Теми статей
Обрати теми

Закордонні відрядження: нюанси розрахунку нових добових

Редакція БТ
Стаття

ЗАКОРДОННІ ВІДРЯДЖЕННЯ:

нюанси розрахунку нових добових

 

Практичне застосування нового порядку виплати добових для відряджень за кордон викликало низку запитань. І оскільки роз’яснень офіційних органів щодо цього питання до сьогодні немає, у цій статті ми висловимо власну думку про це.

Влада КАРПОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень», канд. екон. наук, сертифікований бухгалтер-практик (CAP)

 

Документи статті

КЗпП —

Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

КпАП —

Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/ 97-ВР.

Закон про оплату праці —

Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.

Указ № 436 —

Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Постанова № 663 —

постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.

Постанова № 483

— постанова КМУ «Про внесення змін до постанови КМУ від 23.04.99 р. № 663» від 20.05.2009 р. № 483.

Положення № 637

— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Інструкція № 59 —

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

 

Що змінилося в розрахунку добових для відряджень

Згідно зі змінами, унесеними

постановою № 483* до постанови № 663, зараз при відрядженнях за кордон, на відміну від фіксованого розміру суми добових у гривнях, що застосовувався раніше, їх гривнєвий розмір є змінною величиною і залежить від курсу валют (див. «Новий розмір добових для відряджень за кордон»).

* Див. ком. «Збільшено закордонні добові — тепер їх розмір прив’язано до долара» // «БТ», 2009, № 22, с. 5.

 

Новий розмір добових для відряджень за кордон

Витяг з оновленої постанови № 663

«1. Установити для працівників підприємств, установ та організацій усіх форм власності (крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів) такі

граничні норми добових витрат:

1) у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України — 30 гривень, для відряджень за кордон —

у сумі в гривнях, еквівалентній 50 доларам США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком на день видачі авансу;

2) у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на:

одноразове харчування

, для відряджень у межах України — 24 гривні, для відряджень за кордон — у сумі в гривнях, еквівалентній 40 доларам США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком на день видачі авансу;

дворазове харчування

, для відряджень у межах України — 18 гривень, для відряджень за кордон — у сумі в гривнях, еквівалентній 27,5 долара США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком на день видачі авансу;

триразове харчування

, для відряджень у межах України — 12 гривень, для відряджень за кордон — у сумі в гривнях, еквівалентній 17,5 долара США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим Національним банком на день видачі авансу» .

 

Передумовою таких змін стало зростання курсу іноземних валют. У результаті граничний розмір добових при відрядженнях за кордон, установлений у гривнях (

п. 1 постанови № 663), у багатьох випадках став нижче мінімального («бюджетного») розміру добових, прив’язаного до долара (п. 111 постанови № 663).

Як поводитися в такій ситуації, офіційні органи чітко не роз’яснили.

Мінфін, розглядаючи це питання у листі від 26.01.2009 р. № 31-26030-13-25/1901, процитував суперечливі на той момент норми постанови № 663 та чітких висновків так і не зробив.

За підсумками розгляду цієї проблеми у

статті «Закордонні відрядження: добові у валюті» // «БТ», 2009, № 11, с. 28 зроблено висновок, що виплачувати добові для закордонного відрядження необхідно у розмірі не меншому ніж мінімальна планка, встановлена в доларах США, як того вимагає п. 111 постанови № 663. Такий порядок забезпечує дотримання гарантій компенсації витрат на закордонне відрядження і в разі перевищення «бюджетної» норми суми 280 грн. мінімальна («бюджетна») норма одночасно стає і максимальною, встановленою законодавством.

При цьому зверталася увага на те, що така позиція може викликати проблеми з контролюючими органами щодо порядку відображення добових витрат у податковому обліку. Адже вона фактично суперечить положенням

п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, який передбачає, що граничні норми добових витрат, які може бути включено до складу валових, установлюються в гривнях в єдиній сумі для відряджень за кордон незалежно від країни відрядження і статусу населених пунктів.

Проте обмеження у сумі 280 грн. з метою ведення податкового обліку добових витрат у цій ситуації неправомірне, оскільки їх виплата в розмірі, передбаченому

п. 111 постанови № 663, є гарантією, встановленою державою. Як компромісний варіант пропонувалося відобразити суму, що перевищує цей показник, у складі валових витрат на підставі п.п. 5.6.2 Закону про податок на прибуток, згідно з яким до валових витрат дозволяється включати обов’язкові виплати працівникам, передбачені чинним законодавством. А от у частині податку з доходів рекомендувалося із суми перевищення добових все ж таки його утримати.

Тим часом, на думку представників податкових органів, до валових витрат у цей період можна було включати лише суму добових у межах 280 грн. (див.

консультацію «Відрядження за кордон» // «Податковий, банківський, митний консультант», 2009, № 22).

І от ця колізія нарешті вирішилася на нормативному рівні, причому із «заділом на майбутнє». Так, виходячи з нової редакції

п. 3 постанови № 663 норми добових і граничні норми витрат на відшкодування витрат на наймання житла для «бюджетників» у разі потреби передивлятимуться, а услід за ними змінюватимуться і відповідні норми для «небюджетників».

 

З якої дати застосовується новий порядок виплати добових

Постанову № 483

, якою було внесено зміни до постанови № 663, опубліковано 26.05.2009 р., і з цієї ж дати вона набрала чинності*.

*Це підтверджують і представники податкових органів (див. консультацію «Збільшено добові витрати для відряджень за кордон» // «Вісник податкової служби України», 2009, № 21).

У зв’язку з цим ми вважаємо, що незалежно від того, видавався аванс на закордонне відрядження чи ні, добові, що припадають на період з 26.05.2009 р., повинні виплачуватися за новими нормами. Пояснимо, через що.

Добові є гарантованою державою компенсацією, що виплачується працівникам, які відряджаються згідно зі

ст. 121 КЗпП. Причому ця сума є мінімальною державною гарантією (ст. 12 Закону про оплату праці), на що звертають увагу і податківці (див. консультацію «Відрядження та оподаткування витрат на неї» // «Податковий, банківський, митний консультант», 2007, № 21). Як ми зауважили, згідно з п. 111 постанови № 663, для виконання положень якої і було прийнято постанову483, розмір добових, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності, не може бути нижче за норми добових витрат для працівників бюджетних установ, що підтверджують і офіційні органи (див. листи МФУ від 16.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3846 і Держпідприємництва від 27.02.2003 р. № 1-221/1113).

Тут також необхідно звернути увагу на характер добових виплат, які є компенсацією витрат на харчування працівника та інші особисті потреби працівника («

Загальні положення» Інструкції № 59 і п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток) за кожен день його перебування у відрядженні. І оскільки постановою № 483 вже було визначено, що витрати на таке харчування має бути компенсовано в більшій сумі, то з дати прийняття цих змін працівник має право отримувати компенсацію на харчування за кожен день перебування у відрядженні в новому підвищеному розмірі.

Недотримання цих гарантій може свідчити про порушення норм законодавства про працю, за що передбачено відповідальність за

ст. 41 КпАП — адміністративний штраф від 510 грн. до 1700 грн.

А обділений працівник може звернутися до суду з позовом про доплату добових у новому, підвищеному розмірі, про що свідчать судові прецеденти.

 

Як розраховуються добові за новим порядком

Згідно з

п. 1 постанови № 663 у загальному випадку добові для «небюджетників» визначаються в сумі, еквівалентній 50 доларам США за офіційним курсом гривні до долара США, установленим НБУ на день видачі авансу.

Вочевидь, формулюючи це положення, КМУ вважав, що для дотримання норм

п. 4 постанови № 663 усі підприємства видаватимуть в обов’язковому порядку аванс, причому, швидше за все, однією сумою. Дійсно, виходячи з положень цього пункту у випадку відряджання за кордон працівника зобов’язані забезпечити авансом на поточні витрати у валюті. Недотримання цих норм свідчить про порушення законодавства про працю, на що неодноразово звертав увагу Мінфін (листи від 28.02.2003 р. № 041-407-97/11-15565/11-14191, від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504). І за це порушення може бути накладено адміністративне стягнення за ст. 41 КпАП у вигляді штрафу від 510 грн. до 1700 грн. (див. листи МФУ від 19.04.2004 р. № 31-03173-07-7/6515, Мінпраці від 14.11.2003 р. № 06/2-4/170).

Проте не секрет, що на практиці ситуації, коли аванс на відрядження не видається, досить поширені, а відповідальності за

ст. 41 КпАП через нечасті відвідування підприємств інспекторами охорони праці, які складають протоколи про адмінправопорушення за цією статтею, роботодавці не бояться. Але, як же необхідно визначати курс НБУ в цій ситуації?

Крім того, слід урахувати, що деякі підприємства видають добові відрядженому працівнику частинами, наприклад, шляхом перерахування їх на особисту платіжну картку (ОПК). І хоча в загальному випадку за видачу коштів на відрядження без повного звіту за раніше отриманими сумами на підприємство може бути накладено штраф згідно з

Указом № 436 у розмірі 25 % виданих під звіт сум, НБУ в листі від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658 наказав його не застосовувати, якщо працівнику видають додаткові кошти на відрядження.

Отже, видачі добових частинами також зустрічаються на практиці. У зв’язку з викладеним вище, перш за все, необхідно визначитися з курсом НБУ, за яким здійснюється гривнєвий розрахунок добових. Ми вважаємо, що норма

п. 1 постанови № 663 щодо курсу НБУ на дату видачі авансу може застосовуватися лише для тих сум добових, які виплачувалися авансом*. І тут одразу ж виникає проблема з тим, що включається в поняття авансу щодо відрядних виплат.

* Зазначимо: щодо закордонних відряджень склад авансових виплат видно з листа-розрахунку, який подається в банк для отримання коштів у валюті з поточного рахунка.

З

п. 1.11 р. 1 Інструкції № 59 можна зробити висновок: до авансів належать виплати, що виплачуються працівником перед від’їздом у відрядження. Проте таке трактування, на наш погляд, дещо звужує кваліфікацію авансових виплат.

Так, ми говорили про те, що на практиці трапляються виплати добових частинами вже під час перебування у відрядженні (після від’їзду у відрядження), але до дати подання звіту про відрядження. На нашу думку, такі суми теж мають шанс підпасти під поняття авансу, оскільки в цілому в

Інструкції № 59 усі виплати на відрядження поділяються на дві категорії: аванс та остаточний розрахунок за відрядженнями. Виходячи з такого поділу додаткові виплати, швидше за все, входять до поняття авансу.

Тоді до всіх сум добових, виданих працівнику до моменту подання звіту про відрядження, застосовуються «авансові» курси, причому курс розраховується в розрізі дат проведення кожної такої виплати.

Якщо ж суми авансу на відрядження не вистачило або ж він не видавався, то, на нашу думку, для розрахунку добових слід використовувати курс НБУ з

п. 1.17 р. ІІ Інструкції № 59, тобто курс, установлений НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

 

Розрахунок добових у ситуації, якщо вони виплачуються не в доларах США

Наведені вище правила застосовуються і для ситуації, коли виплата коштів здійснювалася не в доларах США, а в іншій валюті, але тоді слід буде здійснити перерахунок суми інвалюти виходячи з доларів США. Розрахунок добових у валюті для закордонних відряджень в іншій валюті, ніж долар США, можна здійснити так:

1) на необхідну дату (дата виплати авансу або остаточного розрахунку за відрядженням) визначається крос-курс валют шляхом ділення встановленого НБУ курсу гривні до долара США на курс гривні до необхідної валюти;

2) норма добових у доларах США множиться на розрахований крос-курс і на кількість днів перебування у відрядженні.

 

Яку суму добових можна включити до валових витрат

Вирішення питання про суму добових, що включаються до валових витрат, залежить від того, яким нормам слід надати пріоритет:

п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток як спеціальній нормі, що регламентує порядок обліку добових витрат за відрядженням, чи правилам п.п. 7.3.2 цього Закону , що встановлюють особливості витрат, понесених в іноземній валюті.

Ми вважаємо, що в цій ситуації перевагу мають правила

п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, з метою виконання яких були прийняті постанова № 663 та Інструкція № 59. Тобто виходячи з положень п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток до валових витрат можна включити суми в межах норм, установлених постановою № 663, і при цьому враховувати балансову вартість валюти не потрібно. Аналогічної позиції дотримуються Мінфін (лист від 26.01.2009 р. № 31-26030-13-25/1901), Держпідприємництва (лист від 24.05.2002 р. № 2-221/2855) і деякі представники податкових органів (див. консультації в газеті «Податковий, банківський митний КОНСУЛЬТАНТ»: «Відрядження за кордон» // 2009, № 22; «Відрядження та оподаткування витрат на нього» // 2007, № 21; «У який період і в якому розмірі відносяться до валових витрати на відрядження, якщо такі витрати перевищують норми, встановлені законодавством?» // 2007, №15).

Проте тут необхідно врахувати і позицію ДПАУ, яка навіть у період дії фіксованої гривнєвої суми добових для випадків видачі авансу наказувала відштовхуватися саме від балансової вартості валюти, а от при посткомпенсації дозволяла враховувати у валових витратах виплачені гривні (

лист ДПАУ від 06.02.2002 р. № 773/6/23-5215).

Виходячи з цього можна запропонувати варіант обліку за «жорсткішим» критерієм: розмір валових витрат за добовими визначається виходячи з гривнєвого еквіваленту, визначеного в наведеному вище порядку, незважаючи на те що балансова вартість валюти, виданої як добові витрати, може бути вищою, ніж розрахований гривнєвий еквівалент. У той же час у ситуації, коли балансова вартість валюти менша розрахованого гривнєвого еквіваленту добових, до валових витрат може потрапити сума, не вища за розмір балансової вартості валюти.

Таким чином, до валових витрат підприємство може включити меншу з величин: або розмір гривнєвого еквіваленту виданих у валюті добових, або балансову вартість валюти, виданої у вигляді добових.

У ситуації з посткомпенсацією суми добових витрат до валових витрат, на наш погляд, потрапить сума гривень, розрахована в порядку, визначеному

п. 1.17 р. ІІ Інструкції № 59.

 

Приклади

Приклад 1 (аванс видають частинами).

Працівник відряджався за кордон 29.05.2009 р., а повернувся з відрядження 17.06.2009 р. і цього дня подав звіт про відрядження.

26.05.2009 р. йому було видано суму «добового» авансу в розмірі 300 дол. США (у податковому обліку валюта враховувалася за курсом 7,7 грн. за дол. США). 01.06.2009 р. на ОПК було перераховано доплату добових у розмірі 700 дол. США (у податковому обліку валюта враховувалася за курсом 7,6188 грн. за дол. США)

Курс НБУ склав:

— на 26.05.2009 р. — 7,6158 грн. за дол. США;

— на 01.06.2009 р. — 7,6185 грн. за дол. США.

 

З урахуванням того, що загальний період перебування у відрядженні склав 20 днів, на дату затвердження авансового звіту (17.06.2009 р.) сума добових розраховується:

1) разом сума добових у доларах США:

20 х 50 = 1000 (дол. США.);

2) до валових витрат можна включити:

300 х 7,6158 + 700 х 7,6185 == 7617,69 (грн.).

Як бачимо, до валових витрат уключається гривнєвий еквівалент виданих у доларах добових, визначений за курсом на дати видачі частин авансу. При цьому балансова вартість виданої валюти не враховується, оскільки вона вища за гривнєвий еквівалент виданих доларів за курсом на дату видачі авансу.

Приклад 2 (остаточний розрахунок проводять після повернення з відрядження).

Працівник відряджався за кордон 29.05.2009 р. на 6 днів, у зв’язку з чим 26.05.2009 р. йому було видано суму «добового» авансу в розмірі 300 дол. США (у податковому обліку валюта враховувалася за курсом 7,6 грн. за дол. США). За рішенням керівника термін відрядження продовжено до 17.06.2009 р. включно.

Авансовий звіт надано 17.06.2009 р. Заборгованість перед працівником погашено 19.06.2009 р.

Курс НБУ склав:

— на 26.05.2009 р. — 7,6158 грн. за дол. США;

— на 19.06.2009 р. — 7,6174 грн. за дол. США.

У цьому випадку суму добових за період з 04.06.2009 р. до 17.06.2009 р. має бути виплачено в гривнях, за курсом на дату погашення заборгованості (на 19.06.2009 р.). Сума відшкодування становитиме:

14 х 50 х 7,6174 = 5332,18 (грн.).

При цьому до валових витрат уключається сума:

300 х 7,6 + 5332,18 = 7612,18 (грн.)

У цій ситуації до валових витрат уключається балансова вартість виданих у вигляді добових доларів, оскільки розмір балансової вартості виданої валюти (2280 грн.) менший ніж гривнєвий еквівалент доларів за курсом на дату видачі (300 х 7,6158 = 2284,74 грн.).

Приклад 3 (аванс видається в євро).

Працівник відряджався за кордон 29.05.2009 р., а повернувся з відрядження 17.06.2009 р. Валюта країни перебування — євро. Перед від’їздом у відрядження (26.05.2009 р.) прийнято рішення про видачу суми добового авансу з розрахунку на 10-денний строк перебування у відрядженні (з 29.05.2009 р. по 07.06.2009 р.).

Авансовий звіт подано 17.06.2009 р., заборгованість перед працівником за добовими за решту 10 днів відрядження (за період з 08.06.2009 р. по 17.06.2009 р.) погашено 19.06.2009 р.

Курси НБУ склали:

— на 26.05.2009 р. — 7,6158 грн. за дол. США;

— на 26.05.2009 р.— 10,669736 грн. за євро;

— на 19.06.2009 р. — 7,6174 грн. за дол. США.

У податковому обліку видані у вигляді авансу євро враховувалися за курсом 10,8 грн. за євро.

Розрахунок добових за перші 10 днів відрядження здійснюється таким чином:

1) визначається крос-курс долара до євро на дату видачі авансу:

7,6158 : 10,669736 = 0,71376 (євро за дол. США);

2) визначається розмір добових в євро:

50 дол. х 0,71376 євро/дол. х 10 днів = 356,88 євро.

За 10 днів відрядження, що залишилися, виплачується відшкодування суми добових витрат у гривні в розмірі:

50 дол. х 7,6174 грн./дол. х 10 днів = 3808,7 грн.

До валових витрат включаємо суму:

356,88 х 10,669736 + 3808,7 == 7616,52 (грн.)

 

Розрахунок добових у «перехідний» період

Щодо «перехідних» добових, які припали на відрядження, що охопило період до введення нового розміру добових і після цієї дати, на нашу думку розрахунок повинен розбиватися на дві частини. У загальному випадку добові, що припадають на період:

1) до 26.05.2009 р. — виплачуються виходячи з розміру 280 грн. на місяць;

2) з 26.05.2009 р. — розраховуються за еквівалентом 50 доларів на добу.

А далі можливі варіанти розрахунку, що залежать від того, видавалася сума авансу на відрядження чи ні.

Якщо аванс на відрядження видавався, то розрахунок добових у гривнях можна здійснити таким чином:

К1

х 280 + К2 х 50 дол. х КурсАв ,

де

К1і К2 — кількість днів перебування працівника в закордонному відрядженні до 26.05.2009 р. і з 26.05.2009 р. відповідно;

КурсАв

— курс НБУ гривні до долара США, установлений на дату видачі авансу*.

* Тим часом не виключено і варіант, при якому курс НБУ за «перехідними» добовими визначається станом на 26.05.2009 р., але у відсутності спеціальних норм нам він видається менш правильним.

Приклад 4.

Працівник відряджався за кордон 20.05.2009 р., а повернувся з відрядження 29.05.2009 р. (строк відрядження — 10 днів).

Перед відрядженням — 19.05.2009 р. — йому було видано суму добового авансу в розмірі:

280 х 10 : 7,6214 = 367,39 (дол.) або 2800 грн. у гривнєвому еквіваленті,

де 7,6214 — курс гривні до долара, встановлений НБУ на 19.05.2009 р.

На дату затвердження авансового звіту сума добових перераховується. Доплаті підлягає:

5 х 280 + 5 х 50 х 7,6214 - 2800 == 505,35 (грн.).

Якщо аванс на відрядження не видавався, то, як ми вже зазначали, при визначенні курсу НБУ для розрахунку нових добових можна використовувати курс, установлений НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (

п. 1.17 розділу ІІ Інструкції № 59).

Приклад 5

. Працівник відряджався за кордон 20.05.2009 р., а повернувся з відрядження 29.05.2009 р. Аванс на відрядження йому не видавався.

29.05.2009 р. він подав звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Курс НБУ на 29.05.2009 р. склав 7,6188 грн. за дол. США. Цього ж дня підприємство погасило перед ним заборгованість за добовими в розмірі:

5

х 280 + 5 х 50 х 7,6188 = 3304,7 (грн.).

Отже, ми розглянули базові варіанти розрахунку добових для закордонного відрядження в нових умовах. Упевнені, що наведені приклади допоможуть вам легко впоратися із розрахунком добових для закордонного відрядження працівникам, що відряджаються.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі