Передача майна від однієї установи іншій — поширена операція між суб’єктами державного сектору в межах відповідного бюджету. Безумовно, така операція потребує правильного документального оформлення та відображення в бухгалтерському обліку.
Але не менш важливим є організація аналітичного обліку отриманих об’єктів ОЗ. Передусім для виконання цього завдання кожному об’єкту ОЗ необхідно присвоїти інвентарний номер. Що стосується білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів та малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА), то для таких об’єктів встановлюємо номенклатурні номери.
Далі пояснимо, які основні правила варто пам’ятати, аби правильно налагодити цей процес.
Правило 1. Новий об’єкт ОЗ → новий інвентарний номер
Кожному об’єкту ОЗ установа має присвоїти інвентарний номер. Саме таким є припис п. 3 розд. II Методрекомендацій з обліку ОЗ*.
Причому стосується така вимога як будь-якого придбаного за плату, так і безоплатно отриманого об’єкта ОЗ (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, МНМА, матеріалів довготривалого використання). Тобто незалежно від того, мали раніше такі об’єкти ОЗ інвентарні номери чи ні, кожному отриманому об’єкту присвоюємо новий інвентарний номер.
До речі, присвоєні інвентарні номери зберігаємо за об’єктами ОЗ на весь період їх експлуатації у відповідній установі. Цього вимагає п. 5 розд. II Методрекомендацій з обліку ОЗ. А ось про необхідність збереження присвоєних інвентарних номерів за об’єктами ОЗ у разі передачі їх іншому суб’єкту державного сектору жодної згадки. Тому робити подібні висновки не варто.
Також зауважте: після того як об’єкти вибули або були реалізовані, їх інвентарні номери не слід присвоювати іншим новим об’єктам протягом трьох років.
Правило 2. Новий об’єкт ОЗ → нова Інвентарна картка
ОЗ передаються разом із первинними документами (чи їх копіями), або обліковими регістрами (чи їх копіями), або іншими документами, в яких зазначено вартість придбання (створення) таких об’єктів. Це передбачено п. 5 розд. III Методрекомендацій з обліку ОЗ.
Таким чином, установа, яка передає майно, має надати Інвентарні картки на такі об’єкти (оригінали або копії). Здебільшого передають саме копії таких документів, залишаючи собі оригінали. При цьому у старих Інвентарних картках роблять відповідні записи про вибуття об’єкта (причина, дата та номер документа) та здають їх до архіву.
Що ж робити з такими обліковими регістрами та іншими документами установі —отримувачу майна?
Звісно, інформацію, зазначену в старих Інвентарних картках, слід використовувати для подальшого аналітичного обліку отриманого майна. Зокрема, це може бути інформація про вартість придбання, суму нарахованого зносу, а також відомості щодо проведених ремонтів, поліпшень об’єкта тощо.
Та у будь-якому разі на кожен об’єкт ОЗ відкриваємо нову Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ. При цьому копію старої Інвентарної картки можна прикласти, як додаток-підтвердження наведеної інформації, до нової картки.
Але як бути, якщо установа, яка передала майно, не надала жодних облікових регістрів чи інших супровідних документів? Насамперед варто звернутися з проханням передати таку документацію та пояснити причини свого звернення. Для більшої переконливості та як підтвердження правомірності свого прохання можна навести обґрунтування з посиланням на абз. 8 п. 5 розд. III Методрекомендацій з обліку ОЗ (ср. ).
Якщо ж майно надійшло без супровідних документів і немає жодного шансу їх отримати, слід керуватися приписом абз. 9 п. 5 розд. ІІІ Методрекомендацій з обліку ОЗ. Зокрема, якщо відсутня достовірна інформація щодо первісної вартості ОЗ, первісну вартість визначаємо на рівні справедливої вартості на дату отримання, оцінка якої проводиться відповідно до законодавства. Відповідно оцінюємо і наводимо інформацію про отриманий об’єкт, виходячи з його фактичного стану та ступеня зношеності на дату отримання.
Висновки
- Кожному отриманому об’єкту ОЗ незалежно від шляху його надходження необхідно присвоїти новий інвентарний номер.
- На кожен отриманий об’єкт ОЗ має бути відкрито нову Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ.
