Як зменшити обсяг інформаційної бази?
 | Упродовж існування інформаційної бази рано чи пізно настає момент, коли в головного бухгалтера виникає бажання видалити старі дані з програми та почати роботу з чистого аркуша. Про реалізацію цього бажання у програмах фірми «1С» і йтиметься в цій статті. Віталій Петров, «1С:Спеціаліст», м. Харків, vitalij_petrov@mail.ru |
Причини виникнення необхідності зменшити розмір інформаційної бази різні, наприклад, обсяг бази досяг таких розмірів, що виконання регламентних процедур (відновлення послідовності, закриття місяця тощо) забирає занадто багато часу та значно знижує ефективність роботи працівників бухгалтерії.
Іншою дуже поширеною причиною є бажання навести лад у програмі. Зазвичай така ситуація виникає на підприємстві, де зовсім недавно була введена в експлуатацію програма «1С» і працівники на момент впровадження не мали досвіду роботи з програмою. Відповідно чимало документів та операцій господарської діяльності відображалися не так, як це мало бути, а так, як це розуміли працівники.
Оскільки досвід — це справа наживна, то з часом прийшло розуміння того, де і як повинні відображатися господарські операції, тому через певний час у таких організаціях постає запитання: «Чи можливо видалити старі дані так, щоб у базі залишилися тільки довідники, залишки на початок певного періоду (наприклад, на початок року) та всі документи вибраного періоду (наприклад, з нового року по поточний день)?».
Ті, хто працював із програмою «1С:Бухгалтерський облік для України 7.7», знають, що в ній для реалізації такого завдання є штатна обробка «
Архивирование периода»*. У штатній поставці типових українських конфігурацій «1Сv81» таких механізмів немає. Але на диску ІТС (Інформаційно-технологічний супровід), у розділі методичної підтримки «1С:Підприємства 8.1» є універсальна обробка «Свертка базы». Ця обробка призначена для використання в інформаційних базах таких конфігурацій: «Бухгалтерія для України, ред. 1.1», «Управління виробничим підприємством для України, ред. 1.2», «Управління торговельним підприємством для України, ред. 1.0» та «Управління торгівлею для України, ред. 2.3».*
Практичне використання обробки описувалося в «Б & К», 2007, № 6, с. 29.Розглянемо використання обробки «
Свертка базы» стосовно програми «Бухгалтерія для України, ред. 1.1».Важливо!
Попередньо слід створити архівну копію інформаційної бази, на якій і виконати процедуру згортки.Це потрібно зробити для того, щоб спочатку перевірити коректність роботи обробки і зазначених настройок згортки та водночас вести поточну діяльність в інформаційній базі. І лише після перевірки коректності згорнутої бази виконати процедуру згортки на робочій інформаційній базі.
Розпочнемо. Насамперед слід скопіювати універсальну обробку з диска ІТС на робочий комп’ютер. Потім запустити її в «1С», використовуючи пункт меню «Файл → Открыть». На закладці «Общие настройки» необхідно вказати дату згортки. Під датою згортки мається на увазі остання секунда періоду, що згортається. Відповідно якщо нам необхідно згорнути всі дані станом на 01.04.2010 р., то як дату згортки необхідно вказати «31.03.2009 23:59:59» (рис. 1).
Параметр «Ограничивать количество строк в документах ввода остатков» визначає максимально можливу кількість рядків в одному документі введення залишків. Якщо параметр не заповнений, то на кожний регістр, госпрозрахунковий рахунок, податковий рахунок буде створено по одному документу без обмеження кількості рядків. Якщо ви плануєте в подальшому активно коригувати залишки й обсяг інформаційної бази у вас чималий, то рекомендуємо обмежувати кількість рядків документів. У результаті такого обмеження документи введення залишків будуть меншими за обсягом даних та відповідно швидше проводитимуться.
На закладці «Настройка способа свертки» (рис. 2) визначимо склад об’єктів, що згортаються, та способи їх згортки. В обробці передбачено три способи згортки:
— «Не обрабатывать» — згортка об’єктів не провадиться;
— «На дату» — згортаються об’єкти, що передують даті згортки;
— «За период» — згортаються всі об’єкти, що знаходяться в зазначеному інтервалі;
— «Очистить» — видаляються всі об’єкти, що передують даті згортки, при цьому документи введення залишків не створюються (режим доступний тільки для регістрів відомостей).
Після заповнення настройок згортання за умовчанням рекомендуємо опрацювати та перенастроїти в разі потреби способи згортки для окремих об’єктів інформаційної бази.
Якщо в інформаційній базі використовується кадровий облік та розрахунок заробітної плати, то встановимо режим згортки «Не обрабатывать» для пов’язаних з цим розділом обліку об’єктів, а саме:
— документи: «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организаций», «Ввод сведений об индексированном доходе», «Ввод сведений о плановых начислениях», «Заявление на применение льготы», «Увольнение из организаций»;
— регістри відомостей: «Льготы работников организаций», «Параметры выплаты зарплаты работников», «Параметры расчета индексации», «Плановые начисления», «Плановые удержания» і «ФИО физ лиц».
Якщо в інформаційній базі ведеться облік ОЗ та НМА, то встановимо спосіб згортки «Не обрабатывать» для таких об’єктів:
— регістри відомостей (історія ОЗ у формі № ОЗ-6): «Местонахождение ОС», «Местонахождение ОС бухгалтерский учет», «События ОС», необхідно зберегти також реєстратори «События ОС Организаций», «Состояния ОС» та «Состояния ОС Организаций»;
— регістри накопичення (дані для форми № ОЗ-6): «Стоимость ОС», «Стоимость ОС бухгалтерский учет»;
— документи: «Принятие к учету ОС» та «Модернизация ОС».
Примітка.
Реєстратор — документ, що формує записи регістра бухгалтерії, регістра накопичення, відомостей.Після визначення настройок згортки переходимо на закладку «Документы ввода остатков» (рис. 3 на с. 9) та формуємо документи залишків (кнопка «Сформировать»).
Тепер запускаємо безпосередньо процедуру згортки — кнопка «Свернуть базу». У результаті згортки в інформаційній базі всі непотрібні та старі документи позначаються на видалення.
Зараз необхідно сформувати звіти та звірити дані (залишки, обороти тощо) у згорнутій та в діючій інформаційній базі. Також бажано перевірити працездатність проведення документів та регламентних процедур. Наприклад, перевірити роботу кожної ділянки обліку: розрахунок зарплати, облік ОЗ тощо. Після перевірки коректності настройок згортки та результатів самої згортки виконуємо процедуру згортки на своїй робочій інформаційній базі.
Переходимо до безпосереднього видалення старих даних та зменшення обсягу інформаційної бази. Цей захід виконується у два етапи. На першому етапі видаляємо об’єкти за допомогою штатної обробки «Поиск и удаление помеченных объектов» (рис. 4 на с. 9) (меню «Операции → Удаление помеченных объектов»).
Після проведення контролю можливості видалення позначених об’єктів у вікні «Удаление объектов» задаємо команду «Удалить».
На другому етапі необхідно ввійти до інформаційної бази в режимі «Конфигуратор». Оскільки тільки в цьому режимі можна зменшити фізичний розмір інформаційної бази. Для цього в Конфігураторі запускаємо «Тестирование и исправление информационной базы» (меню «Администрирование → Тестирование и исправление…») із включеним прапорцем «Сжатие таблиц информационной базы» (рис. 5).
От і все. Як бачите, згорнути інформаційну базу не так уже й складно, головне — пам’ятати, що спершу згортку виконуємо на копії інформаційної бази. Успіхів у роботі!
