Теми статей
Обрати теми

«Підзвітний» штраф: основні правила

Редакція БТ
Стаття

«ПІДЗВІТНИЙ» ШТРАФ:

основні правила

 

Для здійснення покладених на підзвітну особу обов’язків підприємство забезпечує таку особу відповідною сумою грошових коштів. За використання таких коштів вона зобов’язана в установлений строк відзвітувати, а у випадку використання не всієї виданої суми ще й повернути її на підприємство. Але виникають випадки, коли підзвітна особа невчасно звітує за витрачені кошти, невчасно повертає їх залишок. Наслідком цього є накладення штрафу, а в окремих випадках ще й утримання податку з доходів фізичних осіб. Про це й поговоримо у статті.

Сергій ДЕЦЮРА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документи статті

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

КУпАП

— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

Закон про податок з доходів

— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.

Указ № 436

— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Порядок № 440

— Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.

Положення № 637

— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

 

Підзвітні суми: строки звітування та повернення залишку

Працівники підприємства, які отримали кошти під звіт (для задоволення господарських потреб чи здійснення відрядження) мають відзвітувати та повернути залишок невикористаних підзвітних коштів у строки, установлені

Законом про податок з доходів, та Положенням № 637.

Але слід пам’ятати, що в

Положенні № 637 установлено лише строки, на які видається готівка під звіт або на відрядження залежно від напрямів її використання, а строки звітування про використання коштів, наданих на вказані цілі, визначено в Законі про податок з доходів. На цьому наголошує і Нацбанк у листі від 11.09.2007 р. № 11-115/3400-9224. У ньому він також указує на те, що для усунення суперечок між Положенням № 637 і Законом про податок з доходів потрібно чітко усвідомити, що норми Положення № 637 застосовуються лише в частині, що не суперечить Закону про податок з доходів, і при визначенні строку звітування необхідно керуватися саме цим Законом (див табл. 1).

 

Таблиця 1.

Строки звітування та повернення невикористаних коштів

На які цілі видаються

Граничний строк звітування та повернення не використаних коштів згідно з п. 9.10 Закону про податок з доходів

Граничний строк повернення не використаних коштів згідно з п. 2.11 Положення № 637

1. На відрядження, якщо аванс видано:

а) готівкою з каси підприємства

До закінчення 3 банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження

Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України

б) перераховано на платіжну картку, з якої відряджена особа знімає готівку

в) перераховано на платіжну картку, з якої відряджена особа розраховується у безготівковій формі

Не пізніше 10 днів після завершення відрядження*

2. На відрядження та для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань у тому числі для:

— закупівлі сільськогосподарської продукції у населення;

— заготівлі вторинної сировини

До закінчення 3 банківського дня, наступного за днем, закінчення відрядження

Строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження*

3. Закупівля сільськогосподарської продукції та заготівля вторинної сировини, крім металобрухту

До закінчення 3 банківського дня, наступного за днем закінчення виконання цивільно-правової дії

Готівку видають на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт

4. На всі інші виробничі (господарські) потреби

Готівку видають на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт

5. Товари (продукція) придбані за власні кошти

Обмежень не передбачено

На сьогодні чітких строків не встановлено**

* Повертати залишок коштів, виданих підзвітній особі для цільового вирішення у відрядженні виробничих питань у касу підприємства та звітувати за використані кошти у такому відрядженні потрібно протягом трьох банківських днів після дня завершення терміну відрядження. На це вказує Нацбанк у листі від 11.05.2004 р. № 11-113/1572-4618.

**

Зазначимо, що Нацбанк у листі від 02.08.2004 р. № 25-113/1290-7713 вказував на те, що у випадку коли аванс на відрядження не видавався, то авансовий звіт необхідно подати до закінчення 3 банківського дня, наступного за днем, закінчення відрядження — у такі ж строки, що і при видачі авансу.

 

Після здійснення відрядження або виконання певної цивільно-правової дії за дорученням підприємства у встановлені вище строки підзвітна особа зобов’язана відзвітувати за витрачені готівкові кошти шляхом подання

Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), форма якого затверджена наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440 та оригінали документів, які підтверджують здійснені дії (наприклад, фіскальні чеки, квитанції касових ордерів, накладні тощо).

Звіт

заповнює безпосередньо фізична особа, яка отримувала кошти під звіт, за винятком граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти. Зазначені графи заповнюються посадовою особою підприємства, до посадових обов’язків якої належить виконання зазначених функцій. Такою особою, як правило, на підприємстві є бухгалтер. Про це зазначає ДПАУ у листі від 26.03.2007 р. № 2862/6/11-0216.

Підзвітній особі при подачі

Звіту потрібно пам’ятати про відривну частина Звіту «Розписку», вона заповнюється та підписується посадовою особою підприємства, якій працівник здає такий Звіт, і є для підзвітної особи документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.

Крім подачі

Звіту, підзвітна особа у випадку невитрачання готівки, виданої під звіт, повинна повернути невитрачені кошти до або під час подачі Звіту.

Якщо Звіт подано несвоєчасно — на кого чекає відповідальність

Але виникають випадки, коли підзвітна особа невчасно звітує та повертає невикористані кошти. У такому разі на неї накладається так званий «підзвітний» штраф, а в деяких випадках ще й стягується податок з доходів фізичних осіб (ПДФО) та накладаються адміністративні санкції на посадових осіб підприємства і штраф на підприємство (див. табл. 2).

 

Таблиця 2.

«Підзвітна» відповідальність

Порушення

Відповідальність

Хто накладає штраф

Відповідальність підзвітної особи (пп. 9.10.3 та 9.10.1 Закону про податок з доходів)

1. Повернення суми надміру витрачених (підзвітних) коштів пізніше граничного строку, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку

Штраф у розмірі 15 % суми таких надміру витрачених коштів

Працедавець підзвітної особи утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу платника податку

2. Повернення суми надміру витрачених (підзвітних) коштів пізніше граничного строку після закінчення місяця, на який припадає останній день граничного строку звітування.

Штраф у розмірі 15 % суми таких надміру витрачених коштів, а також ПДФО з неповерненої підзвітної суми (із застосуванням «натурального» коефіцієнта)

Штрафні санкції на підприємство (підприємця) (абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436)

Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також видача готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів (порушення норм п. 2.11. Порядку № 637)

Штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум

Органи ДПС на підставі матеріалів проведених ними перевірок і подань державної КРС, фінансових органів та органів МВС*

Штрафні санкції на посадових осіб підприємства (ст. 1642 КУпАП)

Порушення правил ведення касових операцій

Штраф від 136 грн. до 255 грн.

Начальник Головного КРУ в Україні та його заступники, начальники КРУ в АР Крим, областях, містах Києві і Севастополі та їх заступники

Повторне порушення правил ведення касових операцій

Штраф від 170 грн. до 340 грн.

* Для того щоб уникнути таких штрафних санкцій, підприємство повинно довести, що воно здійснювало всі можливі заходи, направлені на повернення підзвітною особою отриманих під звіт грошових коштів і своєчасного складання звіту, про це зазначає НБУ в листі від 05.07.2007 р. № 18-210/2252-6820.

 

Відповідальність працівника — основні правила утримання штрафу та податку

У разі, якщо надміру використані кошти, видані під звіт, не повернено своєчасно, з підзвітної особи може стягуватися або тільки «підзвітний» штраф, або «підзвітний» штраф та ПДФО.

«Підзвітний» 15 % штраф застосовується

тільки у випадку, коли працівник підприємства повертає надміру витрачені кошти видані під звіт пізніше граничного (3-денного) строку, але в межах звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку.

А

«підзвітний» штраф і ПДФО — коли повернення коштів відбувається не у звітному місяці, на який припадає останній день такого граничного строку, а в наступному місяці.

З цього можна зробити висновок, що на утримання ПДФО впливає те, в якому місяці повернено надміру витрачені кошти: чи в тому місяці, в якому закінчується граничний 3-денний строк, чи в наступному.

Отже, якщо граничний строк повернення надміру витрачених коштів припадає на останні дні місяця, а повернення коштів здійснено у перших числах наступного місяці, то крім 15 % штрафу буде застосовуватися і ПДФО, незважаючи на те, що строк затримки повернення надміру витрачених підзвітних коштів буде складати лише декілька днів. Наприклад, у випадку коли граничний строк закінчується 31 числа, то повернення залишку невикористаних підзвітних коштів 1 числа наступного місяця призводить до нарахування штрафу і ПДФО.

Слід пам’ятати, що «підзвітний» штраф

не застосовується, якщо перевитрата коштів виданих підзвіт викликана тим, що:

1)

на підприємстві на підставі колективного договору або наказу працедавця встановлені норми добових витрат, які перевищують норми, установлені КМУ*. Це означає, що на таких підприємствах автоматично відбувається надмірне витрачання підзвітних коштів, оскільки граничний розмір добових, установлений КМУ, менший за розмір добових, установлений роботодавцем. Але сума перевищення не вважатиметься перевитратою, оскільки відповідно до ст. 13 КЗпП роботодавець може встановлювати розміри гарантій, компенсацій, пільг, а отже, така перевитрата за умови вчасного звітування про використані кошти не буде визнаватися базою для нарахування «підзвітного» штрафу. Та все ж потрібно мати на у вазі, що із сум понаднормативних добових необхідно утримати ПДФО.

* Нагадаємо: сума перевищення граничного розміру добових, установлених роботодавцем, над розміром добових, установлених КМУ, до складу валових витрат не відноситься.

Таким чином, якщо підзвітна особа своєчасно подала

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження в тому числі в сумі, що перевищує норми, установлені КМУ (але в межах сум, встановлених працедавцем), то штраф в розмірі 15 % не нараховується. Про це свідчать і листи ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116 та від 17.05.2005 р. № 4347/6/17-3116;

2)

працівник з незалежних від нього причин не мав змоги вчасно відзвітувати та повернути перевитрачені кошти. Такими причинами згідно з п. 7.39 Положення № 637, листами НБУ від 20.01.2007 р. 31-18030-07-10/854**, від 05.07.2007 р. № 18-210/2252-6820*** та ДПА у Дніпропетровській області від 11.10.2005 р. № 25821/10/17-228 може бути лише тимчасова втрата працездатності або інші обставини, які документально підтверджені. Тобто йдеться про важливі обставини, які виключають провину особи і перешкоджають їй своєчасно скласти та надати звіт, а також повернути перевитрату коштів. На нашу думку такими обставинами (крім тимчасової втрати працездатності) може бути смерть близького родича, викрадення коштів чи документів у підзвітної особи при перебуванні у відрядженні**** тощо.

** Див. коментар у «БТ», 2007, № 47, с. 7.

*** Див. коментар у «БТ», 2007, № 34, с. 8.

**** Детальніше про це див. пошту тижня «Якщо у працівника у відрядженні вкрали гроші» // «БТ», 2006, № 39, с. 44.

Нарахований «підзвітний» штраф та сума ПДФО відповідно до

п.п. 9.10.1 Закону про податок з доходів утримується з підзвітної особи за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а за недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати цих сум.

При утриманні таких сум із заробітної плати, потрібно враховувати вимоги

ст. 128 КЗпП, згідно з якою розмір усіх відрахувань із заробітної плати працівника не повинен перевищувати 20 % суми, що належить до виплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством — 50 % (про це також зазначала і ДПАУ в листі від 25.03.2004 р. № 2776/5/17-2116). У разі утримання аліментів на неповнолітніх дітей розмір відрахувань не може перевищувати 70 %.

Крім того потрібно пам’ятати і про те:

— якщо платник податку (підзвітна особа) припиняє трудові або цивільно-правові відносини з підприємством, то сума податку і штраф утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а за недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року;

— якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті платника податку або визнання його за рішенням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утримується при нарахуванні доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Розраховані та стягнуті з підзвітної особи суми штрафу і податку потрібно

перерахувати до бюджету на той самий рахунок, на який перераховується податок з доходів фізичних осіб (листи ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116 та від 06.04.2004 р. № 2597/6/17-3116).

Перераховувати до бюджету штраф і за необхідності — податок з доходів, на нашу думку, потрібно в установлений на підприємстві день виплати заробітної плати за другу половину місяця. Це пов’язане з тим, що саме в момент виплати заробітної плати за звітний місяць сума штрафу та податку з доходів фактично утримується з працівника, і в цей день вона підлягає перерахуванню до бюджету. Схоже, із таким підходом згодні й податківці (

лист ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116). І ще один момент. Якщо заробітну плату своєчасно не виплачено, то, як відомо, відповідно до п.п. 8.1.2 Закону про податок з доходів податок має бути перераховано до бюджету протягом 30 календарних днів, наступних за закінченням такого місяця. Це правило, на наш погляд, поширюється й на утримані з оподатковуваного доходу працівника суми штрафу та податку з доходів із залишку неповернених сум.

Строки перерахунку до бюджету цих сум визначаються залежно від того, в якому вигляді здійснювалося утримання штрафу і ПДФО із зарплати. Так, у випадку виплати зарплата вчасно з банківського рахунку штраф і ПДФО перераховують одночасно з отриманням грошей в банку з виручки або у натуральній формі — протягом банківського дня, наступного за днем виплати зарплати, при перерахунку на картрахунок працівника — одночасно з перерахуванням грошових коштів на картрахунок. У випадку виплати зарплати із запізненням ці суми перераховуються протягом 30 днів, наступних за останнім днем звітного податкового місяця, в якому здійснювалося нарахування штрафу та ПДФО.

 

Розрахунок підзвітного штрафу та податку — приклади

Приклад 1. Бухгалтеру матеріального відділу 19 січня 2009 року видано під звіт для придбання канцтоварів кошти на суму 300 грн. У цей же день підзвітна особа придбала канцтовари на суму 240 грн. (без ПДВ), що підтверджується чеком РРО, доданим до Звіту від 20.01.2009 р. Повернення невикористаної підзвітної суми 60 грн., відбулося 27 січня.

У цьому випадку працівник повернув невикористані підзвітні кошти з порушенням 3-денного строку, але в тому ж звітному місяці, на який припадає останній день такого граничного строку. А тому з нього потрібно стягнути лише 15 % «підзвітний» штраф. Сума нарахованого штрафу склала 9 грн. (60 х 15 %).

Приклад 2

. Агроному 27 січня 2009 року видано під звіт для придбання канцтоварів кошти на суму 450 грн. У цей же день підзвітна особа придбала канцтовари на суму 380 грн., що підтверджується чеком РРО, що додається до Звіту від 28.01.2009 р. Повернення невикористаної підзвітної суми 70 грн. відбулося 2 лютого 2009 року.

У цьому випадку працівник повернув кошти не тільки з порушенням 3-денного строку (залишок потрібно було повернути 28.01.2009 р.), за що стягується 15 % штраф, а до того ж в наступному місяці. А за це передбачена додаткова відповідальність: крім штрафу, потрібно також утримати ПДФО за ставкою 15 % із застосуванням «натурального» коефіцієнта.

У такому разі розмір «підзвітного» штрафу складе 10,5 грн.

(70  15 %), а розмір ПДФО — 12,35 грн. (70 1,176471 15 %).

Розрахунок «підзвітного» штрафу та нарахування ПДФО відображають у

Звіті. Для наочності наведемо у вигляді витягу із Звіту приклади заповнення розрахунку 15 % штрафу та утримання ПДФО на основі умов наведених вище (див. рис. 1 та 2).

 

img 1 

Рис. 1

Фрагмент заповнення Звіту для прикладу 1

 

img 2

Рис. 2

Фрагмент заповнення Звіту для прикладу 2

 

При заповненні

Звіту потрібно враховувати той факт, що в ньому для розрахунку штрафу відведено два рядка. Перший рядок заповнюється тільки в тому разі, коли розраховується лише 15 % штраф, а другий рядок — коли поряд з 15 % штрафом утримується ПДФО. Крім того, при розрахунку ПДФО (у другому рядку) неповернута підзвітна сума повинна наводитися з урахуванням «натурального» коефіцієнта, який установлено п. 3.4 Закону про податок з доходів (1,176471).

Після визначення розміру штрафу, а у деяких випадках і розміру податку з доходів фізичних осіб, працівник зобов’язаний повернути надміру витрачені підзвітні кошти, сплатити штраф та, якщо потрібно, ПДФО.

Зверніть увагу: сума ПДФО стягується з підзвітної особи за підсумками звітного місяця, в якому відбулося порушення вимог

Закону про податок з доходів. Наприклад, за даними прикладу 2 нарахувати штраф та додатково ПДФО необхідно саме при нарахуванні заробітної плати за січень. І хоча на цю дату працівник залишок підзвітних коштів не повернув (фактичне повернення буде здійснено 2 лютого), однак на цей момент є всі підстави для застосування до працівника фінансових санкцій. До того ж, будь-які перерахування в майбутньому при поверненні невитрачених коштів не передбачено.

 

Відображення в обліку та звітності

Для відображення в бухгалтерському обліку нарахування «підзвітного» штрафу і податку з доходів фізичних осіб використовують субрахунок 641 «Податок з доходів». Усі операції, що стосуються видачі, погашення підзвітних коштів відбуваються на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Сума доходу, що виникла при неповерненні залишку підзвітних сум відображається також на цьому субрахунку за дебетом.

Для наочного відображення таких операцій в бухгалтерському та податковому обліку в табл. 3 наведемо кореспонденцію рахунків на основі прикладів відображених вище (за умови, що штраф і податок утримують із зарплати, яка виплачується 9 числа).

 

Таблиця 3.

Відображення на рахунках «підзвітного» штрафу та ПДФО

Дата

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

дебет

кредит

Приклад 1

19.01

Видано кошти з каси під звіт на придбання канцтоварів

372

301

300,00

20.01

Затверджено Звіт

22

372

240,00

27.01

Повернено залишок невикористаної суми

301

372

60,00

27.01

Нараховано «підзвітний» штраф (60х 15 %)

661

641

9,00

31.01

Нарахована заробітна плата за січень*

92

661

1500,00

31.01

Утримано із зарплати:

— внески до соцфондів (1500 х 2 %; 1500 х1 %; 1500 х 0,6 %)

661

65

54,00

— податок з доходів фізичних осіб [(1500 - 54) х 15 %]

661

641

216,90

09.02

Виплачена заробітна плата (1500 - 54 - 216,9 - 9)

661

301

1220,10

09.02

Перераховано до бюджету податок з доходів (за місяць) і штраф (216,9 + 9)

641

311

225,90

Приклад 2

27.01

Видано кошти під звіт на придбання канцтоварів

372

301

450,00

28.01

Затверджено Звіт

22

372

380,00

31.01

Нарахована заробітна плата за січень*

91

661

1200,00

31.01

Утримано із зарплати:

— внески до соцфондів (1200 х 2 %; 1200 х1 %; 1200 х 0,6 %)

661

65

43,20

— податок з доходів фізичних осіб [(1200 - 43,2) х 15 %]

661

641

173,52

— «підзвітний» штраф (70 х 15 %)

661

641

10,50

— податок з доходів з неповерненої на кінець місяця підзвітної суми (70 х 1,176471 х 15 %)

661

641

12,35

31.01

Нарахована оподатковуваний дохід у сумі не повернених на кінець місяця підзвітних сум (70 х 1,176471**)

663

663

82,35

02.02

Повернено залишок невикористаної суми

301

372

70,00

09.02

Виплачена заробітна плата за січень (1200 - 43,2 - 173,52 - 10,5 - 12,35)

661

301

960,43

09.02

Перераховано до бюджету ПДФО та штраф (173,52 + 10,5 + 12,35)

641

311

196,37

* Нарахування соцвнесків не наводимо.

**Це проведення потрібне виключно для того, щоб персоніфікувати дохід і полегшити процес заповнення форми № 1ДФ, тому без неї цілком можна обійтися (адже реального доходу у працівника на цей момент не виникає).

 

Крім того, варто пам’ятати, що сума «підзвітного» штрафу і ПДФО повинна відображатися у Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ.

«Підзвітний» 15 % штраф відображається з ознакою доходу «

01» в графах 4а та 4, у тому ж рядку, що і нарахований ПДФО із зарплати працівника.

Що стосується ПДФО, утриманого з надміру витрачених грошових коштів, то він у ф. № 1ДФ відображається з ознакою доходу «

16» (сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт). Слід також зауважити, що з ознакою доходу «16» має відображатися не вся сума коштів, отриманих під звіт, а тільки сума надміру витрачених грошових коштів, тобто частина, що обкладається податком з доходів фізичних осіб з урахуванням натурального коефіцієнту:

 

Фрагмент уточнюючого податкового розрахунку за ф. № 1ДФ за I квартал 2009 року

№ п/п

Ідентифікаційний номер

Сума нарахованого доходу (грн., коп.)

Сума виплаченого доходу (грн., коп.)

Сума утриманого податку (грн., коп.)

Ознака доходу

Дата

Ознака подат. соц. пільги

Ознака (0, 1)

нарахованого

перерахованого

прийняття на роботу (дд/мм/рррр)

звільнення з роботи (дд/мм/рррр)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приклад 1

1

1236549870

1500,00

1500,00

225,90

225,90

01

Приклад 2

1

1122334455

1200,00

1200,00

184,02

184,02

01

2

1122334455

82,35

82,35

12,35

12,35

16

 

На цьому закінчуємо. Сподіватимемося, що ця стаття допоможе вам правильно і без особливих зусиль відобразити ці операції в обліку та звітності.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі