Чим цікавий PDF

Чим цікавий PDF

Почну з реальної історії, що відбулася із одним з моїх колег, причому зовсім недавно. Суботній вечір, сили вичерпуються, а на екрані плід титанічних зусиль — вивірений, відформатований! Саме той звіт, який потрібен уранці в понеділок. Залишилося зовсім небагато: роздрукувати примірник — і справі кінець. Але… де там! Спроба друкування показала, що картридж тихо сконав, запасного немає і купити його у вихідні нема де. Здавалося б, усе просто: копіюємо документ, знаходимо працюючий принтер та роздруковуємо. Однак програма, де сформовано звіт, прив’язана до конкретного комп’ютера. Установити її на іншу машину складно, до того ж незаконно. Як бути в такій ситуації? Тягнути разом зі звітом комп’ютер? Насправді все дуже просто — створити звіт у форматі PDF, а потім роздрукувати його на будь-якій машині, де є працюючий принтер. Про те, як створювати pdf-документи, що потрібно для їх обробки, я розповім у цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Перш ніж розпочати роботу з форматом PDF, не завадило б розібратися, що це таке і для чого він потрібний. Отже, формат PDF («Portable Document Format») призначено для зберігання електронних документів у вигляді, що не залежить від специфічних характеристик пристроїв друку та відображення інформації. Розробником формату є фірма Adobe Systems — лідер у сфері пакетів комп’ютерної графіки та видавничих систем. Родзинка pdf-документів полягає в тому, що вони зберігають графічну й текстову інформацію, дані про шрифтове оформлення та параметри для настроювання друку як одне ціле. Це виявилося таким зручним, що формат PDF швидко зайняв чільні позиції у світі інформаційних технологій та перетворився на своєрідний стандарт для обміну електронними даними. Рахунки, бланки, звіти, тексти законів, інструкції — левова частка таких документів розповсюджується саме в цьому форматі. У чому ж причина такої популярності?

Насправді у формату PDF багато переваг. Головна з них — його багатоплатформеність. Документ у форматі PDF не залежить від операційної системи, від типу комп’ютера або від моделі принтера. Прочитати і надрукувати такий документ можна практично скрізь. Особисто мені важко назвати формат, якому була б притаманна така універсальність. Є й інші не менш важливі моменти, наприклад:

— pdf-документи дуже зручно читати, у них чудово організовано навігацію по сторінках;

— до тіла pdf-документа можна вставити систему закладок, що прискорять пошук потрібного фрагмента;

— pdf-документ точнісінько зберігає параметри вихідного форматування, його зручно публікувати в Інтернеті, переносити на мобільні пристрої;

— pdf-документи добре захищені від випадкового редагування, принаймні краще, ніж файли у форматах Word і Excel;

— документ у форматі PDF легко отримати з будь-якої прикладної програми. Достатньо, щоб ця програма «вміла» друкувати;

— документи у форматі PDF не залежать від шрифтів. Якщо на вашому комп’ютері немає відповідного шрифту, pdf-документ усе одно вдасться надрукувати.

Думаю, згаданих переваг вистачає, щоб викликати інтерес до роботи з цим форматом. Докладно вивчати нюанси роботи з PDF ми не будемо: бухгалтеру такі подробиці ні до чого. Наше завдання — навчитися створювати pdf-документ, переглядати і роздруковувати його, причому робити це в різних програмах.

Як створити pdf-документ

Спосіб створення pdf-документа залежить від того, з якою програмою ви працюєте. Більшість сучасних програмних продуктів уміють самостійно створювати файли у форматі PDF. Така можливість є, наприклад, в основних компонентах MS Office 2007 (2010), у більшості програм сканування, у графічних редакторах тощо. У цьому випадку жодні додаткові засоби вам не знадобляться, усе можна зробити безпосередньо в самій програмі. Якщо прикладна програма не містить вбудованої функції для формування pdf-документа, вам знадобиться спеціальна програма. Ми познайомимося з обома варіантами створення pdf-документів та почнемо з прикладних рішень MS Office 2010.

Створюємо pdf-документ в MS Office 2010

Такі прикладні рішення, як Word, Excel, PowerPoint, Publisher пакета MS Office 2010, містять вбудовані засоби для створення документів у форматі PDF. Подивимося, як це працює на прикладі програми Excel 2010. Виконуємо такі дії:

1. Викликаємо програму Excel, відкриваємо в ній будь-який документ.

2. Клацаємо по меню «Файл», вибираємо пункт «Сохранить и отправить».

3. У меню, що відкрилося, клацаємо по пункту «Создать документ PDF/XPS» (рис. 1).

4. Клацаємо по іконці «Создать PDF/XPS». Відкриється вікно «Опубликовать как PDF или XPS», зображене на рис. 2.

5. У ньому вибираємо папку для збереження даних, уводимо ім’я файлу та натискуємо на кнопку «Опубликовать».

Через деякий час у зазначеній папці з’явиться документ з розширенням «*.pdf». Як бачите, усе дуже просто.

Тепер про настройки. При роботі з прикладними програмами MS Office 2010 деякі параметри при створенні pdf-документа можна змінити. Для цього у вікні «Опубликовать как PDF или XPS» (рис. 2) натискуємо на кнопку «Параметры…». Відкриється вікно, зображене на рис. 3. Тут я б звернув увагу на такі моменти.

У групі «Страницы» можна вказати діапазон сторінок, які Excel передасть до pdf-документа. Пропонуються два варіанти — сформувати документ з усіх сторінок робочої книги чи обмежитися деяким діапазоном (його можна задати в параметрах «с:» і «по:»).

Група параметрів «Опубликовать» дозволяє визначити ту частину робочої книги, яку буде передано до pdf-документа. Тут ви можете вибрати варіанти «выделенный диапазон», «всю книгу» або передати до pdf-документа лише виділені листи. Зрозуміло, що від установлення параметрів у групі «Опубликовать» залежить і кількість сторінок у підсумковому документі.

Під час підготовки бухгалтерських звітів у робочій книзі часто використовують так звані області друку. Така можливість дозволяє обмежити фрагмент робочого листа, який Excel передасть до підсумкового звіту. За умовчанням при створенні pdf-документа Excel ураховує області друку. Щоб відмовитися від цієї можливості та надрукувати лист повністю, у вікні «Параметры» потрібно включити прапорець «Не учитывать области печати». Решту параметрів вікна настройок використовують рідко, їх значення можна залишити за умовчанням.

І останній момент. Інколи при створенні pdf-документа хотілося б управляти розміром кінцевого файлу: мінімізувати його (для публікування в Інтернеті або для запису до бази даних) чи навпаки — пожертвувати розміром документа для збереження якості при його роздрукуванні. Для вирішення цього завдання у вікні «Опубликовать как PDF или XPS» (рис. 2) передбачено перемикач «Оптимизация:». Він може набувати двох значень — «Стандартная (публикация в Интернете и печать)» і «Минимальный размер (публикация в Интернете)». Думаю, що ці назви говорять самі за себе.

Створюємо pdf-документ через віртуальний принтер

Якщо ви працюєте з програмою, де немає вбудованих засобів створення файлів у форматі «*.pdf» («1С:Бухгалтерія» або ранні версії MS Office), для створення pdf-документа вам знадобиться спеціальна програма. Більшість таких програм являють собою віртуальний принтер. Це дуже зручно: ви друкуєте на цьому принтері документ — і готово!

Програм, призначених для створення pdf-документів, багато. Безумовними лідерами серед них є «фірмові» Adobe Acrobat (http://www.adobe.com/ru/) та PDF XChange фірми «Tracker Software Products» (http://www.tracker-software.com). Ці програми мають зручний інтерфейс, містять численні настройки, дозволяють не лише створювати pdf-документи, а й редагувати їх. Однак я пропоную зупинити свій вибір на апробованому і (що найголовніше!) безкоштовному продукті PDFCreator. Беззаперечною перевагою цієї програми є те, що вона має дружній російськомовний інтерфейс, працює в будь-якій версії Windows, є компактною та швидкою. Але перш ніж скористатися програмою PDFCreator, її потрібно знайти і встановити. Саме це ми зараз і зробимо.

ІНСТАЛЮЄМО PDFCREATOR

Насамперед заходимо на сайт розробника (http://www.pdfcreator.ru/), переходимо на сторінку завантаження і клацаємо по посиланню для скачування файлу. Через деякий час у папці для завантажень (її зазначено в параметрах вашого браузера) з’явиться файл «PDFCreator-1_3_1_setup.exe». Це й є інсталяційний пакет програми PDFCreator версії 1.3.1. Процедура її установлення вкрай проста. Виконуємо такі дії:

1. Викликаємо файл «PDFCreator-1_3_1_setup.exe». Відкриється вікно з пропозицією вибрати мову установлення (рис. 4). Дрібничка, а приємно.

2. Вибираємо варіант «Русский» і натискуємо на «ОК». Відкриється вікно з текстом ліцензійної угоди.

3. Уважно читаємо запропонований текст, далі включаємо прапорець «Я принимаю условия лицензионного соглашения». Можна подумати, що у нас є вибір.

4. Натискуємо на кнопку «Далее». Відкриється вікно з компонентами, що входять до пакета PDFCreator (рис. 5). Тут можна залишити все за умовчанням.

5. Щоб продовжити установлення, у вікні на рис. 5 натискуємо на «ОК». Через деякий час відкриється вікно з пропозицією встановити програму «Yandex.Bar». За бажання можете зробити це або відмовитися від такої можливості. Ваш вибір жодним чином не вплине на роботу PDFCreator.

6. Послідовно проходимо решту вікон установлення, усі параметри в них залишаємо за умовчанням. Через деякий час з’явиться вікно з повідомленням, що інсталяцію завершено.

Отже, програму ми встановили. Однак у цьому не завадило б переконатися. Тому виконуємо такі дії:

— викликаємо меню «Пуск → Настройка → Принтеры и факсы» (у Windows 7 це буде «Пуск → Устройства и принтеры»);

— у списку пристроїв знаходимо принтер з ім’ям «PDFCreator». Це й є ознака успішного установлення програми.

СТВОРЮЄМО ДОКУМЕНТ ЗА ДОПОМОГОЮ PDFCREATOR

Отже, програму PDFCreator у нас установлено. Тепер для отримання pdf-документа з будь-якого прикладного рішення Windows потрібно просто роздрукувати його на віртуальний принтер «PDFCreator». Скажемо буквально пару слів про технічні деталі цього процесу.

Перед початком друкування PDFCreator виводить вікно, де можна заповнити деякі параметри документа (назву, дату створення, автора, ключові слова тощо — рис. 6). У нижній частині цього вікна є кнопки для управління друкуванням.

Клацання по кнопці «Сохранить» починає друкування документа до pdf-файлу. Кнопка «Подождать-Собрать» поставить документ у чергу друкування.

Щоб переглянути склад завдань у цій черзі, виконуємо такі дії:

1. Відкриваємо вікно з переліком доступних принтерів на вашому комп’ютері (у системі Windows XP це меню «Пуск → Настройка → Принтеры и факсы», у Windows 7 це буде «Пуск → Устройства и принтеры»).

2. Клацаємо правою кнопкою миші по іконці «PDFCreator». Відкриється контекстне меню.

3. Із цього меню вибираємо «Просмотр очереди печати». Відкриється вікно, зображене на рис. 7.

У цьому вікні через меню «Принтер» можна припинити чи активізувати процес друкування. Меню «Документ» дозволяє змінювати черговість друкування документів, видаляти їх із черги, додавати до черги нові документи, змінювати параметри їх друкування тощо. Такі можливості дуже корисні при роботі з великою кількістю документів.

Щоб створювати pdf-документи негайно, оминаючи стадію діалогу (див. вікно на рис. 6), виконайте такі дії:

1. Відкрийте вікно з переліком принтерів.

2. Клацніть правою кнопкою по іконці «PDFCreator», із контекстного меню виберіть пункт «Свойства принтера». Відкриється вікно, зображене на рис. 8.

3. Перемкніться на закладку «Дополнительно».

4. Уключіть параметр «Печатать прямо на принтер (ускорение вывода на печать)».

5. У вікні настройок властивостей (рис. 8) натисніть на «ОК». Після такого установлення PDFCreator друкуватиме документи відразу, без передачі їх до черги для друкування.

Перегляд і друкування pdf-документів

Для перегляду і друкування документів у форматі «*.pdf» є різні програми. Я пропоную обмежитися двома безкоштовними продуктами.

ADOBE READER

Це одна з найпоширеніших програм для перегляду і друкування pdf-документів від фірми Adobe (раніше вона називалася Acrobat Reader). Популярність цієї програми така велика, що знайти її можна майже на кожному комп’ютері. А якщо знадобиться, то скачати Adobe Reader можна безпосередньо на сайті розробника або за посиланням «http://get.adobe.com/reader/».