Автоматизація нарахування резерву відпусток: трохи креативу в житті бухгалтера

Автоматизація нарахування резерву відпусток: трохи креативу в житті бухгалтера

Не сумніваюся, що із заповненням нової форми Декларації з податку на прибуток у бухгалтерів рівень креативу (утім, як і адреналіну) зашкалює, отже, саме час відпочити. Як відомо, кращий відпочинок — це зміна виду діяльності. Тому пропоную вам спробувати себе в новій ролі — у ролі творця. А створюватимемо ми в «1С:Бухгалтерії 7.7» новий документ «Нарахування резерву відпусток», який зможе автоматично розраховувати суми резерву відпусток та формувати проводки за цією операцією.

Юлія КАМІНСЬКА, консультант «Б & К»

Відпустка — це час відпочинку, який розраховується в календарних днях і надається працівникам зі збереженням місця роботи та заробітної плати. Право на відпустки мають усі громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Нарівні з громадянами Україні право на відпустки мають іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні (ст. 2 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР). Право на відпустку мають працівники, що уклали безстрокові трудові договори, трудові договори на визначений строк, на час виконання певної роботи, сезонні, тимчасові працівники та сумісники, працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу. Відпускні є поточними виплатами працівникам підприємства за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню. Працівник має право отримати їх у майбутніх періодах.

Необхідність створення резерву відпусток

Необхідність створення резерву відпусток передбачено п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання», відповідно до якого для відшкодування майбутніх операційних витрат, у тому числі й на оплату відпусток, на підприємстві створюється відповідне забезпечення.

Також аналогічну норму передбачено п. 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам». Згідно з цим пунктом виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням шляхом створення забезпечення (резерву) у звітному періоді.

Відповідно до п. 17 П(С)БО 11 використання створеного резерву є цільовим і дозволяє підприємству рівномірно розподіляти протягом року витрати на оплату відпускних, оскільки відрахування до резерву здійснюються щомісячно за спеціальним розрахунком (про нього йтиметься далі), а нарахування самих відпускних відбувається вже за рахунок коштів такого резерву.

Роз’яснення щодо необхідності створення резерву відпусток також наведено в листі МФУ від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321.

Таким чином, метою створення резерву оплати відпусток є рівномірний розподіл витрат на оплату відпусток протягом звітного періоду. Кошти, що відраховуються на виплату відпускних, мають, як уже зазначалося, точне цільове призначення, тобто це кошти для виплати відпускних та компенсацій за невикористані відпустки, а підприємство самостійно визначає порядок створення резерву оплати відпусток та використання залишків коштів у наказі про облікову політику. При цьому сума резерву, що створюється, може не збігатися на 100 % з витратами, понесеними підприємством на виплату зобов’язань, але вона має бути максимально наближена до фактичних витрат.

Особливості створення резерву відпусток

Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом МФУ від 30.11.99 р. № 291 (далі — Інструкція № 291), розмір забезпечення (резерву) визначається щомісячно як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам та відсотка, розрахованого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці.

Відсоток відрахувань до резерву оплати відпусток кожне підприємство розраховує самостійно.

При розрахунку суми резерву враховуються заробітна плата, що включається до розрахунку середнього заробітку за рік, та відрахування сум єдиного соціального внеску, що нараховуються на зарплату.

Щоб розрахувати резерв відпусток у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7», розглянемо спочатку механізм його розрахунку.

1. Визначимо кількість невикористаних днів відпустки щодо кожного із працівників.

2. Розрахуємо резерв відпустки виходячи із суми окладу та кількості днів невикористаної відпустки.

3. Розрахуємо суму резерву на сплату єдиного соціального внеску із сум резерву відпускних.

Сума резерву, розрахована у такий спосіб, максимально відповідатиме прогнозованій сумі відпускних виплат.

Застосування резерву відпусток має такі особливості:

1) відшкодовуються тільки ті витрати, для покриття яких резерв створено, тобто оплата щорічних відпусток, додаткових відпусток, компенсацій за невикористані відпустки;

2) на оплату навчальних та творчих відпусток резерв відпусток не створюється, такі витрати відносяться відразу на поточні витрати відповідного місяця;

3) згідно з П(С)БО 11 залишок резерву оплати відпусток має переглядатися на кожну дату балансу та в разі потреби коригуватися (збільшуватися чи зменшуватися).

Щоб правильно визначити невикористаний залишок резерву відпусток на кінець звітного року, здійснюється інвентаризація резерву виплат відпусток. Для цього складається список працівників, в якому зазначаються:

1) прізвище, ім’я, по батькові працівника, підрозділ, в якому він працює;

2) період, за який не використано відпустку;

3) кількість календарних днів відпустки, що припадають на кінець поточного року, які фактично не використано;

4) середньоденна заробітна плата працівника за поточний рік;

5) розміри єдиних соціальних внесків;

6) суми резерву на виплату відпускних.

Отриману за результатами інвентаризації суму порівнюють із сумою залишку резерву на оплату відпусток на кінець року.

Бухгалтерський та податковий облік резерву відпусток

Відповідно до Інструкції № 291 нарахування резерву оплати відпусток у бухгалтерському обліку відображається на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

За кредитом субрахунку 471 відображаються суми нарахованих резервів у кореспонденції з рахунками відповідних видів витрат, за дебетом — використання цього резерву на оплату відпусток у кореспонденції з рахунками обліку заробітної плати та зборів на соціальне страхування, що сплачуються за рахунок підприємства.

На цьому ж субрахунку узагальнюється інформація про забезпечення відрахувань до Пенсійного фонду України єдиного соціального внеску із сум забезпечення на оплату відпусток. Щомісячно визначена сума резерву в бухгалтерському обліку включається до складу витрат звітного періоду. При безпосередньому нарахуванні відпускних працівникам сума відпускних уже не включається до витрат звітного періоду, а нараховується за рахунок коштів сформованого резерву відпусток.

Нарахування резерву на оплату відпусток у податковому обліку не відображається, а до складу витрат уключається фактично нарахована сума відпускних та соціальних внесків на цю суму (згідно з пп. 138.8.2, 138.10.1, 138.10.2 ст. 138 розд. III Податкового кодексу України

Якщо підприємство використовує тільки клас 9 рахунків, нарахування резерву відпусток відображається такими проводками (див. табл. 1):

Таблиця 1

* Оскільки резерв утворюється рівномірними щомісячними відрахуваннями, а витрачання може бути нерівномірним, то в окремі періоди коштів резерву може виявитися недостатньо для покриття відповідних витрат. У цьому випадку, щоб уникнути утворення дебетового сальдо на рахунку 471, сума перевитрати тимчасово відображається на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів».

Інформація про величину резерву на оплату відпусток працівникам відображається у фінансовій звітності так:

— у Балансі (форма № 1) — у розділі II пасиву в рядку 400 «Забезпечення виплат персоналу»;

— у Балансі (форма № 1м) — у розділі II «Забезпечення майбутніх витрат на цільове фінансування» пасиву в рядку 430;

— у примітках до фінансової звітності (форма № 5) — рядок 710 примітки VII «Забезпечення і резерви».

Створення резерву відпусток у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7»

У типовій конфігурації програми «1С:Бухгалтерія 7.7» не передбачено документ, що дозволяє автоматично нараховувати резерв відпусток. Зазвичай таке нарахування проводиться бухгалтером за допомогою ручної «

Водночас ми хочемо запропонувати підприємствам, де є велика кількість працівників, за якими доводиться розраховувати та нараховувати резерв відпусток уручну, самостійно створити документ «

Запустіть програму в режимі «

Відкриваємо конфігурацію (меню «

Отже, тепер можемо приступати до створення документа «Начисление резерва отпусков». Знову відкрийте конфігурацію та в меню «Конструкторы» виберіть «Новый документ». Перед вами «Конструктор Документа» (рис. 2).

У полі «Идентификатор» потрібно без пробілів написати назву створюваного документа «НачислениеРезерваОтпусков» (див. рис. 3) та натиснути кнопку «Далее». У вікні, що відкрилося після цього, установіть прапорці, як показано на рис. 3.

Далі конструктор пропонує створити бухгалтерські проводки, які формуватиме документ після проведення (див. рис. 4). У табл. 1 наведено проводки, що формуються в обліку при створенні резерву відпусток, — додамо їх до «Списка проводок». Щоб це зробити, натисніть кнопку «Добавить» та виберіть рахунки, які формуватимуть бухгалтерську проводку (див. рис. 4), і натисніть «ОК».

Крім проводок, зазначених на рис. 4, при створенні модуля документа необхідно прописати аналогічні сторнуючі проводки, щоб проводити коригування суми резерву відпусток, нарахованого в попередньому звітному періоді.

Далі конструктор документа запропонує список можливих реквізитів документа, що можуть використовуватися для формування заданих вище проводок (див. рис. 5). Тут нічого не змінюватимемо. Ідемо далі.

Наступний етап — вибір елементів, які відображатимуться в «Шапке» і «Табличной части» створюваного нами документа (рис. 6). У нашій ситуації всі зазначені реквізити відображатимуться в табличній частині документа. Тому їх слід перенести в поле «Табличная часть» за допомогою кнопки зі стрілкою. Ідемо далі.

Якщо потрібно включити документ до одного з журналів, необхідно проставити ознаку в полі «Документ будет принадлежать журналу» та вибрати журнал із існуючих журналів або створити новий журнал. Ми пропонуємо створити окремий журнал «НачислениеРезерваОтпусков» (рис. 7).

Наступне вікно дозволяє автоматично включити введення документа в меню інтерфейсу користувача. Для цього потрібно поставити прапорець напроти опції «Вставить команду в пользовательское меню» (рис. 7).

Далі створюємо новий журнал документів, для якого необхідно визначити параметри та включити його в меню інтерфейсу користувача згідно з прикладом на рис. 7. Після визначення всіх параметрів журналу натискуємо на кнопку «Готово» — поздоровляємо, ви щойно створили новий документ за допомогою конструктора документів. Але це ще не кінець.

Перед вами відкрилося вікно з реквізитами документа, які потрібно прописати вручну, щоб розрахунки та форма документа були коректними. Необхідно сформувати форму та модуль документа із зазначенням усіх необхідних реквізитів шапки та табличної частини документа (див. рис. 8).

На цьому етапі потрібно наповнити шапку документа необхідними реквізитами. Для цього внизу вікна «Реквизиты шапки» натискуємо кнопку «Новый» та у вікні «Свойства реквизита», що відкрилося, указуємо значення, наведені на рис. 8.

Реквізити табличної частини, запропоновані конструктором спочатку, можна просто видалити або змінити, як показано на рис. 9, для реквізиту «Сотрудники». Зверніть увагу: із запропонованого списку значень параметра «Тип значения» має бути вибрано «Справочник.Сотрудники».

Виконаємо наповнення реквізитів табличної частини документа реквізитами, переліченими в табл. 2.

Для цього натискуємо кнопку «Новый» унизу вікна «Реквизиты табличной части» (див. рис. 8) та у вікні, що відкрилося, заповнюємо поля:

— «Идентификатор» — слова в цьому полі пишуть без пробілів;

— «Синоним» та «Комментарий» — значення в них, як правило, дублюють одне одного, тому в таблиці вони стоять в одній колонці;

— «Тип значения» — оскільки всі наведені в табл. 2 реквізити вимірюються в числовому виразі, він для них стоятиме в значенні «<<Число>>»;

— «Длина» і «Точность» для всіх реквізитів із табл. 2 буде така сама, як наведено на рис. 10.

У зв’язку з тим, що на початок року в багатьох підприємств враховуються залишки за внесками до Пенсійного фонду України та внесками до фондів соціального страхування, необхідно скласти алгоритм з урахуванням списання цих залишків.

Таблиця 2

Оскільки при нарахуванні резерву відпусток використовується період в 1 рік, а єдиний соціальний внесок запроваджено тільки з 01.01.2011 р., у формі документа є поля з інформацією про нарахування внесків до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування від нещасного випадку, Фонду соціального страхування на випадок безробіття, а також Фонду соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Остаточний варіант документа матиме вигляд, як наведено на рис. 11.

Для коректного формування та проведення документа необхідно проконтролювати, щоб у полях, зазначених на рис. 11, було проставлено всі необхідні ознаки.

У наступному номері ми продовжимо створення документа, а поки вікно можна закрити та зберегти зміни.