РЕЄСТР ПОДАТКОВИХ НАКЛАДНИХ
Реєстр отриманих та виданих накладних (далі — Реєстр) прийшов на зміну Книгам обліку продажу та придбання ще у 2005 року. Але запитань щодо заповнення Реєстру не стає менше. Тому черговий випуск «Шпаргалки бухгалтера» присвячено основним моментам щодо його ведення.
Загальні вимоги
1. Реєстр можна вести в документальному (на паперовому носії) або електронному вигляді (на операційній системі, запропонованій центральним податковим органом). Прошнуровувати, нумерувати і здійснювати його реєстрацію в податковій інспекції не потрібно.
2
. Кінцевий результат за Реєстром визначається шляхом підбиття підсумків у цілому за місяць для платників податку, у яких звітний (податковий) період дорівнює календарному місяцю. Для платників податку, у яких податковий (звітний) період дорівнює кварталу, слід підбити підсумок окремо за кожний місяць, а потім ще й за квартал.3.
У реєстрі вказуються його порядковий номер, дата початку його ведення та дата його закінчення.4.
Якщо не зареєстровані платниками ПДВ філії та інші структурні підрозділи платника податку самостійно здійснюють придбання/поставку товарів (послуг) та проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податку, до складу якого входять такі філії, може делегувати філії або структурному підрозділу право ведення реєстру. Для цього платник податку повинен кожній філії та структурному підрозділу присвоїти окремий код (номер, шифр), про що письмово поінформувати державний податковий орган за місцем його реєстрації як платника ПДВ.5.
Закінчений Реєстр необхідно зберігати протягом строку давності, установленого Законом № 2181, — 1095 днів (відлік починається з дня, наступного за останнім днем граничного строку подання декларації з ПДВ, а в разі коли таку податкову декларацію було подано пізніше, — за днем її фактичного подання).
Порядок заповнення розділу І «Отримані податкові накладні» Реєстру
Номер графи | Найменування графи | Особливості заповнення |
1 | Порядковий номер | Зазначається порядковий номер, за яким зареєстровано в Реєстрі такі документи: — податкова накладна (далі — ПН); — розрахунок коригування кількісних та вартісних показників; — інші подібні документи, зазначені в п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ (касовий чек, товарний чек, квиток тощо); — вантажна митна декларація (ВМД) та інший документ, що засвідчує факт придбання товарів. Порядковий номер з Реєстру переноситься до зазначеного вище документа. При цьому нумерація в Реєстрі може починатися з початку як кожного нового звітного року, так і з кожного звітного місяця
|
2 | Дата отримання | Указується дата отримання (не дата виписування) ПН чи іншого документа, зазначеного в п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ. Для ВМД — це дата оформлення. Для документів, доданих до авансового звіту (чеків, квитків, готельних рахунків тощо), — дата оформлення авансового звіту
|
3 | Номер | Проставляється номер ПН чи іншого документа, зазначеного в п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ (це може бути фіскальний номер касового чека, номер товарного чека, готельного рахунка, квитка тощо). Якщо проставляється номер вантажної митної декларації, то необхідно поставити позначку «ВМД»
|
4 | Назва постачальника | Зазначається назва постачальника. У разі придбання товарів за межами митної території України та отримання послуг від нерезидента на митній території України у гр. 4 проставляються країна нерезидента і назва нерезидента. Назва постачальника має збігатися з назвою, зазначеною в ПН чи іншому подібному документі
|
5 | ІПН постачальника | Зазначається індивідуальний податковий номер постачальника — платника ПДВ. Якщо товари (послуги) придбавалися у нерезидента чи в особи, не зареєстрованої як платник ПДВ, проставляється позначка «Х»
|
6 | Загальна сума, включаючи ПДВ | Заповнюється завжди. Тут проставляється загальна сума з урахуванням ПДВ. Якщо товар (послуга) придбавається без ПДВ, то сума у гр. 6 зазначається без ПДВ |
7, 9, 11 і 13* | — | Зазначається вартість товарів (послуг) та основних фондів без ПДВ, придбаних (виготовлених, імпортованих) з метою їх подальшого використання: — у госпдіяльності в оподатковуваних операціях за ставкою 20 % або 0 % (гр. 7); — у госпдіяльності в операціях, звільнених від оподаткування або таких, що не є об’єктом оподаткування (гр. 9); — не в госпдіяльності (гр. 11); — для поставки послуг, місце поставки яких визначається відповідно до п. 6.5 Закону про ПДВ (гр. 13)
|
8, 10, 12 і 14* | — | Зазначається сплачена (нарахована) сума ПДВ стосовно товарів (послуг) та основних фондів, визначена виходячи з їх вартості, зазначеної у гр. 7, 9, 11 і 13 (відповідно). Якщо придбаваються товари (послуги) та основні фонди, операції з поставки яких звільнено від оподаткування або не є об’єктом оподаткування, а також у разі їх придбання в осіб, не зареєстрованих платниками ПДВ, то в цих графах відповідно проставляється позначка «Х». Сума ПДВ, зазначена у гр. 12 і 14, до податкового кредиту не включається
|
* Дані Розрахунку коригування кількісних та вартісних показників (додаток 2 до ПН) зазначаються в Реєстрі зі знаком «+» або «-» згідно з п. 4.5 Закону про ПДВ). |
Порядок заповнення розділу II «Видані податкові накладні» Реєстру
Номер графи | Найменування графи | Особливості заповнення |
1 | Порядковий номер | Зазначається порядковий номер, за яким документи: — ПН (порядковий номер ПН має відповідати порядковому номеру запису в Реєстрі); — розрахунок коригування кількісних та вартісних показників (додаток 2 до ПН) зареєстровано в Реєстрі. При цьому нумерація в Реєстрі може починатися з початку як кожного нового звітного року, так і з кожного звітного місяця |
2 | Дата виписування | Зазначається дата виписування ПН. Згідно з п. 7.3 Закону про ПДВ ПН складається в момент виникнення податкових зобов’язань
|
3 | Номер ПН | Порядковий номер ПН має відповідати порядковому номеру запису в Реєстрі. А от якщо право виписування ПН делеговано філії, то номер ПН буде з дробом. У цьому випадку, як ви розумієте, точного збігу порядкового номера ПН та порядкового номера в записі Реєстру не буде |
4 | Назва покупця | Проставляється назва, зазначена в ПН у полі «Покупець». Нагадаємо, що згідно з п.п. «в» п. 7.2.1 Закону про ПДВ можна вказувати повне або скорочене найменування, зазначене у статутних документах юридичної особи
|
5 | ІПН покупця | Може бути проставлено позначку «Х», якщо покупець — неплатник податку, або проставлено ІПН продавця — якщо ПН виписано відповідно до п. 8 Порядку № 165. Це стосується й особливих випадків (ліквідація основних фондів, використання товарів (робіт, послуг) в неоподатковуваних операціях тощо), коли ПН виписується самому собі
|
6 | Загальна сума поставки з ПДВ | Заповнюється завжди. Указується загальна сума з ПДВ |
7 — 10* | — | Поставка товарів (послуг), наданих нерезидентом на митній території України, що обкладаються ПДВ: у графі 7 — за ставкою 20 %, а у гр. 8 — сума ПДВ; у графі 9 — за ставкою 0 %; у графі 10 — звільнені від оподаткування (ст. 5, 11 Закону про ПДВ) або такі, що не є об’єктами оподаткування (ст. 3.2 Закону про ПДВ)
|
11* | Експорт товарів та супутніх такому експорту послуг | Зазначається база оподаткування щодо експорту товарів і супутніх такому експорту послуг |
* Дані Розрахунку коригування кількісних та вартісних показників (додаток 2 до ПН) указуються в Реєстрі зі знаком «+» або «-» згідно з п. 4.5 Закону про ПДВ. |
Бліц-запитання щодо заповнення Реєстру
Запитання | Відповідь |
1. Від постачальника було отримано ПН, що містить товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), які лише частково використовуватимуться в господарській діяльності підприємства. Як відобразити таку операцію в розділі І «Отримані податкові накладні» Реєстру? | Операції, результат яких призначено для використання в господарській діяльності підприємства, відображають у гр. 7, 8 (в оподатковуваних операціях) або у гр. 9, 10 (неоподатковуваних або звільнених від оподаткування) — залежно від характеру здійснюваних операцій. Якщо ж використання придбаних ТМЦ пов’язане з негосподарською діяльністю, то їх вартість знайде своє відображення у гр. 11 і 12. Отже, суму за отриманою ПН слід розбити по відповідних графах Реєстру
|
2. ПН від постачальника помилково не внесено до розділу І «Отримані податкові накладні» Реєстру. Чи можуть при перевірці відмовити в зарахуванні суми ПДВ за такою ПН до складу податкового кредиту? | Ні. За наявності оригіналу ПН невключення її до Реєстру не є підставою для відмови в зарахуванні суми ПДВ за такою ПН до складу податкового кредиту (абзац третій п.п. 7.2.8 Закону про ПДВ). Це стосується й інших подібних документів (транспортних квитків, готельних рахунків тощо), які дають право на податковий кредит без ПН. Див. також запитання 5 |
3. Підприємство — платник ПДВ придбало послугу у приватного підприємця — неплатника ПДВ. Чи слід відображати таку операцію в розділі І «Отримані податкові накладні» Реєстру? | Покупець у цьому випадку ПН не одержує. Але таку операцію необхідно відобразити в розділі І Реєстру. Таку вимогу висуває п. 6 Порядку № 244. У гр. 1 Реєстру слід зазначити номер отриманого акта, у гр. 5 і гр. 8 — зробити позначку «Х», а до гр. 6 вписати вартість послуги, зазначеної в акті. Цю ж суму перенести до гр. 5
|
4. До авансового звіту додано чеки. Як їх необхідно вносити до Реєстру: кожен чек окремим рядком або загальною сумою за всіма чеками, вказавши в Реєстрі номер авансового звіту? | Касові чеки слід відобразити в розділі І Реєстру окремими рядками, у гр. 3 Реєстру — зазначити фіскальний номер касового чека, у гр. 2 — дату оформлення авансового звіту. А от узагальнювати суми за всіма касовими чеками, доданими до авансового звіту, некоректно (це суперечить п. 8 Порядку № 224). Зауважимо, що такий порядок відображення стосується й інших документів, які може бути додано до авансового звіту (транспортні квитки, готельні рахунки тощо)
|
5. Як правильно відобразити в Реєстрі залізничний транспортний квиток, доданий до авансового звіту? | Транспортний квиток слід відобразити в розділі І Реєстру. У гр. 2 — зазначити дату оформлення авансового звіту, у гр. 3 — номер транспортного квитка. У гр. 6 — загальну суму за квитком з урахуванням ПДВ, у гр. 7 — суму без ПДВ (загальну суму без урахування ПДВ, до якої входять послуги залізниці, оподатковувані та звільнені від обкладення ПДВ), у гр. 8 — суму ПДВ |
6. Чим загрожує платнику податків невнесення або некоректне відображення інформації в Реєстрі? | За недотримання норм Порядку № 244 контролюючі органи можуть застосувати до посадових осіб підприємства санкції у вигляді адмінштрафу за ст. 1631 КУпАП у розмірі від 85 до 170 грн., а при повторному порушенні протягом року — від 170 до 255 грн. Приватним підприємцям цей штраф не загрожує
|
Відповідність граф Реєстру та рядків декларації з ПДВ
На жаль, чіткої відповідності між показниками граф Реєстру і рядками декларації з ПДВ немає. Тому й перенести підсумкові дані з граф Реєстру до декларації з ПДВ просто так не вдасться. Практично всі підсумкові показники Реєстру слід розбивати на відповідні рядки декларації. Очевидно тільки одне: дані
розділу II «Видані податкові накладні» Реєстру мають лежати в основі заповнення розділу І декларації з ПДВ, а дані розділу І «Отримані податкові накладні» Реєстру слід використовувати при заповненні розділу II декларації з ПДВ.
Таблиця відповідності граф розділу II Реєстру та рядків розділу І декларації з ПДВ
Код рядка розділу І декларації з ПДВ | Графа розділу II Реєстру | Примітка |
1 (А) | 7 | Дані з гр. 7 і 8 Реєстру до декларації з ПДВ переносяться вибірково. Так, до ряд. 1 декларації не переносяться дані: — унесені до Реєстру на підставі виписаних коригувань кількісних та вартісних показників (додаток 2 до ПН). У Реєстрі такі дані зазначено зі знаком «+» або «-» (вони переносяться до ряд. 8 декларації). Винятком можна вважати коригування податкових зобов’язань поточного звітного періоду (коли розрахунок коригування виписано в тому самому періоді, що й ПН); — щодо наданих послуг нерезидента (без постійного представництва та агента) на митній території України. Ці дані переносяться до ряд. 7 декларації
|
1 (Б) | 8 | |
2.1 (А) | 11 | Підсумкові дані гр. 11 Реєстру (експорт товарів та супутніх послуг) переносяться до ряд. 2.1 декларації повністю
|
2.1 (Б) | — | |
2.2 (А) | 9 | Дані гр. 9 Реєстру (експорт послуг (робіт)) переносяться повністю. Нагадаємо, що до ряд. 2.2 (колонка А) переносяться інші операції, оподатковувані за ставкою 0 % на митній території України
|
2.2 (Б) | — | |
3 (А) | 10 | Дані до ряд. 3 і 4 декларації переносяться з гр. 10 Реєстру вибірково. Вони розподіляються між звільненими від оподаткування операціями (ряд. 4) і такими, що не є об’єктом оподаткування (ряд. 3)
|
3 (Б) | Х | |
4 (А) | 10 | |
4 (Б) | Х | |
5.1 (А) | — | Сума ряд. 1, 2, і 4 декларації з ПДВ (дані ряд. 3 до ряд. 5.1 не потрапляють). Порівняти його з підсумковим рядком за графами Реєстру не можна |
5.2 (Б) | — | |
6 (А) | 7 | Дані з гр. 7 і 8 Реєстру переносяться вибірково. Вибираємо дані, щодо яких у гр. 3 Реєстра проставлено номер ВМД (з позначкою «ВМД»), за яким було видано митному органу авальований податковий вексель. Номер податкового векселя в Реєстрі не відображається
|
6 (Б) | 8 | |
7 (А) | 7 | У ряд. 7 декларації відображаються послуги, отримані від нерезидента на митній території України (так званий імпорт послуг). Дані з гр. 7 і 8 Реєстру до ряд. 7 декларації переносять вибірково |
7 (Б) | 8 | |
8.1 (А) | Х | Дані з гр. 8 Реєстру беруться тільки в разі, якщо помилку було допущено одночасно і в Реєстрі, і в податковій декларації. Якщо помилку було допущено тільки в декларації за минулий період, то дані до ряд. 8.1 декларації заносяться на підставі даних бухгалтерської довідки |
8.1 (Б) | 8 | |
8.2 і 8.3 (А) | 7 | Дані з гр. 7 і 8 Реєстру до декларації переносяться вибірково (залежно від підстави для коригування податкових зобов’язань відображаються у відповідних рядках 8.2, 8.3 або 8.4). У Реєстрі їх відображено зі знаком «+» або «-» |
8.2 і 8.3 (Б) | 8 | |
8.4 (А) | Х | |
8.4 (Б) | 8 | |
9 (А) | — | Підсумковий рядок декларації з ПДВ. Сума ряд. 1 + 6 + 7 + (-) 8 колонки Б декларації з ПДВ |
9 (Б) | — | |
91 (А) | 10 | З гр. 10 Реєстру вибирається обсяг послуг, наданих нерезиденту за межами митної території України, місце поставки яких визначається відповідно до п. 6.5 Закону про ПДВ
|
91 (Б) | Х |
Таблиця відповідності граф розділу І Реєстру та рядків розділу II декларації з ПДВ
Код рядка розділу II декларації з ПДВ | Графа розділу І Реєстру | Примітка |
10.1 (А) | 7 | Дані для заповнення цього рядка беруться з гр. 7 і 8 розділу І Реєстру вибірково. Тут не враховуються дані: — отриманих коригувань до ПН. У Реєстрі такі дані зазначено зі знаком «+» або «-» (вони переносяться до ряд. 16 декларації). Виняток: розрахунки коригувань до ПН поточного звітного періоду; — ПН, виписаних платником при отриманні послуг від нерезидента (місце надання послуг — на митній території України); — вантажних митних декларацій, що підтверджують сплату ПДВ при імпорті товарів; — гр. 7, якщо до гр. 8 проставлено «Х» |
10.1 (Б) | 8 | |
10.2 (А) | 9 | За ряд. 10.2 заповнюється тільки колонка А (обсяги придбання без ПДВ), до якої переносяться дані гр. 9 Реєстру вибірково. Так, із гр. 9 до цього рядка не потрапляють дані рядків Реєстру, в яких у гр. 3 проставлено позначку «ВМД» |
10.2 (Б) | Х | |
11.1 (А) | 7 | Переносяться дані гр. 7 Реєстру по тих рядках, в яких у гр. 8 (сума ПДВ) проставлено позначку «Х» або «0» |
11.1 (Б) | Х | |
11.2 (А) | 9 | Переносяться дані гр. 9 Реєстру по тих рядках, в яких у гр. 10 (сума ПДВ) проставлено позначку «Х» або «0» |
11.2 (Б) | Х | |
12.1 (А) | 7 | Вибірково переносяться дані гр. 7 Реєстру до колонки А декларації та гр. 8 Реєстру — до колонки Б декларації по тих рядках, в яких у гр. 3 Реєстру зазначено імпортні ВМД, а у гр. 8 наведено суми імпортного ПДВ |
12.1 (Б) | 8 | |
12.2 (А) | — | У цих рядках декларації відображаються суми ПДВ за погашеними податковими векселями, що надають право на податковий кредит. Дані для заповнення ряд. 12.2 необхідно брати з бухгалтерських регістрів |
12.2 (Б) | — | |
12.3 (А) | 7 | Вибірково переносяться дані гр. 7 по тих рядках, в яких у гр. 3 проставлено позначку «ВМД», а у гр. 8 — «0» |
12.3 (Б) | Х | |
12.4 (А) | 7 | Переносяться дані з гр. 7 і гр. 8 Реєстру вибірково. Вибираються дані, занесені до Реєстру за ПН, виписаними самим платником ПДВ від імені нерезидента, який надав послугу на території України |
12.4 (Б) | 8 | |
12.5 (А) | 7 | Вибирається інформація з гр. 7 і 8 щодо товарів, імпортованих у пільговому режимі та використаних не за цільовим призначенням. Підставою для включення цієї суми до податкового кредиту є ПН, виписана платником самому собі, яка, нагадаємо, одночасно є підставою і для нарахування податкових зобов’язань (ряд. 8.2 декларації) |
12.5 (Б) | 8 | |
13.1 (А) | 9 | У ряд. 13.1 зазначають суму ПДВ, сплаченого митним органам. Дані гр. 9 до ряд. 13.1 переносяться вибірково: перенесення даних здійснюється, якщо у гр. 3 Реєстру зазначено ВМД, а у гр. 10 — суму ПДВ |
13.1 (Б) | Х | |
13.2 (А) | 9 | Дані гр. 9 переносяться вибірково. Умова: у гр. 3 зазначено ВМД, і при цьому в гр. 10 стоїть «0» або ця графа не заповнена |
13.2 (Б) | Х | |
13.3 (А) | 9 | Дані гр. 9 переносяться вибірково по рядках, в яких зазначено ПН, виписані платником самому собі від імені нерезидента, який надав послугу |
13.3 (Б) | Х | |
14 (А) | 11, 13 | У цьому рядку наводиться сума гр. 11 і 13 по тих рядках, в яких заповнено гр. 12 і 14 (відповідно)
|
14 (Б) | Х | |
15 (А) | 11, 13 | У цьому рядку наводиться сума гр. 11 і 13 по тих рядках, в яких не заповнено гр. 12 і 14 (відповідно) |
15 (Б) | Х | |
16.1 (А) | Х | Виправлення помилки, як правило, супроводжується складанням бухгалтерської довідки, на підставі якої здійснюється запис у Реєстрі з подальшим перенесенням до ряд. 16.1 декларації |
16.1 (Б) | 8 | |
16.2 (А) | 7 | Наводяться дані гр. 7 і 8 по рядках, в яких зазначено коригування до ПН |
16.2 (Б) | 8 | |
16.3 (А) | Х | Вибірково з гр. 8 Реєстру (підтверджуючими документами є коригування до ПН, бухгалтерські довідки, ПН) |
16.3 (Б) | 8 | |
17 (А) | Х | Підсумковий рядок декларації з ПДВ. Сума значень ряд. 10.1 + 12.1 + 12.2 + 12.4 + 12.5 + 16 (- або +) колонки Б декларації з ПДВ |
17 (Б) | — |
Використані документи
Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Порядок № 165
— Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165.Порядок № 244 — Порядок ведення реєстру отриманих та виданих податкових накладних, затверджений наказом ДПАУ від 30.06.2005 р. № 244.