Електронна «первинка» та облікові регістри в мінфінівському Положенні № 88

Електронна «первинка» та облікові регістри в мінфінівському Положенні № 88

Сучасний бухгалтер уже не уявляє себе без комп’ютера: бухгалтерські програми, бази законодавства, електронна звітність… Тим часом, такий важливий аспект облікової роботи, як первинні документи, досі залишався без уваги нормотворців. Положення № 88 не змінювалося від моменту затвердження. І ось відбулося — Мінфін визнав факт технічного прогресу та вніс відповідні зміни до цього документа, узаконивши електронні первинні документи та облікові регістри. Юрій ЦИГАНОК, головний редактор, сертифікований бухгалтер-практик (CAP)

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ

Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факт здійснення цих самих операцій. Первинні документи має бути складено під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

При цьому ст. 1 Закону про бухоблік дає таке визначення терміна «первинний документ» — це документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджує сам факт її здійснення.

Детальніше визначення первинного документа надається в п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.94 р. № 88 (далі — Положення № 88). І тепер у ньому уточнюється, що первинні документи можуть бути створені як у письмовій, так і в електронній формі (природно, за винятком випадків, коли первинні документи повинні складатися на бланках суворої звітності).

А оскільки первинні документи повинні мати певні реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік), то перелік цих реквізитів доповнено відповідно до «електронних реалій». Так, відповідно до п. 2.4 Положення № 88 первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

— найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ;

— назву документа (форми);

— дату і місце складання;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

— особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Таким чином, до переліку обов’язкових реквізитів первинного документа, який тепер, як уже зазначалося, може бути складено в електронній формі, як аналог власноручного підпису внесено електронний підпис. При цьому згідно з п. 2.5 Положення № 88 електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У контексті решти змін до Положення № 88 таке відсилання до «електронного» законодавства виглядає цілком природно. Так, у п. 2.3 Положення № 88 Мінфін уточнив, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. І створюватися електронні документи також повинні з дотриманням вимог цього законодавства (п. 2.12 Положення № 88).

Тому саме час пригадати про два «електронні» закони:

— «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон про електронні документи);

— «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV (далі — Закон про ЕЦП).

Відповідно до Закону про ЕЦП електронний підпис є одним із обов’язкових реквізитів електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Електронний підпис являє собою дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. Без електронного підпису електронний документ не може бути підставою для відображення обліку, та він узагалі не матиме юридичної сили.

З викладеного щодо електронного підпису випливає ще один практичний висновок: оскільки відносно електронних документів ідеться про електронний підпис узагалі, а не про один з його різновидів — електронний цифровий підпис (ЕЦП),

ОБЛІКОВІ РЕГІСТРИ

У цій частині Положення № 88 не дуже змінилося. Згідно з доповненим визначенням облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку.

Інакше кажучи, у Положенні № 88 нарешті узаконено електронний формат облікових регістрів, притому, що в бухгалтерській практиці вже давно застосовуються бухгалтерські програми, де він є стандартом де-факто.

У тій же «1С:Бухгалтерії 7.7» обліковими регістрами є добре знайомі користувачам електронні журнали операцій, проводок та Повний журнал. Традиційні ж облікові регістри — журнали-ордери та відомості — є у програмі нічим іншим, як стандартними звітами, які роздруковуються для тих, хто саме в такій формі звик сприймати бухгалтерську інформацію.

Це повністю узгоджується з вимогою п. 3.3 Положення № 88, згідно з яким підприємства та установи, які складають облікові регістри на електронних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді. Що просто означає — роздрукувати їх у звичній формі.

ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК

Тут зміни стосуються головним чином правил складання бухгалтерської довідки при виправленні помилок, допущених в облікових регістрах за минулий звітний період. Доповнений п. 4.3 Положення № 88 приписує в бухгалтерській довідці, що складається в місяці виявлення помилки, зазначати на додаток до помилкового (методом «червоне сторно») та правильного запису (сума, кореспонденція рахунків):

— причину помилки;

— посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку,

а також проставляти підпис працівника, який склав довідку, а після її перевірки — головного бухгалтера.

Слід зауважити, що згаданий спосіб виправлення помилок можна застосовувати для минулих періодів тільки в межах одного звітного року. При виправленні помилок, які були допущені в минулі роки, необхідно керуватися правилами П(С)БО 6.

Ще одна зміна відбулася в п. 4.6 Положення № 88. Тепер він містить вельми розпливчасту вимогу здійснювати виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах, створених у формі електронного документа, відповідно до законодавства.

ЗБЕРІГАННЯ

Оновлений розділ 6 Положення № 88 встановлює правила зберігання первинних документів, аналогічні їх паперовим аналогам.

Так, первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, який не повинен бути менше строку, установленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення № 88). Як відомо, згідно із Законом про бухоблік цей строк не може бути менше 3 років.

При цьому відповідно до п. 6.6 Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства. Тобто йдеться про Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

Ще одне застереження: згідно із Законом про електронні документи, якщо неможливо виконати вимоги щодо зберігання електронних документів в електронному вигляді, їх необхідно зберігати на папері. Утім, на практиці складно уявити ситуацію, коли зберігання паперових носіїв було б більш надійним, ніж створення резервних копій інформації в електронному вигляді.

І останнє: навіть застосовуючи у власному документообігу виключно електронну форму первинних документів, на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа, як і раніше, зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Такими є основні зміни в Положенні № 88. На завершення пропонуємо вашій увазі першоджерело — текст цього нормативного документа з усіма змінами, наведений на с. 36.