СУВОРІ КАСОВІ ОРДЕРИ:
актуальні питання
З 1 січня 2008 року прибуткові та видаткові касові ордери поповнили Номенклатуру бланків цінних паперів і документів суворого обліку, що виготовляються за ліцензією Мінфіну. А це означає, що касові ордери стали бланками суворого обліку (практика спирається на цю Номенклатуру як на документ, що встановлює перелік бланків суворого обліку). У цій статті не дискутуватимемо, наскільки це правомірно, а розглянемо, з якими питаннями можуть зіткнутися бухгалтери, прийнявши таку позицію.
Олег ЧЕФРАНОВ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про РРО —
Закон України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Про що йтиметься
Касовими ордерами оформляються операції з руху готівки в касі підприємства. Колись уряд уже намагався ужорсточити контроль за обігом готівки шляхом запровадження бланків суворого обліку, але тоді це так і не втілилося в життя. Сьогодні ж відбутися легким переляком суб’єктам господарювання не вдалося. Причому, віднісши касові ордери до бланків суворої звітності, ні Кабмін, ні інші відомства так і не прояснили перехідні моменти:
— чи можна використовувати залишки несуворих бланків після 1 січня 2008 року?
— якщо ні, що робити із залишками старих бланків?
Вважаємо, що з 1 січня 2008 року несуворі касові ордери застосовувати не можна. Та і в підприємств було достатньо часу, щоб підготуватися до запровадження суворих бланків.
Якщо використовувати несуворі бланки ордерів
Яке покарання загрожує, якщо після 1 січня застосовувати старі (несуворі) бланки касових ордерів, що залишилися?
Отже, безпосередньо за незастосування суворих касових ордерів підприємству загрожує адміністративний штраф за порушення правил ведення касових операцій за
ст. 1642 КУпАП у розмірі від 8 до 15 нмдг (при повторному протягом року порушенні — від 10 до 20 нмдг). При цьому накладати такий штраф можуть лише органи КРУ. Тож, якщо ви не пов’язані з бюджетними грошима, імовірність адмінштрафу незначна.Однак роль касових ордерів в обліку підприємства висока і для бухгалтерського, і для податкового обліку. Касові ордери є первинними документами, на підставі яких відбувається відображення в обліку певних операцій. І при неправильному оформленні касових ордерів складається невесела картина. Безумовно, ступінь претензій до вас із боку перевіряючих безпосередньо залежатиме від їх фантазії. Тож давайте пофантазуємо.
1. Прибуткові касові ордери (ПКО).
Одержувачі коштів, які не потрапляють до сфери дії Закону про РРО
. За допомогою ПКО оформляється приймання готівки до каси підприємства. На підставі складених ПКО дані про надходження готівки одержувача коштів уносяться до касової книги. Серед бухгалтерів існує побоювання (і не марне, ураховуючи уяву перевіряючих), що кошти, отримання яких оформлено несуворими ПКО, визнаватимуться неоприбуткованими.А наслідки неоприбуткування — штраф у розмірі 500 % неоприбуткованої суми, що накладається на підприємство (
абз. третій ст. 1 Указу № 436). Щоб оцінити імовірність такого штрафу звернемося до визначення терміна «оприбуткування». Оприбуткуванням готівки в касі при здійсненні розрахунків із застосуванням ПКО є проведення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі ПКО (п. 2.6 Положення № 637). Отже, якщо готівку прийнято за несуворим ПКО, у перевіряючих є підстави зафіксувати порушення. Однак якщо такий несуворий ПКО внесено до Касової книги, то, на наш погляд, готівка не може визнаватися неоприбуткованою — її внесено до Касової книги на підставі ПКО. А те, що ПКО несуворий, тягне за собою тільки адмінштраф. Однак яку позицію з цього питання займуть суди (якщо виникнуть прецеденти), сьогодні передбачити не можна.Одержувачі коштів, які потрапляють до сфери дії Закону про РРО
. Якщо підприємство торгує продукцією власного виробництва та надає послуги, така діяльність потрапляє до сфери дії Закону про РРО . Розрахунки потрібно проводити через касу підприємства з оформленням касових ордерів та видачею відповідних квитанцій.При цьому податковий орган може наполягати на застосуванні штрафу до підприємства в розмірі 10 нмдг за порушення встановленого в
п. 1 ст. 9 Закону про РРО порядку проведення розрахунків через каси підприємств, в яких ці операції мають здійснюватися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій (п. 7 ст. 17 Закону про РРО). За таке правопорушення передбачено адмінштрафи (ст. 1551 КУпАП): від 2 до 5 нмдг (накладається на осіб, які здійснювали розрахункові операції) і від 5 до 10 нмдг (накладається на посадових осіб). У цьому випадку, як це часто трапляється, працівники податкових органів, найімовірніше, наполягатимуть на визнанні ПКО недійсними (див. статтю «Касова первинка: деякі наслідки неправильного оформлення» // «БТ», 2007, № 14, с. 12).Платники коштів та їх витрати
. ПКО складається з двох частин — безпосередньо ПКО та квитанції до нього. Квитанція видається платнику коштів як документ, що підтверджує їх сплату. Для платника коштів квитанція має велике значення — підтверджує факт витрачання коштів і надає право на витрати (як для підприємств, так і для підприємців на загальній системі оподаткування).Сьогодні серед бухгалтерів поширена думка, що витрати, понесені після 1 січня та підтверджені квитанціями до несуворих бланків ПКО, податкові органи виключатимуть зі складу валових витрат підприємства (витрат підприємця на загальній системі оподаткування). На наш погляд, це і є найімовірнішим перебігом подій.
Тому, відправляючи працівника у відрядження або доручаючи йому щось придбати для господарських потреб, рекомендуємо також проінструктувати на предмет, які квитанції до ПКО потрібно одержувати (за умови внесення коштів до кас інших підприємств).
2. Видаткові касові ордери (ВКО).
ВКО — не такі «хітові» первинні документи, як ПКО. Однак не варто недооцінювати їх важливість. ВКО підтверджують факт виплати коштів з каси підприємства.
Як зазначалося вище, за незастосування суворих ВКО можливий адміністративний штраф за порушення правил ведення касових операцій за
ст. 1642 КУпАП.Найімовірніше, працівники податкових органів також визнаватимуть недійсні ВКО, складені на несуворих бланках. Однак, на наш погляд, визнання недійсним ВКО не може скасувати факт проведення операції видачі готівки. А отже, немає жодних підстав говорити, що операція не відбулася, і вважати готівку невитраченою («невидана» готівка має збільшувати залишок у касі на кінець дня та порівнюватися з лімітом каси для виявлення факту зберігання понадлімітних коштів). Згідно з
п. 3.5 Положення № 637 для виведення залишку готівки в касі не приймають ВКО або видаткові відомості, в яких видачу готівки з каси не підтверджено підписом одержувача. У цьому випадку факт видачі готівки підтверджується підписом одержувача. Вважаємо, що такого аргументу в суді буде достатньо, якщо перевіряючі застосують санкції за зберігання понадлімітних коштів.Отже, застосування несуворих ВКО загрожує тільки адмінштрафом. Однак якщо ВКО оформлено видачу готівки покупцю у зв’язку з поверненням товарів (робіт, послуг), то разом з адмінштрафом може бути застосовано штраф за
п. 7 ст. 17 Закону про РРО.
Як зекономити на ордерах
Більшість підприємств уже відчула, наскільки дорожчим стало оформлення касових операцій. Так, ціна одного суворого бланка касового ордера становить 35 — 40 копійок, тоді як несуворі бланки коштували 4 — 5 копійок, а при самостійному виготовленні — набагато менше.
Тому виникає запитання: а чи можна зекономити, тобто мінімізувати використання суворих бланків?
ПКО
. Як зазначалося, за допомогою ПКО оформляється приймання готівки до каси. При розрахунках з контрагентами зекономити на використанні ПКО не вийде, оскільки платнику коштів потрібно видати квитанцію, що підтверджує прийняття коштів. А от при прийманні готівки від відокремлених підрозділів, можливі варіанти.Розглянемо ситуацію, коли підприємство має кілька відокремлених підрозділів, які не мають власних кас та не ведуть касові книги, а отже, не оформляють ПКО та ВКО. Виручка в таких відокремлених підрозділах прибуткується шляхом відображення в КОРО (на підставі чеків РРО або даних РК) і здається до каси основного підприємства. При цьому виручка з усіх відокремлених підрозділів інкасується спеціально уповноваженим на те працівником підприємства (внутрішня інкасація), який згодом здає виручку до центральної каси підприємства.
Часто в такій ситуації інкасація коштів з відокремленого підрозділу оформляється ПКО, що виписується особою, уповноваженою проводити внутрішню інкасацію. Причому на кожний підрозділ оформляється окремий ПКО, щоб у продавця-касира була на руках квитанція, що підтверджує здавання готівки. А ПКО з готівкою потрапляє до центральної каси підприємства. Це досить поширений варіант оформлення інкасації готівки з відокремлених підрозділів до центральної каси підприємства. Але з урахуванням «суворості» ПКО цей варіант став накладним. При цьому зауважимо, що ПКО має складатися касиром у момент отримання коштів до каси підприємства. Як бачимо, і описаний варіант оформлення внутрішньої інкасації не до кінця вписується в норми
Положення № 637.Що ж можна запропонувати як альтернативу? А якщо не закривати очі на роботу внутрішнього інкасатора, а розробити під неї внутрішню документацію? Зауважимо, що жодних заборон на самостійне інкасування коштів з відокремлених підрозділів до каси підприємства чинним законодавством не встановлено.
При цьому можна орієнтуватися на порядок роботи спеціальної інкасаторської служби (основні моменти прописані у
Положенні № 637). З каси підприємства інкасатору* перед виїздом у відокремлені підрозділи можна видати інкасаторську відомість з переліком усіх відокремлених підрозділів підприємства (див. рис. 1 на с. 13).* Зауважимо, що така професія є у Класифікаторі професій ДК 003:200.
Рис. 1
На підставі такої відомості інкасовані з різних відокремлених підрозділів кошти буде прийнято до центральної каси підприємства за одним ПКО.
Документом, що має свідчити про інкасацію коштів з відокремленого підрозділу та залишається у відокремленому підрозділі, може бути Акт (інкасації або здавання-приймання готівкової виручки). Він застосовуватиметься замість квитанції ПКО. Цей акт має містити такі реквізити: назву; дату і місце складання; найменування підприємства, від імені якого складено документ; суму інкасації; час інкасації; посади, прізвища та ініціали осіб, які беруть участь в операції інкасації; їх підписи; а також посилання на відомість інкасації, згідно з якою складено акти. Як варіант акт можна оформити і як
«Додаток до Відомості інкасації № __ від «__» _________ 2008 р.».ВКО
. При витрачанні коштів підприємство має більше можливостей, щоб мінімізувати витрачання ордерів.Найпростіший варіант — перейти до розрахунків за допомогою корпоративної банківської пластикової картки (БПК). У цьому випадку для видачі коштів працівнику підприємства не потрібно складати ВКО. Кошти можна отримати через банкомат і використати на потреби підприємства. Щоправда, не варто забувати, що після кожного витрачання коштів працівнику все одно необхідно буде відзвітувати перед підприємством, куди він витратив отримані кошти.
Ще один варіант: підприємство може призначити особу, відповідальну за проведення розрахунків з контрагентами чи підзвітними особами (щодо видачі авансів). Такій особі можуть видаватися під звіт готівкові кошти, які вона згодом видасть «за призначенням» на підставі видаткової відомості. У результаті видачу коштів підзвітній особі з каси буде оформлено одним ВКО. А підзвітна особа збере підписи від безпосередніх одержувачів коштів у видатковій відомості. При цьому необхідно вести
Книгу обліку прийнятих і виданих касиром грошей (типова форма № КО-5).
Якщо з авансовим звітом працівник подав несувору квитанцію
Чи можна після 1 січня приймати від підзвітної особи квитанцію до несуворого ПКО, що підтверджує витрачання коштів?
Прийняти можна. При цьому спочатку слід з’ясувати, в якому році фактично було сплачено кошти. Якщо у 2007 році, то жодних наслідків надання квитанції до несуворого ПКО немає. Такі витрати мають відображатися у звичайному порядку. Якщо ж кошти сплачено у 2008 році, то при відображенні цих документів потрібно звернути увагу на таке.
Чинне законодавство не забороняє приймати квитанції до несуворих бланків ПКО як підтвердження витрачання коштів після 1 січня 2008 року. Якщо бухгалтер прийняв такий документ і директор затвердив авансовий звіт, проблем немає. Кошти вважаються витраченими на господарські потреби та підлягають відшкодуванню працівнику. І, на наш погляд, ніщо не забороняє на підставі квитанції до несуворого ПКО відобразити таку операцію в бухгалтерському обліку.
Але крім бухгалтерського обліку існує ще податковий облік. А в цій ситуації у бухгалтера може виникнути два основні питання: податок на прибуток і податок з доходів.
Податок на прибуток
. Як уже зазначалося, найімовірніше, податкові органи не визнаватимуть квитанції до несуворого ПКО як документи, що дають право на валові витрати, оскільки їх оформлено не за належною формою. Це стосується як витрат на відрядження, так і витрат на придбання товарів, оплату послуг. Тому, якщо підприємство погоджується прийняти такі документи, безпечний варіант — відобразити витрати, підтверджені квитанцією до несуворого ПКО, за рахунок прибутку.Звичайно, сміливі платники податків (у разі виникнення конфлікту) можуть поборотися за право на валові витрати, але, на наш погляд, їх шанси невеликі.
Податок з доходів
. Вважаємо, що немає підстав визнавати доходом підзвітної особи витрати, підтверджені квитанцією до несуворого ПКО. Господарський (а не особовий) характер таких витрат підтверджуватиметься відповідними документами:— у разі підтвердження будь-яких витрат на відрядження — наказом про відрядження та посвідченням про відрядження, рахунками-фактурами чи актами, що підтверджують факт отримання послуг для підприємства;
— у разі підтвердження факту придбання товарів, отримання послуг — наказом (розпорядженням) керівника та накладною на отримані товари чи актом на отримані послуги.
Отже, наявність квитанції до несуворого ПКО як підтвердження сплати коштів може класифікуватися тільки як порушення порядку проведення розрахунків. А санкції за таке порушення, як зазначалося вище, передбачено тільки для одержувача коштів. Для платника коштів прямих штрафних санкцій не встановлено, а отже, найімовірніше «покарання» — невизнання валових витрат.
Чи обов’язковий суворий облік бланків
В яких формах потрібно вести облік бланків касових ордерів? Що буде, якщо обліковувати їх без використання форм, передбачених для бланків суворої звітності?
Оскільки касові ордери стали суворими, то для їх обліку потрібно застосовувати первинні документи спеціальних типових форм, затверджених
наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» (табл. 1).
Таблиця 1
| Код форми | Назва |
| СЗ-1 | Прибутково-видаткова накладна № __ на бланки суворої звітності |
| СЗ-2 | Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності |
| СЗ-3 | Акт на списання використаних бланків суворої звітності |
| СЗ-4/p> | Акт перевірки наявності бланків суворої звітності |
| СЗ-5 | Картка-довідка щодо виданих та використаних бланків суворої звітності |
При цьому нагадаємо, що згідно з
Положенням № 637 підприємство має вести Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типової форми № КО-3 — окремо для ПКО та окремо для ВКО чи № КО-За — спільна для ПКО та ВКО).Схему документообігу обліку касових операцій із застосуванням «суворих» ПКО та «ВКО» наведено на рис. 2 (с. 15).
Схема документообігу обліку касових операцій із застосуванням суворих ПКО і ВКО
Рис. 2
* Форма № КО-3 і форма № КО-4 — це книги з різним призначенням. У ф. № КО-3 реєструється рух бланків суворого обліку, а у ф. № КО-4 — облік руху грошових коштів.
А от до зіпсованих чи анульованих бланків бухгалтерам потрібно ставитися уважніше — такі бланки має бути перекреслено і додано до касової книги.
Списувати бланки касових ордерів потрібно за
Актом на списання використаних бланків суворої звітності (типова форма № СЗ-3). Можливий варіант заповнення такого Акта наведено на рис. 3 (с. 16).
Також звертаємо увагу, що для відображення результатів інвентаризації суворих бланків можна використовувати самостійно розроблену форму, а не типову форму № інв-16 (лист Держкомстату від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41).
Докладно про облік бланків суворої звітності розповідалося у статті «Облік «суворих» бланків» // «БТ», 2006, № 22, с. 33.
Разом з обліком на балансі суворі касові ордери потрібно обліковувати і на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». А оскільки для позабалансового обліку вартість таких бланків не встановлено, то рекомендуємо прийняти її на рівні закупівельної.
Ситуація.
У січні 2008 року ТОВ «Альфа» придбало блок ПКО (50 шт.) і блок ВКО (50 шт.) за безготівковим розрахунком за ціною 18,00 грн. за блок (0,36 грн. за 1 шт., у тому числі собівартість — 0,30 грн., ПДВ — 0,06 грн.).У січні підприємство списало 45 бланків касових ордерів, у тому числі 30 — ПКО і 15 — ВКО./p>
Ці операції в бухгалтерському та податковому обліку буде відображено таким чином (табл. 2 на с. 16).
Таблиця 2
| Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | Податковий облік | ||
| дебет | кредит | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Платіжне доручення | Перераховано кошти за касові ордери | 371/p> | 311 | 36,00 | — | — |
| Накладна (СЗ-1) | Отримано від постачальника бланки ПКО та ВКО (2 блоки по 50 шт.) | 209 | 631 | 30,00 | — | 30,00 |
|
| Відображено податковий кредит | 641/ПДВ | 631 | 6,00 | — | — |
| Бланки касових ордерів зараховано на позабалансовий рахунок (за собівартістю 0,30 грн. за бланк) | 08/p> | — | 30,00 | — | — | |
| Проведено залік заборгованостей | 631 | 371 | 36,00 | — |
| |
| Акт списання касових ордерів (СЗ-3) | Списано використані в січні бланки касових ордерів (45 шт. х 0,30 грн.) | 92 (809) | 209 | 13,50 | — | — * |
| Бланки касових ордерів списано з позабалансового рахунка | — | 08 | 13,50 | — | — | |
| * Списання використаних бланків касових ордерів призвело до фактичного збільшення валових витрат на суму 13,50 грн. згідно з перерахунком за п. 5.9 Закону про податок на прибуток. | ||||||
Порушення у вигляді незастосування передбачених форм для обліку суворих бланків належить до порушень установленого порядку ведення бухгалтерського обліку. Отже, на винних осіб (відповідальних на підприємстві за порядок ведення бухгалтерського обліку) можуть накласти адміністративний штраф за
ст. 1642 КУпАП — від 8 до 15 нмдг (від 10 до 20 нмдг при повторному порушенні протягом року). Однак такий штраф можуть накладати лише органи КРУ, котрі, як зазначалося вище, мають право перевіряти аж ніяк не всі підприємства.
Як списати старі ордери
Що робити з невикористаними несуворими ордерами, що значаться у складі запасів на 1 січня 2008 року?
Оскільки ми дотримуємося позиції, що несуворі ордери не можна використовувати після 1 січня 2008 року, їх потрібно списати як такі, що не підлягають подальшому застосуванню. Для цього наказом (розпорядженням) керівника створюється спеціальна комісія, що виносить рішення про неможливість подальшого застосування несуворих касових ордерів. На підставі документа, складеного такою комісією (протокол засідання, акт списання тощо) та затвердженого керівником, відбувається утилізація (можливі й інші наслідки, наприклад, здавання макулатури) несуворих ордерів.
Вважаємо, що в цьому випадку такі запаси знищуються (ліквідуються) в межах господарської діяльності (можливо, у податкових органів буде інша точка зору). Тому на підставі документа, складеного комісією про знищення несуворих ордерів, вартість таких ордерів списується зі складу запасів (їх вартість фактично потрапить до валових витрат у результаті перерахунку за
п. 5.9 Закону про податок на прибуток). Однак рекомендуємо не поспішати зі списанням несуворих бланків касових ордерів. Ще є надія, що суворі ордери скасують.На цьому й зупинимося. Упевнені, що цей матеріал дозволить вам замислитися і прийняти рішення про обов’язковість застосування суворих бланків і вирішити «долю» старих. А від вас, шановні читачі, чекаємо нових листів з описом цікавих чи нестандартних ситуацій. Ми розглянемо їх на сторінках нашої газети.
