OPZ «Податкова звітність»: відповіді на запитання щодо довідника контрагентів
 | Деякі запитання щодо програми OPZ «Податкова звітність», які поширюються податковими органами, стосуються роботи з довідником контрагентів. Інтерес до нього зрозумілий, адже цей довідник використовується при заповненні Реєстру отриманих та виданих податкових накладних, а з цим документом мають справу майже всі користувачі OPZ. Відповідає Олександра ВІНЦЕВИЧ , головний державний податковий інспектор ДПІ у Деснянському районі м. Києва |
СТВОРЕННЯ ДОВІДНИКА КОНТРАГЕНТІВ
Як у програмі OPZ, що видається податковими органами, заповнювати та редагувати довідник контрагентів?
Заповнювати довідник контрагентів користувач може двома шляхами.
Перший з них полягає в тому, що на початку роботи з програмою платник податків може натиснути зверху ліворуч на слово «
Довідники» та вибрати у вікні, яке з’явилось під цим словом, слова «Довідник контрагентів». При натисканні на них на моніторі посеред екрана з’являється додаткове вікно з довідником (рис. 1). 
Щоб заповнити інформацію про контрагента, слід натиснути курсором на слово «Редагувати» в цьому вікні. Після того як ви це зробили, з’явиться один рядок, який ви можете заповнити (у ньому зазначається інформація про вашого контрагента).
Якщо ж у вас не один, а більше контрагентів і ви бажаєте інформацію про них занести до «Довідника контрагентів», то необхідно значно більше рядків для заповнення інформації про них. У цьому разі слід уважно придивитись до нової маленької панелі інструментів, яка відсутня в момент відкриття вікна, але з’являється одразу, як ви натиснули на слово «Редагувати». Ця маленька панель з’являється у правому верхньому кутку цього нового вікна. Частково вона затуляє назву стовпчика «Номер свідоцтва ПДВ», тому цю назву треба запам’ятати (рис. 2).
На цій маленькій панелі інструментів є значки окремих автоматичних функцій. Якщо ви наведете курсор на кожний з цих значків, то серед інших побачите такі назви, як «Видалити рядок» 
, «Додати рядок після виділеного» 
, «Додати рядок до виділеного» 
. Усі ці назви підказують, що перш за все рядок треба виділити, а вже потім робити ті дії, які потрібні.
Для того щоб виділити рядок, треба навести курсор на рядок, з яким будуть здійснюватись якісь дії. Одразу попередимо, що в рядку є, так би мовити, особливі зони. При натисканні на них нічого не відбувається. У подальшому ви побачите, що в цьому місці будуть розташовуватись цифри та літери. Тому радимо натискати курсором поближче до вертикальних рисок. При такому натисненні весь рядок одразу набуде синього кольору, тобто він стає виділеним. Саме в цей момент ви маєте можливість побачити, що так звані особливі зони теж виділились, але вони набули не синього, а темно-блакитного кольору.
Ось тепер можна наводити курсор на значок, який позначає «Додати рядок після виділеного» . Скільки рядків треба додати, стільки натискань треба зробити.
Слід звернути увагу на таке: якщо треба додати рядок нижче виділеного рядка, то радимо натискати на значок, який позначає «Додати рядок після виділеного» , а якщо треба додати рядок вище виділеного рядка, то натискають на значок, який позначає «Додати рядок до виділеного» .
Якщо з будь-яких причин було зроблено більше рядків ніж передбачалось, то зайвий рядок можна видалити, навівши курсор на слова «Видалити рядок» і натиснувши на ці слова, але перед цим рядок треба виділити так, щоб він був синього кольору.
Другий спосіб полягає в тому, що всі описані дії можна зробити вже тоді, коли платник податку відкрив бланк під назвою «Реєстр отриманих та виданих податкових накладних». Так, навівши і натиснувши курсор у рядку на блакитне поле в шостому стовпчику «Розділу I. Отримані податкові накладні», який має назву «Постачальник», або на блакитне поле в п’ятому стовпчику «Розділу II. Видані податкові накладні», який має назву «найменування (П.І.Б. — для фізичної особи)», платник податків побачить, що поряд з блакитним полем з’являється додаткова кнопка «[…]». При натисненні на цю кнопку на моніторі посеред екрана комп’ютера з’явиться додаткове вікно, яке має назву «Довідник контрагентів». Ну а далі вже здійснюються описані вище дії, перша з яких — натискання курсором в цьому вікні на слово «Редагувати».
При відкритому бланку під назвою «Реєстр отриманих та виданих податкових накладних» подібні дії із заповнення інформації щодо контрагентів можна здійснити також через натискання на блакитні поля в сьомому стовпчику «Розділу I. Отримані податкові накладні» або в шостому стовпчику «Розділу II. Видані податкові накладні», які мають однакові назви «Індивідуальний податковий номер». Платник податків побачить, що поряд з блакитним полем також з’явиться додаткова кнопка «[…]». При натисканні на цю кнопку на моніторі посеред екрана комп’ютера також з’явиться додаткове вікно, яке має назву «Довідник контрагентів». Далі здійснюються дії, описані вище.
Звертаємо увагу на те, що при будь-якому способі заповнення інформації про контрагентів не слід забувати наприкінці дій натиснути на слово «Зберегти».
Якщо у вас уже заповнена якась кількість контрагентів, а вам потрібно ще додати когось, то після відкриття вікна «Довідник контрагентів» також слід натиснути курсором на слово «Редагувати», адже лише тоді з’явиться можливість додавати рядки (з’явиться маленька панель інструментів) та показники нового контрагента.
ПЕРЕНЕСЕННЯ КОНТРАГЕНТА З ДОВІДНИКА ДО РЕЄСТРУ
Яким чином інформація про контрагента переноситься до рядка бланка «Реєстр отриманих та виданих податкових накладних»?
Після того як ви заповнили в рядку показники перших п’яти стовпчиків «
Розділу I. Отримані податкові накладні» або перших чотирьох стовпчиків «Розділу II. Видані податкові накладні» та натиснули на кнопку «[…]», яка з’явилась у наступному стовпчику, на моніторі посеред екрана з’явиться додаткове вікно, яке має назву «Довідник контрагентів» (рис. 1). Навівши курсором на рядок стосовно обраного контрагента та натиснувши на нього, ви побачите, що рядок стає виділеним (увесь рядок стає блакитним). Тепер достатньо натиснути на клавіатурі на кнопку «Enter» або достатньо зробити подвійний клік на цьому рядку та інформація про контрагента буде автоматично перенесена до потрібного рядка. У цей момент додаткове вікно, яке має назву «Довідник контрагентів», зникне.
СОРТУВАННЯ КОНТРАГЕНТІВ У ДОВІДНИКУ
Мій довідник містить більш ніж 170 контрагентів, але користуватись цим переліком дуже незручно, адже всі контрагенти розміщені в тому порядку, в якому їх було введено. Чи є можливість в програмі OPZ якось їх сортувати, щоб було зручніше знаходити?
Звичайно, є. Відкривши вікно «
Довідник контрагентів», перш за все потрібно вирішити, за яким із реквізитів контрагентів потрібно сортувати весь перелік.Припустимо, що потрібно сортувати всіх контрагентів за їх індивідуальними податковими номерами. Для цього необхідно здійснити лише одну дію — натиснути курсором у таблиці на залоговок колонки «
Індивідуальний податковий номер» (рис. 3). Як тільки ви це зробите, увесь перелік контрагентів розташується в порядку зростання їх ІПН, якщо натиснути на ці слова ще раз, то весь перелік контрагентів розташується в порядку зменшення їх ІПН. 
У той же спосіб перелік контрагентів можна сортувати за іншими показниками, наприклад шляхом натискання в таблиці на назву граф: «Назва (Прізвище, ім’я, по батькові)», «Місцезнаходження», «Номер телефона», «Номер свідоцтва ПДВ».
Звертаємо увагу на те, що в цьому вікні також є функція індивідуального пошуку контрагента за його індивідуальним податковим номером або за назвою. Але в останньому випадку контрагент знаходиться лише у випадку повного співпадання всіх літер, якими його було набрано в довіднику контрагентів. І хоча ця функція розроблена для можливості редагування, в окремих випадках ви можете нею скористатись для пошуку контрагента. Управління цією функцією ви можете побачити у відкритому вікні «Довідник контрагентів» зверху праворуч (рис. 3).
ЯК ОТРИМАТИ ПОКАЗНИК ЗАГАЛЬНОЇ КІЛЬКОСТІ КОНТРАГЕНТІВ У ДОВІДНИКУ
У довіднику контрагентів програми OPZ набрано безліч контрагентів — платників ПДВ. Але в таблиці відсутній такий показник, як порядковий номер. Чи є десь у програмі інформація відносно кількості набраних мною контрагентів?
Так, є. Відкрийте вікно «
Довідник контрагентів» та натисніть у ньому зверху ліворуч на слово «Редагувати». Таблиця контрагентів дещо зміниться — у першій графі нової таблиці з’явиться атрибут «№ п/п». У цій таблиці видно, що кожний контрагент має свій порядковий номер (рис. 2).Таким чином, можна дізнатись, скільки контрагентів є у створеному вами довіднику контрагентів. Але одразу попереджаємо, що колонка «
№ п/п» відображається тимчасово, адже після закриття довідника контрагентів і відкриття його іншим разом колонку «№ п/п» знову буде сховано. Але ви вже знаєте, як її можна побачити будь-якої хвилини.
ДЛЯ КОЖНОГО ПІДПРИЄМСТВА СТВОРИТИ ОКРЕМИЙ ПЕРЕЛІК НЕМОЖЛИВО
Працюю бухгалтером на трьох невеликих підприємствах. Чи можна в програмі OPZ «Податкова звітність» створити для кожного з підприємств окремий перелік його контрагентів?
На жаль, розробники програми не передбачили такої можливості. У довіднику контрагентів зберігаються контрагенти для всіх платників податків, інформація про яких є у вікні «
Персональні настройки» і звітність яких відповідно складається за допомогою програми.
