Проживання у відрядженні в готелі підприємця-єдиноподатника: чи можна відмовити у відшкодуванні витрат
Найманий працівник підприємства, направлений у службове відрядження до іншого міста, проживав у готелі, зареєстрованому на фізичну особу — підприємця, який є платником єдиного податку. Послуги з проживання працівник підтвердив готельним рахунком і документом про оплату, які він додав до звіту про використання підзвітних коштів. Після повернення з відрядження керівник відмовляється затверджувати звіт у частині витрат на проживання, оскільки підприємство не зможе віднести витрати на проживання до податкових витрат. Чи має право роботодавець не відшкодовувати такі витрати, адже їх документально підтверджено?
(м. Харків)
З 1 квітня 2011 року набрав чинності
розділ III Податкового кодексу України (далі — ПКУ). Він уніс зміни до податкового обліку витрат на відрядження, про що ми писали в Темі тижні «Відрядження у світлі Податкового кодексу» // «БТ», 2011, № 18-19, с. 55. Крім того, згідно з п.п. 139.1.12 ПКУ з 1 квітня підприємства — платники податку на прибуток не включають до складу податкових витрат «витрати, понесені у зв'язку з придбанням товарів (робіт, послуг) та інших матеріальних і нематеріальних активів у фізичної особи — підприємця, який сплачує єдиний податок (крім витрат, понесених у зв'язку з придбанням робіт, послуг у фізичної особи — платника єдиного податку, який здійснює діяльність у сфері інформатизації)». Про це ми розповідали у статтях «Робота з підприємцями — податкові нюанси відносин з 2011 року» («БТ», 2011, № 10, с. 30) і «Придбання у ФОП-єдиноподатників: чи можна обійти заборону на витрати» («БТ», 2011, № 21, с. 30).Право працівника на компенсацію понесених у службових відрядженнях витрат передбачено
ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП; див. «Гарантії та компенсації при службових відрядженнях»).
| Гарантії та компенсації при службових відрядженнях Витяг із КЗпП «Стаття 121. Гарантії і компенсації при службових відрядженнях Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. <…>». |
Те, що з 1 квітня 2011 року підприємство — платник податку на прибуток не зможе врахувати вартість витрат, сплачених на користь ФОП-ЄП* при формуванні оподатковуваного прибутку, не дає роботодавцю права відмовити працівнику у відшкодуванні витрачених коштів. Ці витрати пов'язані з виконанням працівником своїх трудових функцій і гроші витрачено саме на проживання, а не на свої потреби, що підтверджується документально. Право на отримання таких коштів від роботодавця у працівника є згідно з
ч. 2 ст. 121 КЗпП (див. «Гарантії та компенсації при службових відрядженнях»). І при цьому КЗпП не ставить право на отримання працівником компенсації витрат на проживання у залежність від можливості віднесення цих витрат до складу податкових витрат! Витрати на наймання житла має бути компенсовано в межах фактичних витрат за умови надання підтверджуючих документів. На це вказують і автори Науково-практичного коментаря до КЗпП, розміщеного в системі ЛІГА: ЗАКОН.* Фізична особа — підприємець, яка сплачує єдиний податок.
У
статті «Придбання у ФОП-єдиноподатників: чи можна обійти заборону на витрати» («БТ», 2011, № 21, с. 30) ми звертали увагу, що обмеження п.п. 139.1.12 ПКУ не повинне поширюватися на витрати на відрядження, оскільки одержувачем «відряджувальних» послуг є працівник, а не підприємство, а підприємство тільки відшкодовує понесені витрати згідно зі ст. 121 КЗпП. Але оскільки податківці з таким підходом поки що не погоджуються, звичайно, багато які роботодавці поширюють таке обмеження й на витрати на відрядження.Для того щоб працівники у відрядженні не здійснювали закупівлі у ФОП-ЄП, роботодавці інструктують своїх працівників: хто — усно, розраховуючи на пам'ять працівника, хто видає працівникам пам'ятки, хто робить це докладно і правила витрачання відряджувальних коштів прописує в окремому документі, що регламентує витрати (положенні, наказі тощо) на відрядження, з яким працівників знайомлять під підпис.
Якщо працівника
проінструктували усно або навіть у разі видачі письмових пам'яток немає письмового підтвердження ознайомлення працівника з правилами витрачання відряджувальних коштів, вважаємо, що роботодавець не має права відмовити працівнику в компенсації витрат на проживання.І навіть у ситуації, коли працівника було
ознайомлено під підпис з обмеженнями щодо витрат у службових відрядженнях і, зокрема, із забороною на проживання у ФОП-ЄП, вважаємо, що не відшкодовувати в повній сумі «неправильно» витрачені кошти роботодавець не може все одно. Адже працівника направлено у службове відрядження, отже, він має право на відшкодування таких витрат, оскільки у відрядженні він виконує свої трудові обов'язки, а в іншій місцевості він мусить десь проживати.Що стосується невідшкодовуваної суми, то тут можна виходити з того, що збитку підприємству завдано не на всю суму коштів, витрачених на проживання в єдиноподатника, а тільки на частину у вигляді втрат від сплати податку на прибуток з такої суми (добуток вартості проживання на ставку податку на прибуток), оскільки вартість проживання не враховується у зменшення об'єкта оподаткування, та й те за умови, що в підприємства буде об'єкт оподаткування.
Так, з точки зору податкових наслідків, підприємству все одно доведеться відшкодувати витрати на проживання в сумі 800 грн. (без ПДВ) суб'єкту господарювання — не ФОП-ЄП або 616 грн. ФОП-ЄП. А якщо проживання у ФОП-ЄП коштуватиме 600 грн., то підприємству навіть вигідно, щоб працівник скористався саме його послугами.
У зв'язку з цим, установлюючи обмеження щодо витрат на відрядження, розумно не встановлювати заборону на проживання у ФОП-ЄП, а просто обмежувати суму витрат на таке проживання.
Та все-таки мусимо попередити працівників, які направляються у відрядження: довести свою правоту, якщо є підтвердження того, що їх ознайомили з обмеженнями, буде непросто.
Вікторія ЗМІЄНКО
