Облік у роздрібній торгівлі за допомогою «1С:Бухгалтерії 7.7»
Роздрібна торгівля є одним із найпоширеніших видів підприємницької діяльності. Так само «1С:Бухгалтерія» версії 7.7 є, мабуть, найпоширенішою із бухгалтерських програм, яку використовують більшість підприємств. Тож немає нічого дивного у тому, що бухгалтери-початківці, приходячи працювати на торговельні підприємства, задають практично одні й ті самі запитання, відповісти на які й покликана ця стаття. Ітиметься про особливості обліку роздрібної торгівлі: якими документами оформлюються у програмі ці операції і які нюанси існують при їх проведенні. Тож потрібно мати загальні знання про роботу «1С:Бухгалтерії» перед прочитанням цієї статті, і тоді ви без проблем зможете освоїти роздрібний облік.
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
Як організовано роздрібний облік в «1С:Бухгалтерії 7.7»
У роздрібній торгівлі моменти продажу товару і його оплати збігаються. Отже, розділяти роздрібні операції на першу і другу подію в податковому обліку немає сенсу. В «1С:Бухгалтерії» роздрібна реалізація завжди вважається першою подією в податковому обліку.
Ще одна особливість роздрібної торгівлі полягає в застосуванні методу оцінки вибуття запасів за ціною продажу. Цей метод передбачає ведення двох субрахунків бухгалтерського обліку товарів: 282 «
Товары в торговле» і 285 «Торговая наценка» та застосування відповідних схем проводок. А оскільки визначити собівартість запасів, що вибули, цим методом можна тільки за період, третьою особливістю обліку в роздробі є не безперервний, а періодичний характер відображення результатів роздрібної торгівлі в бухгалтерському обліку. Списання товарів і визначення роздрібної націнки, що припадає на їх залишок, проводять не рідше одного разу на місяць.Особливості обліку в роздробі спонукали авторів конфігурації «1С:Бухгалтерії 7.7» для України розробити низку документів, призначених спеціально для ведення обліку в роздробі, вивченню яких і присвячено цей розділ.
У програмі повторено традиційну схему бухгалтерського обліку в роздробі — «за продажами». Збір даних про кількість проданих товарів (при кількісному обліку в роздробі) або про суми реалізації (при сумовому) лягає на плечі працівників торгових відділів. Бухгалтерія тільки реєструє ці дані в обліку. Така схема автоматизації обліку в торгівлі порівняно з веденням обліку вручну знижує витрати праці бухгалтерів у два-три рази, в основному за рахунок автоматизації рутинної роботи з ведення відомостей та журналів-ордерів. Для підрахунку кількості проданих товарів зручно використовувати звіти РРО. При сумовому обліку до бухгалтерії передаються традиційні товарні звіти, складені товарознавцями вручну.
Існує і прогресивніша схема обліку — «за залишками». Документами програми бухгалтерського обліку фіксуються всі переміщення товарів до роздрібних точок і повернення з роздробу на склад. Отже, якщо під час переобліку зняти залишки товарів у роздробі (а це роблять обов’язково при перезміні продавців) і ввести дані про залишки в програму, комп’ютер сам розрахує кількість проданих товарів за очевидною формулою: «продано = залишок на початок + прибуток - повернення на склад + повернення від покупців - залишок на кінець (за переобліком)».
Схема обліку «за залишками» підвищує загальну продуктивність праці в організації більш ніж у 10 разів, оскільки, не навантажуючи бухгалтерів додатковою роботою, вона практично повністю розвантажує товарознавців. На жаль, цю схему в типовій конфігурації «1С:Бухгалтерії» для України не реалізовано.
Роздрібна накладна
Переміщення товарів з оптового складу у роздріб було розглянуто в статті «Складський облік: внутрішнє переміщення ТМЦ» (див. «Б & К», 2010, № 9). Зараз розглянемо документ «
Розничная накладная», яким фіксується факт реалізації товару в роздробі.Це «самостійний» документ, його не можна ввести на підставі жодного з наявних у конфігурації документів. Хоча, на наш погляд, документ «
Перемещение» цілком можна було б використати. На підставі роздрібної накладної можна ввести тільки документ «Возврат розница». Оскільки перша і друга події в податковому обліку роздрібних операцій збігаються, а покупець, як правило, знеособлений, немає сенсу будувати ланцюжки взаєморозрахунків. Замовленням роздрібна накладна, як і решта документів для обліку в роздробі, бути не може.Новий документ можна ввести з журналу «
Розница» або командою «Документы → Розница → Розничная накладная». Екранна форма документа (рис. 1) складається з шапки і табличної частини. 
У шапці можна зазначити конкретного контрагента, як це зроблено в демо-базі «ООО «Добро». Щодо контрагента не проводитиметься бухгалтерських проводок, але зазначений контрагент буде задіяний як субконто рахунка «ВД». Роздрібні документи допускають роботу тільки з контрагентами — неплатниками ПДВ, у полі «ИНН» реквізитів яких нічого не вказано.
Відпуск ТМЦ за готівковий розрахунок краще реєструвати звичайною видатковою накладною, зазначивши в ній вид торгівлі «За наличные». А в полі «Контрагент» краще зазначати спеціально введений елемент довідника «Контрагенты», наприклад «Розничный покупатель».
Важливо!
Від значення реквізиту «Магазин» залежатиме, яку схему проводок застосує документ. Узагалі існує два варіанти визначення собівартості списання запасів у роздробі: з кількісним і сумовим, або тільки з сумовим обліком. Для роздрібних торговельних точок, облік за якими ведуть тільки в сумовому виразі, в реквізитах місця зберігання обов’язково має стояти позначка «Суммовой учет».Впливає цей реквізит і на спосіб заповнення табличної частини документа:
— якщо в магазині ведуть кількісний і сумовий облік, у табличній частині слід зазначати конкретні товари. Вибір елемента «
Товары в ассортименте» з групи «Служебные» довідника «Номенклатура» неприпустимий ;— якщо товари обліковують тільки за сумою, навпаки, необхідно зазначати в таблиці винятково субконто «
Товары в ассортименте». Таблична частина таких документів матиме всього один рядок.У наступному реквізиті зазначають касу для оприбуткування роздрібної виручки. Значення цього реквізиту використовується, тільки якщо константа «
Проводки по кассе только кассовыми ордерами» встановлена в значення «Нет». Тоді документам конфігурації дозволено робити проводки по касі самостійно. Роздрібна накладна самостійно реєструватиме виручку проводкою Дт 301 — Кт 702. Якщо константу встановлено в значення «Да», це поле алгоритм проведення документа ігнорує, інкасацію виручки потрібно буде реєструвати прибутковим ордером.У полі «
Касса» можна ввести будь-який елемент довідника «Наши денежные счета», в якого не встановлено ознаку валютного обліку — роздрібна торгівля за валюту не передбачена. Якщо в підприємства декілька відділів, зручно використовувати операційні роздрібні каси, ввівши окремий елемент довідника на кожен відділ або торговельну точку.Табличну частину з даними про продані товари бухгалтер заповнює за тими даними, що йому передав товарознавець. Дуже зручно користуватися звітами РРО про кількість проданих товарів. При заповненні табличної частини документа краще користуватися кнопкою «
Подбор». Якщо облік на підприємстві ведуть за партіями, звертайте увагу на партію товару, що вводиться. Хоча, на наш погляд, поєднання роздрібної торгівлі та оцінки вартості вибуття запасів ідентифікованим методом — різновид мазохізму. При застосуванні решти методів оцінки програма сама пропонуватиме службову «Партию по умолчанию».Перейдемо на закладку «
Дополнительно» (рис. 2). 
У шапці цієї закладки є знайомі поля для уточнення виду валових доходів і виду ПДВ. У нижній половині закладки повторена таблична частина документа (на рис. 2 не показана). На цій закладці фактично нічого змінювати, усі поля заповнюються значеннями за умовчанням. Відкривають цю закладку в практичній роботі дуже рідко.
Записавши документ (клацнувши мишею по кнопці «ОК»), відкриємо з журналу «Розница» сформовану ним операцію (рис. 3).
Оскільки в полі «Вид НДС» на закладці «Дополнительно» було вказано значення «20%», документ зареєстрував валовий дохід на суму виручки без ПДВ (перша проводка), податкові зобов’язання з ПДВ (друга проводка). У решті проводок списуються вартість проданих товарів за цінами продажу (Дт 902 — Кт 282) і торговельна націнка (Дт 285 — Кт 282). Якщо дозволити «1С:Бухгалтерії» робити проводки по касі не тільки касовими ордерами, до операції документа додасться проводка Дт 301 — Кт 702. На рис. 3 такої проводки немає. Її проводитимуть документи «Приходный кассовый ордер», якими реєструється виручка.
ОсОБЛИВОсті сУмОВОГО ОБЛіКУ
Якщо в роздрібній торговельній точці прийнято тільки сумовий облік товарів, екранна форма роздрібної накладної заповнюється ще простіше (рис. 4).
У випадках коли в полі «
Магазин» зазначено місце зберігання товарів із сумовим обліком, таблична частина документа автоматично заповнюється рядком «Товары в ассортименте». Введіть до комірки «Количество» одиницю, до комірки «Цена +» — суму виручки з товарного звіту, з ПДВ. Значення комірки «Сумма +» буде розраховано автоматично. Це значення не можна відкоригувати вручну. Якщо зазначити в графі «Количество» реальну кількість проданих товарів, а не одну штуку, то для отримання правильної суми виручки доведеться розрахувати значення для графи «Цена».Проводки, які документ записує до інформаційної бази (далі – ІБ) при сумовому обліку в роздробі, показані на рис. 5.
Як бачимо, документ зареєстрував тільки валові доходи та податкові зобов’язання з ПДВ. Якщо дозволити документу робити проводку по касі, замість проводки Дт 702 — Кт 6415 в операцію буде включено проводку Дт 301 — Кт 702 на всю суму за документом (рис. 6). Податкові зобов’язання з ПДВ в цьому разі реєструє документ «
Приходный кассовый ордер». 
Повернення товару
Повернення товарів з місця роздрібного продажу, як і їх переміщення у роздріб, реєструють документом «
Перемещение», який було описано в статті «Складський облік: внутрішнє переміщення ТМЦ» (див. «Б & К», 2010, № 9). А для реєстрації повернення товарів від роздрібних покупців документ «Возвратная накладная»*не підходить. Цей документ не враховує специфіку обліку в роздробі: знеособленість роздрібного покупця, збіг першої та другої події в податковому обліку, специфічну схему проводок, пов’язану із застосуванням методу оцінки товарів за ціною продажу. Для реєстрації повернень товарів від громадян — кінцевих споживачів у конфігурації є спеціальний документ «Возврат розница».* Див. статтю «Відносини з покупцями та замовниками: ланцюжок документів. Частина 4. Поворотна накладна» // «Б & К», 2010, № 14.
Найкраще вводити цей документ на підставі роздрібної накладної. Його можна ввести, створивши новий рядок у журналі «
Возвраты», який забезпечує доступ до документів цього виду, або командою «Документы → Возвраты → Возврат розница». Вікно документа показано на рис. 7. 
Заповнення цього документа багато в чому аналогічне заповненню поворотної накладної*. У полі «Контрагент» зазначаємо фіктивного роздрібного контрагента. У полі «Магазин» вибираємо місце зберігання. У табличній частині для довідки вказуємо ту накладну, якою зафіксовано відповідний роздрібний продаж. Ця інформація ніде в програмі не використовується і не перевіряється. Вводимо (або коригуємо) кількість товару, що повертається, решту граф таблиці програма розрахує сама.
* Див. статтю «Відносини з покупцями та замовниками: ланцюжок документів. Частина 4. Поворотна накладна» // «Б & К», 2010, № 14.
На закладці «Дополнительно» (рис. 8) є знайомі нам поля для уточнення субконто валових доходів і виду податку ПДВ. Відкривати цю закладку доводиться рідко, оскільки всі дані заповнюються значеннями за умовчанням.
У документа «Возврат розница» немає друкованої форми через те, що повернення реєструються або за даними товарного звіту, або за актами повернення товарів покупцями. Товарний звіт складає товарознавець, акт повернення від покупця — продавець. До речі, при поверненні товарів на суму менше 100 грн. акт можна не складати. Розглянутий нами документ лише фіксує дані з уже складених первинних документів.
Списати товар у роздрібному місці зберігання в «1С:Бухгалтерії» неможливо. Повернені покупцями неякісні товари документом «Перемещение» переводять на оптовий склад. Потім їх або списують документом «Списание ТМЦ» або повертають постачальникові документом «Возврат поставщику».
Зберігши документ, можна подивитися на введену ним операцію (рис. 9). Документ сторнує валовий дохід, а також списання товару і націнки, тобто після проведення цього документа збільшується кількість тих товарів, що значаться на субрахунку 282.
А як же ПДВ, запитаєте ви? Адже при поверненнях неплатником ПДВ раніше придбаного ним товару із повною грошовою компенсацією правомірне зменшення податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п.п. 4.5.3 Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР (зі змінами та доповненнями). Дійсно, алгоритм проведення документа передбачає запис сторнуючої проводки з ПДВ, який регулюється відповідною константою.
Важливо!
Щоб включити формування сторнуючих проводок з ПДВ, вам потрібно вказати значення «Да» константі «Использовать коррекцию НДС при возврате в рознице». Зробити це можна як за допомогою «Помощника заполнения констант» з меню «Помощь», так і безпосередньо в списку констант з меню «Операции» (рис. 10). 
Ця константа має історію значень, тому, включаючи формування проводок з ПДВ у своїй робочій базі, слід правильно визначити дату, з якої ви починаєте використовувати цю опцію, щоб у разі виконання обробки перепроведення документів уникнути формування зайвих проводок за документом «
Возврат в розничной накладной». Після включення константи документ формуватиме такі проводки (рис. 11). 
ОсОБЛИВОсті РЕєстРАЦіЇ ПОВЕРНЕНЬ
Якщо вибрати в полі «
Магазин» (рис. 7) торговельну точку з обліком товарів тільки за сумою, в табличній частині можна буде зазначити лише субконто «Товары в ассортименте». Документ при цьому записуватиме до ІБ тільки одну проводку: з сторнування валових доходів. Але якщо ви внесете описані вище зміни до коду модуля документа, автоматично генеруватиметься і проводка з сторнування податкових зобов’язань з ПДВ.Наступна особливість пов’язана з побудовою звіту про фінансові результати (форма № 2). Регламентований звіт, який будує цю форму, досліджує обороти за субрахунками 702 «
Доход от реализации товаров» і 704 «Вычеты из дохода». Щоб цей звіт працював правильно, надходження виручки від реалізації слід реєструвати проводкою Дт 301 — Кт 702 на повну суму виручки, без урахування повернень . Повернення грошей покупцям потрібно реєструвати проводкою Дт 301 — Кт 704, за методом «червоне сторно» (від’ємною сумою).Цю проводку записує документ «
Возврат розница», якщо документам конфігурації дозволено проводити проводки по касі. Якщо ні, таку проводку можна зареєструвати документом «Приходный кассовый ордер». Але щоб не збивалася нумерація касових документів через уведення фіктивного прибуткового ордера, таку проводку краще вводити за допомогою ручної операції. Її приклад показано на рис. 12. 
Зверніть увагу, що субрахункам 702 і 704 як другий вид субконто призначене місце зберігання, але облік за ним ведуть тільки за оборотами.
Визначення торговельної націнки
Як видно на рис. 5, при виборі класичного методу ведення обліку в роздробі тільки за сумами документ «
Розничная накладная» не списує товар на рахунок обліку витрат. Факт продажу товарів фіксується лише в податковому обліку. Для списання собівартості реалізованих товарів і розрахунку частки торговельної націнки, що припадає на них, в «1С:Бухгалтерії» є окремий документ.Документи «
Определение торговой наценки» відображаються в тому ж журналі «Розница», що й роздрібні накладні. Увести його можна за допомогою клавіші «Insert» із цього журналу, або командою «Документы → Розница → Определение торговой наценки».Важливо!
Документ «Определение торговой наценки» потрібно вводити останнім днем місяця, і після того, як усі документи щодо обліку товарів у роздробі і по касі вже проведені. Програма перевіряє, чи реєструвався в поточному місяці аналогічний документ і не дасть провести два документи в одному місяці. Тобто визначати торговельну націнку можна не частіше одного разу на місяць. Мабуть, це є недоліком: продавці звичайно змінюються щотижня. При перезміні проводять переоблік — саме час зафіксувати його в бухгалтерському обліку.Вікно документа показано на рис. 13. У ньому всього три поля, призначення яких зрозуміле з їх найменувань. Клацнувши по кнопці «
ОК» або натиснувши на комбінацію клавіш «Ctrl + Enter», ви закриєте документ. До ІБ буде записано його операцію (рис. 14). 
Як бачимо, програма автоматично розрахувала суму торговельної націнки на реалізовані за місяць товари і сформувала проводки:
— Дт 902 — Кт 282 — списання собівартості реалізованих товарів;
— Дт 285 — Кт 282 — списання торговельної націнки на реалізовані товари.
Отже, тепер вам відомі всі особливості обліку роздрібної торгівлі у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7». Якщо залишилися запитання, пишіть на адресу редакції
bk@id.factor.ua або надсилайте на форум www.bk.factor.ua/forum/ . Наступного разу йтиметься про облік готівкових розрахунків.
