ОСОБОВУ КАРТКУ ПРАЦІВНИКА
за новою формою оформляють на працівників, прийнятих з 1 січня 2010 року
Лист Державного комітету статистики України від 26.02.10 р. № 17/1-25/Н-24/10/37
«Про форму первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника»
З 1 січня 2010 року спільним
наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656 (далі — наказ № 495) запроваджено нову типову форму № П-2 «Особова картка працівника», про порядок заповнення якої ми докладно розповідали у статті «Особова картка працівника: нова форма з 2010 року» // «БТ», 2010, № 6, с. 44. Основна відмінність нової форми від попередниці полягає в тому, що тепер в Особовій картці потрібно вказувати відомості про військовий облік працівників (розділ ІІ). Крім того, тепер інформація про здобуту освіту (реквізит 4 розділу I) має містити всі спеціальності (професії), а не лише ті, що відповідають обійманій посаді. З нововведень також слід відзначити, що в розділі V Особової картки зазначають дані про використання всіх видів відпусток, а не тільки основної та додаткової відпустки, як це було передбачено скасованою формою (тобто тепер потрібно вписувати й дані про відпустку «на дітей», навчальну відпустку, відпустку по вагітності та пологах, відпустку для догляду за дитиною до 3 років або 6 років за медичним висновком, «чорнобильську» відпустку, відпустку без збереження зарплати).Прийняття нової форми викликало запитання:
чи потрібно на працівників, прийнятих на роботу до 1 січня 2010 року, переоформляти Особові картки за новою формою? У листі, що коментується, Держкомстат дав таку відповідь: Особову картку за новою формою потрібно оформляти на працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року. Переписувати у 2010 році Особові картки працівників, прийнятих на роботу у 2009 році та раніше, немає потреби. Однак разом з тим Держкомстат зробив застереження, що Особові картки працівників за попередніми формами необхідно актуалізувати, тобто внести до них інформацію, яка міститься в чинній на сьогодні формі № П-2 та яка була відсутня в колишніх формах цього первинного документа (дані про військовий облік, щодо прописки, фактичного місця проживання тощо). Такі відомості можна вписати до особових карток від руки.Безумовно, за бажанням кадрової служби особові картки працівників, прийнятих до 2010 року, може бути повністю переписано згідно з новою формою або у старих формах необхідні відомості може бути внесено від руки. Щодо обов'язковості актуалізації особових карток відповідно до нової форми зауважимо таке.
З одного боку, таку актуалізацію роботодавці мають право здійснювати лише в добровільному порядку, адже ні
наказ № 495, ні наказ № 496* не зобов'язали роботодавців приводити старі Особові картки працівників «у відповідність». І якщо необхідні записи до Особових карток працівників не буде внесено, то навряд чи роботодавця буде за це покарано, адже «найвідповідніший» у цьому випадку адмінштраф у сумі від 170 до 255 грн. згідно зі ст. 1863 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП) накладається за незабезпечення належного стану первинного обліку статистичних спостережень. Ведучи Особові картки працівників згідно з діючими на момент їх прийняття на роботу формами, роботодавець цим забезпечує належний стан первинного обліку, тому карати його, на перший погляд, нема за що.* Наказ Держкомстату України «Про внесення змін до наказу Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 25.12.09 р. № 496.
З іншого боку, підприємства, установи, організації і до 2010 року зобов'язані були вести військовий облік військовозобов'язаних та призовників**. Ведеться такий облік шляхом оформлення на ці категорії працівників Особової картки за формою № Т-2 (додаток 2 до Інструкції). Відповідно тим роботодавцям, які не вели військовий облік військовозобов'язаних та призовників, слід унести від руки відповідні відомості до Особових карток працівників за формою № П-2. Зауважимо, що контроль за станом роботи з військового обліку військовозобов'язаних та призовників (у тому числі й на підприємствах, в установах та організаціях) здійснює Генеральний штаб Збройних Сил України, а функціонування цієї системи забезпечується органами Міноборони, МВС, СБУ, місцевими держадміністраціями, органами місцевого самоврядування, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади.
** Згідно зі ст. 33, 34 Закону України «Про військовий обов'язок та військову службу» від 25.03.92 р. № 2232-XII; пп. 5, 10 Положення про військовий облік військовозобов'язаних та призовників, затвердженого постановою КМУ від 09.06.94 р. № 377; Інструкції з військового обліку військовозобов'язаних та призовників на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міноборони від 27.06.95 р. № 165 (далі — Інструкція).
Таким чином, у разі неведення військового обліку військовозобов'язаних та призовників ні за формою № Т-2, ні за формою № П-2 (до діючих до 2010 року формах записи вносяться від руки) накладення адмінштрафу за ст 1863 КУпАП можливе. Крім того, згідно зі ст. 2112 КУпАП адміністративний штраф у розмірі від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян накладається (у тому числі й на кадрові служби підприємств, установ, організацій) за неподання до військових комісаріатів списків хлопців, які підлягають приписці до призовних дільниць. Такі списки подаються щороку у грудні за формою згідно з додатком 4 до Інструкції.
