Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Excel 2007: робота зі стилями (частина 2)

Редакція БК
Бухгалтер&Ком'пютер Вересень, 2009/№ 17
Друк
Стаття

Excel 2007: робота зі стилями (частина 2)

 

img 1 

Продовжуючи тему роботи зі стилями Excel 2007, сьогодні ми зупинимося на такому важливому інструменті, як автоматичне форматування таблиць. Для бухгалтера така можливість дуже корисна. Вона дозволяє буквально декількома клацаннями миші перетворити діапазон комірок на базу даних, відсортувати її, отримати підсумкові значення та багато що інше. Мене завжди бентежило, що засоби автоматичного форматування часто не знаходили широкого застосування серед користувачів програми Excel, а дарма! Тим більше, що в Excel 2007 можливості автоматичного форматування набули істотного розвитку.

Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Обробка таблиць у формі баз даних — чи не найкорисніший інструмент у роботі бухгалтера. Excel 2007 пропонує кілька способів виконання такої роботи. Один з них — накласти на діапазон комірок спеціальний стиль (так званий стиль таблиці). Можливості стилів таблиць в Excel 2007 досить різноманітні. Охопити всі нюанси роботи зі стилями таблиць ми не зможемо. Однак для практичної роботи нам достатньо розібратися у ключових моментах, тому основну увагу зосередимо на таких питаннях:

— з якими об’єктами працюють стилі таблиць;

— у чому їх особливість;

— які операції можна виконувати над областями робочого листа, оформленими у стилі таблиць;

— які дії можна виконувати над самими стилями;

— що робить конструктор роботи з таблицями та як його використовувати;

— коли бухгалтеру можуть стати у пригоді таблиці.

 

Ще раз про стилі таблиць

Подібно до стилів оформлення комірок стилі таблиць можна застосувати до будь-якого діапазону робочого листа. В Excel 2007 немає обмежень на розмір цього діапазону. Головне, щоб область була безперервною

. Стилі таблиць не працюють з незв’язними діапазонами. Однак виходячи з логіки цього інструменту застосовувати його потрібно до блока комірок, що є базою даних. Нагадаю, що в Excel під базою даних розуміють таблицю з рядків (записів) з однаковою структурою, що утворюють єдиний інформаційний масив. У першому рядку таблиці розміщено заголовки колонок (або поля бази даних). Нижче рядка заголовків знаходяться записи з даними. Порожні імена полів у базі неприпустимі. Таблиця на рис. 1 є типовим прикладом бази даних Excel. У ній полями є «N», «Дата», «НаимПредпр», «Сумма», «НДС». Область даних починається з другого рядка робочого листа. На цьому прикладі ми й розглянемо роботу стилів таблиць.

img 2

 

Застосування вбудованого стилю таблиці

Найпростіший спосіб перетворити діапазон комірок на базу даних — застосувати до нього вбудований стиль таблиці. Для цього виконуємо такі дії:

1) відкриваємо документ з базою даних. У нашому випадку — це таблиця на рис. 1;

2) ставимо покажчик активної комірки всередину області даних. Для нашого прикладу це може бути будь-яка комірка в межах блока «A1:E12». За необхідності на цьому етапі можна виділити діапазон із базою даних. Це може бути блок комірок довільного розміру, але на практиці краще не обмежувати Excel зазначенням конкретного рядка в майбутній базі. Із часом база може зростати, кількість рядків у ній збільшуватиметься. Тому при визначенні діапазону розумно вказувати лише адреси колонок. У нашому прикладі це могло б мати вигляд «A:E»;

3) викликаємо стрічку меню «

Главная», клацаємо по іконці «Форматировать как таблицу» (розташована у групі «Стили», рис. 2);

img 3

4) розкриється список доступних стилів оформлення таблиць (рис. 3). Подвійним клацанням миші вибираємо будь-який варіант. Я зупинив вибір на опції «

Стиль таблицы: светлый 1»;

img 4

5) з’явиться вікно, зображене на рис. 4. У ньому Excel 2007 покаже діапазон комірок, який він збирається перетворити на базу даних. Цей діапазон можна прийняти, натиснувши на кнопку «

ОК». Якщо Excel визначив адреси неправильно, їх можна негайно відкоригувати (або виділити нову область на робочому листі);

img 5

6) у прикладі база даних товарообороту з контрагентами містить заголовки. Щоб повідомити про це Excel, включаємо прапорець «

Таблица с заголовками»;

7) натискуємо на «

ОК». Таблиця набуде форми, як показано на рис. 5.

img 6

Є й інший спосіб перетворення комірок робочого листа на базу даних. Викличте меню «

Вставка». Перша група іконок цього меню називається «Таблицы». Клацніть по іконці «Таблиця». З’явиться вікно, як показано на рис. 4. Уведіть у ньому діапазон комірок і натисніть на «ОК». Excel сформує таблицю зі стандартними заголовками та присвоїть їй стиль, що діє за умовчанням.

Важливо!

Стилі таблиць — новий інструмент Excel 2007. Зберігати файли, в яких застосовувалися такі стилі, краще у форматі Excel 2007 (з розширенням «*.xlsx»).

Розберемося, що ж зробив Excel насправді? Спочатку він проаналізував вміст робочого листа навколо активної комірки. У нашому випадку він виявив у комірках «

A1:E12» таблицю, що за форматом відповідає вимогам до бази даних. До цієї таблиці Excel застосував параметри форматування, характерні для стилю «Стиль таблицы: светлый 1». Таким чином, заголовки набули напівжирного зображення, а рядки з парними номерами можна побачити на сірому фоні. Таке оформлення робить таблицю читабельнішою. В області заголовків з’явилися значки у формі випадаючого списку. Клацання по будь-якому з цих значків розкриває спеціальне меню. Наприклад, для поля «НаимПредпр» воно виглядає, як на рис. 6. Це — меню роботи з автофільтром. Воно дозволяє виконати вибірку записів з бази даних за певною умовою. Докладно роботу з фільтрами ми розглянемо пізніше, а поки що для першого знайомства з автофільтром нам достатньо виконати лише одну дію:

img 7

1) клацаємо по пункту «

Текстовые фильтры»;

2) розкриється меню, як показано на рис. 6. У ньому вибираємо пункт «

равно…»;

3) з’явиться вікно, зображене на рис. 7. У ньому вводимо параметри відбору записів. Так, на рис. 7 показано умову «

поле «НаимПред» равно «ЧП «Прогресс»»;

img 8

4) натискуємо на «

ОК». Після цього в базі даних можна буде побачити лише ті записи, в яких є товарооборот з контрагентом «ЧП «Прогресс»».

Зрозуміло, можливості автофільтра не обмежуються вибором записів за звичайним збігом. З цими можливостями ми докладно ознайомимося при роботі з інструментами обробки даних. Поки що достатньо запам’ятати основне призначення інструменту: автофільтр застосовують для вибірки записів з бази за однією або кількома умовами

.

У меню на рис. 6 є й інші інструменти, дуже корисні в бухгалтерській практиці. Насамперед це сортування і фільтрація записів з урахуванням кольору. В одній з наступних статей ми зупинимося на цьому питанні докладніше. А поки що продовжимо досліджувати результат нашої роботи:

1) виділяємо перший рядок таблиці — заголовки бази даних;

2) клацаємо по виділеному блоку правою кнопкою миші. З’явиться контекстне меню, фрагмент якого зображено на рис. 8.

img 9

Більшість пунктів цього меню традиційні: робота з буфером обміну, режим спеціальної вставки. Єдине, що впадає в очі, — у меню недоступний пункт «

Удалить».

Важливо!

В області робочого листа, відформатованого як база даних (таблиця), видалити перший рядок із заголовками не можна. Щоб отримати таку можливість, потрібно перед цим перетворити базу на діапазон комірок Excel.

Продовжуючи працювати із заголовками, виконайте такі дії:

1) виділіть блок «

A1:E1»;

2) натисніть на клавішу «

Del», щоб видалити вміст комірок. Замість тексту заголовків («N», «Дата», «НаимПредпр», «Сумма», «НДС») Excel запровадить стандартні назви («Столбец1», «Столбец2», «Столбец3» тощо);

3) натисніть на кнопку скасування останньої дії, щоб відновити заголовки.

Важливо!

У діапазоні, відформатованому як база даних, виділити текст заголовків і залишити їх порожніми не можна. Замість порожніх значень Excel запровадить до заголовків стандартні назви полів. А от стерти всю таблицю разом із заголовками можна.

Переходимо до даних у табличній частині. Виконайте такі дії:

1) плавно перемістіть покажчик миші до лівої межі комірки «

A2» (рис. 5);

2) коли курсор набуде форми горизонтальної стрілки, клацніть лівою кнопкою миші. Excel виділить усі комірки поточного запису бази даних. У нашому випадку це буде блок «

A2:E2»;

3) перемістіть покажчик миші у верхній лівий кут комірки «

A1»;

4) коли курсор набуде форми стрілки

, направленої вниз на 135 градусів, клацніть лівою кнопкою миші. Excel виділить усі записи бази даних. У нашому випадку це буде блок «A2:E13»;

5) знову встановіть покажчик у верхній лівий кут комірки «

A1». Коли курсор набуде хрестоподібної форми , клацніть лівою кнопкою миші. Excel виділить рядок заголовків бази даних. У нашому випадку це буде блок «A1:E1».

Важливо!

Клацання по лівій межі першого стовпця бази даних виділяє поточний запис. Клацання в лівому верхньому куті першої комірки виділяє всі записи бази даних.

Нарешті, останні дії над табличною частиною:

1) поставте покажчик миші на невеликий прямокутник у правому нижньому куті останньої комірки бази даних (у прикладі на рис. 5 це комірка «

Е12»). Покажчик набуде форми двонаправленої стрілки;

2) утримуючи натисненою ліву кнопку миші, розтягніть діапазон униз, потім праворуч;

3) спробуйте виділити окремі записи описаним вище способом. Переконайтеся, що Excel відкоригував діапазон комірок, що створюють базу даних.

Важливо!

При розширенні діапазону даних за колонками Excel автоматично заповнить нові заголовки стандартними значеннями («Столбец1», «Столбец2», «Столбец3» тощо).

  

Конструктор таблиць

Відформатувавши блок комірок у стилі таблиці, ми присвоїли фрагменту робочого листа певні характеристики, властиві базі даних Excel. Деякі з цих характеристик можна змінити. В Excel 2007 для таких цілей передбачено спеціальний розділ основного меню «

Конструктор». Він з’являється лише в тому випадку, коли покажчик активної комірки знаходиться в області таблиці. Повернемося до прикладу на рис. 5. У діапазоні комірок «A1:E12» розташовано базу даних, відформатовану у стилі «Стиль таблицы: светлый 1». Ставимо покажчик на комірку «G2» (поза базою!). Основне меню складається із семи пунктів, останній з яких має назву «Вид». Переміщаємо активну комірку всередину бази даних, наприклад, на адресу «A2». В основному меню з’явився додатковий пункт «Конструктор» (рис. 9). Стрічка цього розділу меню складається з п’яти розділів: «Свойства», «Сервис», «Данные из внешней таблицы», «Параметры стилей таблиц», «Стили таблиц». У цих розділах зосереджено параметри та основні інструменти роботи з таблицями.

img 10

 

РОЗДІЛ «СВОЙСТВА»

Цей розділ складається з поля «

Имя таблицы:» та єдиної іконки «Изменить размер таблицы» (рис. 9). Ім’я таблиці Excel заповнює автоматично. Його можна змінити, однак на практиці така можливість не є особливо цінною.

Клацаємо по іконці «

Изменить размер таблицы». На екрані з’явиться вікно, аналогічне зображеному на рис. 4. У ньому можна ввести нові координати діапазону бази даних або вибрати їх безпосередньо на робочому листі.

 

РОЗДІЛ «СЕРВИС»

У ньому зосереджено три іконки: «

Сводная таблица», «Удалить дубликаты», «Преобразовать в диапазон» (рис. 10). Роботу зі зведеними таблицями ми зараз не розглядатимемо. Цій темі буде присвячено окрему статтю. Лише зауважу, що інструмент роботи зі зведеними таблицями дозволяє за лічені секунди отримувати різні підсумки та виконувати перетворення баз даних. Для бухгалтера це один з найпотрібніших інструментів Excel. Іконка «Удалить дубликаты» дозволяє видалити з бази записи, що повторюються. Іконка «Преобразовать в диапазон» перетворює таблицю на звичайний діапазон комірок. Подивимося, як усе це працює на практиці.

img 11

 

ВИДАЛЕННЯ ЗАПИСІВ, ЩО ПОВТОРЮЮТЬСЯ

1) відкриваємо таблицю, зображену на рис. 5;

2) ставимо покажчик усередину області з даними. Наприклад, на комірку «

A2»;

3) клацаємо по кнопці «

Удалить дубликаты». З’явиться вікно, зображене на рис. 11;

img 12

4) позначаємо галочками поля бази даних, в яких потрібно знайти значення, що повторюються. Для прикладу встановимо параметр пошуку дублікатів за полем «

НаимПред»;

5) натискуємо на «

ОК». Excel покаже інформаційні повідомлення, де йтиметься про кількість видалених та унікальних записів (рис. 12). З бази на рис. 5 він видалить записи зі значеннями «5», «6», «9», «10» у полі «№». Таблиця набуде вигляду, як показано на рис. 13. Записи з назвами контрагентів, що повторюються, у базі зникли.

img 13

Кнопка «

Выделить все» (рис. 11) ставить галочку в кожному полі з назвами стовпців. Кнопка «Снять выделение» прибирає їх.

 

ПОШУК ЗАПИСІВ, ЩО ПОВТОРЮЮТЬСЯ, У БАЗІ ДАНИХ

Пошук та видалення записів, що повторюються, надзвичайно корисні в роботі бухгалтера. І це не дивно: зайві записи в базі даних — чи не найпоширеніша помилка при обробленні великих обсягів інформації. Знайти і виправити таку помилку у великій таблиці дуже складно. В Excel 2007 для цієї проблеми є просте рішення. Щоб виявити записи, що повторюються, визначити місце їх розташування в базі даних, виконайте такі дії:

1) у вільній колонці послідовно пронумеруйте рядки таблиці. Щоб прискорити цей процес, можна застосувати формулу чи копіювання з автозаповненням;

2) скопіюйте вихідні дані на окремий лист;

3) за допомогою стилю перетворіть діапазон на базу даних;

4) через «

Конструктор» видаліть дублікати. Переглянувши колонку з номерами записів в основній базі та в її копії, ви легко виявите здійснені зміни: там, де порушено послідовну нумерацію рядків, раніше були дублікати. Якщо після видалення повторів база все ще велика, дійте так:

5) виберіть вільну колонку. Для таблиці на рис. 13 це може бути стовпець «

F»;

img 14

6) присвойте їй назву, наприклад, «

Раб»;

7) до другого рядка цієї колонки (для таблиці на рис. 13 це комірка «

F2») запишіть «1»;

8) до комірки «

F3» уведіть формулу «=A3-A2»;

9) скопіюйте формулу вниз на всю таблицю;

10) накладіть на колонку «

Раб» умовний формат: якщо значення в комірках більше «1», покажіть їх червоним кольором. Тепер визначити місце розташування видалених дублікатів буде дуже просто. Вони знаходилися перед рядками, в яких у колонці «Раб» значення позначено червоним.

 

ФОРМУВАННЯ СПИСКУ ЗНАЧЕНЬ З БАЗИ ДАНИХ

Видалення дублікатів — незамінний інструмент при створенні списків. Припустимо, що мені знадобився список контрагентів нашого підприємства. Напохваті в мене є база даних про товарооборот, зображена на рис. 5. У колонці «

НаимПред» перелічено всі потрібні мені контрагенти, тільки ось повторюються вони багато разів. Якщо база велика, видалити все зайве вручну — завдання не з приємних. Виконуємо такі дії:

1) відкриваємо документ (рис. 5);

2) через стиль перетворимо його у формат бази даних;

3) видаляємо значення, що повторюються за полем «

НаимПред»;

4) видаляємо непотрібні колонки («

A», «B», «D», «E») — і список контрагентів готовий!

 

ПЕРЕТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ НА ЗВИЧАЙНИЙ ДІАПАЗОН КОМІРОК

Останньою іконкою в групі «

Сервис» є «Преобразовать в диапазон». Подивимося, як з нею працювати:

1) ставимо активну комірку всередину бази даних. У таблиці на рис. 5 це може бути, наприклад, комірка «

A2»;

2) відкриваємо закладку «

Конструктор»;

3) знаходимо групу «

Сервис», у ній клацаємо по кнопці «Преобразовать в диапазон»;

4) Excel покаже вікно з пропозицією підтвердити наші дії. У цьому вікні натискуємо на кнопку «

Да».

Зовні таблиця на рис. 5 після перетворення на звичайний діапазон майже не змінилася. Форматування комірок залишилося тим самим. Але в області заголовків зникли значки для фільтрації записів, а в головному меню не стало розділу «

Конструктор». Це ознака того, що база даних перетворилася на звичайний діапазон комірок.

 

РОЗДІЛ «Д

анные из внешней таблицы»

Роботу із зовнішніми джерелами даних ми докладно розглянемо при вивченні меню «

Данные». Зараз нам достатньо запам’ятати, що Excel дозволяє бухгалтеру підключити до робочого листа дані з іншого файлу. Такими файлами може бути таблиця Excel, зовнішня база даних, сторінка Інтернету тощо. У розділі «Данные из внешней таблицы» зібрано п’ять іконок для виконання окремих операцій із зовнішніми даними. Серед них — «Экспорт», що використовується для передачі інформації з листа Excel до списку SharePoint. Іконка «Обновить» потрібна для перезавантаження даних із зовнішнього джерела на лист Excel. У цьому ж розділі можна задати інші властивості зовнішнього підключення або розірвати з ним зв’язок (рис. 14).

img 15

 

РОЗДІЛ «Параметры стилей таблиц»

У розділі параметрів стилів таблиць (рис. 15) знаходяться шість прапорців. Вони впливають на зовнішній вигляд бази даних і на її зміст. Розглянемо стисло їх призначення.

img 16

 

РОБОТА Із ЗАГОЛОВКАМИ

Серед параметрів стилів таблиць заголовків стосується єдиний прапорець — «

Строка заголовка». Він включає або приховує відображення рядка заголовка в базі даних Excel. За умовчанням цей прапорець включено. Щоб розібратися з особливостями його роботи, виконайте такі дії:

1) відкрийте таблицю, зображену на рис. 5. Її відформатовано у стилі «

Стиль таблицы: светлый 1». Зараз у першому рядку таблиці є заголовки;

2) виділіть рядок із заголовками. Клацніть правою кнопкою миші. Переконайтеся, що в контекстному меню кнопка «

Удалить» недоступна. Це — ознака того, що ми працюємо з базою даних;

3) викличте «

Конструктор», перейдіть на закладку «Параметры таблицы стилей» та зніміть прапорець «Строка заголовка». Назви заголовків зникнуть;

4) знову виділіть рядок із заголовками. Клацніть правою кнопкою миші: кнопка «

Удалить» стала доступною ;

5) видаліть заголовки;

6) перейдіть на кнопку «

Параметры таблицы стилей» та включіть прапорець «Строка заголовка». Excel відновить усі назви в заголовках таблиці.

Важливо!

Видалення заголовків через параметри стилів не означає перетворення бази даних на звичайний діапазон робочого листа. Прапорець «Строка заголовка» впливає тільки на зовнішній вигляд таблиці.

 

ОТРИМАННЯ ПІДСУМКІВ

Підсумовування значень — чи не найзапитаніша операція в роботі бухгалтера. Оперуючи даними у формі таблиці, ви можете отримати підсумки буквально одним клацанням миші. Для цього потрібно звернутися до параметра «

Строка итогов»: при включеному прапорці в кінці бази даних з’являється рядок з підсумковими значеннями. Подивимося, як цим скористатися.

1) відкрийте таблицю, як показано на рис. 13;

2) поставте активну комірку в область даних, викличте «

Конструктор»;

3) включіть прапорець «

Строка итогов». У першій колонці внизу таблиці (комірка «A13») Excel напише текст «Итог». У комірці «E13» він поставить формулу для визначення суми ПДВ. Формула має такий вигляд: «=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;E2:E12)». Для таблиці на рис. 13 підсумкове значення за колонкою «НДС» дорівнюватиме «6270».

 

РОБОТА з ПІДСУМКАМИ

Визначення суми за колонкою — це, звичайно, добре. Але в чому тоді переваги роботи з підсумками порівняно зі звичайним підсумовуванням функцією «

СУМ()»? Зараз ми в цьому питанні розберемося.

Клацаємо лівою кнопкою по «

E13». Розкриється список допустимих операцій з визначення підсумків (рис. 16). У ньому 10 значень: «Среднее», «Количество», «Максимум», «Минимум» тощо. Клацанням миші вибираємо будь-який елемент зі списку. Значення в комірці «E13» зміниться.

img 17

Важливо!

За умовчанням Excel запровадив підсумок лише до останньої комірки бази даних. Однак ви можете одним клацанням миші отримати підсумкові значення в будь-якій комірці останнього рядка таблиці.

От як цього досягти:

1) зробіть активною будь-яку комірку в рядку підсумків, наприклад, «D13» (стовпець «Сумма»);

2) праворуч від цієї комірки з’явиться значок списку, що розкривається. Клацніть по ньому лівою кнопкою миші. З’явиться список, як показано на рис. 16;

3) виберіть будь-яку функцію із запропонованого списку. Excel покаже в комірці відповідне значення.

Використання функції «=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()» дозволяє швидко змінити спосіб розрахунку значень. Застосування цієї функції для розрахунку підсумків у базі даних є беззаперечною перевагою.

 

ЗМІНА ПАРАМЕТРІВ ФОРМАТУВАННЯ ТАБЛИЦІ

За зовнішній вигляд таблиці на закладці «

Параметры стилей таблиц» відповідають чотири прапорці: «Чередующиеся строки», «Чередующиеся столбцы», «Первый столбец», «Последний столбец»:

— «

Чередующиеся строки» — включає різне оформлення для парних та непарних рядків чи стовпців таблиці. Це покращує її зовнішній вигляд і полегшує сприйняття інформації. У прикладі на рис. 13 кожен парний рядок робочого листа показано на сірому фоні. Це — результат роботи параметра «Чередующиеся строки» у стилі «Стиль таблицы: светлый 1». Клацанням миші знімаємо прапорець «Чередующиеся строки». Усі рядки бази даних буде показано на білому фоні;

— «

Чередующиеся столбцы» — працює аналогічно параметру «Чередующиеся строки», але діє щодо колонок таблиці;

— «

Первый столбец», «Последний столбец» — використовуються для того, щоб виділити спеціальним форматуванням початковий та кінцевий стовпці бази даних. У стилі «Стиль таблицы: светлый 1» ці параметри відключено. Щоб побачити їх роботу, виконуємо такі дії:

1) відкриваємо таблицю нашого прикладу (рис. 13);

2) ставимо активну комірку всередину області з даними. З’явиться пункт «

Конструктор». Клацаємо по ньому;

3) у групі «

Параметры стилей таблиц» включаємо прапорець «Первый столбец». У колонці «№» вийшло напівжирне зображення;

4) включаємо прапорець «

Последний столбец». Значення в колонці «НДС» стали напівжирними.

 

РОЗДІЛ «СТИЛИ ТАБЛИЦ»

У цій групі знаходяться іконки для вибору стилю оформлення таблиці. У правій частині групи є спеціальна кнопка «

Дополнительные параметры» (рис. 17). Клацання по цій кнопці відкриває вікно з переліком доступних стилів, як показано на рис. 3. Клацання по будь-якому стилю присвоює його зазначеному діапазону комірок на робочому листі та автоматично перетворює цей діапазон на таблицю (базу даних). Єдиною відмінністю вікна додаткових параметрів від зображеного на рис. 3 є кнопка «Очистить» (рис. 18), розташована замість кнопки «Создать стиль сводной таблицы…» (рис. 3). Клацання по цій кнопці видаляє стиль оформлення таблиці. Після видалення Excel покаже дані у форматі за умовчанням.

img 18

 

img 19

Кнопка «

Создать стиль таблицы» використовується для того, щоб побудувати власний стиль для оформлення баз даних.

 

Права кнопка миші та робота з таблицями

Права кнопка миші — дуже зручний спосіб взаємодії з Excel. Подивимося, що запропонує нам контекстне меню стосовно роботи з таблицями і стилями оформлення таблиць. Почнемо зі стилів:

1) через «

Конструктор» або кнопку «Форматировать как таблицу…» розкриваємо перелік доступних стилів (рис. 17);

2) по будь-якому елементу цього вікна клацаємо правою кнопкою миші. З’явиться меню, зображене на рис. 19.

img 20

Як бачимо, набір дій над стилями таблиць у контекстному меню містить сім пунктів (рис. 19):

— «

Применить и очистить форматирование» — цей пункт застосовує до блока комірок вибраний стиль форматування таблиці і до того ж видаляє параметри форматування комірок цього блока;

— «

Применить и сохранить форматирование» — застосовує стиль таблиці, але при цьому зберігає параметри вихідного форматування комірок;

— «

Изменить…» — відкриває вікно настройки параметрів стилю;

— «

Дублировать» — створює копію виділеного стилю;

— «

Удалить» — видаляє стиль зі списку. Для стандартних стилів ця можливість недоступна.

Важливо!

Для вбудованих стилів Excel 2007 пункти «Изменить…» і «Удалить» недоступні. Їх можна використовувати тільки при роботі з власними стилями.

— «

По умолчанию» — присвоює блоку комірок стандартні параметри форматування;

— «

Добавить коллекцию на панель быстрого доступа» — додає на панель швидкого доступу іконку для роботи зі стилями форматування таблиць.

На мій погляд, із перелічених можливостей найкориснішою є «

Дублировать». До неї ми ще повернемося, коли будуватимемо власний стиль оформлення таблиць.

Тепер переходимо до таблиць. Подивимося, наскільки знайшла своє відображення специфіка оброблення баз даних у контекстному меню при роботі з комірками. Виконуємо такі дії:

1) відкриваємо документ, в якому є база даних. У нашому прикладі — це таблиця на рис. 13;

2) ставимо активну комірку в область даних. У нашому прикладі це може бути «

A2»;

3) клацаємо правою кнопкою миші. З’явиться контекстне меню, як показано на рис. 20.

img 21

У цьому меню за роботу з базами даних відповідає єдиний пункт — «

Таблица», що має два підпункти:

— «

Строка итогов» — вставляє підсумки до бази даних (з цією можливістю ми вже знайомі);

— «

Преобразовать в диапазон» — перетворює базу даних на звичайний діапазон комірок. На мій погляд, усе досить продумано. Найпотрібніші операції при роботі з таблицею доступні в контекстному меню.

 

На цьому ми завершимо сьогоднішню статтю, а наступного разу приступимо до створення власного стилю форматування таблиць. Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі