Електронний цифровий підпис: як отримати та відобразити в обліку

Як отримати електронний цифровий підпис? Де його можна використовувати? Як відобразити в бухгалтерському та податковому обліку підприємства?

(м. Суми)

Отримання електронного цифрового підпису . Електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних, що додається до цього набору або логічно з ним об'єднується і дає можливість підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача (ст. 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.03 р. № 852-IV; далі — Закон про ЕЦП ). ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Без ЕЦП неможливе подання звітності в електронній формі. Крім підпису звітності, в електронному вигляді ЕЦП може бути використано для підписування первинних документів, складених в електронному вигляді. Про це ми писали у статті «Первинні документи: складаємо, заповнюємо, підписуємо…» // «БТ», 2011, № 39, с. 10.

Про те, як отримати і відобразити в обліку ЕЦП, ми писали у статті «Електронний цифровий підпис — отримуємо та відображаємо в обліку» // «БТ», 2008, № 24, с. 36.

Сьогодні стисло нагадаємо основні етапи, які вам належить пройти, щоб отримати ЕЦП.

Етап 1. Зверніться до акредитованого центру сертифікації ключів ЕЦП . Ці центри надають послуги ЕЦП та можуть бути як юридичними, так і фізичними особами.

Етап 2. Формування особистого та відкритого ключа. При зверненні до акредитованого центру сертифікації ключів вам зазвичай надають повний супровід щодо використання ЕПЦ — забезпечують спеціалізованим програмним забезпеченням, консультують з приводу його використання, організовують техпідтримку. Насамперед для кожного платника податків і для уповноважених ним посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для податкової звітності в паперовій формі, у центрі сертифікації ключів повинні згенерувати унікальний особистий та відкритий криптографічні ключі ЕЦП. Як правило, формують ЕЦП керівника, головного бухгалтера (бухгалтера) та печатки юридичної особи. Для підприємця формують ЕЦП підприємця та його печатки за її наявності.

Особистий ключ — параметр криптографічного алгоритму формування ЕЦП, доступний лише підписувачу.

Відкритий ключ — параметр криптографічного алгоритму перевірки ЕЦП, доступний суб'єктам відносин у сфері використання ЕЦП.

Етап 3. Використання ЕЦП на практиці . Особистий ключ потрібно зберігати в таємниці, він має бути доступним лише тому, для кого призначений, — керівнику підприємства, бухгалтеру. Ним підписуються документи.

Відкритий ключ обчислюється з особистого ключа. Особистий ключ працює лише з відкритим ключем. Відкритий ключ призначено для перевірки ЕЦП звітності, що отримується в електронному вигляді, та працює лише разом з особистим ключем.

Центр сертифікації ключів видає Сертифікат відкритого ключа — це документ, що засвідчує дію та приналежність відкритого ключа підписувачу. Сертифікат відкритого ключа вважається посиленим, якщо його видано акредитованим центром сертифікації ключів ЕЦП.

Як бачимо, нічого складного немає — спочатку потрібно звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів, де вас проінструктують, створять ключі, розкажуть, як ними користуватися, а вже потім ви на практиці скористаєтеся ЕЦП. Звертаємо вашу увагу: подаючи звітність до того чи іншого держоргану, потрібно враховувати порядки та інструкції подання, які може бути затверджено цими держорганами. Наприклад, податківці наказом ДПАУ від 10.04.08 р. № 233 затвердили Інструкцію з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку. А у ПФУ є Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою від 19.04.07 р. № 7-7. Недавно й Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності затвердив Порядок подання страхувальниками електронних документів до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (постанова правління Фонду від 27.04.11 р. № 23), який ми проаналізували у статті «Звітність до ФТВП електронкою: ФТВП розробив порядок подання» // «БТ», 2011, № 35, с. 32 (текст постанови на с. 21).

Отже, для того щоб подати звітність до того чи іншого органу в електронному вигляді, замало отримати ЕЦП, потрібно ще враховувати вимоги цих органів, викладені у відповідних інструкціях та порядках.

Відображення ЕЦП у бухгалтерському обліку. У бухгалтерському обліку отриманий сертифікат ключа для накладення ЕЦП не можна віднести до основних засобів та нематеріальних активів, тому що він не визнається активом (П(С)БО 7 «Основні засоби» та П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»). Тому витрати на сертифікацію ключів визнають витратами звітного періоду на підставі накладної (акта) на передачу сертифіката ключа і відображають у складі адміністративних витрат (Дт 92 — Кт 631, 685, 371).

Відображення ЕЦП у податковому обліку. У податковому обліку витрати на отримання ЕЦП для обчислення податку на прибуток, як і в бухобліку, відносять до адміністративних витрат на підставі п.п. 138.10.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ). ЕЦП не є основним засобом та нематеріальним активом і для податкового обліку. При цьому слід ураховувати, що згідно з п. 49.4 ПКУ середні та великі платники зобов'язані(!) подавати податкові декларації в електронному вигляді з дотриманням умов реєстрації ЕЦП у порядку, визначеному законодавством. А тому для них витрати на ЕЦП — це вже витрати, здійснення яких передбачено законодавством. Тож у господарському характері таких витрат сумнівів не повинно бути, адже подання звітності в електронному вигляді з накладенням ЕЦП не лише зручність для бухгалтера (не потрібно відвідувати ДПС), а й вимога законодавства.

Яна ІНДЮХОВА