Excel 2007: робота з буфером обміну
 | Основний секрет ефективності інформаційних технологій полягає в можливості швидкого копіювання та передачі даних. Щоб перекласти з полиці на полицю пакет документів, вам потрібно підвестися, підійти до шафи, вийняти папку, віднести її на нове місце. На комп’ютері ці дії замінить один рух миші. Щоб отримати кілька копій одного документа, у реальному житті його доведеться кілька разів переписати! У будь-якій прикладній програмі Windows пара клацань мишею вирішить це завдання. Ураховуючи важливість і запитаність засобів копіювання, розробники MS Office приділили їм максимум уваги. І в цьому розумінні Excel 2007 не є винятком. У його складі можна знайти багато способів для копіювання та переміщення інформації. Кожен з них має свої переваги та недоліки. Кожен адаптовано до певного класу завдань. Розібратися в цьому різноманітті, виділити основні прийоми ефективного копіювання даних і буде нашим завданням. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Копіювання даних в Excel 2007 побудоване на роботі з так званим буфером обміну. Тому з цим елементом Windows ми мусимо розібратися в першу чергу. Тим більше, що в MS Office дії з буфером обміну мають свою специфіку.
Буфер обміну Windows
Буфер обміну — це спеціальна область, своєрідна «кишеня», де можна зберегти інформацію з будь-якої програми Windows. Робиться це за спеціальною командою, що існує практично в будь-якій програмі. До буфера можна записати малюнок, креслення, текстовий документ, фрагмент електронної таблиці — усе, що заманеться. У будь-який момент ви можете витягти дані з буфера та отримати в такий спосіб їх точну копію. Запис до буфера прийнято називати копіюванням, витягання з буфера — вставкою даних.
Стосовно Excel об’єктами для запису до буфера обміну можуть бути: вміст комірок, власне комірки робочого листа, малюнки, діаграми, інші елементи, розташовані на листі.
Буфер — поняття інтернаціональне. Він доступний практично в усіх прикладних програмах Windows. Завдяки цьому ви можете копіювати дані, наприклад, до «1С», а витягати їх з буфера у програмі Excel. Такий прийом — основний спосіб обміну інформацією між різними програмами. Почнемо з елементарних операцій над буфером обміну.
Запис даних до буфера обміну
Основний принцип Windows такий: «вибір об’єкта передує дії над ним». Це означає, що перед копіюванням даних їх потрібно
виділити. Скопіювати дані до буфера можна трьома способами: через іконки на стрічці меню «Главная», контекстне меню правої кнопки миші та за допомогою гарячих клавіш. Крім того, в Excel є додатковий прийом копіювання «розтяганням» даних. Подивимося, як працюють усі три варіанти.Спосіб 1
. Іконки основного менюНайнаочніший спосіб роботи з буфером обміну — скористатися іконками на стрічці «
Главная». Послідовність дій у цьому випадку буде такою:— виділяємо блок таблиці;
— клацаємо по кнопці «
Главная» основного меню;— у групі «
Буфер обмена» знаходимо іконку «Копировать» (рис. 1); 
— клацаємо по ній лівою кнопкою миші — дані записано до буфера обміну.
Важливо!
Цей приклад укотре ілюструє переваги нового інтерфейсу Excel 2007. Пригадаємо попередню версію програми, де базовим способом взаємодії була робота через систему випадаючих меню. Тоді для запису до буфера довелося б виконати вдвічі більше роботи: спочатку розкрити меню верхнього рівня, потім зробити вибір з підпорядкованого меню. Робота зі стрічками Excel 2007 скоротила дію на одну операцію і, по суті, еквівалентна роботі з панелями інструментів Excel 2003. Щоправда, у цьому підході є й підводний камінь: швидко скопіювати дані вдасться в тому випадку, якщо буде активною стрічка меню «Главная». Інакше доведеться зайвий раз перемикати пункт основного меню. Щоб назавжди забути про цю проблему, користуйтеся гарячими клавішами.Спосіб 2
. Гарячі клавішіРобота через гарячі клавіші — найшвидший спосіб скопіювати дані до буфера обміну. В Excel 2007 це можна зробити так:
— виділяємо блок таблиці;
— натискуємо на комбінацію «
Ctrl+C» (альтернативний варіант — «Ctrl+Ins») — завдання вирішено.Спосіб 3. Права кнопка миші
Цей спосіб найменше залежить від подробиць інтерфейсу, і в цьому — його головна перевага. Меню, панелі інструментів, закріплення гарячих клавіш можуть відрізнятися в різних версіях програми. Але склад контекстного меню, як правило, залишається незмінним. Щоб скопіювати дані до буфера через праву кнопку миші, потрібно:
— виділити блок таблиці;
— клацнути по ньому правою кнопкою миші — з’явиться меню, як на рис. 2;
— вибрати з контекстного меню пункт «Копировать».
Дані до буфера можна не лише скопіювати, а й перемістити. При копіюванні вихідна інформація залишається на місці. Тому після вставки з буфера ми отримуємо новий варіант даних. При переміщенні Excel видалить вихідну інформацію і після вставки перепише її на нове місце. Усі три способи копіювання даних працюють і для операції переміщення.
Спосіб 1. Іконки основного меню:
— виділяємо блок таблиці, клацаємо по кнопці «
Главная» основного меню;— у групі «
Буфер обмена» знаходимо іконку «Вырезать» (рис. 1), клацаємо по ній лівою кнопкою миші.Спосіб 2
. Гарячі клавіші:— виділяємо блок таблиці;
— натискуємо на «
Ctrl+X».Спосіб 3. Права кнопка миші:
— виділяємо блок таблиці, клацаємо по ньому правою кнопкою миші;
— з контекстного меню (рис. 2) вибираємо «
Вырезать».
Витягання даних із буфера обміну
Дані записують до буфера для того, щоб потім їх звідти діставати. Ось три способи, як це зробити.
Спосіб 1
. Іконки основного меню:— ставимо курсор на верхню ліву комірку блока, куди потрібно вставити дані;
— клацаємо по кнопці «
Главная» основного меню;— у групі «
Буфер обмена» клацаємо лівою кнопкою по іконці «Вставить» (рис. 1).Спосіб 2. Гарячі клавіші:
— виділяємо блок таблиці;
— натискуємо на комбінацію «
Ctrl+V».Спосіб 3. Права кнопка миші:
— виділяємо блок таблиці, клацаємо по ньому правою кнопкою миші;
— з контекстного меню (рис. 2) вибираємо «
Вставить» — дані буде вставлено на робочий лист. При витяганні інформації з буфера в Excel можна попередньо виділити блок на робочому листі (визначити цільовий блок). У ранніх версіях програми розміри вихідного та цільового блоків повинні були збігатися. В Excel 2007 дотримуватись цієї вимоги не обов’язково. Більше того, ви можете скопіювати до буфера фрагмент однієї колонки робочого листа, а вставити його в кілька колонок. У цьому випадку Excel заповнить даними всі комірки виділеного блока, тобто послідовно виконає операцію копіювання для кожного стовпця цільового блока.Важливо!
Це зауваження справедливе тільки для операції копіювання даних. При переміщенні комірок Excel завжди зберігає форму та розмір вихідного блока даних.На практиці цільовий блок визначають рідко. Зазвичай указують лише його верхню ліву комірку. Розмір для області вставки Excel обчислить самостійно. Головне — простежити, щоб цільовий блок не накладався на вже наявні дані.
С
пеціальні способи копіюванняВ Excel є спеціальний інструмент для копіювання даних. Він поєднує в собі функції копіювання та автозаповнення комірок. Принцип роботи цього інструменту такий. Ви ставите покажчик на першу комірку блока і тягнете її вниз або вбік, утримуючи натисненою ліву кнопку миші. Потім відпускаєте кнопку миші. Excel аналізує напрямок розтягання та вміст комірок. Залежно від цього він заповнює виділену область певними значеннями. Вважаю, краще показати на прикладі, як це працює. Звернемося до таблиці на рис. 3. У ній записано обсяги продажів по філіях підприємства. Спочатку в ній було заповнено комірки «
B1» (текст «1 кв.») і «A2» (текст «Филиал 1»). Почнемо з копіювання комірки «A2» по вертикалі:— ставимо покажчик миші на правий нижній кут комірки «
A2» (на рис. 3 його позначено маленьким прямокутником); 
— коли покажчик набуде хрестоподібної форми, натискуємо на ліву кнопку миші та, утримуючи її натисненою, обводимо блок до комірки «
A5»;— відпускаємо кнопку миші.
Excel скопіював дані. Водночас він послідовно змінив нумерацію всередині вмісту комірок, побудувавши послідовність «
Филиал 1», «Филиал 2», «Филиал 3», «Филиал 4».Повторимо ці дії для комірки «
B1», розтягнувши її праворуч до «E1». На листі з’явилася послідовність «1 кв.», «2 кв.», «3 кв.», «4 кв.».Пропоную трохи поекспериментувати з функцією автозаповнення. Для цього виконайте такі дії:
— створіть новий документ («
Ctrl+N»);— до комірки «
A1» запишіть значення «1»;— розтягніть комірку «
A1» униз до адреси «A5».Блок «
A1:A5» на робочому листі буде заповнено одиницями. Це відбулося тому, що Excel не зміг визначити приріст вихідного значення і тому залишив його без зміни.Продовжимо:
— зітріть усі дані, натиснувши на «
Ctrl+A», а потім — на клавішу «Del»;— запишіть до «
A1» значення «1», до «A2» — значення «2»;— виділіть блок із двох комірок «
A1:A2»;— розтягніть цей блок до «
A5».У комірках «
A1:A5» вийде послідовність «1», «2», «3», «4»: Excel «побачив» різницю між значеннями у виділеному блоці, прийняв її за крок арифметичної прогресії та заповнив відповідними значеннями робочий лист.Спробуємо отримати через автозаповнення послідовність днів тижня:
— зітріть усі дані, натиснувши на «
Ctrl+A», а потім — на клавішу «Del»;— запишіть до «
A1» значення «пн»;— розтягніть «
A1» униз на 7 комірок до адреси «A7».На листі з’явиться перелік усіх днів тижня: «
пн», «вт», «ср», «чт», «пт», «сб», «вс». Таке правило працює і для повної назви днів тижня, і для місяців. При цьому можна використовувати українську, російську чи англійську мови.Важливо!
Спосіб копіювання розтяганням — наочний. Та все-таки, на мій погляд, він пристосований переважно для роботи з невеликими блоками. Якщо ж ідеться про копіювання кількох тисяч комірок, краще скористатися гарячими клавішами у поєднанні з прийомами швидкого виділення блоків.Оперуючи мишею на робочому листі, можна не лише копіювати комірки, а й переміщати їх:
— виділіть блок комірок, як показано на рис. 4;
— поставте покажчик на кордон виділеної області;
— коли покажчик набуде хрестоподібної форми, натисніть і утримуйте натисненою ліву кнопку миші;
— перетягніть блок комірок на нове місце;
— відпустіть кнопку миші.
Цей прийом зручний при конструюванні таблиць, коли потрібно поміняти місцями рядки чи колонки, відсунути частину комірок убік тощо. Причому зробити це в межах одного аркуша!
Але цим не обмежуються можливості переміщення комірок за допомогою миші. Найцікавіші можливості в цьому плані містяться в контекстному меню правої кнопки миші. Подивимося, що в цьому плані нам запропонує Excel 2007. Повернемося до нашої таблиці:
— виділіть блок, як показано на рис. 4;
— поставте покажчик на кордон блока, перетягніть його, утримуючи натисненою праву кнопку миші;
— відпустіть кнопку миші.
З’явиться контекстне меню, як на рис. 5. Клацання лівою кнопкою по будь-якому пункту виконує відповідну дію. За допомогою контекстного меню можна перемістити комірку, скопіювати її (перші два пункти). Тут все як завжди. Третій розділ меню дозволяє «
Копировать только значения». Це дуже корисна можливість для бухгалтера. Уявіть таку ситуацію. Ви підготували таблицю з формулами, виконали розрахунки, і тепер формули вам більше не потрібні. Потрібно залишити тільки результати. У цьому разі доречно застосувати такий прийом:— виділіть блок таблиці;
— поставте покажчик на кордон блока;
— утримуючи праву кнопку миші натисненою, трохи перемістіть блок по вертикалі чи горизонталі (на один—два рядки чи колонки);
— продовжуючи (!) утримувати праву кнопку, поверніть блок на вихідну позицію;
— відпустіть кнопку миші, з контекстного меню виберіть «
Копировать только значения». 
Зовні нічого не змінилося, але замість формул у виділеному блоці залишилися тільки результати.
Пункт меню «
Копировать только форматы» застосовують, щоб отримати кілька фрагментів робочого листа, оформлених однаково. Наприклад, у таблиці на рис. 4 ми відформатували комірки «B2:B5» і хочемо перенести цей формат на блок «C2:C5». Можна діяти так:— виділяємо блок «
B2:B5»;— ставимо покажчик на кордон блока;
— утримуючи праву кнопку миші натисненою, перетягуємо блок на область «
C2:C5»;— відпускаємо кнопку миші, вибираємо з контекстного меню «
Копировать только форматы».Тепер комірки «
C2:C4» відформовано так само, як і «B2:B5».При роботі з таблицями часто доводиться зв’язувати комірки одна з одною через формули робочого листа. Ми ще не розглядали формули. Але я спробую обійтися без цього та показати роботу меню «
Связать» на простому прикладі. Повертаємося до таблиці на рис. 4. Виконайте такі дії:— виділіть блок «
A1:E5»;— поставте покажчик на кордон блока;
— утримуючи праву кнопку миші натисненою, перетягніть блок так, щоб його верхній лівий кут став на комірку «
A7»;— відпустіть кнопку миші, з контекстного меню виберіть «
Связать».Подивіться на вміст комірок «
A7:E11». Там з’явилися формули. Наприклад, в «A7» формула виглядає так: «=A1». У комірці «A8» знаходиться формула «=A2» і так далі. Це і є зв’язки. Запис «=A2» означає: «узяти значення з робочого листа за адресою «A2» і присвоїти його поточній комірці». У цьому випадку за адресою «A2» записано текст «Филиал 1». Тому й у комірці «A8» теж висвітиться текст «Филиал 1». Якщо до «A2» ввести інший текст, він негайно з’явиться і в комірці «A8».Важливо!
У бухгалтерських розрахунках часто доводиться створювати робочі колонки з посиланнями на існуючі значення. Пригадайте про можливість копіювання посилань і, цілком імовірно, ви полегшите собі це завдання.Решту пунктів контекстного використовують, коли потрібно перемістити інформацію на заповнену ділянку таблиці та при цьому зберегти наявні дані. Залежно від вибраного варіанта (рис. 5) комірки в цільовому блоці можна скопіювати (перемістити) униз чи праворуч у межах робочого листа. Відверто кажучи, жодного разу не скористався такою привабливою можливістю.
Як бачите, способів для копіювання та переміщення даних на робочому листі Excel багато. Вибір конкретних прийомів залежить від характеру завдання та особистих уподобань. Я раджу зупинитися на гарячих клавішах «
Ctrl+C», «Ctrl+V», «Ctrl+X», «Ctrl+Ins», «Shift+Ins» у поєднанні з прийомами швидкого виділення блоків через «Shift+End,→», «Shift+End, ↑», «Shift+End,↓», «Shift+End,←», «Shift+Ctrl+→», «Shift+Ctrl+← », «Shift+Ctrl+→», «Shift+Ctrl+← ».
АВТОЗАПОВНЕННЯ ТА РОБОТА ЗІ СПИСКАМИ
З прийомами автозаповнення ми познайомилися на прикладі копіювання комірок «розтяганням». Зокрема, коли записали до комірок послідовність днів тижня. Виникає запитання: звідки Excel отримав інформацію про правило заповнення комірок? Відповідь проста: він узяв їх із вбудованого списку. Перелік та склад списків можна переглянути й відкоригувати через параметри. От як це зробити:
— клацніть по кнопці «
Офис»;— у вікні (рис. 6), що розкрилося, клацніть по кнопці
«Параметры Excel» — розкриється діалог настройки параметрів; 
— виберіть закладку «
Основные», у правій частині вікна клацніть по кнопці «Изменить списки…» (рис. 7). 
Розкриється вікно, показане на рис. 8. У лівій частині наведено перелік та склад усіх наявних списків. Якщо значення в копійованій комірці належить до одного з цих списків, Excel використовуватиме його при автозаповненні комірок.
Ви можете побудувати свій власний список. Для цього виконайте такі дії:
— у лівій частині вікна виберіть «
НОВЫЙ СПИСОК»;— у центральній частині вікна надрукуйте всі значення списку, після кожного значення натискуючи на клавішу «
Enter»;— клацніть по кнопці «
Добавить».В Excel з’явиться новий список. Тепер його значення можна використовувати для автозаповнення при копіюванні «розтяганням».
Бухгалтеру в його роботі можуть знадобитися два види автозаповнення: записати до таблиці хронологічну послідовність (дні, місяці, банківські дні тощо) або числову послідовність (арифметичну прогресію, наприклад). Обидва завдання легко реалізуються описаним способом.
Щоб видалити непотрібний список, виділіть його і натисніть на кнопку «
Удалить».Способів автозаповнення комірок в Excel багато. При їх умілому застосуванні введення даних значно спрощується. Раджу взяти на замітку два прийоми:
— комбінація «
Ctrl+D» заповнює блок значеннями в напрямку вниз від поточної комірки;— комбінація «
Ctrl+R» заповнює блок значеннями в напрямку праворуч від поточної комірки.Щоб скористатися цими клавішами, потрібно:
— записати до першої
комірки блока значення;— виділити блок;
— натискувати на «
Ctrl+D» або на «Ctrl+R» (залежно від ситуації).Наприклад, щоб заповнити прямокутну область однаковими значеннями, досить увести дані до лівої верхньої комірки, виділити блок і послідовно натиснути на «
Ctrl+D», а потім — на «Ctrl+R». Важко вигадати швидший спосіб вирішення завдання.Важливо!
Описаними прийомами не обмежуються можливості автозаповнення в Excel 2007. Наприклад, при роботі з базами даних можна виконувати підстановку з випадаючого списку або за першою літерою. Способів багато, але ми їх розглянемо, коли почнемо працювати з відповідними об’єктами Excel.
Буфер обміну MS OFFICE
При роботі з буфером обміну мимоволі виникає запитання: чому буфер обмежено лише одним примірником даних? Розробники MS Office відповіли на нього. Вони ввели нове поняття — «буфер обміну Office». Об’єм цього буфера становить 24 одиниці зберігання даних. При спробі скопіювати чергову порцію інформації вона замінить найперший скопійований фрагмент.
Важливо!
Буфер обміну MS Office доступний лише для сім’ї офісних прикладних програм Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Access, OutLook, Publisher, One Note. В інших програмах цей буфер не працює. Так само, як не працює він і в більш ранніх версіях MS Office.Щоб показати вміст буфера обміну, потрібно викликати меню «
Главная» і клацанням миші розкрити закладку «Буфер обмена» (рис. 9). У лівій частині вікна Excel з’явиться спеціальне віконце з умістом буфера MS Office. При послідовному копіюванні елементів з робочого листа в цьому віконці з’являтимуться все нові примірники. Щоб вставити будь-який з них на робочий лист, потрібно двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. 
Наведіть покажчик миші на будь-який елемент в області буфера обміну. Праворуч від елемента з’явиться значок списку, що розкривається. Клацніть по цьому значку. Стане доступним меню з двох пунктів: «
Вставить» і «Удалить». Перший упроваджує вміст елемента на робочий лист. Пункт «Удалить» видаляє елемент із буфера MS Office.Кнопка «
Очистить все» у верхній частині вікна буфера видаляє весь його вміст.Тепер клацаємо по кнопці «
Параметры» в нижній частині вікна. З’явиться меню з п’яти пунктів: «Автоматическое отображение буфера обмена Office», «Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии «Ctrl+C», «Собирать данные без отображения буфера обмена Office», «Показать значок буфера обмена Office на панели задач», «Показывать состояние около панели задач при копировании». Думаю, назви пунктів говорять самі за себе та коментарів не потребують.У верхньому лівому куті вікна буфера обміну розташовано трикутний значок для випадаючого списку. Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Розкриється меню з трьох пунктів, а саме:
1) «
Переместить» — включає режим переміщення вікна буфера обміну. Клацаємо по цьому пункту меню. Покажчик миші набуде хрестоподібної форми. Натискуємо на ліву кнопку та перетягуємо вікно буфера в будь-яке місце екрана;2) «
Размер» — змінює величину вікна буфера обміну. Вибираємо цей пункт, покажчик миші набуде форми двоспрямованої стрілки. Будь-які горизонтальні переміщення покажчика негайно змінюють ширину вікна. Утримувати кнопку миші при цьому НЕ ПОТРІБНО. Клацання лівою кнопкою фіксує поточний розмір;3) «
Закрыть» — закриває вікно буфера обміну та видаляє його з екрана.Вам може здатися, що можливості буфера MS Office надмірні для повсякденної роботи. Зауважу з особистого досвіду: оформивши одну таблицю з використанням багатоелементного буфера, я почав користуватися ним постійно. Для мене найважливішою перевагою роботи з буфером MS Office стала можливість бачити його вміст. Це дозволяє діставати вміст із буфера не всліпу, покладаючись лише на хорошу пам’ять, а чітко знати, який конкретно елемент буде вставлено. При роботі з кількома прикладними програмами буферу MS Office немає рівних. Можливість пам’ятати 24 елементи дозволяє практично не перемикатися між завданнями, переносячи дані з одного з них до іншого. Наприклад, я можу увійти у Word, скопіювати до буфера десяток фрагментів, а потім один раз перемкнутися в Excel та розкидати ці фрагменти по робочих листах.
Порада
Вікно буфера обміну можна розмістити за межами вікна Excel. Скористайтеся цією можливістю, особливо якщо ви працюєте на широкоформатному моніторі з великою діагоналлю.
СПЕЦІАЛЬНА ВСТАВКА
При роботі з буфером часто потрібно перетворити дані перед їх запровадженням на робочий лист. Для цього в Excel передбачено режим спеціальної вставки. Ось як з ним працювати:
— копіюємо дані до буфера;
— переходимо на цільовий блок для вставки;
— клацаємо по значку зі списком у нижній частині іконки «
Вставить», із меню, що розкрилося, вибираємо «Специальная вставка…» (рис. 10). 
Розкриється вікно, як показано на рис. 11.
Важливо!
Ця форма діалогу характерна для вставки даних із прикладних програм MS Office.У вікні спеціальної вставки Excel пропонує кілька способів перетворення вмісту буфера перед упровадженням на робочий лист. Кількість варіантів залежить від того, яка інформація дістається з буфера. Припустимо, там записано блок комірок Excel. Це означає, що в буфері зберігаються не лише відомості про їх вміст, а й інші характеристики: формат чисел, колір, шрифт, тип заливки, примітки тощо. При звичайній вставці усю цю інформацію буде повністю перенесено з буфера на робочий лист. При використанні спеціальної вставки можна вибрати, які саме характеристики витягатимуться: усі дані, тільки формули, тільки формати, лише примітки тощо.
Групу прапорців «
Операция» спрямовано на виконання арифметичних дій з елементами вихідного та цільового блоків. Комірки цих блоків можна складати, множити, віднімати, ділити. На практиці така можливість використовується нечасто.Режим спеціальної вставки — єдиний засіб, що дозволяє транспонувати
блок таблиці (поміняти місцями рядки і стовпці). Для використання цього режиму потрібно встановити прапорець «Транспонировать».У випадках, коли потрібно вставити зв’язок на скопійовані комірки, скористайтеся однойменною кнопкою у вікні спеціальної вставки. При натисненні на цю кнопку Excel вставить формули для організації посилань на скопійовані комірки. Після такої вставки будь-які зміни у вихідному блоці негайно позначаються на результаті.
На практиці спеціальну вставку використовують у таких випадках:
1. Щоб перетворити блок формул на значення. Ця можливість незамінна при роботі з великими таблицями, коли зберігати формули вже не потрібно. У цьому випадку є сенс забути про них, залишивши в таблиці тільки результати розрахунків. Це скоротить розмір таблиці та час її оброблення. До того ж у таблиці значень немає потреби стежити за адресами при копіюванні формул.
2. Щоб перетворити об’єкти Excel з одного типу даних на інший. Найчастіше в такий спосіб роблять зі зведеної таблиці блок звичайних комірок Excel.
Спеціальна вставка незамінна при обміні даними між різними програмами. Наприклад, коли потрібно впровадити частину документа MS Word до електронної таблиці Excel. У цьому випадку спеціальна вставка дозволить вставити на робочий лист уміст буфера як
об’єкт програми Word, як текст, як гіперпосилання тощо. Для графічної інформації Excel запропонує інший набір режимів перетворення.Важливо! Використання спеціальної вставки дозволяє знайти єдиний правильний спосіб перенесення даних між прикладними програмами. У наших прикладах ми часто звертатимемося до цього інструменту.
Підбиваємо підсумки
Щоб упевнено працювати з Excel, потрібно із самого початку «зробити ревізію» прийомів роботи і вибрати ті з них, що максимально відповідають вашим завданням та звичкам. Я раджу дотримуватися таких рекомендацій.
1. Використовуйте гарячі клавіші. Це найшвидший спосіб роботи з програмами у Windows. Стосовно вставки та копіювання це будуть такі комбінації: «
Ctrl+C» («Ctrl+Ins»), «Ctrl+V» («Shift+Ins»), «Ctrl+X».2. Застосовуйте прийоми швидкого виділення блоків (з клавіатури).
3. Для заповнення комірок використовуйте гарячі клавіші «
Ctrl+D», «Ctrl+R».4. Пам’ятайте про спеціальну вставку, особливо при копіюванні даних з інших програм. Якщо звичайним способом дані скопіювати не вдалося, спробуйте вставити їх в іншому форматі.
5. Копіювання «розтяганням» застосовуйте лише для невеликих таблиць та автозаповнення комірок. Це — не найефективніший спосіб вирішення завдання.
На цьому ми закінчимо знайомство з буфером обміну та методами копіювання даних до Excel. Наступного разу займемося формулами — основним об’єктом робочого листа. Нашим завданням буде виробити продуктивні способи створення та копіювання формул, а також з’ясувати додаткові прийоми щодо заповнення робочих листів.
Чекаю на ваші листи, пропозиції та зауваження на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
