Прострочені медикаменти: як списати з балансу?

Кожен заклад освіти повинен бути укомплектований лікарськими засобами, медичними виробами та іншими матеріалами для надання медичної допомоги здобувачам освіти. Вочевидь через запровадження воєнного стану та запровадження дистанційної форми навчання потреба у використанні таких медикаментів наразі відсутня. Тож ситуація читача знайома багатьом освітянам. Далі пояснимо, як діяти у цьому разі.

Виявлено прострочені медикаменти → встановлюємо винуватців

За загальним правилом запаси, які втратили свої споживчі властивості через закінчення строку придатності, підлягають списанню з балансу. Це стосується й медикаментів, термін придатності яких минув.

Але насамперед під час інвентаризації комісія установи має з’ясувати причини, що призвели до стану непридатності таких активів, та виявити осіб, винних у цій ситуації.

Звісно, сам факт запровадження воєнного стану на території України не може бути приводом для допущення прострочення медикаментів.

Ба більше, медикаменти не належать до швидкопсувних запасів. А тому пропущення строків їх придатності — це яскравий приклад недбалості та невиконання трудових обов’язків відповідними працівниками.

З огляду на це, слід обов’язково визначити всіх причетних, установити винних і докласти зусиль для відшкодування завданих збитків.

До речі, чи можливо було не допустити подібних випадків? Авжеж. Медикаменти можна було передати для використання іншій бюджетній установі. Для цього керівнику закладу освіти варто було звернутися до відповідного управління освіти з поясненням ситуації та надати інформацію щодо залишків медикаментів. Після цього головний розпорядник мав прийняти рішення про передачу залишків таких медикаментів іншій підпорядкованій бюджетній установі.

Для цього цілком можна було застосовувати той самий механізм, що й для передачі залишків продуктів харчування. Докладніше про організацію передачі таких залишків читайте в матеріалі «Залишки продуктів харчування: передаємо та обліковуємо» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 17).

Водночас у цій ситуації є ще один важливий момент. Інвентаризаційна комісія має зафіксувати фактичну наявність прострочених медикаментів.

Більше про те, як діяти у разі виявлення під час інвентаризації непридатного для подальшої експлуатації майна, дізнавайтеся із таких матеріалів:

— «Виявлено зіпсоване майно: як заповнити інвентаризаційний опис?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 44);

— «Виявили непридатне майно під час інвентаризації: що з ним робити?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 40).

Виявлено прострочені медикаменти: куди їх подіти?

Медикаменти належать до лікарських засобів. А тому під час зберігання та використання такого різновиду запасів, як медикаменти, необхідно враховувати вимоги Закону № 123*. Нагадаємо ключові з них.

* Закон України «Про лікарські засоби» від 04.04.96 № 123/96-ВР.

По-перше, лікарські засоби можуть застосовуватися в Україні до закінчення їх терміну придатності, визначеного виробником та зазначеного на упаковці. Відповідно використовувати медикаменти, термін придатності яких добіг кінця, установа не має права.

По-друге, якщо установа має прострочені медикаменти, то просто списати і викинути їх на смітник не можна. Адже неякісні лікарські засоби, включаючи ті, термін придатності яких закінчився, підлягають утилізації та знищенню. Це чорним по білому прописано в ст. 23 Закону № 123.

Основні вимоги поводження з лікарськими засобами, які не підлягають подальшому використанню, визначено Правилами № 242*.

* Правила утилізації та знищення лікарських засобів, затверджені наказом МОЗ від 24.04.2015 № 242

З огляду на це, будь-які суб’єкти господарювання, які мають у себе на балансі лікарські засоби, у т. ч. й бюджетні установи, мають керуватися нормами, визначеними Правилами № 242.

Зауважте: лікарські засоби, які не підлягають подальшому використанню, набувають статусу «відходів» (п. 5 розд. ІІ Правил № 242).

Зі свого боку установа має передати такі відходи для утилізації або знешкодження суб’єктам господарювання, які мають відповідні ліцензії на провадження господарської діяльності у сфері поводження з небезпечними відходами безпосередньо або через постачальників (якщо таке передбачено відповідними договірними умовами).

Як документально оформити?

Для списання прострочених медикаментів заклад освіти має скласти низку документів:

1) Акт про наявність лікарських засобів, що не підлягають подальшому використанню. Форму такого Акта наведено у додатку 1 до Правил № 242. У цьому документі слід зафіксувати факт наявності лікарських засобів, непридатних для подальшого використання;

2) інформація про лікарські засоби, що не підлягають подальшому використанню, передані для знешкодження. Складають інформацію про такі медикаменти за формою, наведеною у додатку 2 до Правил № 242.

Мета оформлення цього документа — зафіксувати факт передачі непридатних лікарських засобів на утилізацію. До речі, таку інформацію установа має передати органу державного контролю якості та безпеки лікарських засобів. Цього вимагає п. 6 розд. ІІ Правил № 242.

Наразі таким органом є Державна служба України з лікарських засобів та контролю за наркотиками. На сайті цього органу можна знайти контакти територіальних органів Держслужби з лікарських засобів та контролю за наркотиками;

3) Акт списання запасів за типовою формою.

Як бачимо, процедура списання прострочених медикаментів не така вже й проста, оскільки знаходиться під пильним наглядом органів контролю. Тож аби уникнути подібних ситуації та зайвого клопоту, рекомендуємо установам ретельно стежити за термінами придатності медикаментів та своєчасно приймати відповідні рішення.

Що в обліку?

Вартість прострочених медикаментів списуємо на витрати звітного періоду. Таку операцію в бухобліку відображаємо записом: Дт 8013 — Кт 1512.

А ось подальший облік таких операцій залежить від того, встановлені винуватці чи ні. Детально про читайте в нашому матеріалі «Річна інвентаризація — 2023: проведення, оформлення та облік» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 41).