Excel 2007: умовне форматування (частина 2)
 | Продовжуючи тему умовного форматування комірок (див. «Б&К», 2009, № 13, с. 11), сьогодні поговоримо про спеціальні способи умовного форматування, а також навчимося створювати свої правила форматування. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики |
До таких способів належать гістограми, колірні шкали, набори значків. Це нові типи умовного форматування, що з’явилися у версії Excel 2007. І можливості ці дуже корисні. Звернемося до попереднього прикладу з накладенням декількох правил на один блок комірок. По суті, мета такого форматування полягала в тому, щоб швидко побачити співвідношення величин у списку значень. Наприклад, виявити в ньому максимуми, мінімуми і, можливо, якісь відхилення. З таким завданням чудово впорається форматування комірок у вигляді гістограм, колірних шкал і наборів значків. По суті, ці способи дуже схожі. А що з них вибрати в конкретній ситуації, залежить від того, як оформлено таблицю, яке форматування краще виглядатиме на тлі документа. Почнемо з гістограм.
ГІСТОГРАМИ
Цей спосіб форматування застосовує градієнтну заливку фону комірок так, що вони стають схожими на стовпчикову гістограму. Величина градієнта пропорційна значенню в комірці. Тому одного погляду на відформатований документ достатньо, щоб побачити максимальні та мінімальні значення, оцінити питому вагу кожного числа в загальному списку. Застосуємо цей спосіб на практиці. Для цього виконуємо такі дії:
1) відкрийте прайс-лист. Якщо в документі є правила умовного форматування, видаліть їх;
2) виділіть блок комірок. Нехай це будуть роздрібні ціни («C2:C13»);
3) у меню «Главная» клацніть по іконці «Условное форматирование», потім поставте покажчик миші на рядок «Гистограммы». З’явиться графічне меню, зображене на рис. 14;
4) клацніть лівою кнопкою миші по першому варіанту. Комірки відформатовано, результат показано на рис. 15 (колонка « С»).
У відформатованій табличці чудово видно всі максимуми, легко оцінити співвідношення цін у прайсі. На мій погляд, форматування в режимі «Гистограммы» — найвдаліше нововведення в умовному форматуванні Excel 2007. Працюючи в режимі «Другие правила» (останній розділ графічного меню, зображеного на рис. 14), ви зможете довільно визначити кольори градієнтної заливки, зазначити інтенсивність переходу від одного кольору до іншого.
КОЛІРНІ ШКАЛИ
Принцип роботи з колірними шкалами такий же, як і при форматуванні в режимі «Гистограммы». Тільки в цьому випадку фон комірки не має градієнтної заливки: для різних значень Excel 2007 використовуватиме свій колір. Серед призначених форматів Excel 2007 пропонує 8 варіантів. Застосуємо один з них до прайсу:
1) виділіть блок комірок «D2:D13» (дрібнооптові ціни);
2) у меню «Главная» клацніть по іконці «Условное форматирование», потім поставте покажчик миші на рядок «Цветовые шкалы». З’явиться графічне меню, зображене на рис. 16;
3) клацніть лівою кнопкою миші по варіанту «Красный-желтый-зеленый» (рис. 16). Результат показано на рис. 15 (колонка «D»).
У принципі, виглядає наочно. Та й сам документ має досить симпатичний вигляд. Однак при роботі з монохромними принтерами (таких у бухгалтерії більшість) колірні схеми можуть утратити свою виразність. У цьому сенсі краще користуватися гістограмами чи наборами значків.
НАБОРИ ЗНАЧКІВ
Умовне форматування спеціальними значками — дуже виразний засіб MS Excel 2007. У попередніх версіях програми ця можливість була недоступна. У цьому режимі для позначення значень у комірках використовується не колір, а спеціальні графічні елементи. Застосуємо форматування наборами значків до колонки оптових і спеціальних цін нашого прайсу. Для цього зробіть так:
1) виділіть блок комірок «Е2:Е13» (оптові ціни);
2) у меню «Главная» клацніть по іконці «Условное форматирование», потім поставте покажчик миші на рядок «Наборы значков». З’явиться графічне меню, зображене на рис. 17;
3) клацніть лівою кнопкою миші по варіанту «5 оценок» (остання іконка у графічному меню, рис. 17). Результат форматування показано на рис. 15 (колонка «Е»);
4) виділіть блок комірок «F2:F13» (оптові ціни);
5) на закладці «Главная» клацніть по іконці «Условное форматирование»;
6) з’явиться графічне меню (рис. 17). У ньому виберіть варіант «пять четвертей» (рис. 17);
7) результат форматування показано на рис. 15 (колонка «F»).
Документ готовий. Що можна сказати з приводу отриманого результату? На мій погляд, коли ширина комірки досить велика, форматування в режимі «Наборы значков» виглядає добре. Основна проблема цього інструменту виявляється в тому випадку, коли в документі багато даних, причому більша частина з них відрізняється ненабагато. І це цілком зрозуміло. Адже більшість варіантів форматування у стилі «Наборы значков» мають у своєму складі 3 — 5 образотворчих елементів, і не більше того. Виконайте самостійну вправу — вишикуйте на робочому листі ряд чисел від «1» до «30» з кроком «1». Відформатуйте їх у стилі «Наборы значков», вибравши варіант «5 оценок». Увесь ряд буде розбито на групи (по шість чисел у кожній), і в межах цієї групи Excel 2007 використовуватиме для форматування однаковий значок.
Створення довільних правил
Досі ми користувалися фіксованим, попередньо призначеним набором прийомів умовного форматування. Єдиним винятком з цієї ситуації було застосування призначеного для користувача формату. Але і в цьому випадку йшлося про оформлення комірок, але ніяк не про роботу правил для їх форматування. Тому ви, напевно, звернули увагу, що в будь-якому розділі меню умовного форматування останнім пунктом стоїть елемент «
Другие правила…» (див. рис. 14, 16, 17). Є такий розділ і в основному меню умовного форматування, тільки там він називається «Создать правило…». Подивимося, що дає бухгалтеру ця можливість та як нею скористатися. Для цього виконуємо такі дії:
1) відкриваємо документ «Прайс», видаляємо з нього всі правила;
2) виділяємо блок комірок з роздрібними цінами («C2:C13»);
3) на закладці «Главная» клацаємо по іконці «Условное форматирование»;
4) з меню (рис. 2 у попередній статті), що з’явилося, вибираємо «Создать правило…». Excel покаже вікно, зображене на рис. 18;
5) у цьому вікні визначаємо параметри нового правила і натискуємо на «ОК».
Розберемося з призначенням основних полів вікна «Создание правила форматирования», причому зробимо це в загальних рисах: більшість способів оформлення нам уже знайомі. Тому зараз достатньо розглянути лише склад параметрів, а також їх призначення.
У верхній частині вікна розташовано область із назвою «Выберите тип правила:». Тут перелічено всі варіанти умовного форматування, доступні в Excel 2007: за значеннями в комірках, вибір перших та останніх елементів, оброблення чисел, відмінних від середнього, унікальних значень, що повторюються, тощо. Усі ці формати ми вже випробували. Єдине (і дуже важливе!) нове правило у списку — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». З цією можливістю ми познайомимося трохи пізніше.
У нижній частині вікна є область «Измените описание правила». Тут можна визначити спосіб форматування комірок. Першим параметром у цій області стоїть «Стиль формата». Це список із чотирьох значень: «Двухцветная шкала», «Трехцветная шкала», «Гистограмма», «Наборы значков». Ці можливості ми вже розглянули.
Нижче поля «Стиль формата» знаходяться параметри форматування. Зрозуміло, їх склад і кількість залежать від вибраного стилю. Наприклад, для варіанта «Двухцветная шкала» можна вибрати два кольори (поля «Цвет:»). Для кожного кольору можна вказати поріг спрацьовування. Для цього передбачено по два поля з назвами «Тип:» і «Значение:». За умовчанням поля «Тип:» установлено в положення «Минимальное значение» і «Максимальное значение». Це означає, що при форматуванні Excel плавно змінюватиме кольори залежно від вмісту комірок. А кількість переходів від одного кольору до іншого він визначить з урахуванням мінімального та максимального значень в даних.
Клацаємо по списку «Тип:» під написом «Минимальное значение». Excel запропонує на вибір п’ять варіантів: «Минимальное значение», «Число», «Процент», «Формула», «Процентиль». Вибираємо у списку «Число». Стане доступним поле «Значение:». Друкуємо до нього дані. Тепер усі числа менше зазначеного значення відображатимуться тим самим кольором. Такі ж операції можна виконати і для максимального числа.
Важливо!
При заповненні поля «Значение:» у режимах «Число», «Процент», «Формула», «Процентиль» можна зазначати адреси комірок на робочому листі.
Призначення кольорів можна виконати не лише за значеннями в комірках. Для цього Excel дозволяє використовувати, наприклад, процент або навіть формулу. Усіх варіантів багато, тому докладно їх не розглядатимемо. Простіше це спробувати на практиці.
Якщо поле «Стиль формата» встановити в положення «Трехцветная шкала», у вікні настройки параметрів стануть доступні операції з трьома кольорами. У положенні «Гистограмма» ви зможете настроїти кольори заливки, а також указати значення в комірках, для яких Excel використовуватиме найдовший і найкоротший стовпці гістограми. Досить цікаві й параметри для варіанта «Наборы значков». Тут, крім стилю значків («3 знака», «5 четвертей» тощо), можна настроїти порогові значення, для яких застосовуватиметься той чи інший графічний елемент. Значення порога допускається вводити у вигляді конкретного числа, процента, формули, процентилю. За допомогою прапорця «Обратный порядок флажков» можна інвертувати параметри форматування. Прапорець «Показать только значок» приховує числа у відформатованому блоці та залишає видимими тільки графічні елементи.
Гадаю, розглядати решту можливостей настройки параметрів правил немає сенсу — надто багато варіантів. Особисто я впевнений, що за необхідності ви легко впораєтеся з цим самостійно. Важливіше перейти до іншого питання: створення динамічного умовного форматування комірок в Excel.
Формули в основі правил
Досі прийоми умовного форматування, що нами використовувалися, мали істотний недолік: усі параметри для визначення правил було жорстко зафіксовано. Алгоритм застосування форматів було попередньо визначено, у своїй роботі він спирався на значення в комірках. Усі параметри алгоритму було «закладено» в умовах форми.
На практиці трапляються ситуації, коли цього не вистачає. Наприклад, коли потрібно застосувати складніший алгоритм форматування комірок з урахуванням не тільки значень, а й логічних умов. Для таких випадків розробники Excel запропонували універсальне рішення — створення правил на основі формул.
Для ілюстрації цієї можливості ми скористаємося тим самим прикладом із прайс-листом. Однак тут хотілося б зауважити, що цей приклад — не найпоказовіший, бо в ньому замало даних. Оцінити всі переваги умовного форматування на такому обсязі важко. Але принцип роботи з формулами ми показати зможемо, і для наших цілей цього цілком вистачить.
Отже, завдання. До документа «Прайс» я хочу ввести список з найменуваннями акційних товарів. Excel має знайти в основному тілі документа ці товари та виділити у прайсі відповідні рядки (!) сірим кольором.
Важливо!
Зверніть увагу, що я хочу виділити не лише комірку з найменуванням товару, а цілий рядок документа.
Алгоритм вирішення завдання буде таким:
— спочатку я побудую формулу для пошуку найменування у списку акційних товарів. Для цього мені буде потрібна функція « ВПР()»;
— потім цю функцію я поставлю у правило для застосування умовного форматування, причому зроблю це спочатку для однієї комірки;
— і на останньому етапі я перенесу формат на всі комірки документа.
Тепер реалізуємо поставлене завдання докладно:
1. Відкриваємо документ із прайс-листом. Видаляємо з нього всі правила форматування.
2. Починаючи з комірки «H2», друкуємо список акційних товарів. У прикладі на рис. 19 цей список займає блок комірок «H2:H4».
3. В окремій комірці робочого листа будуємо формулу для пошуку найменування товару в списку «H2:H4». Її буде покладено в основу для правила умовного форматування. Формула буде такою: «=A2=ВПР(A2;H2:H15;1)». Ця формула переглядає список «H2:H15» і намагається знайти в ньому найменування товару з комірки «A2». Результат пошуку формула порівнює з умістом комірки «A2». Якщо результат збігається (товар належить до списку акційних), то формула поверне значення «Истина», інакше поверне значення «Ложь».
Порада
Створюйте формулу саме в комірці робочого листа. Це дає подвійну перевагу. По-перше, ви зможете залучити всі інструменти Excel зі створення формул (Майстер функцій, підстановку адрес із робочого листа). По-друге, побудувавши формулу в елементі таблиці, ви негайно побачите результат і переконаєтеся в її працездатності.
4. Коригуємо адресацію у формулі. Нагадаю, що формулу створено для комірки «A2». Ми копіюватимемо формат для всіх комірок прайс-листа, тобто вниз і вбік. Тому нам потрібно буде застосувати абсолютну адресацію комірок. Остаточно формула повинна мати такий вигляд: «=$A2=ВПР($A2;$H$2:$H$15;1)».
5. Входимо до режиму редагування комірки («F2»), виділяємо текст формули та копіюємо його до буфера обміну.
6. Натискуємо на «Esc», щоб повернутися на робочий лист.
7. Виділяємо комірку «A2».
8. У меню «Главная» клацаємо по іконці «Условное форматирование», а потім по рядку «Создать правило…». З’явиться вікно «Создание правила форматирования», зображене на рис. 18.
9. В області «Выберите тип правила:» зазначаємо «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Вікно набуде форми, як показано на рис. 20.
10. Клацаємо лівою кнопкою по полю з описом правила. Сюди ми вводимо формулу. Вона у нас зберігається в буфері обміну, тому просто натискуємо на «Ctrl+V» або «Ctrl+Ins».
11. Клацаємо по кнопці «Формат». Відкриється знайоме вікно «Формат ячеек».
12. Переходимо на закладку «Заливка» та вибираємо сірий колір фону.
13. Натискуємо на «ОК». Комірку «A2» відформатовано. Щоб переконатися в цьому, уводимо до «H2» найменування «Ежедневник». У комірці «A2» з’явиться сірий фон.
14. Знаходячись на комірці «A2», клацаємо по інструменту «Формат по образцу».
15. Утримуючи ліву кнопку миші натисненою, обводимо цим інструментом комірки «A2:F2» (перший рядок табличної частини прайсу). Усі комірки в рядку стануть сірими.
16. Виділяємо блок «A2:F2».
17. Клацаємо по інструменту «Формат по образцу».
18. Утримуючи ліву кнопку миші натисненою, обводимо комірки «A3:F13» (усю табличну частину прайсу). Рядки з акційними товарами набудуть сірого фону. У прикладі на рис. 19 це рядки «2», «9», «11».
Час підбити проміжні підсумки.
1. Створення правил з використанням формул — найгнучкіший інструмент умовного форматування Excel.
2. При роботі з правилами на базі формул можливості форматування обмежені: доступні тільки параметри вікна «Формат ячеек». У ньому можна змінити тип та характеристики ліній, шрифтів, заливок, параметри вирівнювання.
3. При копіюванні комірок Excel копіює й параметри умовного форматування.
4. При копіюванні параметрів умовного форматування інструментом «Формат по образцу» Excel перетворить формули за тими самими правилами, що й для комірок робочого листа. При копіюванні в сторони змінюється адресація колонок. При копіюванні по вертикалі Excel коригує номери рядків. Питання абсолютної та відносної адресації справедливі й при роботі з умовним форматуванням, якщо його побудовано з використанням формул.
Робота з Диспетчером правил
Excel 2007 дозволяє застосувати до будь-якої комірки до 64 правил умовного форматування. Звичайно, на практиці така кількість зазвичай не потрібна. Однак кількість правил у межах таблиці може бути великою. Причому в процесі розроблення документа ці правила обов’язково знадобиться редагувати, і не лише. Ураховуючи, що результат умовного форматування залежить від порядку дотримання правил, потрібно вміти цей порядок змінити. Одним словом, до засобів створення правил потрібен додатковий інструмент для управління ними. І такий інструмент є. В Excel 2007 він називається «
Диспетчер правил». Звернутися до Диспетчера можна так:
1) клацаємо по закладці «Главная», потім по іконці «Условное форматирование»;
2) з меню, що відкрилося, вибираємо розділ «Управление правилами…»;
3) з’явиться вікно, зображене на рис. 21;
4) у цьому вікні знаходимо потрібне правило, вибираємо, коригуємо його та зберігаємо, клацнувши по кнопці «ОК».
Зупинимося докладніше на можливостях вікна «Диспетчер правил условного форматирования». Першим у вікні розташовано список «Показать правила условного форматирования для:». У списку є такі елементи: «Текущий фрагмент», «Этот лист», потім перелічено всі доступні листи робочої книги. Залежно від положення цього параметра можна побачити правила для різних об’єктів відкритого документа.
У центральній частині вікна показано список наявних правил для вибраного об’єкта. Так, на рис. 21 можна побачити два правила, присвоєні коміркам поточного листа (установлено варіант «Этот лист»). Одне правило побудоване з використанням формул. Воно діє на комірки «A2:F13». Друге правило використовує набори значків. Воно діє на комірки «F2:F13». Правил у списку може бути багато, але тільки одне з них є поточним. Щоб зробити правило поточним, потрібно клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Рухатися за списком можна також за допомогою навігаційних клавіш.
Між списком правил та параметром «Показать правила условного форматирования для:» знаходяться три кнопки: Создать правило…», «Изменить правило…», «Удалить правило…».
СТВОРЕННЯ ПРАВИЛ У ДИСПЕТЧЕРІ УМОВНОГО ФОРМАТУВАННЯ
Щоб створити нове правило з вікна Диспетчера, потрібно виконати такі дії:
1) викликати вікно «Диспетчер условного форматирования»;
2) клацнути по кнопці «Создать правило…». З’явиться вікно, як показано на рис. 18;
3) у вікні «Создание правила форматирования» вибрати тип правила та заповнити його параметри;
4) натиснути на «ОК».
Нове правило буде додано на початок списку.
КОРИГУВАННЯ ПРАВИЛ У ДИСПЕТЧЕРІ УМОВНОГО ФОРМАТУВАННЯ
Щоб змінити параметри правила через вікно Диспетчера, потрібно виконати такі дії:
1) викликати вікно «Диспетчер условного форматирования»;
2) установити параметр «Показать правила условного форматирования для:» так, щоб у списку бачити правило для коригування;
3) клацанням миші вибрати це правило (зробити його поточним);
4) натиснути на кнопку «Изменить правило…». На екрані з’явиться вікно «Изменение правила форматирования». У ньому коригуємо параметри і натискуємо на «ОК».
ВИДАЛЕННЯ ПРАВИЛ У ДИСПЕТЧЕРІ УМОВНОГО ФОРМАТУВАННЯ
Щоб видалити правило, потрібно виконати такі дії:
1) викликати вікно «Диспетчер условного форматирования»;
2) установити параметр «Показать правила условного форматирования для:» так, щоб у списку бачити правило, що видаляється;
3) клацанням миші вибрати це правило (зробити його поточним);
4) натиснути на кнопку «Удалить правило…».
Важливо!
Будьте уважні при видаленні правил. Excel виконає цю операцію без попередження! Жодних підтверджень цієї дії він у вас не запитає. Скасувати операцію видалення кнопкою повернення буде неможливо.
Настроювання пріоритету виконання правил
Про те, що результат спільної роботи декількох правил залежить від послідовності їх створення, ми вже говорили. Тепер час навести лад у цьому питанні, розглянувши його в контексті роботи з Диспетчером правил. Приступимо.
Коли до діапазону комірок застосовуються декілька правил умовного форматування, набирає чинності пріоритет їх оброблення. Він визначається порядком дотримання правил у загальному списку вікна «Диспетчер правил условного форматирования». Чим вище у списку розташоване правило, тим більший у нього пріоритет. Нові правила завжди додаються на початок списку. Тому вони мають вищий пріоритет, ніж уже існуючі. Вплив пріоритету може виявлятися по-різному.
Варіант 1. У наявних правилах немає конфлікту за параметрами. Наприклад, за одним правилом ви змінюєте колір шрифту на червоний, а за другим правилом призначаєте жовтий колір фону. У цьому випадку між двома форматами немає суперечностей. При одночасному спрацюванні правил результат буде показано червоним шрифтом на жовтому фоні.
Варіант 2. У наявних правилах є конфлікт за параметрами. Наприклад, за одним правилом ви присвоюєте жовтий колір фону, а за іншим — синій. У цьому випадку при одночасному спрацюванні обох правил діятиме те з них, що має більший пріоритет.
Варіант 3. Правило умовного форматування застосовується до вже відформатованої комірки. У цьому випадку умовне форматування має більший пріоритет, ніж звичайне. При видаленні правила Excel відновить вихідне форматування комірки (яке було виконано «вручну»).
Важливо!
Параметри «ручного» форматування комірок не видно в діалоговому вікні «Диспетчер правил условного форматирования».
Як бачимо, пріоритет роботи правил відіграє важливу роль. Тому потрібен інструмент, щоб управляти цим процесом. І такий інструмент у вікні «Диспетчер правил условного форматирования» є.
Праворуч від кнопки «Удалить правило» розташовано дві дуже важливі ікони: «Вверх» і «Вниз». Вони виглядають як невеликі прямокутники із зображенням стрілок. Клацання лівою кнопкою миші по іконці «Вверх» переміщує поточне правило на одну позицію вгору за списком. Клацання по іконці «Вниз» пересуває поточне правило на одну позицію вниз. За допомогою цих кнопок можна змінити пріоритет виконання правил, упорядкувавши їх у межах загального списку.
Порада
Якщо спільна робота декількох правил не дає очікуваного результату, не кваптеся видаляти їх і створювати нові. Причина може бути не в самих правилах, а в послідовності їх формування, тобто у взаємному розміщенні правил у загальному списку. Скористайтеся кнопками «Вверх» і «Вниз», щоб вишикувати правила в потрібному порядку. До речі, зазначені кнопки у вікні «Изменение правила форматирования» — єдиний спосіб вирішення цього завдання.
Одночасне застосування декількох правил до однієї комірки (блока комірок) — новинка MS Excel 2007. У попередніх версіях програми така можливість не підтримувалася. Наприклад, якщо для діапазону комірок в Excel 2003 було призначено три правила умовного форматування, за умовчанням працювало тільки останнє з них. Для забезпечення сумісності MS Excel 2007 з попередніми версіями програми в Диспетчері правил передбачено параметр «
Остановить, если истина». Коли цей прапорець активний, він дозволяє зупинити подальше оброблення після виконання певного правила.
Умовне форматування в Excel 2007 та проблема сумісності
Інструменти умовного форматування в Excel 2007 набули істотного розвитку порівняно з більш ранніми версіями цієї програми. Це дало бухгалтеру багато переваг, але й викликало низку проблем. І ключовою проблемою в цьому питанні є сумісність даних між різними версіями MS Excel. Проблема така є, і пам’ятати про неї доведеться, хочемо ми того чи ні.
Важливо!
Зберігаючи документ у форматі Excel 2007 (з розширенням «*.xlsx»), ви можете бути впевнені, що всі параметри умовного форматування залишаться повністю цілими. Але якщо ви пишете файл у форматі попередньої версії Excel (наприклад, як «Книга Excel 97-2003» з розширенням «*.xls»), частина форматування може працювати не в повному обсязі.
Нижче я перелічу основні моменти щодо питання сумісності засобів умовного форматування попередніх версій програми з Excel 2007:
1) в Excel 2007 умовне форматування може містити до 64 умов. У більш ранніх версіях Excel підтримуються тільки три умови. Зберігши файл у форматі «*.xls» і відкривши його в Excel 2003, ви зможете побачити лише перші три умови.
Важливо!
Це не означає, що Excel видалив усі правила з робочої книги, залишивши тільки перші три з них. Усі правила умовного форматування збереглися. Як тільки ви відкриєте документ у програмі Excel 2007, вони знову стануть доступними.
При записуванні файлу в старому форматі «*.xls» Excel покаже вікно «Проверка совместимости». У цьому вікні ви зможете прочитати докладний звіт про можливі проблеми, побачити відомості про комірки, де ці проблеми можуть виникнути, а також отримати інформацію про способи їх усунення;
2) в Excel 2007 діапазони умовного форматування можуть перекриватися. У ранніх версіях програми така можливість не підтримувалася. При відкритті в Excel 2003 файлу, де призначено правила для діапазонів, що перекриваються, умовне форматування відображатиметься неправильно. Однак усі правила в робочій книзі буде збережено. При відкритті файлу в Excel 2007 параметри умовного форматування буде відновлено, якщо файл не було змінено та переписано в більш ранній версії Excel;
3) такі способи форматування, як «Гистограммы», «Цветовые шкалы», «Наборы значков», «Форматирование только первых или последних значений», «Форматирование значений выше или ниже среднего», «Форматирование только уникальных или повторяющихся значений», не підтримувалися ранніми версіями Excel. Однак усі правила умовного форматування залишаться доступними і запрацюють при повторному відкритті книги в Excel 2007. Головне — не змінювати файл і не зберігати його в попередній версії MS Excel;
4) в Excel 2007 умовне форматування можна застосувати для непов’язаного діапазону комірок. У ранніх версіях програми такої можливості немає. Тому в Excel 2003 ви не зможете побачити роботу таких умов. Але всі правила умовного форматування для непов’язних діапазонів залишаються у файлі доти, доки ви не перезбережете його у старій версії програми;
5) у ранніх версіях програми не було можливості виконувати кілька умов форматування без зупинки. В Excel 2007 така можливість є. Тому документ, де є кілька умов форматування зі знятим прапорцем «Остановить, если истина», у ранніх версіях програми може відображатися неправильно. В Excel 2003, наприклад, правила форматування перестають працювати після виконання першої умови.
Вирішити проблему допоможе вікно «Проверка совместимости». У ньому ви зможете прочитати докладний звіт про можливі проблеми. Щоб виявити комірки, що містять правила умовного форматування зі знятим параметром «Остановить, если истина», клацніть по кнопці «Найти». Щоб усунути проблему, клацніть по кнопці «Исправить».
Крім того, можуть виникнути проблеми при відображенні зведених таблиць, якщо до елементів такої таблиці було застосоване умовне форматування. Щоб знайти поля зведених таблиць з умовним форматуванням, у вікні «Проверка совместимости» клацніть по кнопці «Найти». Потім відкоригуйте параметри і збережіть результат.
Ось, мабуть, і все, що хотілося б сказати з приводу умовного форматування в Excel 2007. Сподіваюся, мені вдалося переконати вас, що інструменти умовного форматування надзвичайно корисні в роботі бухгалтера, і корисні не тому, що нові формати Excel 2007 добре виглядають. Головна перевага умовного форматування в тому, що це — потужний інструмент візуального контролю даних. Інструмент, який миттєво покаже граничні величини, недопустимі відхилення, дозволить оцінити тенденцію змін та співвідношення величин. При роботі з великими таблицями такі переваги важко переоцінити. Тому я раджу якнайкраще опанувати інструменти умовного форматування та активно застосовувати їх на практиці.
На цьому ми завершимо тему умовного форматування комірок Excel і наступного разу приступимо до дуже цікавого питання — роботи зі стилями.
А я чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum. Успішної роботи!
