ФАКСИМІЛЕ:
особливості застосування
Факсиміле (від лат. «fac simile» — зроби подібне) — печатка, кліше, за допомогою якого відтворюється власноручний підпис особи, людини, яка підписує безліч документів, паперів. Останнім зумовлена поширеність застосування факсиміле на великих підприємствах. У цьому матеріалі розглянемо деякі особливості застосування факсиміле.
Роман БЕРЕЖНИЙ, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»
Договори
Питання застосування факсиміле на договорах є, мабуть, найурегульованішим у законодавстві та відповідно найпрозорішим. Йому присвячено
ч. 3 ст. 207 ЦКУ, де зазначено, що «використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів».Держкомпідприємництва, розглядаючи
ч. 3 ст. 207 ЦКУ, зауважив, що терміни «факсиміле», «факсимільний підпис» у чинному законодавстві не визначено. Однак, незважаючи на це, Комітет підтвердив правомірність використання факсимільних підписів на договорах, якщо законодавство не встановлює заборони на їх застосування, а сторони договору досягли письмової згоди щодо застосування факсиміле (див. лист від 12.01.05 р. № 145). Про можливість використання факсиміле на договорах зазначав і Мін'юст, щоправда, обмежившись тільки цитуванням ч. 3 ст. 207 ЦКУ (див. лист 22.11.06 р. № Г-21295-19).Безумовно, крім власне можливості застосування факсиміле, цікавить і питання щодо наслідків недотримання описаної вище процедури. І в цьому питанні необхідно бути дуже уважними, оскільки недотримання положень
ч. 3 ст. 207 ЦКУ може бути підставою для визнання правочину недійсним у судовому порядку (див. постанову ВГСУ від 01.03.06 р. № 23-14/208-05-6005 ).Водночас існують і кілька інших судових рішень із цього питання — коли порушення
ч. 3 ст. 207 ЦКУ не призводило до визнання правочинів недійсними за умови, що сторонами правочину були вчинені дії з його виконання (див. «Факсиміле на договорах»).
| Факсиміле на договорах Витяг із постанови ВГСУ від 24.09.09 р. у справі № 19/75пд «Передбачена пунктом 3 цієї норми [ст. 207 ЦКУ. — Прим. ред.] письмова згода сторін на використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису є лише формою підтвердження відповідного факсимільного відтворення підпису його власноручному аналогу. Відсутність такої письмової угоди у випадку вчинення дій з виконання договору, підписаного факсиміле, не може бути умовою недійсності частково виконаного договору. Відтак у даному випадку посилання позивача на непідписання договору з боку ТОВ <…> як на умову недійсності договору є безпідставними». |
Окремо звертаємо увагу, що в наведеному судовому рішенні дефект форми правочину суд визнав несуттєвим для визнання його дійсним внаслідок того, що правочин було частково виконано і сторони вчинили дії, спрямовані на його виконання. Тому даремно ризикувати в цьому питанні ми б не радили, особливо при укладенні консенсуальних* договорів. Існує великий ризик, що в майбутньому контрагент ухилиться від виконання своїх обов'язків, визнавши договір недійсним.
* Договори, виконання зобов'язань за якими планується в майбутньому та не здійснюється в момент укладення правочину.
Як наслідок застосування факсиміле в таких правочинах краще оформляти належним чином. Застосування факсиміле може бути передбачено: або в окремому договорі (предметом якого й буде використання саме факсиміле); або бути розділом будь-якого іншого договору, у межах якого надалі оформлятимуться додаткові угоди на конкретизацію умов договору (так звані рамкові договори); або навіть у листах, якими повинні обмінятися сторони. У будь-якому разі домовленість має містити зразок факсиміле (відбиток факсиміле) та підписуватися власноручно.
Первинні документи
Не так давно до
Положення № 88 було внесено зміни*. У результаті, як бачите, нова редакція п. 2.5 Положення № 88 стала жорсткіше регулювати питання застосування факсиміле на первинних документах (див. «Факсиміле на первинних документах: вимоги ужорсточилися»).* Див. ком. «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: останні зміни» // «БТ», 2010, № 32, с. 8.
| Факсиміле на первинних документах: вимоги ужорсточилися Витяг зі старої редакції п. 2.5 Положення № 88 «2.5. Документ може бути підписано особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію. <…>». Нова редакція п. 2.5 Положення № 88 «2.5. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства». |
Відверто кажучи, такий характер змін був цілком передбачуваним, адже ще при старій редакції
п. 2.5 Положення № 88 Мінфін указував (лист від 03.08.09 р. № 31-34000-20-16/20991**), що Законом про бухоблік «застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено. Зазначені документи підписуються особисто та/або із застосуванням електронного підпису відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронний цифровий підпис».** Див. ком. «Довіреність на отримання цінностей: Мінфін роз'яснив деякі моменти її заповнення» // «БТ», 2009, № 33, с. 10.
І це незважаючи на те, що дещо раніше це Міністерство прямо не заперечувало можливість застосування факсиміле на первинних документах (
лист від 19.01.05 р. № 31-04200-30-29/819).Де ж правда?! Чи було правомірним використання факсиміле раніше та як це питання вирішуватиметься тепер?
Відповідаючи на першу частину запитання, з упевненістю можемо сказати — правомірно. На нашу думку, до набуття чинності змінами до
Положення № 88 (до 27.07.10 р.) це питання мало вирішуватися таким чином.Загальні вимоги до оформлення всіх первинних документів у вигляді переліку обов'язкових реквізитів установлено
ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Серед них — «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». Зверніть увагу, що здебільшого і суди, і державні органи, роблячи висновки про правомірність використання факсиміле, забувають про другу виділену частину цього формулювання Закону. Ми ж на неї звертаємо особливу увагу, оскільки далі, у п. 2.5 Положення № 88, зазначалося, що «документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення».З урахуванням виділеної вище другої частини цитати з
ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік можна дійти висновку, що п. 2.5 Положення № 88 раніше уточнював, як можна ідентифікувати особу, яка брала участь в операції, — за проставленим нею факсиміле. Цю логіку підтверджує і друге речення старої редакції згаданого п. 2.5 Положення № 88: «Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію».Суди до вирішення цього питання підходили трохи інакше. Можна навіть сказати, радикальніше, але в будь-якому разі підтверджували правомірність застосування факсиміле.
Так,
ВАдСУ в ухвалі від 06.09.06 р. хоча й непрямо, але поставив знак рівності між факсимільним та власноручним підписом (див. «Факсимільний підпис є власноручним»).
| Факсимільний підпис є власноручним Витяг з ухвали ВАдСУ від 06.09.06 р. «<…> ні зазначений Порядок [ № 165. — Прим. ред.], ні Закон України «Про податок на додану вартість» та Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» не містять жодних застережень відносно засобу виконання підпису посадовою особою підприємства, установи, організації — або нанесенням рукописного тексту, або нанесенням відбитку підпису за допомогою факсиміле». |
Прямо ж цей висновок було зроблено в
ухвалі Харківського апеляційного суду від 03.03.08 р. у справі № 22-а-845/08, при розгляді терміна «факсиміле»: «...це точне відтворення будь-якого графічного оригіналу, у тому числі підпису, фотографічним способом, печаткою, іншою репродукцією; кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис особи. Використовується, як правило, службовою особою, що за посадовими обов'язками повинна підписувати велику кількість документів листів та інших ділових паперів. Прирівнюється до власноручного (оригінального) підпису і має однакову з ним юридичну силу».Не можемо сказати, що така позиція судів нам не до душі. Більше того, вона повністю виправдовує застосування факсиміле у світлі нової редакції
п. 2.5 Положення № 88, не залишаючи жодних сумнівів щодо питання правомірності застосування факсиміле.Закінчуючи аналіз старої редакції
п. 2.5 Положення № 88, зауважимо, що саме на неї здебільшого посилалися суди, підтверджуючи правомірність використання факсиміле (див. постанову ВГСУ від 01.07.04 р. у справі № 5/1961-3/213, від 16.03.10 р. у справі № 11/284-09, ухвалу ВАдСУ від 06.09.06 р., від 17.05.07 р. у справі № К-16564/06, від 02.06.09 р. у справі К-4170/07). При цьому можливість застосування факсиміле на актах виконаних робіт було прямо підтверджено в постанові ВГСУ від 16.03.10 р. № 11/284-09, а на актах наданих послуг — в ухвалі ВАдСУ від 17.05.07 р. № К-16564/06.Інакше кажучи, судові інстанції не вбачають колізії між нормами
ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.5 Положення № 88 (як це було зроблено Мінфіном на користь положень Закону — лист від 03.08.09 р. № 31-34000-20-16/20991), а тлумачать ці норми як такі, що взаємно уточнюють і доповнюють одна одну. У деяких судових рішеннях (наприклад, в ухвалі ВАдСУ 02.06.09 р. № К-4170/07), висновок про правомірність факсимільного підписання первинних документів зроблено з посиланням на обидві зазначені норми.Щодо нової редакції
п. 25 Положення № 88 зауважимо таке. Оскільки— пряма заборона на використання факсиміле в
Положенні № 88 не з'явилася;— Положення № 88
більшою мірою має рекомендаційний характер, тоді як Закон про бухоблік, як і раніше, дозволяє замінювати підпис уповноваженої за здійснення правочину особи на інші дані, що дозволяють ідентифікувати таку особу. Такими іншими даними все ще може бути факсиміле;— судові органи прирівнюють факсимільний підпис до власноручного, то
ми вважаємо застосування факсиміле на первинних документах можливим.Особливо обережні суб'єкти господарювання при великому бажанні скористатися принадами факсиміле можуть підстрахуватися шляхом дотримання всіх вимог
ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Інакше кажучи, застерегти в договорі можливість підписання первинних документів факсиміле. Цим також буде дотримано диспозицію нової редакції п. 2.5 Положення № 88.Однак недоліком такого підходу до застосування факсиміле саме на первинних документах є те, що, звернувшись до
ч. 3 ст. 207 ЦКУ, ми, по суті, визнаємо наші первинні документи правочином. А це не завжди так. Адже первинними документами традиційно підтверджується виконання (стан) зобов'язань учасників правочину, який було укладено раніше. До того ж суди самі визнають, що слід відрізняти правочин від первинних документів, що підтверджують виконання правочину (Узагальнення практики розгляду судами цивільних справ про визнання правочинів недійсними, доведене листом ВСУ від 24.11.08 р., ухвала ВАдСУ від 18.03.10 р. № К-9691/07).
Податкові накладні
Почнемо з базових моментів чинного законодавства.
Підпунктом 7.2.1 Закону про ПДВ установлено обов'язкові реквізити податкової накладної. І як не дивно, але про обов'язковість підпису в Законі нічого не йдеться.У свою чергу, форма податкової накладної, а також
п. 18 Порядку № 165 вимагають проставляння підпису особи, уповноваженої здійснювати поставку товарів, на всіх примірниках податкових накладних. При цьому про можливість застосування на податкових накладних факсиміле в названому Порядку немає жодного слова.На цій підставі Держкомпідприємництва у своєму
листі від 19.03.04 р. № 1699 дійшов висновку, що податкову накладну має бути підписано власноручно без використання аналогів відтворення власного підпису (факсимільного підпису).На нашу думку, висновок Комітету про неможливість використання факсиміле на податкових накладних може бути поставлено під сумнів, оскільки:
— вище вже наводилася судова практика, що прирівнює факсимільний підпис до власноручного;
— існує досить значна за обсягом судова практика, що підтверджує правомірність використання факсиміле саме на податкових накладних (див.
постанову ВГСУ від 01.07.04 р. у справі № 5/1961-3/213, ухвали ВАдСУ від 06.02.07 р. у справі № К-9000/06, від 18.09.07 р. у справі № К-23546/06, від 29.05.08 р. у справі № К-13190/06, від 02.06.09 р. у справі № К-4170/07). Щоправда, вона базується на тому, що п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ не встановлює такого обов'язкового реквізиту податкової накладної, як підпис особи. У деяких ухвалах ВАдСУ (наприклад, від 01.04.10 р. у справі № К-20184/07, від 01.07.10 р. у справі № К-21341/07) висновок про можливість використання факсиміле на податкових накладних базується на нормах старої редакції п. 2.5 Положення № 88.Розглядаючи це питання об'єктивно і всебічно, змушені констатувати, що трапляються й негативні судові рішення із цього приводу. Так, в
ухвалі від 18.03.10 р. у справі № К-9691/07 ВАдСУ дійшов висновку, що п. 18 Порядку № 165 конкретизує приписи ст. 9 Закону про бухоблік, унаслідок чого податкову накладну обов'язково має бути підписано власноручно. Водночас наявність факсиміле замість власноручного підпису, на думку того ж ВАдСУ, — недостатня підстава для позбавлення підприємства права на податковий кредит.Таким чином, на сьогодні, використовуючи факсиміле на податкових накладних, потрібно, як мінімум, бути готовим відстоювати свою позицію.
Банківські та касові документи
Нацбанк не забороняє застосування факсиміле на
банківських документах, але тільки в тих випадках, коли це прямо передбачено в його нормативних документах*. Цей висновок було озвучено в пп. 1, 2 листа НБУ від 30.10.06 р. № 25-113/2453-11507 та листі від 04.02.10 р. № 13-210/642-1764** .* Зауважимо, що таких документів небагато. А щодо проставляння факсиміле на грошових чеках, платіжних дорученнях у національній валюті існує пряма заборона.
** Див. Калейдоскоп документів «На оригіналі письмового підтвердження для отримання кредитів в іноземній валюті від нерезидентів факсиміле не ставиться» // «БТ», 2010, № 7, с. 15.
Посперечатися з цими висновками Нацбанку можна. Хоча б на тій підставі, що судові органи визнають тотожність власноручного та факсимільного підписів. Однак ураховуючи, що пересічні банки традиційно прислухаються до позиції Нацбанку, принципова незгода з ним перетвориться в неможливість здійснення банківських операцій.
Що стосується касових документів , то в листі від 13.10.09 р. № 11-113/4546-19079 Нацбанк погодився з тим, що на касових ордерах можливе проставляння факсиміле***.
*** Див. ком. «Касові документи — хто має право їх підписувати, у тому числі з використанням факсиміле» // «БТ», 2009, № 45, с. 10.
Сподіваємося, що ця стаття допомогла з’ясувати багато питань, пов'язаних з використанням факсиміле в діяльності вашого підприємства. Водночас багато ситуацій потребують індивідуального підходу, тому не виключаємо, що стосовно деяких нюансів запитання могли залишитися. Пишіть нам — і ми допоможемо з ними розібратися.
Документи статті
ЦКУ
— Цивільний кодекс УкраїниЗакон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIVЗакон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВРПоложення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88Порядок № 165
— Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом ДПАУ від 30.05.97 р. № 165
