При забезпеченні приймаючою стороною повного пансіону закордонні добові працівнику виплачуються в еквіваленті 17,5 дол. США на добу

Працівник підприємства, розташованого в м. Дніпропетровську, їде у відрядження до Німеччини терміном на 5 днів (2 дні на території України, 3 дні за кордоном) з вильотом із Борисполя. Приймаюча сторона за умовами угоди забезпечує працівника проживанням та триразовим харчуванням. Як правильно розрахувати добові витрати і аванс на відрядження? Як ці операції відображаються в бухгалтерському та податковому обліку?

(м. Дніпропетровськ)

Порядок розрахунків з працівниками, які направляються у відрядження, урегульовано

Згідно з

* Розділ II Інструкції № 59 регулює порядок розрахунків з працівниками при відрядженнях за межі України, тому наведені норми стосуються лише закордонних відряджень.

Граничні норми добових витрат за кордон, установлені в п. 1 постанови № 663, дорівнюють сумі у гривнях, еквівалентній:

— 50 дол. США за офіційним курсом НБУ на день видачі авансу — якщо до рахунків на проживання не включено харчування;

— 40 дол. США — при одноразовому харчуванні;

— 27,5 дол. США — при дворазовому харчуванні;

— 17,5 дол. США — при триразовому харчуванні.

Згідно з п.п. «в» п. 1.7 розділу II Інструкції № 59 при закордонних відрядженнях до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль (зокрема, з Німеччиною), потрібно враховувати таке: якщо дата вибуття у відрядження або дата повернення з нього не збігається з позначками контрольно-перепускних пунктів у закордонному паспорті, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються як при відрядженнях у межах України. При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно до зазначених позначок добові витрати відшкодовуються за нормами, установленими для відряджень за кордон.

В описаній у запитанні ситуації приймаюча сторона забезпечує працівника триразовим харчуванням, тому добові йому обчислюються з розрахунку 17,5 дол. США на день. При цьому зверніть увагу, що розрахунок добових здійснюється за кожен день окремо залежно від кількості разів отриманого в цей день безкоштовного харчування. Так, якщо літак до Німеччини прилітає ввечері, то логічно, що працівник тільки повечеряє за рахунок приймаючої сторони. Отже, за цей день добові йому слід виплатити в еквіваленті 40 дол. США (одноразове харчування). Крім того, при розрахунку добових потрібно звертати увагу на проїзні документи. Зокрема, якщо в авіаквитку буде позначка про харчування (із зазначенням вартості чи без нього) добові відповідно буде виплачено в меншому розмірі кратно кількості наданого при перельоті харчування.

Якщо після повернення з відрядження працівнику потрібно буде доплатити добові (виходячи з фактичних даних щодо отриманого ним безкоштовного харчування від приймаючої сторони), то вони виплачуються йому в гривнях виходячи з дол. США за офіційним курсом НБУ на день погашення такої заборгованості.

Приклад

Аванс на відрядження (добові, інші витрати) було видано в розмірі 200 євро і 100 грн. Балансова вартість євро (за комерційним курсом придбання) становить 9,7316 грн. за 1 євро.

Офіційний курс НБУ:

— на 16 червня (день видачі авансу) — 7,9142 грн. за 1 дол. США;

— на 16 червня (день видачі авансу) — 9,701226 грн. за 1 євро;

— на 29 червня (день затвердження авансового звіту) — 9,701152 грн. за 1 євро (умовно)

Розмір добових, що належать працівнику

— 21 і 25 червня — по 30 грн. на день;

— 22 червня з розрахунку 27,5 дол. США (2-разове харчування — обід і вечеря — за рахунок приймаючої сторони);

— 23 червня з розрахунку 17,5 дол. США (3-разове харчування);

— 24 червня з розрахунку 27,5 дол. США (2-разове харчування — сніданок і обід — за рахунок приймаючої сторони).

Крос-курс долара США до євро на дату видачі авансу

7,9142 : 9,701226 = 0,81579.

Розрахунок добових

(27,5 + 17,5 + 27,5) х 0,81579 = 59,14 євро*.

* Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 1.2 розділу II Інструкції № 59).

Наталія ЖУРАВЛЬОВА