Облік готівкових розрахунків в «1С:Бухгалтерії 7.7»
Готівковим розрахункам, попри намагання держави перевести грошовий обіг у безготівкову форму, поки що немає альтернативи в багатьох сферах господарської діяльності, особливо в роздрібній торгівлі та сфері послуг, і тим більше поза великими містами. Отже, розглядаючи облік за допомогою «1С:Бухгалтерії 7.7», неможливо оминути тему готівкових розрахунків.
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
Головний документ, що регламентує проведення і документальне оформлення готівкових розрахунків, — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, зі змінами та доповненнями (далі — Положення № 637). Воно є обов’язковим для всіх юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті.
Форми прибуткових і видаткових касових ордерів і касової книги наведено у додатках 2, 3 та 5 до Положення № 637. Усі ці форми в «1С:Бухгалтерії» заповнюються автоматично, причому прибутковий і видатковий касові ордери є документами, а касова книга — спеціальним звітом.
Проводки по касі можуть записуватися до інформаційної бази (далі — ІБ) при проведенні відповідних документів. Для цього константу «
Проводки по кассе только кассовыми ордерами» потрібно встановити в значення «Нет».
Прибутковий касовий ордер
Документ «
Приходный кассовый ордер», як і всі грошові документи конфігурації, не може служити початком ланцюжка взаєморозрахунків з контрагентом. Тому його не можна ввести на підставі іншого документа. Нагадаємо: якщо розрахунки починаються з отримання передоплати, необхідно зареєструвати документи «Счет» або «Договор». А от документом-підставою прибутковий касовий ордер служити може. На його підставі можна ввести податкову накладну.Доступ до прибуткових і видаткових касових ордерів забезпечує журнал «
Касса». Новий документ уводять шляхом додання рядка до цього журналу або командою «Документы → Касса → Приходный кассовый ордер» (рис. 1). 
Це високоавтоматизований документ, який «уміє» багато чого, — розраховувати за першою подією суму ПДВ і валових доходів, визначати балансову вартість валюти і записувати до ІБ проводки по касі, рахунках обліку валових доходів і ПДВ.
Мабуть, головним реквізитом документа є пункт «Только зарегистрировать». Відзначивши його прапорцем, ви відключите формування проводок. При цьому документ буде використаний «з метою оформлення» тільки для отримання друкованої форми ордера. Звичайно цей реквізит відзначають, коли константу «Проводки только кассовыми ордерами» встановлено в значення «Нет» і проводки по касі дозволено вводити іншим документам конфігурації — інакше проводки по касі «здвоюватимуться». Але реквізит доступний при будь-якому значенні цієї константи, і відмітка не встановлюється автоматично.
У полі «Вид операции» вибирають зі списку, що випадає (рис. 2), яку саме операцію реєструє прибутковий касовий ордер.
Значення цього поля визначає, які реквізити будуть автоматично встановлені в групі реквізитів «Аналитика» (табл. 1) і врешті-решт — схему бухгалтерських проводок.
Таблиця 1
| № з/п | Вид операції | Кор. рахунок за кредитом | Субконто кредиту | Поле « Заказ» |
| 1 | Оплата замовлення покупцем | 361 або 362 | Довідник « Контрагенты» | Журнал « Подбор заказа» |
| 2 | Надходження грошей з підзвіту | 3721 або 3722 | Довідник « Сотрудники» | Не заповнюється |
| 3 | Надходження грошей з банку | 311, 312, 313 або 314 | Довідник « Счета нашей фирмы» | Не заповнюється |
| 4 | Інші операції | Вибирається самостійно | Визначається видами субконто кореспондуючого рахунка | Визначається видами субконто кореспондуючого рахунка |
У табл. 1 зазначено можливий рахунок кредиту проводки. Рахунок дебету документ дізнається з реквізитів елемента довідника «
Счета нашей фирмы», який буде внесено до поля «Касса» групи реквізитів «Касса, сумма». Якщо вибрати валютну касу, за кредитом проводки буде вибрано валютний рахунок. А каса вибирається виходячи з валюти замовлення. Замовлення (документ, що починає ланцюжок взаєморозрахунків) необхідно вибрати в журналі «Подбор заказов». Заборгованість щодо замовлення буде внесено до поля «Сумма», а також буде розраховано і заповнено поле «НДС». Ці поля можна коригувати. Не забудьте встановити нульове значення в полі «НДС», якщо не потрібно дебетувати рахунок 6415.Документ може вивести залишок по касі, якщо ви клацнете мишею по кнопці зі знаком питання, розташованій поряд. Утім, такий сервіс актуальний при реєстрації видаткових, а не прибуткових касових ордерів.
Алгоритм документа перевіряє відповідність значень реквізитів і автоматично підставляє потрібні значення. Наприклад, якщо до реквізиту «
Счет» із групи «Аналитика» ввести субрахунок 3775 «Расчеты с рабочими и служащими по другим операциям», поле «Вид операции» автоматично встановиться в значення «Прочие операции». У полі «Субконто» потрібно буде вибрати співробітника, поле «Заказ» стане неактивним.У поля групи «
Реквизиты ордера» вводять додаткові відомості, необхідні для правильного заповнення прибуткового касового ордера. Замість цієї групи на закладці «Дополнительно» буде група реквізитів «Валовые расходы (доходы), прочее» (рис. 3). 
У цій групі реквізитів можна вибрати, чи відноситиметься операція до валових доходів, витрат, чи не враховуватиметься у валових доходах/витратах. Для цього встановлюють у першому за рахунком полі значення «+», «—» або «0» відповідно. За умовчанням поле «Валовые расходы» встановлено в значення «0», поле «Субконто» в значення «Ні дохід, ні витрата». Прибуткуючи оплату від покупців, відкоригуйте значення цих полів, тоді програма проаналізує, чи має місце перша подія, і сама визначить, чи треба нараховувати валовий дохід.
У наступному полі з назвою «Субконто» можна вибрати вид валових доходів/витрат із довідника. А поле «Вид прихода денег» може набувати значення, показані на рис. 4.
Це поле використовується тільки підприємствами на єдиному податку. Решта платників податків може не звертати на нього увагу.
Якщо установити прапорець «Указать сумму отгрузки вручную», у полях, що з’явилися, можна буде ввести суму раніше здійсненого відвантаження (або отриманої оплати) і ПДВ від цієї суми. Тоді валовий дохід і ПДВ за ордером будуть зменшені на введені вами величини.
На рис. 5 показано операцію, яку формує документ, наведений на рис. 1, за умови, що ця операція є першою подією, тобто відвантаження цінностей (або виконання робіт/послуг), за які надходить оплата, ще не відбулося. Як бачимо, документ «Приходный кассовый ордер» не тільки зареєстрував надходження грошей до каси проводкою Дт 301 — Кт 6811 «Расчеты по авансам полученным (в национальной валюте)», але і ввів проводки з ПДВ і валового доходу. До речі, якщо в розташоване на основній закладці поле «НДС» увести нульове значення, проводку щодо ПДВ записано не буде, а валовий дохід буде зареєстровано на повну суму.
На рис. 5 показано найскладніший варіант операції, що формується документом. Звичайно, під час надходження грошей з банку, оприбуткування повернення підзвітних сум та в багатьох інших випадках операція міститиме тільки одну проводку — по касі. Проте майте на увазі, що після введення цифр у полі «сумма» і натискання на клавішу «Enter» поле «НДС» розраховується і заповнюється автоматично. Якщо реєструється операція, не пов’язана з урахуванням ПДВ, відкоригуйте значення поля вручну.
Кнопкою «Печать» документ можна роздрукувати. У прибуткового касового ордера є три варіанти друкованої форми: «Кассовый ордер», «Печать на бланк строгой отчетности» та «Кассовый ордер (устаревший)». Другий залишився з тих часів, коли форма № КО-1 була «суворим» бланком (зараз він не використовується), а третій — ще з тих часів, коли ця форма ще була затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 р. № 51 (нині скасованого).
НУМЕРАЦіЯ ОРДЕРіВ
У документа «
Приходный кассовый ордер» є два реквізити з номером. Перший реквізит є номером документа цього виду, зареєстрованим в ІБ з початку року. Він призначається автоматично. Другий реквізит — «Номер ПКО» — міститься в групі «Касса, сумма». Це номер «паперового» прибуткового касового ордера.Якщо в підприємства декілька відокремлених підрозділів, вони згідно з п. 4.2 Положення № 637 можуть вести окремі касові книги. Нумерація прибуткових і видаткових документів має бути своєю для кожної каси. Реєструють рухи по всіх касах одним і тим самим документом «
Приходный кассовый ордер». Отже, використовувати його автоматичний нумератор для отримання номера «паперового» прибуткового ордера не можна. Розробники програми ввели окремі нумератори документів для кожної касової книги і банківського рахунка.У реквізитах елемента довідника «
Наши денежные счета» (рис. 6) є група «Последний документ», а в ній — два поля для зберігання останнього використаного номера видаткового і прибуткового документа. Покажемо роботу нумератора на прикладі прибуткового касового ордера:1. При введенні чергового документа «
Приходный кассовый ордер» його алгоритм зчитує значення реквізиту «Прих.ордер» з реквізитів вибраної каси.2. Зчитаний номер збільшується на одиницю і поміщується в поле «
Номер ПКО» (рис. 1). Це поле доступне для коригування.3. При збереженні документа значення поля «
Номер ПКО» переписується назад у реквізит «Прих.ордер» каси. Отже, при реєстрації наступного документа буде запропоновано наступний за порядком номер. 
Нумерація друкованих бланків документів «Расходный кассовый ордер» і «Платежное поручение» відбувається так само. Як бачимо, схема роботи нумератора дуже проста. Але вона може дати збій при введенні документа «заднім» числом і при ручному коригуванні значення поля «Номер ПКО». Крім того, якщо ви видалите помилково проведений документ, зайнятий ним номер так і залишиться зайнятим.
Видатковий касовий ордер
Екранна форма цього документа (рис. 7) дуже схожа на форму прибуткового касового ордера, зображену на рис. 1.
Заповнення полів видаткового касового ордера в основному аналогічне заповненню прибуткового касового ордера. Але оскільки документ відображає в обліку протилежну операцію — видатки, а не надходження грошей, змінився склад можливих значень поля «
Вид операции» (табл. 2).
Таблиця 2
| № з/п | Вид операції | Кор. рахунок за кредитом | Субконто кредиту | Поле « Заказ» |
| 1 | Оплата замовлення постачальника | 631 або 632 | Довідник « Контрагенты» | Журнал « Подбор заказа» |
| 2 | Інші операції | Вибирається самостійно | Визначається видами субконто кореспондуючого рахунка | Визначається видами субконто кореспондуючого рахунка |
| 3 | Видача грошей під звіт | 3721 або 3722 | Довідник « Сотрудники» | Не заповнюється |
| 4 | Здавання грошей до банку | 311, 312, 313 або 314 | Довідник « Счета нашей фирмы» | Не заповнюється |
На закладці «
Дополнительно» (рис. 8) можна уточнити, чи належатиме до валових доходів/витрат видача грошей з каси. Там само можна ввести вручну суму відвантаження. 
Як і прибутковий касовий ордер, документ «Расходный кассовый ордер» може визначати суму першої події і записувати проводки за валовими витратами та ПДВ. Але при розрахунку валових витрат в алгоритмі враховано вимогу п.п. 11.2.3 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, зі змінами та доповненнями. Якщо контрагент не є платником податку на прибуток на загальних підставах, датою збільшення валових витрат за операціями з ним є дата оприбуткування товарів (робіт, послуг), а не дата їх оплати. Алгоритм проведення документа перевіряє значення реквізиту «Плательщик налога на прибыль» вибраного контрагента. Якщо реквізит не позначено, проводки за рахунками «ВД» і «ВР» не записуються.
Операцію, сформовану документом з реквізитами, показаними на рис. 7 і 8, наведено на рис. 9.
Важливо!
Перша проводка щодо видачі грошей з каси може бути у двох варіантах. Якщо константу «Выделять авансы» встановлено в значення «Нет», документ дебетує безпосередньо субрахунок 631 або 632. Якщо програма настроєна на виділення авансів, буде зареєстровано проводку Дт 3711 — Кт 301 (або Дт 3712 — Кт 302 при передоплаті у валюті).Згідно з п. 2.3 Положення № 637 та постановою Правління НБУ від 09.02.2005 р. № 32 сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, що надають послуги з переказу грошей, і підприємств поштового зв’язку не повинна перевищувати десяти тисяч гривень протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму здійснюються виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Важливо!
При оформленні видаткових касових ордерів не забувайте контролювати обсяг готівкових операцій! Адже перевищення 10-тисячного ліміту програма не перевіряє.Клацнувши по кнопці «Печать», ви отримаєте друковану форму видаткового касового ордера форми № КО-2 з усіма заповненими реквізитами. Як і у випадку з прибутковим касовим ордером, у видаткового є три варіанти друкованої форми: «Кассовый ордер», «Печать на бланк строгой отчетности» та «Кассовый ордер (устаревший)». Другий залишився з тих часів, коли форма № КО-2 була «суворим» бланком (зараз він не використовується), а третій — ще з тих часів, коли ця форма ще була затверджена наказом Мінстату України від 15.02.96 р. № 51 (нині скасованого).
Касова книга
Як уже було сказано на початку статті, касова книга є спеціальним звітом. Вікно його настройки (рис. 10) можна викликати командою «
Отчеты → Кассовая книга». У вікні слід вибрати період формування касової книги (за умовчанням установлюється поточний день), касу (субконто виду «Наши денежные счета») і валюту. Якщо в касі є залишок грошових коштів, призначений для видачі заробітної плати, суму залишку вводять у поле «На зарплату». 
Форми останнього листа в місяці і останнього листа в році дещо відрізняються: у нижній їх частині виводиться кількість листів за місяць/рік. Сформувати листи з таким написом дозволяє перемикач у нижній частині вікна.
Останній номер листа касової книги зберігається в реквізитах довідника «Счета нашей фирмы» для кожної каси окремо. На відміну від номерів прибуткових і видаткових документів цей реквізит періодичний, програма зберігає історію його змін. При введенні інформації «заднім» числом (за минулі дати) нумерація листів книги збивається. У цьому разі потрібно позначити пункт «Пересчитать номера листов с начала года». Програма перерахує дні, за які по касі реєструвалися обороти, і відновить нумерацію листів. Можливо, частину їх доведеться роздрукувати заново.
Важливо зазначити, що звіт «Кассовая книга» будується не за документами, а за зареєстрованими в ІБ проводками. До звіту потраплять будь-які проводки по касі, а не тільки ті з них, які зареєстровані прибутковими та видатковими ордерами. Наприклад, проводки, введені ручними операціями, і проводки, сформовані документами (якщо константу «Проводки по кассе только кассовыми ордерами» встановлено в значення «Нет»). Формуючи звіт, програма порівняє обороти за субрахунком 301 (або 302) у розрізі вибраного субконто «Касса» із сумами, зареєстрованими касовими документами. При виявленні помилок у вікні повідомлень, що відкривається в нижній частині екрана, виводяться повідомлення виду «Для документа Операция 1 (22.08.10) нет ссылки на кассовый ордер!» або «Обороты по документам и проводкам за 22.08.10 не совпадают!». Це дозволяє легко відшукати касові операції, не оформлені ордерами.
Клацнувши по кнопці «Сформировать», ви отримаєте придатні для роздрукування листи касової книги (рис. 11). При цьому якщо було встановлено галочку у полі «Вывести титульный лист», то друкована форма буде розпочинатися з титульного листа.
На рис. 11 видно, що курсор в елементах виведеної таблиці набуває вигляду знака «плюс з лупою»: у звіті працює механізм деталізації, що дозволяє відкрити документ, що сформував проводку.
Якщо каса формується не за день, а за період, звіт буде багатосторінковим. Звіт роздруковують у двох примірниках. Один примірник використовують для формування касової книги, інший — як Звіт касира. Згідно з п. 4.4 Положення № 637 після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з прибутковими і видатковими касовими документами під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
На цьому завершуємо розгляд обліку готівкових операцій в «1С:Бухгалтерії 7.7» (реліз 7.70.279). Якщо у вас виникли запитання, надсилайте їх на адресу редакції
bk@id.factor.ua . Ми обов’язково відповімо.
