Строк зберігання підтверджуючих документів
Які документи і протягом якого строку мають зберігатися у платника для підтвердження даних податкової звітності?
(м. Полтава)
Згідно з
п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.Строкам зберігання підтверджуючих документів присвячено
пп. 44.3 та 44.4 ПКУ . Згідно з цими нормами платники податків зобов'язані забезпечити зберігання перелічених вище документів, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, не менше ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовуються, а в разі її неподання — 1095 днів із граничного строку подання такої звітності.Документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення чи судового розгляду, мають зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності (з граничного строку подання звітності — у разі її неподання).
Отже, виходить, що підтверджуючі документи мають зберігатися протягом 1095 днів з моменту подання податкової звітності (або до закінчення перевірки та процедури оскарження рішення контролюючого органу, якщо така перевірка (оскарження) почалася в межах трирічного строку). Зверніть увагу, що в
ПКУ немає вимоги про те, що підтверджуючі документи мають зберігатися понад строк 1095 днів у тому випадку, якщо цей період не перевірено контролюючими органами.У свою чергу,
п. 7 ст. 9 Закону про бухоблік установлено, що підприємство забезпечує належне зберігання первинних документів та облікових регістрів протягом установленого строку. Такі строки, як відомо, установлено в Переліку № 41, а також безліччю галузевих переліків та інструкцій.Переліком № 41
передбачено, що облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці тощо), первинні документи та додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здачу та списання майна і матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) мають зберігатися протягом трьох років, але за умови завершення перевірки податковими органами щодо питань дотримання податкового законодавства, для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств та організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії.За недотримання цієї вимоги на посадових осіб підприємства може бути накладено адміністративний штраф за
ст. 1642 КпАП у розмірі від 136 до 255 грн., а за повторне протягом року порушення — від 170 до 340 грн. Крім того, за умисне знищення документів, здійснене в корисливих цілях чи в інших особистих інтересах, ст. 357 ККУ передбачено кримінальну відповідальність.Отже, підприємство зобов'язане зберігати документи понад три роки за неперевірений період, оскільки таку вимогу висувають правила ведення бухгалтерського обліку. Інша справа, що перевірити та донарахувати податкові зобов'язання за період трирічної давності контролюючі органи не можуть. При цьому потрібно пам'ятати, що згідно з
абз. 2 п. 102.1 ПКУ в разі подання платником податків уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань за такою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку.
Наталія ЖУРАВЛЬОВА
