Загальні правила виправлення облікових помилок
Основні правила виправлення помилок у первинних документах і облікових регістрах чітко прописані в розд. 4 Положення № 88*. Тож саме цим документом слід керуватися, якщо ви знайшли помилку в облікових записах і поспішаєте її виправити.
Зауважте: порядок виправлення облікових помилок залежить не від того, коли їх виявили, а коли припустилися таких помилок: у поточному чи в попередньому звітному періоді.
Так, для виправлення помилок минулих звітних періодів у Положенні № 88 передбачено тільки один спосіб — «червоне сторно». Але цей спосіб далеко не завжди можна застосувати для виправлення всіх помилок, допущених у минулих звітних періодах. Оскільки вирішальне значення має той факт, вплинула така помилка на накопичений фінансовий результат чи ні. Далі пояснимо, як слід виправляти помилку в ситуації читача.
Крок 1. Складаємо правильні записи
Якщо виникла потреба виправити помилку в бухобліку, яка зачіпає фінрезультат попередніх звітних періодів (кварталів), радимо спочатку скласти невеличку шпаргалку-підказку.
Для цього відображаємо правильні бухгалтерські записи та порівнюємо їх із фактичними записами в облікових регістрах. Це допоможе легко визначити, яких записів бракує або які, навпаки, є зайвими.
Приклад. У грудні 2024 року бюджетна установа отримала як благодійну допомогу книжки на загальну суму 4300 грн. Помилково їх було зараховано до складу запасів та оприбутковано на субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». Книги було одразу передано у використання, а їх вартість списано на витрати звітного періоду. Натомість ці активи слід було віднести до складу інших необоротних матеріальних активів (далі — ІНМА) та обліковувати на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| Було відображено в IV кварталі 2024 року (помилкові записи) | |||||
| 1 | Оприбутковано книжки, отримані як благодійна допомога | 1812 | 2117 | 4300 | 4 |
| Водночас відображено: | |||||
| — дохід від безоплатно отриманих активів | 2313 | 7511 | 4300 | 3, 14 | |
| — касові видатки | 2117 | 2313 | 4300 | 3, 4 | |
| 2 | Передано книжки у використання | 8013 | 1812 | 4300 | 13 |
| 3 | Закриття рахунків доходів | 7511 | 5511 | 4300 | 17 |
| Треба було відобразити в IV кварталі 2024 року (правильні записи) | |||||
| 1 | Оприбутковано бібліотечні фонди, отримані як благодійна допомога | 1112 | 2117 | 4300 | 4 |
| Водночас відображено: | |||||
| — дохід від безоплатно отриманих активів | 2313 | 7511 | 4300 | 3, 14 | |
| — збільшення внесеного капіталу на суму безоплатно отриманої допомоги | 7511 | 5111 | 4300 | 17 | |
| — касові видатки | 2117 | 2313 | 4300 | 3, 4 | |
| 2 | Нараховано амортизацію на безоплатно отримані бібліотечні фонди в першому місяці їх передачі у використання (4300 грн х 50 %) | 8014 | 1412 | 2150 | 17 |
| Водночас зроблено другий запис | 5111 | 7511 | 2150 | 14 | |
| 3 | Закриття рахунків витрат | 5511 | 8014 | 2150 | 17 |
| 4 | Закриття рахунків доходів | 7511 | 5511 | 2150 | 17 |
Крок 2. Складаємо бухгалтерську довідку
Такий документ обов’язково складаємо для виправлення помилок, допущених у попередніх звітних періодах. Типову форму бухгалтерської довідки затверджено наказом № 755*.
У довідці зазначаємо причину виникнення помилки. Також не забудьте написати, в яких саме документах, облікових регістрах було зроблено помилковий запис (номер меморіального ордера, період, за який він складений). Довідку має підписати працівник, який її склав, а після її перевірки — головний бухгалтер. Такі вимоги передбачено в п. 4.6 Положення № 88.
Розглянемо приклад складання бухгалтерської довідки з урахуванням вихідних даних, наведених у прикладі вище.
Після цього облікові записи, зазначені в бухгалтерській довідці, переносимо до книги Журнал-головна.
Крок 3. Виправляємо помилку у фінзвітності
Пояснимо, як виправлення цієї облікової помилки слід відобразити у фінансовій звітності установи. Узагальнимо цю інформацію в таблиці нижче.
Порядок відображення виправлення минулорічної помилки у фінансовій звітності
| Форма фінансової звітності | Код рядка | Назва рядка | Сума | Примітка |
| Баланс (ф. № 1-дс) Актив | 1001 | Первісна вартість | + 4300 | Сальдо субрахунку 1112 |
| 1002 | Знос | + 2150 | Сальдо субрахунку 1412 | |
| 1000 | Основні засоби | + 2150 | Ряд. 1001 — 1002 | |
| Баланс (ф. № 1-дс) Пасив | 1400 | Внесений капітал | + 2150 | Сальдо субрахунку 5111 |
| Зміни в Активі | + 2150 | Ряд. 1000 | ||
| Зміни в Пасиві | + 2150 | Ряд. 1400 | ||
| Звіт про фінансові результати (ф. № 2-дс) | Здійснені коригування не зачіпають доходи і витрати звітного періоду, тому такі операції не будуть відображені в цій формі | |||
| Звіт про рух грошових коштів, (ф. № 3-дс) річний | Здійснені коригування не пов’язані з рухом грошових коштів, тому вони не підлягають відображенню у річній формі звіту | |||
| Звіт про власний капітал, (ф. № 4-дс) річний | 4020 | Виправлення помилок | — | — |
| Гр. 3 | Внесений капітал | + 2150 | — | |
| Примітки до річної фінансової звітності (ф. № 5-дс) | Розд. 1 «Основні засоби» ряд. 110 «Бібліотечні фонди» | У гр. «Інші зміні за рік» відображаємо суми збільшення первісної вартості (4300 грн) та донарахованого зносу (2150 грн) | ||
Висновки
- У разі помилкового віднесення бібліотечних фондів до запасів, їх необхідно перенести до складу ІНМА, водночас збільшивши внесений капітал та суму нарахованої амортизації.
- Для виправлення облікових помилок потрібно оформити бухгалтерську довідку. В ній обов’язково пояснюємо причину виникнення помилки.
- Виправлення такої минулорічної помилки має знайти своє відображення у фінзвітності установи, зокрема, у Балансі (ф. № 1-дс), а також у Звіті про власний капітал (ф. № 4-дс) та Примітках до річної фінансової звітності (ф. № 5-дс).
