Звіримо та перевіримо: інвентаризація в «1С:Бухгалтерії 7.7»
Кінець року для бухгалтера — це не лише передсвяткова метушня, а й підготовка до щорічного фінансового звіту. Необхідним заходом при цьому є щорічна інвентаризація. Пропонуємо вашій увазі огляд документів, за допомогою яких в «1С:Бухгалтерії 7.7» відображаються результати інвентаризації.
Вероніка НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ — ЦЕ ОБОВ’ЯЗКОВО
Підприємства мають проводити інвентаризацію всіх своїх активів та зобов’язань з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV). І незважаючи на те, що періодичність проведення інвентаризації встановлює керівник підприємства, існують винятки з правил. Одним з обов’язкових випадків проведення інвентаризації є складання річної фінансової звітності. Адже проведення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства — одна з обов’язкових умов, якої мають дотримуватися при складанні річної фінансової звітності. Річна інвентаризація проводиться виключно в період з 1 жовтня по 31 грудня (абз. «б» п. 3 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків від 11.08.94 р. № 69, далі —
Інструкція № 69 ).Ще один нюанс, який слід пам’ятати при проведенні інвентаризації.
Інструкція № 69 дозволяє проводити інвентаризацію будівель, будов, споруд і нерухомих об’єктів основних фондів один раз на три роки, а бібліотечних фондів — за рішенням керівника підприємства — один раз на п’ять років або щороку з охопленням інвентаризацією не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом тридцяти днів.Максимальний міжінвентаризаційний період інших активів та зобов’язань підприємства дорівнює року. Під час інвентаризації перевіряється фактична наявність:
1) основних засобів та інших необоротних матеріальних активів;
2) нематеріальних активів;
3) товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);
4) незавершеного виробництва;
5) незавершеного капітального будівництва та капітального ремонту;
6) каси: готівки, грошових документів;
7) бланків суворої звітності;
8) дорогоцінних металів, каміння;
9) розрахунків з контрагентами.
Отже, інвентаризації підлягають усе майно підприємства незалежно від його місцезнаходження та всі види фінансових зобов’язань. Крім того, згідно з
п. 5 Інструкції № 69 інвентаризації підлягають майно та матеріальні цінності, які не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках (орендоване, таке, що перебуває на відповідальному зберіганні, отримане для переробки тощо).
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ТОВАРІВ
Під час проведення інвентаризації товарів на складі (у магазині) отримати інформацію про залишки ТМЦ за даними обліку в «1С:Бухгалтерії 7.7» можна за допомогою документа «
Акт инвентаризации ТМЦ» (головне меню програми «Документы → Складские»).У діалоговому вікні, що відкрилося, виберіть склад, а дані про облікову наявність товару можна ввести автоматично, натиснувши на кнопку «
Заполнить» (рис. 1). Інформація про залишки товарів за даними бухгалтерського обліку відображатиметься у графах «К-во бух.», «Цена-» та «Сумма». Дані, відображені в цих графах, недоступні для редагування. До графи «Факт. к-во» заносяться фактичні залишки товарів на складі, виявлені в результаті проведеної інвентаризації. Після заповнення графи «Факт. к-во» значення решти граф буде розраховано автоматично. Якщо існують розбіжності між обліковою та фактичною наявністю товару на складі, їх буде відображено в графах «Разница» і «Сумма» червоним кольором та зі знаком «-». 
Документ має друковану форму «Інвентаризаційний опис за формою № М-21» та «Акт інвентаризації».
Важливо!
Документ не формує інвентаризаційний опис щодо роздрібного складу із сумовим обліком.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ МШП
Сформувати залишки не введених в експлуатацію МШП можна за допомогою документа «
Акт инвентаризации ТМЦ» за принципом, описаним вище. Що ж стосується МШП, уведених в експлуатацію, то вони обліковуються на позабалансовому рахунку «МЦ». Отримати інформацію про залишки таких МШП можна, сформувавши звіт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Виявлені надлишки або нестачі МШП, уведених в експлуатацію, оформляють за допомогою ручної операції.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ОЗ та НМА
На жаль, в «1С:Бухгалтерії 7.7» немає спеціального звіту для складання інвентаризаційного опису щодо основних засобів. Але не все так погано, як здається на перший погляд, тому що на будь-якому диску ІТС ви можете знайти звіт «
Формирование инвентаризационной описи», призначений для формування інвентаризаційних описів ТМЦ та об’єктів необоротних активів за типовими формами № М-21 та № ОЗ-9.Знайти звіт можна в розділі «
Методическая поддержка 1С:Предприятие 7.7 → Дополнительные отчеты и обработки → Дополнительные бухгалтерские отчеты». Як установити звіт до каталогу інформаційної бази? Для цього необхідно скопіювати файли «INV.ert» та «INV.efd» до папки «ExtForms» інформаційної бази. Після входу до інформаційної бази в режимі «1С:Предприятие» ви зможете знайти звіт, зайшовши до меню «Сервис → Дополнительные возможности» (рис. 2). 
Порада Тим, хто досі не придбав диск ІТС, можна спробувати щастя на просторах Інтернету, увівши до пошукової системи запит «інвентаризаційний опис в 1С:Бухгалтерії 7.7 для України». На багатьох профільних форумах користувачі діляться один з одним такими звітами та обробками.
Дані про залишки вибираються з бухгалтерських підсумків на зазначену дату з урахуванням вибраних у діалозі звіту рахунків. Інформацію може бути виведено з установленим фільтром за конкретним місцем зберігання. Для вибору видів об’єктів, що включаються до опису, у діалозі звіту передбачено спеціальні закладки.
Вікно настроювання звіту складається з трьох закладок: «
ТМЦ на местах хранения», «Основные средства» і «Реквизиты» (рис. 3). Настройки першої закладки призначені для формування інвентаризаційного опису за формою № інв-3 для ТМЦ, що знаходяться на складах (у магазинах) організації. Закладка містить список ТМЦ, інвентаризаційний опис яких має формуватися за формою № М-21. 
Закладку «
Основные средства» призначено для формування інвентаризаційного опису необоротних активів за формою № ОЗ-9. Закладка містить список видів основних засобів, які може бути включено до опису, сформованого за формою № ОЗ-9. При цьому можна сформувати окремо звіт щодо кожного місця зберігання та відповідальних осіб, а також стосовно орендодавців.На останній закладці «
Реквизиты» слід увести інформацію про склад інвентаризаційної комісії.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ РОЗРАХУНКІВ З КОНТРАГЕНТАМИ
Шкода, але конфігурація «
Бухгалтерский учет для Украины» не містить і спеціального звіту, який формував би готовий акт звірки розрахунків. Ви, звичайно, можете побачити заборгованість контрагентів, сформувавши «Оборотно-сальдовую ведомость по счету», але ж потім ці цифри доведеться заносити вручну до акта звірки розрахунків.У цій ситуації вам на допомогу знову прийде диск ІТС. На ньому в розділі «
Методическая поддержка 1С:Предприятие 7.7» записано звіт «Акт сверки взаиморасчетов», що може використовуватися для типових конфігурацій «Бухгалтерский учет для Украины ред. 2» та «Производство+Услуги+Бухгалтерия для Украины». Цей звіт дозволяє підготувати акт звірки як регламентованої, так і довільної форми, з певним контрагентом на задану дату виходячи з даних, наявних в інформаційній базі.При виклику звіту з’являється діалогове вікно, як на рис. 4. Тут потрібно зазначити період, контрагента, а також рахунки, щодо яких провадитиметься звіряння. Звіряння розрахунків може здійснюватися в цілому щодо контрагента або за вибраним договором, рахунком-фактурою тощо. Для цього в полі «
по договору» необхідно вибрати відповідний документ. Для формування друкованої форми акта потрібно на вкладці «Лица, подписывающие акт» унести дані про осіб, які підписують цей акт звірки, а також дату й місце підписання акта. 
Після настроювання всіх перелічених вище параметрів можна сформувати регламентовану форму акта взаєморозрахунків, натиснувши на кнопку «
Остатки». Після натиснення на кнопку програма запропонує вибрати, ким є наша фірма стосовно контрагента (або дебітором, або кредитором), — це вплине на те, в якій колонці відображатимуться дані щодо нашої фірми*.* Докладніше про роботу з настройками звіту ми писали у виданні «Б & К», 2007, № 18.
Важливо!
Форму акта звірки, наведену в обробці, призначено для бухгалтерського звіряння розрахунків. Для того щоб підписаний акт звірки мав юридичну силу, необхідно виконати кілька умов. По-перше, акт має підписуватися керівниками підприємств чи уповноваженими на те особами. По-друге, в акті має бути зазначено реквізити обох сторін (адреси, номери розрахункових рахунків тощо).Ті реквізити, яких не вистачає, можна вписати безпосередньо до друкованої форми акта. Після натиснення на кнопку «
Обороты» внизу екрана з’являється панель редагування друкованої форми акта. Щоб унести зміни до форми акта, унизу на панелі відключіть кнопку «Только просмотр», і форма стане доступною для редагування.
У статті описано звіти, що охоплюють практично всі активи підприємства, які підлягають інвентаризації. Ці звіти допоможуть автоматизувати заповнення інвентаризаційного опису та актів інвентаризації, заощадивши в такий спосіб дорогоцінний час.
У цілому залишки за будь-яким рахунком можна побачити, сформувавши звіт «
Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Успіхів у роботі!
