Excel 2007: робота зі стилями (частина 2)

Важливо!

Конструктор таблиць

Відформатувавши блок комірок у стилі таблиці, ми присвоїли фрагменту робочого листа певні характеристики, властиві базі даних Excel. Деякі з цих характеристик можна змінити. В Excel 2007 для таких цілей передбачено спеціальний розділ основного меню «

РОЗДІЛ «СВОЙСТВА»

Цей розділ складається з поля «

Клацаємо по іконці «

РОЗДІЛ «СЕРВИС»

У ньому зосереджено три іконки: «

ВИДАЛЕННЯ ЗАПИСІВ, ЩО ПОВТОРЮЮТЬСЯ

1) відкриваємо таблицю, зображену на рис. 5;

2) ставимо покажчик усередину області з даними. Наприклад, на комірку «

3) клацаємо по кнопці «

4) позначаємо галочками поля бази даних, в яких потрібно знайти значення, що повторюються. Для прикладу встановимо параметр пошуку дублікатів за полем «

5) натискуємо на «

Кнопка «

ПОШУК ЗАПИСІВ, ЩО ПОВТОРЮЮТЬСЯ, У БАЗІ ДАНИХ

Пошук та видалення записів, що повторюються, надзвичайно корисні в роботі бухгалтера. І це не дивно: зайві записи в базі даних — чи не найпоширеніша помилка при обробленні великих обсягів інформації. Знайти і виправити таку помилку у великій таблиці дуже складно. В Excel 2007 для цієї проблеми є просте рішення. Щоб виявити записи, що повторюються, визначити місце їх розташування в базі даних, виконайте такі дії:

1) у вільній колонці послідовно пронумеруйте рядки таблиці. Щоб прискорити цей процес, можна застосувати формулу чи копіювання з автозаповненням;

2) скопіюйте вихідні дані на окремий лист;

3) за допомогою стилю перетворіть діапазон на базу даних;

4) через «

5) виберіть вільну колонку. Для таблиці на рис. 13 це може бути стовпець «

6) присвойте їй назву, наприклад, «

7) до другого рядка цієї колонки (для таблиці на рис. 13 це комірка «

8) до комірки «

9) скопіюйте формулу вниз на всю таблицю;

10) накладіть на колонку «

ФОРМУВАННЯ СПИСКУ ЗНАЧЕНЬ З БАЗИ ДАНИХ

Видалення дублікатів — незамінний інструмент при створенні списків. Припустимо, що мені знадобився список контрагентів нашого підприємства. Напохваті в мене є база даних про товарооборот, зображена на рис. 5. У колонці «

1) відкриваємо документ (рис. 5);

2) через стиль перетворимо його у формат бази даних;

3) видаляємо значення, що повторюються за полем «

4) видаляємо непотрібні колонки («

ПЕРЕТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ НА ЗВИЧАЙНИЙ ДІАПАЗОН КОМІРОК

Останньою іконкою в групі «

1) ставимо активну комірку всередину бази даних. У таблиці на рис. 5 це може бути, наприклад, комірка «

2) відкриваємо закладку «

3) знаходимо групу «

4) Excel покаже вікно з пропозицією підтвердити наші дії. У цьому вікні натискуємо на кнопку «

Зовні таблиця на рис. 5 після перетворення на звичайний діапазон майже не змінилася. Форматування комірок залишилося тим самим. Але в області заголовків зникли значки для фільтрації записів, а в головному меню не стало розділу «

РОЗДІЛ «Д

Роботу із зовнішніми джерелами даних ми докладно розглянемо при вивченні меню «

РОЗДІЛ «Параметры стилей таблиц»

У розділі параметрів стилів таблиць (рис. 15) знаходяться шість прапорців. Вони впливають на зовнішній вигляд бази даних і на її зміст. Розглянемо стисло їх призначення.

РОБОТА Із ЗАГОЛОВКАМИ

Серед параметрів стилів таблиць заголовків стосується єдиний прапорець — «

1) відкрийте таблицю, зображену на рис. 5. Її відформатовано у стилі «

2) виділіть рядок із заголовками. Клацніть правою кнопкою миші. Переконайтеся, що в контекстному меню кнопка «

3) викличте «

4) знову виділіть рядок із заголовками. Клацніть правою кнопкою миші: кнопка «

5) видаліть заголовки;

6) перейдіть на кнопку «