги) кількісно-сумового обліку, Книги обліку тварин, оборотні відомості, описи карток з обліку запасів.
У разі прийняття такого рішення не забудьте зазначити про застосування самостійно розроблених форм у наказі про організацію бухобліку вашої установи. Водночас їх форми слід навести у відповідних додатках до цього розпорядчого документа.