ВІДРЯДЖЕННЯ: ОСНОВНІ ПИТАННЯ
Майже кожне підприємство рано чи пізно стикається з необхідністю оформити відрядження працівнику. А окремі категорії підприємств, що розвиваються, часто практично живуть у роз’їздах, налагоджуючи відносини з підприємствами-контрагентами чи вирішуючи інші виробничі питання.
У сьогоднішній Темі тижня розпочнемо розмову про відрядження і:
— розповімо, якими нормативно-правовими актами потрібно керуватися при направленні працівників у відрядження;
— опишемо, як правильно документально оформити відрядження;
— розповімо про гарантії, які має забезпечити роботодавець щодо відряджених працівників.
З відрядженнями доводиться стикатися практично кожному підприємству. Ця тема завжди викликала запитання, але після скасування для розрахункових підприємств «відряджувальної» Інструкції їх кількість істотно збільшилася. Стало незрозуміло, чим слід керуватися при вирішенні навіть елементарних питань. У зв’язку з цим розглянемо загальні «відряджувальні» моменти, а в подальшому зупинимося на нюансах цієї ділянки облікової роботи.
Яна ІНДЮХОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», у.indyukhova@id.factor.ua,
Влада КАРПОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень», канд. екон. наук,
сертифікований бухгалтер-практик (CAP)
ЧИМ СЛІД КЕРУВАТИСЯ
ПРИ ВИРІШЕННІ
«ВІДРЯДЖУВАЛЬНИХ» ПИТАНЬ
Після викладення Інструкції № 59 у новій редакції вона почала діяти лише стосовно відряджень держслужбовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів*.
* У листі МФУ від 03.06.11 р. № 31-07230-16-25/13720 було уточнено, що для осіб, які не мають статусу бюджетної установи, але є одержувачами бюджетних коштів, Інструкція про відрядження є обов’язковою для застосування при направленні працівників у службові відрядження, що здійснюються за рахунок бюджетних коштів у межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою.
Із тим, що Інструкція про відрядження є обов’язковою для виконання лише цими особами і на звичайні госпрозрахункові підприємства не поширюється, погодилися практично всі офіційні органи (див., зокрема, листи ДПАУ від 07.09.11 р. № 10077/5/15-1216 // «БТ», 2012, № 9, с. 8; МФУ від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433 // «БТ», 2011, № 27, с. 5**; Мін’юсту від 13.02.12 р. № 54-0-2-12/7.2). У своїх листах ДПАУ та Мінфін стверджують, що Інструкція про відрядження для таких осіб має довідковий (рекомендаційний) статус, але водночас при розгляді спірних питань посилаються, як правило, на її норми, причому інколи без застереження на те, що вона застосовується як довідкова. «Не помічають» рекомендаційного статусу Інструкції про відрядження й судові інстанції, що продовжують при винесенні рішень апелювати до неї як до чинної (див., наприклад, рішення Феодосійського міськсуду АР Крим від 20.04.12 р. у справі № 2/0121/1232/12, Староградського райсуду м. Вінниці від 14.06.12 р. у справі № 221/2601/12).
** Див. ком. «Відрядження: Інструкція № 59 виключно для бюджетників; добові розраховують на підставі наказу; обмеження витрат на відрядження» // «БТ», 2011, № 27, с. 5.
Це пояснюється тим, що, крім Інструкції про відрядження, «відряджувальні» питання, по суті, не описано в жодному нормативному документі. У ПКУ висвітлено деякі моменти стосовно сфери оподаткування, а в застарілому КЗпП даються вкрай загальні приписи про додержання трудових гарантій під час перебування осіб у відрядженні, а «конкретика» наводиться лише стосовно порядку оплати праці в цей період. У результаті госпрозрахункові підприємства, про які далі йтиметься, опинилися в ситуації правового вакууму. З одного боку, вони зобов’язані дотримуватись наданих КЗпП для відряджених осіб гарантій***, з іншого боку, незрозуміло, чим при цьому слід керуватися.
*** Зауважимо: крім штрафних санкцій за недотримання законодавства про працю, порушення у «відряджувальних» виплатах можуть призвести до судових розглядів з постраждалими працівниками та чималих втрат для підприємства.
На нашу думку, є два варіанти виходу з цієї ситуації:
Варіант 1. Застерегти в локальних актах підприємства, що при вирішенні відряджувальних питань слід використовувати норми Інструкції № 59. Однак необхідно враховувати, що вона порівняно з п.п. 140.1.7 ПКУ містить низку додаткових обмежень стосовно відряджувальних виплат. Тому такий варіант підійде тим особам, які готові відмовитися від компенсації певних витрат. Якщо цей аспект не бентежить, можна видати наказ (розпорядження) про те, що підприємство здійснює відряджувальні виплати відповідно до Інструкції про відрядження.
Варіант 2. Розробити власне Положення про відрядження (далі — Положення) і вказати у внутрішніх актах підприємства, що при вирішенні відряджувальних питань слід керуватися цим документом.
Створюючи Положення, можна взяти за основу норми як Інструкції про відрядження (нова редакція), так і Інструкції № 59 (стара редакція) в частині, що не суперечить нормам п.п. 140.1.7 ПКУ і КЗпП. При цьому не радимо бездумно переписувати Інструкцію № 59, необхідно зважити кожну норму та уявити, як вона буде реалізуватися на практиці. Перед затвердженням документа його необхідно погодити з профспілковим органом та колективом.
Бажано, щоб Положення було додатком або до колективного договору, або до трудового договору з конкретною особою. Незважаючи на те, що Положення має статус локального акта підприємства, обов’язкового для додержання працівниками, у його формулюваннях необхідно враховувати норми чинного законодавства. Це пов’язане з тим, що згідно зі ст. 5 Закону про колдоговори умови колективних договорів або угод, що погіршують порівняно з чинним законодавством становище працівників, є недійсними, і забороняється включати їх до договорів та угод; забороняється включати до трудових договорів умови, що погіршують становище працівників порівняно з чинним законодавством, колективними договорами та угодами. Аналогічні норми стосовно трудових договорів передбачено у ст. 9 КЗпП. У зв’язку з цим є підстави вважати, що умови Положення не повинні бути для відряджених осіб «жорсткішими», ніж зазначені в Інструкції про відрядження* та в п.п. 140.1.7 ПКУ.
* Є підстави вважати, що для бюджетників якраз установлено мінімальні гарантії. І раніше, наприклад, у п. 111 постанови № 663 передбачалося, що розмір добових для працівників госпрозрахункових підприємств має не бути нижчим, ніж у бюджетників.
Утім, офіційні органи підтверджують, що керівник може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортних та інших витрат**. Такі обмеження доцільно зафіксувати в Положенні.
** Див. ком. «Відрядження: Інструкція № 59 виключно для бюджетників; добові розраховують на підставі наказу; обмеження витрат на відрядження» // «БТ», 2011, № 27, с. 5.
Якщо Положення формується як додаток до колективного договору, то його слід розробляти за процедурою розробки колективного договору. Якщо це окремий локальний документ, то його також потрібно розробити за участі представників трудового колективу та профспілки (за наявності).
Не приймати жодних локальних актів стосовно відряджувальних виплат, на нашу думку, дуже небезпечно. У цьому випадку не виключені проблеми з органами Держпраці та працівниками стосовно того, чи було дотримано трудові гарантії працівників. Хоча згідно з актом перевірки***, що складається інспекторами органу Держпраці за результатами перевірки, серед контрольованих аспектів щодо відряджень (п. 8.1) перевіряються такі моменти:
П.п. 8.1.1 — працівникам відшкодовуються витрати у зв’язку зі службовим відрядженням (ст. 121 КЗпП);
П.п. 8.1.2 — за відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи, посада (частина третя ст. 121 КЗпП);
П.п. 8.1.3 — працівникам, яких направлено у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці — не нижчий від середнього заробітку (частина четверта ст. 121 КЗпП);
П.п. 8.1.4 — сума добових для відряджень державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відповідають вимогам додатка 1 до постанови № 98.
*** Форму акта і порядок проведення перевірок Держпраці викладено в новому наказі Мінсоцполітики від 02.07.12 р. № 390 (див. ком. «Перевірки інспекції з праці — Мінсоцполітики затвердило Порядок та форми документів, що оформлялися при цьому» // «БТ», 2012, № 35, с. 10).
Із цього можна зробити висновок, що перевіряти розмір добових інспектор органу Держпраці буде лише у бюджетників.
СЛУЖБОВЕ ВІДРЯДЖЕННЯ —
ОСНОВНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Що таке відрядження
Оскільки визначення службового відрядження міститься лише в Інструкції про відрядження, за відсутності інших положень слід орієнтуватися на нього. У ній службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи*. Зупинимося на цих моментах докладніше.
* Зауважимо, що це визначення відряджень використовують і офіційні органи (див., зокрема, листи Мінсоцполітики від 05.03.12 р. № 204/13/184-12, МФУ від 05.05.11 р. № 31-07230-16-21/11582).
Кого можна відправити у відрядження
Із норм п.п. 140.1.7 ПКУ випливає, що у відрядження можуть бути відправлені:
1) фізичні особи, які перебувають у трудових відносинах з платником податку. При цьому такі особи можуть працювати як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом**. Якщо сумісник направляється у відрядження лише за одним із місць роботи, за другим місцем роботи йому надається відпустка без збереження заробітної плати на термін не більше 15 календарних днів у році (ст. 26 Закону про відпустки).
** Особливості компенсації витрат на відрядження сумісникам було розглянуто в листі МФУ від 29.12.07 р. № 31-18030-07-27/29310. Зроблені в ньому висновки не втратили актуальності й сьогодні.
А от особи, які виконують свої функції на підставі цивільно-правових договорів, у відрядження направлені бути не можуть, на що вказав, зокрема, Мінфін у п. 2 листа від 23.03.06 р. № 31-26030-12-29/6045;
2) особи, які є членами керівних органів платника податку. Зауважимо, що ці положення сформульовано не зовсім чітко. Відповідно до ст. 89 ГКУ управління діяльністю госптовариства здійснюють його органи та посадові особи, склад і порядок обрання (призначення) яких визначається залежно від виду товариства, а у визначених законом випадках — учасники товариства. Посадовими особами товариства вважаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а в разі створення ради товариства (наглядової ради) — голова та члени цієї ради.
Найвищим органом акціонерного товариства є збори акціонерів (ч. 1 ст. 32 Закону про АТ). У товаристві з обмеженою відповідальністю (ТОВ) згідно зі ст. 62 Закону про госптовариства створюється виконавчий орган: колегіальний (дирекція) або одноосібний (директор), який вирішує всі питання діяльності товариства, за винятком тих, що належать до виключної компетенції загальних зборів учасників. При цьому з огляду на те, що будь-який з учасників ТОВ є членом загальних зборів — найвищого органу ТОВ, його може бути направлено у відрядження.
Однак мусимо попередити, що податківці помітно звужують застосування цієї норми. На їх думку, стосовно акціонерного товариства у складі податкових витрат може бути враховано витрати на відрядження лише голови та членів правління, наглядової ради, голови ревізійної комісії акціонерного товариства і засновника товариства, та й те лише в разі, якщо він перебуває з товариством у трудових відносинах чи є головою або членом виконавчого органу (консультація з розділу 110.07.14 ЄБПЗ). Хоча раніше Мінфін підтверджував можливість направлення у відрядження й засновника — члена загальних зборів ТОВ, який не перебуває у трудових відносинах із підприємством (п. 3 листа МФУ від 23.03.06 р. № 31-26030-12-29/6045).
Коло осіб, стосовно яких існують обмеження для направлення у відрядження, розглядалося в листі Мінсоцполітики від 14.12.11 р. № 350/06/186-11 (див. ком. « Відмова від відрядження: хто може це собі дозволити; відповідальність за необґрунтовану відмову» // «БТ», 2012, № 12, с. 14).
З урахуванням викладеного вище наведемо перелік категорій фізичних осіб, яких можна направляти у відрядження, а яких — не можна (табл. 1 на с. 37).
Таблиця 1. Кого можна/не можна направити у відрядження
| Можна направити у відрядження: | працівників підприємства |
| тимчасових працівників | |
| сезонних працівників | |
| сумісників | |
| працівників, які працюють неповний робочий час | |
| засновників | |
| членів керівних органів підприємства | |
| Не можна направити у відрядження: | осіб, які працюють за ЦП-договором |
| вагітних жінок (ст. 176 КЗпП) | |
| жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП)(1) | |
| жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів, без їх згоди (ст. 177 КЗпП)(1) | |
| працівника в період його тимчасової непрацездатності(2) | |
| працівника в період його відпустки(3) | |
| (1) Гарантії, установлені ст. 176 і 177 КЗпП, поширюються згідно зі ст. 1861 КЗпП і на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків. (2) У листі Мінфіну від 20.01.07 р. № 31-18030-07-10/854 зазначається, що немає законних підстав залучати працівника до виконання службового доручення в період його тимчасової непрацездатності, адже листок непрацездатності є підставою для звільнення від роботи. (3) У загальному випадку працівника, який перебуває у відпустці, направити у відрядження не можна. Але якщо це неминуче, то спочатку за згодою працівника необхідно оформити наказ про відкликання його з відпустки і лише потім направити у відрядження. | |
Фізична особа — підприємець, як і будь-який роботодавець, має право направляти своїх працівників у відрядження. При цьому застосовуються всі законодавчо встановлені норми щодо відряджень. Однак назвати поїздку самого підприємця в межах своєї діяльності відрядженням не можна, але документально підтверджені витрати можна включити до витрат.
Документальне оформлення відряджень працівників
На сьогодні всі офіційні органи дотримуються позиції про те, що обов’язковим документом при направленні у відрядження є відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства чи його заступника (листи Мінсоцполітики України від 05.03.12 р. № 204/13/184-12, ДПАУ від 12.05.11 р. № 5675/5/15-0316, МФУ від 04.05.11 р. № 31-07230-16-25/11433 // «БТ», 2011, № 27, с. 5). Виходячи з норм п.п. 140.1.7 ПКУ наявність наказу для виплати добових є обов’язковою. Наказ складається в довільній формі, але в ньому бажано зазначити такі відомості (п. 1 розд. II Інструкції про відрядження), як:
— прізвище та ініціали особи, яка направляється у відрядження, її професію (посаду), структурний підрозділ;
— місце призначення (країна, місто, найменування підприємства, куди направляється працівник);
— термін відрядження;
— мета відрядження і підстава (службове завдання чи інший документ);
— розмір добових, якщо згідно з Положенням розмір визначається чи уточнюється для конкретного випадку в наказі.
Примірну форму наказу наведено на рис. 1 у Шпаргалці бухгалтера цього номера (див. с. 23).
З наказом працівника ознайомлюють під підпис. Із наказу потрібно зробити копію та видати її відрядженому працівнику, щоб до готельного рахунка при відрядженнях у межах України не було включено турзбір (це підтвердила і ДПАУ в листі від 29.04.11 р. № 12291/7/15-0717 // «БТ», 2011, № 21, с. 9).
Наказами оформляються також усі дії, пов’язані з відрядними виплатами, зокрема, перенесення (продовження) терміну відрядження, скасування відрядження, розпорядження щодо проведення додаткових виплат відрядженій особі.
Серед інших «відряджувальних» документів, які оформляє роботодавець, направляючи працівників у відрядження, можна назвати такі:
— службове технічне завдання;
— кошторис витрат на відрядження;
— примірну форму маршруту працівника в разі проїзду міським транспортом загального користування. На думку Мінфіну (див. лист від 17.08.05 р. № 31-03173-07/8/17365), такий маршрут може затверджуватися керівником під час направлення працівника у відрядження (якщо маршрут відомий завчасно) або після повернення з відрядження і подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт про відрядження).
Водночас оформлення цих документів не має обов’язкового характеру, і підприємство самостійно вирішує у правилах внутрішнього документообігу, чи необхідно їх складати*.
* Стосовно службового завдання та кошторису це підтвердив і Мінфін у п. 2 листа від 05.05.11 р. № 31-07230-16-21/11582.
Звертаємо вашу увагу на те, що раніше обов’язковий атрибут відряджень — посвідчення про відрядження — на сьогодні при оформленні відряджень не використовується. Сума добових тепер розраховується не за відмітками у посвідченні про відрядження, а на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних документів, що підтверджують дату відправлення у відрядження та прибуття з нього. За відсутності ж такого наказу добові не виплачуються. Саме такий підхід застосовується і для податкового обліку (абзац одинадцятий п.п. 140.1.7 ПКУ).
Звіт про відрядження
Як зазначалося вище, після повернення з відрядження працівник має подати Звіт про відрядження та повернути невикористані суми авансу в установлені п. 170.9 ПКУ терміни (див. табл. 2). Порушення термінів подання Звіту і повернення невикористаного авансу загрожує санкціями (див. табл. 3 на с. 39).
Таблиця 2. Термін подання Звіту про відрядження
| Форма видачі авансу | Мета видачі авансу | |
| для покриття витрат на відрядження | для вирішення виробничих (господарських) | |
| 1. Готівкова форма | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (абз. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ) | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження (абз. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ) |
| 2. Готівка, знята за допомогою платіжних засобів(1) | До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (абз. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) | |
| 3. Безготівкова форма (розрахунки за допомогою платіжних засобів) | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження (абз. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ)(2) | |
| (1) Виходячи з норм п.п. 170.9.3 ПКУ під платіжними засобами тут маються на увазі корпоративні платіжні картки, дорожні, банківські або іменні чеки, інші платіжні документи. Водночас податківці поширюють зазначені норми й на випадки зняття готівки за допомогою особистих банківських карток, з чим ми не згодні (див. лист ДПСУ від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214 // «БТ», 2012, № 25, с. 7). | ||
Слід зауважити, що в абз. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ передбачено окремі терміни подання Звіту в ситуації, коли особа виконує певну цивільно-правову дію за дорученням підприємства. У цьому випадку Звіт потрібно подати до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, котра видала кошти під звіт. Але, мабуть, у «відряджувальній» ситуації дотриматись цих вимог, як правило, неможливо, оскільки особа в цей період може ще перебувати у відрядженні. Тому ми вважаємо, що тут слід орієнтуватися на «відряджувальні» терміни з абз. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ. Раніше це підтверджували й офіційні органи (див., зокрема, листи НБУ від 11.05.04 р. № 11-113/1571-4618, ДПАУ від 08.06.04 р. № 4529/6/17-3116), оскільки проблема незбігу термінів подання Звіту існувала й до ПКУ. Сьогодні податківці, здається, дотримуються аналогічної позиції (див. консультацію в розд. 160.18 ЄБПЗ).
Що стосується повернення залишку авансу, то, на нашу думку, відряджена особа має право повернути невитрачену готівку не пізніше термінів, установлених для подання Звіту про відрядження, що випливає з п.п. 170.9.2 ПКУ. Однак тут слід звернути увагу на один момент. Згідно з п. 2.11 Положення № 637 у ситуації, коли підзвітній особі одночасно було видано готівку як на відрядження, так і для вирішення в ньому виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини), термін, на який видано готівку під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження. Із буквального прочитання випливає, що невитрачену готівку в цьому випадку краще здати в день повернення з відрядження. Водночас ми вважаємо, що і в цій ситуації при поверненні готівки слід орієнтуватися на терміни подання звіту, передбачені в абз. «а» п.п. 170.9.2 ПКУ для звітності щодо завершеного відрядження. Аргументувати це можна тим, що згідно з нормами абз. 3 п. 2.11 Положення № 637 видача готівкових коштів під звіт або на відрядження здійснюється відповідно до законодавства України (тобто п.п. 170.9. ПКУ). Зауважимо, що раніше існувала аналогічна проблема, і тоді НБУ приписував діяти саме так (див. лист НБУ від 11.05.04 р. № 11-113/1571-4618).
Таблиця 3. Відповідальність за «відряджувальні» порушення
| Суб’єкт відповідальності | Порушення | Відповідальність |
| Працівник | Несвоєчасне повернення надміру витрачених коштів | ПДФО із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження(1, 2). |
| Суб’єкт господарювання | Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 термінів використання виданої під звіт готівки | Штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум |
| Видача готівки під звіт без повного звітування за раніше видані кошти | ||
| Посадові особи суб’єкта господарювання | Порушення правил ведення касових операцій | Штраф від 136 до 255 грн., а за повторне протягом року порушення — від 170 до 340 грн. (3) |
| (1) Ця відповідальність застосовується і в разі, якщо Звіт про відрядження подано своєчасно, але залишок невитрачених коштів повернено з порушенням установлених термінів. | ||
Куди можна направити особу у відрядження
Виходячи із загальноприйнятого поняття, відрядженням вважається поїздка до іншого населеного пункту не за місцем постійної роботи особи. У зв’язку з цим до відряджень можна віднести й поїздки до філій підприємства, розташованих в іншому населеному пункті, поїздки надомників до головного офісу підприємства тощо.
Водночас також слід визначитися з тим, чим саме є поїздка працівників: відрядженням чи роботою, що має роз’їзний (пересувний) характер праці*. Поняття роз’їзного характеру праці неодноразово роз’яснювало Мінпраці. Так, у листі від 27.01.08 р. № 5/13/116-08 зазначено, що при визначенні терміна «роз’їзний характер робіт» необхідно виходити з організації (характеру) виконання (проведення) робіт. Така організація робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організацій, що пов’язане з поїздками в неробочий час від місця знаходження організації (збірного пункту) до місця роботи на об’єкті та назад. Виходячи з думки представників Мінпраці, наведеної в цьому листі, можна зробити такий висновок: якщо працівник здійснює поїздки в межах установленого робочого часу, то ця робота не вважається такою, що має роз’їзний характер, і кожна така поїздка має оформлятися як відрядження. А в листі від 17.11.06 р. № 307/13/133-06 Мінпраці уточнює, що час, який працівник витрачає на проїзд до об’єкта і назад до місця роботи, має становити не менше двох-трьох годин на день, щоб робота вважалася роз’їзною.
* Критерії такої роботи наведено в постанові № 490.
Але, на нашу думку, так формально підходити до визначення роз’їзної роботи не можна. Ми вважаємо: якщо працівник виконує свої трудові обов’язки переважно не на основному робочому місці, а постійно здійснюючи поїздки (як у межах населеного пункту, так і за його межами), це є достатньою підставою, щоб визнати його роботу роз’їзною. Так, роз’їзна робота буде у кур’єрів, торговельних агентів тощо.
Оскільки чітких критеріїв розмежування таких поїздок немає, підприємству краще застерегти ці моменти у внутрішніх документах: у трудовому договорі з працівником або в колективному договорі із зазначенням переліку посад і професій та розміру надбавок особам, робота яких на підприємстві постійно відбувається в дорозі та має роз’їзний (пересувний) характер. Оскільки сума надбавок за роз’їзний характер роботи, на думку податківців, має включатися до податкових витрат на підставі п. 142.1 ПКУ, то й обкладатися ПДФО ці виплати повинні як зарплата (консультація в розд. 110.07.14 ЄБПЗ; лист ДПАУ від 29.04.10 р. № 4173/6/17-0716, № 8555/7/17-0717, висновки якого й на сьогодні є актуальними для ПКУ), з точки зору мінімізації податкового навантаження вигідно оформляти поїздки працівників як відрядження.
Зверніть увагу: якщо в колективному договорі не міститься перелік посад, професій, робота яких має пересувний характер, або про це не вказано у трудовому договорі (контракті), то службові поїздки працівників для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи є відрядженням (див. лист Мінфіну від 29.04.05 р. № 31-03173-03-29/8103).
Відрядженням вважаються і ті поїздки працівників, коли вони мають право щодня повертатися з відрядження до постійного місця проживання (якщо можливість щоденного повернення передбачено в наказі керівника про направлення працівника у відрядження). На це було звернено увагу в листах Мінфіну від 20.01.07 р. № 31-18030-07-10/854 і від 05.03.07 р. № 31-18030-07-29/4504.
Термін відрядження
У цьому питанні, на нашу думку, слід орієнтуватися на норми Інструкції про відрядження, якою встановлено такі загальні терміни*:
— для відряджень у межах України — 30 календарних днів;
— для відряджень за кордон — 60 календарних днів.
* Такої ж думки дотримуються і податківці (див. консультацію в розд. 110.07.14 ЄБПЗ).
Якщо період перебування працівника в іншому населеному пункті перевищує зазначені терміни, це може бути розцінено як переведення його на роботу в іншу місцевість, що повинне оформлятися та оплачуватися за іншими правилами.
Тривалість відрядження визначається в календарних днях (п.п. 140.1.7 ПКУ). Днем вибуття у відрядження вважається дата відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженої особи, а днем повернення — дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи (п. 8 розд. І Інструкції про відрядження). Тому при відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем від’їзду у відрядження вважається поточна доба, а з 0:00 і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до терміну відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту (див. із цього приводу також лист Мінпраці від 05.10.07 р. № 327/13/116-07).
За потреби термін відрядження може бути продовжено, і тоді дні затримки працівника вважатимуться днями його відрядження. При цьому Мінфін сьогодні дотримується позиції про те, що рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки (факсограми), яке необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (лист МФУ від 14.03.11 р. № 31-18030-07-10/6681). Однак, на наш погляд, вважати це правило «залізним» не варто. Адже цілком можлива й інша ситуація: продовження відрядження ініціюється роботодавцем. У цьому випадку цілком логічним виглядає видання наказу в момент прийняття такого рішення (а не після повернення працівника з тривалого відрядження). Причому саме такий наказ буде підставою для виплати працівнику додаткової суми авансу. Примірну форму цього наказу див. на рис. 3 у Шпаргалці бухгалтера цього номера (с. 23).
Раніше Мінфін дотримувався позиції про можливість продовження відрядження лише внаслідок тимчасової непрацездатності працівника (див. листи МФУ від 19.12.05 р. № 31-18030-07-13/27437, від 05.12.05 р. № 31-18030-07-13/26216). Однак сьогодні у госпрозрахункових підприємств ситуація повинна бути іншою, оскільки Інструкція про відрядження для них не має обов’язкового характеру.
А от можливості надати працівнику під час перебування у відрядженні відпустку, у тому числі за свій рахунок, на нашу думку, все-таки немає (раніше на це звертав увагу Мінфін у листі від 20.01.07 р. № 31-18030-07-10/854).
Зв’язок відрядження з діяльністю підприємства
Відповідно до п.п. 140.1.7 ПКУ для того, щоб будь-які витрати на відрядження було включено до складу податкових витрат, слід мати документи, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно):
— запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;
— укладений договір або контракт;
— інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документи, що засвідчують участь направленої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, котра збігається з господарською діяльністю платника податку.
Чи може працівник відмовитися від відрядження
Відповідно до ст. 21 КЗпП працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену трудовим договором. У свою чергу, роботодавцю заборонено вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).
У загальному випадку працівника направляють у відрядження для виконання роботи, тільки не за місцем основної роботи. Тому якщо робота у відрядженні буде в межах трудових функцій працівника, як того вимагає ст. 21 КЗпП, він не може відмовитися від відрядження. Якщо у відрядженні передбачається виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, то з працівником можна спробувати домовитися. Для того щоб направити працівника у відрядження, не потрібно отримувати його згоду. Виняток становлять жінки (батьки, опікуни, піклувальники, прийомні батьки), які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів ( ст. 177 і 1861 КЗпП).
Якщо працівник не належить до «недоторканної» категорії працівників і без поважної причини відмовляється від відрядження, то це розцінюється як порушення трудової дисципліни, за що його можна притягнути до дисциплінарної відповідальності. За будь-яке одне порушення трудової дисципліни до працівника можна застосувати лише один з двох дисциплінарних заходів стягнення — догану або звільнення (ст. 147 КЗпП). При цьому роботодавець самостійно вирішує, чи застосовувати до працівника дисциплінарне стягнення: це його право, а не обов’язок.
Про те, що за необґрунтовану відмову від відрядження до працівника можна застосувати дисциплінарне стягнення, ідеться в листах Мінсоцполітики від 29.05.07 р. № 134/06/187-07, від 14.12.11 р. № 350/06/186-11*.
* Див. ком. «Відмова від відрядження: хто може це собі дозволити; відповідальність за необґрунтовану відмову» // «БТ», 2012, № 12, с. 14.
Зверніть увагу: здебільшого за відмову працівника від відрядження застосувати дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення відразу не вийде.
У КЗпП чітко зазначено, в яких випадках роботодавець має право звільнити працівника з власної ініціативи (ст. 40 КЗпП). Відмова від відрядження більше підпадає під п. 3 ст. 40 КЗпП, де вказано таку підставу для звільнення з ініціативи роботодавця: систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного або громадського стягнення.
У загальному випадку, якщо з дня накладення дисциплінарного стягнення минув рік, то працівник вважається таким, що не має дисциплінарного стягнення (ст. 151 КЗпП). Дисциплінарне стягнення може бути знято достроково, якщо до закінчення одного року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівник не порушував трудову дисципліну та сумлінно виконував свою роботу.
На підставі наведених вище норм можна зробити висновок, що звільнити працівника за відмову їхати у відрядження можна лише тоді, якщо працівник повторно протягом строку дії дисциплінарного стягнення за таку саму відмову (протягом року) знову відмовляється від відрядження. Підстава для звільнення — п. 3 ст. 40 КЗпП.
ГАРАНТІЇ ПРАЦІВНИКАМ У ВІДРЯДЖЕННІ
Які гарантії передбачено законодавством
У ст. 121 КЗпП визначено гарантії та компенсації працівникам при службових відрядженнях. Перелічимо їх:
— виплата добових за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад і витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, що встановлюються законодавством;
— право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (витрати на проїзд, проживання тощо);
— за працівниками, які перебувають у відрядженні, зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада);
— оплата праці за виконану роботу здійснюється згідно з умовами, визначеними трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.
Конкретний розмір добових і суми відшкодувань визначаються після повернення з відрядження на підставі наданого працівником Звіту про відрядження (приклад заповнення див. на рис. 4 у Шпаргалці бухгалтера на с. 24 цього номера).
Розглянемо їх докладно.
Аванс на відрядження — чи необхідно його виплачувати
Обов’язок щодо видачі авансу перед вибуттям працівника у відрядження чітко встановлено в Інструкції про відрядження. І хоча вона не є обов’язковою до застосування госпрозрахунковими підприємствами, необхідність авансування працівника непрямо випливає зі ст. 121 КЗпП, п. 170.9 ПКУ, п. 2.11 Положення № 637, п. 2 Правил № 200. Стосовно закордонних відряджень на необхідність видачі авансу вказують і податківці (див. лист ДПА у м. Києві від 30.05.11 р. № 5718/10/17-107, роз’яснення в розд. 110.07.14, 110.13 ЄБПЗ), і Нацбанк (див. лист від 30.05.11 р. № 25-113/1319-6732 // «БТ», 2011, № 32, с. 8).
Незабезпечення працівника авансом на відрядження може бути кваліфіковано як порушення законодавства про працю, що тягне за собою відповідальність за ст. 41 КУпАП з накладенням адмінштрафу на посадових осіб підприємства, котрі порушили трудове законодавство, у розмірі від 510 грн. до 1700 грн. Хоча Мінфін у листі від 05.03.07 р. № 31-18030-07-29/4504 вказує на відповідальність за незабезпечення авансом, в акті перевірки, що складається інспекторами органу Держпраці, забезпечення авансом окремо не виділено як питання, що перевіряється (перелік питань див. на с. 35).
Чіткого терміну видачі авансу законодавством не встановлено, на що раніше звертали увагу Мінфін (лист від 18.10.06 р. № 31-18030-07-25/21780) і Нацбанк (лист від 08.07.04 р. № 11-113/2295-6866). На їх думку, головне — щоб працівника було забезпечено авансом до початку відрядження в будь-який час після видання наказу про відрядження.
Аванс на відрядження може видаватися:
— готівковими грошовими коштами з каси підприємства;
— у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (на корпоративну банківську чи особисту банківську платіжну картку працівника);
— для закордонних відряджень — дорожніми чеками (лист НБУ від 30.05.11 р. № 25-113/1319-6732 // «БТ», 2011, № 32, с. 8).
При підрахунку суми авансу роботодавець, на наш погляд, має враховувати добові витрати, витрати на оплату проїзду і проживання (якщо їх завчасно не оплачено роботодавцем). Розмір авансу визначався на підставі кошторису витрат*, що складався в довільній формі. Тепер такий кошторис можна не складати, а суму авансу, що видається, достатньо вказати в наказі про відрядження. Водночас роботодавець у цій частині може використовувати п. 7 розд. I Інструкції про відрядження, що передбачає ознайомлення працівника з кошторисом витрат або довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеними в довільній формі.
* Примірну форму кошторису див. на рис. 2 Шпаргалки бухгалтера на с. 23 цього номера.
Добові — у якому розмірі їх виплачувати?
Розмір добових, які дозволено включати до податкових витрат і які не обкладаються ПДФО, визначено п.п. 140.1.7 ПКУ (табл. 4 на с. 43).
Питання щодо мінімального розміру добових належить до найпроблемніших. Це пов’язане з тим, що в п.п. 140.1.7 ПКУ зазначено лише максимальний розмір добових стосовно оподаткування, а інших нормативних актів, що регламентують розмір добових для госпрозрахункових підприємств, немає. Офіційні органи так і не роз’яснили це питання і у своїх консультаціях, як правило, посилаються на норми п.п. 140.1.7 ПКУ.
Ми вважаємо, що підприємство має право встановити в Положенні свій розмір добових, відмінний від зазначеного в п.п. 140.1.7 ПКУ. Але при цьому слід ураховувати, що виходячи зі ст. 121 КЗпП має бути дотримано мінімальні гарантії працівникам. Орієнтиром тут можуть вважатися суми, установлені для працівників бюджетної сфери в постанові № 98. Таким чином, бажано, щоб мінімальна «планка» добових не була нижчою, ніж у бюджетників. До того ж до зміни «відряджувальної» нормативки працівники небюджетних роботодавців мали право на добові в будь-якому разі, тобто не забезпечувати працівників добовими в той час було не можна. З урахуванням норми ст. 22 Конституції вважаємо, що й після змін працівники мають право як мінімум на розмір добових, який діяв до цього.
Таблиця 4. Добові у 2012 році
| Територія відрядження | Максимальний розмір добових (п.п. 140.1.7 ПКУ) | Розмір у 2012 році |
| У межах території України | 0,2 МЗП | 214,60 грн. |
| За кордон | 0,75 МЗП | 804,75 грн. |
Максимальний розмір добових може бути встановлено в будь-якій сумі, але перевищення його над розміром, зазначеним у п.п. 140.1.7 ПКУ, оподатковуватиметься за особливими правилами. Добові в межах розмірів з п.п. 140.1.7 ПКУ включаються до податкових витрат і не обкладаються ПДФО згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. А от суми перевищення не потраплять до податкових витрат і включатимуться до загального оподатковуваного доходу, з якого роботодавець має утримати ПДФО* (ознака доходу у ф. № 1ДФ «118»), на що звертають увагу і податківці в консультації з розділу 160.18 ЄБПЗ. Виплату підвищених добових можна передбачити в Положенні або в окремому наказі, що видається при направленні конкретного працівника у відрядження.
* Докладніше з порядком оподаткування наднормативних добових можна ознайомитися в Пошті тижня «Оподаткування наднормативних добових» // «БТ», 2012, № 10, с. 47.
Ще одне питання, з яким стикаються госпрозрахункові підприємства, полягає в тому, чи потрібно зменшувати розмір добових, якщо до рахунків на проживання включено харчування без визначення конкретної суми? Ми вважаємо, що ні, оскільки таке зменшення не передбачене нормами п.п. 140.1.7 ПКУ, якщо таку умову окремо не застережено в Положенні. При зазначенні такої норми в Положенні слід ураховувати, що в питанні харчування правила для бюджетників та госпрозрахункових підприємств відрізняються. Так, якщо у бюджетників вартість харчування, уключена до рахунків готелів, не оплачується, то для госпрозрахункових підприємств чітко встановлено таке: харчування компенсується працівнику і в цьому випадку. Це підтверджують і податківці (див. лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 // «БТ», 2012, № 25, с. 8; консультацію в розділі 110.07.14 ЄБПЗ).
Водночас якщо роботодавець бажає зменшити витрати, він може самостійно обмежити розмір добових для своїх працівників, диференціювавши їх розмір залежно від того, чи включено до рахунків готелів харчування.
Сума добових визначається в разі відрядження (п.п. 140.1.7 ПКУ):
— у межах України та до країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — відповідно до наказу про відрядження та відміток уповноваженої службової особи Державної пограничної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. Такі відмітки проставляються на прохання відрядженої особи.
При недотриманні цих умов сума добових не включається до складу податкових витрат. Добові також не виплачуються в разі затримки працівника у відрядженні з неповажної причини.
При виплаті добових необхідно також урахувати також таке:
— при розрахунку кількості днів відрядження для виплати добових день вибуття у відрядження і день прибуття до місця постійної роботи враховуються як два дні (п. 4 розд. ІI Інструкції про відрядження, лист МФУ від 22.11.11 р. № 31-07230-16-10/28802);
— при відрядженні працівника терміном на один день до тієї місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до постійного місця проживання, добові відшкодовуються як за повну добу (п. 4 розд. ІI Інструкції про відрядження);
— якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачуються за один день (див. листи Мінфіну від 29.12.05 р. № 31-18030-07-25/28711, від 20.01.07 р. № 31-18030-07-10/854).
Умови компенсації інших витрат
Склад витрат. У п.п. 140.1.7 ПКУ прямо передбачено можливість компенсації відрядженій особі із правом включення їх до податкових витрат таких витрат:
— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також у місці відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження і прасування одягу, взуття чи білизни), на наймання інших житлових приміщень. Мінфін у листі від 05.05.11 р. № 31-07230-16-21/11582 // «БТ», 2011, № 29, с. 9 підтвердив можливість проживання відрядженої особи також у санаторії та приватному секторі;
— на оплату телефонних розмов;
— на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (виїзд);
— на обов’язкове страхування;
— інших документально підтверджених витрат, пов’язаних з правилами в’їзду і перебування в місці відрядження, у тому числі будь-яких зборів та податків, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Обмеження в компенсації витрат передбачено тільки в частині включення до витрат на харчування вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, сум «чайових» (за винятком випадків, коли такі суми включаються до рахунка відповідно до законів країни перебування), а також плати за видовищні заходи.
На практиці, як правило, викликає запитання компенсація тих витрат, які прямо не зазначено в п.п. 140.1.7 ПКУ. На нашу думку, тут є два варіанти виходу із ситуації.
Варіант 1. Зазначити в Положенні, що компенсації підлягають усі витрати, обмеження щодо яких не передбачено в п.п. 140.1.7 ПКУ.
Варіант 2 . Установити в Положенні деякі додаткові обмеження щодо компенсації певних витрат (це підтвердила і ДПСУ в листі від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416 // «БТ», 2012, № 15, с. 11). За основу можна прийняти обмеження, передбачені в Інструкції про відрядження для бюджетників.
Податківцям, судячи з усього, ближчий другий підхід, тому він підійде для обережних платників.
Зауважимо також, що в листі ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416 // «БТ», 2012, № 15, с. 11 було підтверджено правомірність уключення до складу податкових витрат: на оплату користування послугами камери схову, послугами платного залу чекання, на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків для відрядження, на сплату комісійних зборів, що утримуються перевізником при поверненні проїзного документа в разі прийняття рішення про скасування відрядження, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат.
Перелік основних витрат і право на податкові витрати щодо них див. у Шпаргалці бухгалтера на с. 23 цього номера.
Підтверджуючі документи. Відповідно до п.п. 140.1.7 ПКУ всі зазначені витрати може бути включено до складу податкових витрат платника податку тільки за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують їх вартість, у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона і документа про сплату на всі види транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, котрі надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Податківці в питанні підтверджуючих документів орієнтуються на норми Інструкції про відрядження і наполягають на тому, щоб вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат було підтверджено документами, виданими відповідно до Закону про РРО та ПКУ (див. зокрема, лист ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416 // «БТ», 2012, № 15, с. 11). «Послаблення» передбачено лише для документів, що засвідчують вартість витрат, понесених за кордоном у зв’язку з відрядженням, які оформляються згідно із законодавством відповідної держави.
Із цього випливає, що для внутрішньоукраїнських відряджень підприємство може обмежитися зазначеними в п.п. 140.1.7 ПКУ підтверджуючими документами тільки за умови, що вони відповідають вимогам Закону про РРО, яким до розрахункових документів, зокрема, віднесено касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ.
Зокрема, стосовно витрат на проживання, крім рахунка готелю, слід також мати документ, що підтверджує оплату готельних послуг (фіскальний касовий чек РРО (розрахункову квитанцію) або квитанцію до прибуткового касового ордера; розрахунковий документ, виписаний у довільній формі, якщо послуги надає особа-підприємець, яка працює на спрощеній системі оподаткування)*.
* Докладніше про склад документів, що підтверджують витрати на проживання в готелі, див. статтю «Готельні послуги: оформляємо правильно» // «БТ», 2009, № 27, с. 29.
Якщо ж послуги з проживання надаються фізичною особою — підприємцем, то працівнику необхідно, крім документів на проживання, затребувати у підприємця копію витягу з єдиного Держреєстру. Цей документ буде підставою для неутримання ПДФО згідно з п. 177.8 ПКУ і ненарахування єдиного внеску на соцстрахування (див. Пошту тижня «Робота з ФОП: документальне оформлення» // «БТ», 2012, № 33, с. 47)**.
** На наш погляд, підприємець, який сплачує єдиний податок у групі 2, має право надавати послуги з проживання відрядженим працівникам суб’єктів господарювання, які не є платниками єдиного податку. Докладніше див. Пошту тижня «Проживання у ФОП-ЄП відряджених працівників» // «БТ», 2012, № 34, с. 19.
Слід ураховувати, що податківці дозволяють включати до витрат лише оплату в розмірі вартості одного місця за кожну добу проживання (див. лист ДПСУ від 31.03.12 р. № 5742/6/15-1415 // «БТ», 2012, № 25, с. 8), хоча з норм п.п. 140.1.7 ПКУ такі обмеження не випливають. До речі, цей нюанс не буде зайвим прописати в Положенні, що розробляється.
При компенсації витрат на оплату вартості проживання на підставі спільного рахунка, виписаного на двох та більше відряджених осіб, є сенс урахувати рекомендації, наведені в листах Мінфіну від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020 та НБУ від 07.04.06 р. № 25-209/827-3767. Зокрема, компенсація таких витрат можлива, якщо в оригіналах квитанцій (рахунків) готелів зазначено таку інформацію:
— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;
— термін проживання в готелі зазначених осіб (кількість діб);
— вартість номерів, в яких проживали такі особи;
— види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).
Ці документи додає до свого Звіту про відрядження підзвітна особа, яка оплатила проживання за працівників підприємства та за себе.
Що стосується документів на проїзд, то найбільше запитань виникає з електронними квитками. Згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ підтверджуючими документами в цьому випадку є:
— відривна частина посадочного талона;
— документ про сплату (платіжне доручення — при безготівковій оплаті, чек банкомата, квитанція платіжного термінала тощо — при оплаті банківською карткою).
На нашу думку, у підприємства також має бути і власне електронний квиток, тобто роздруківка маршруту (маршрут/квитанція), на наявності якого раніше наполягав Мінфін (див., зокрема, листи МФУ від 10.01.08 р. № 31-18030-07-21/147, від 02.03.09 р. № 31-34000-10-25/5704, від 25.05.10 р. № 31-18030-07-21/12414 // «БТ», 2010, № 28, с. 9).
Особливості компенсації інших витрат на відрядження див. на рис. 3 Шпаргалки бухгалтера на с. 23.
Як розраховується заробіток за час перебування у відрядженні
Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, направленим у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.
Які дні оплачують? При визначенні днів, що підлягають оплаті, за логікою слід виходити з того, скільки фактично працівник працює у відрядженні. Оскільки роботодавцю важко це відстежити, у старій Інструкції № 59 та в новій — у п. 14 розд. 14 Інструкції про відрядження передбачено норму, згідно з якою середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Водночас на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке він відряджається (п. 9 Інструкції про відрядження).
Виходить така ситуація: якщо працівнику довелося працювати у вихідний день (установлений за місцем постійної роботи), але в робочий день за місцем відрядження, цей день не буде оплачено. Крім того, у п. 9 Інструкції про відрядження зазначено, що замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.
Крім цього:
— якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні або святкові та неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства (п. 10 Інструкції про відрядження);
— якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (п. 11 Інструкції про відрядження);
— якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівнику може надаватися інший день відпочинку згідно із законодавством у сфері регулювання трудових відносин (п. 12 Інструкції про відрядження).
Оскільки норм Інструкції про відрядження госпрозрахункові роботодавці дотримуватись не зобов’язані, при розробці свого Положення озвучені вище норми може бути врегульовано на розсуд роботодавця за погодженням із трудовим колективом (наприклад, можна змінити в себе норму, згідно з якою нараховувати заробіток за дні фактичної роботи у відрядженні, коли графік роботи у відрядженні інший, ніж за постійним місцем роботи, тощо).
Порядок визначення суми оплати за дні відрядження. Особливості застосування цієї норми було роз’яснено в листах Мінсоцполітики України від 25.01.12 р. № 90/13/84-12 // «БТ», 2012, № 19, с. 13; від 05.03.12 р. № 204/13/184-12 // «БТ», 2012, № 24, с. 9; від 05.03.12 р. № 204/13184-12; від 18.04.12 р. № 283/13/155-12.
Загальний принцип оплати праці полягає в тому, що підприємство зобов’язане розрахувати за час перебування осіб у відрядженні два показники:
1) середньоденний заробіток особи виходячи із заробітку за два місяці, що передують місяцю відрядження, за правилами Порядку № 100;
2) денний заробіток працівника відповідно до умов трудового договору.
Більша із зазначених сум підлягає виплаті працівнику. Зверніть увагу: період, за який розраховуються ці виплати, різний, тому склад виплат та їх суми відрізнятимуться, але види виплат, що враховуються, будуть однаковими (лист Мінсоцполітики від 05.03.12 р. № 204/13/184-12 // «БТ», 2012, № 24, с. 9). Нюанси розрахунку виплат для обчислення середньої зарплати у прикладах див. на с. 29 цього номера.
У листі Мінсоцполітики від 18.04.12 р. № 283/13/155-12 було зазначено, що в разі виплати за період відрядження середньої заробітної плати премії за цей період не нараховують.
При обчисленні середньої заробітної плати премії враховуються в такому порядку: такі премії включаються до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. У разі коли кількість робочих днів у розрахунковому періоді (два календарні місяці) відпрацьовано не повністю, премії враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.
Якщо премії виплачуються місяць у місяць і вже обчислені пропорційно відпрацьованому часу, то вони включаються до заробітку у фактично нарахованому розмірі.
Якщо премія в поточному місяці виплачується за попередній місяць, а кількість робочих днів розрахункового періоду відпрацьовано не повністю, то премії під час обчислення середньої заробітної плати за останні два місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.
На думку представників офіційних органів, у подальшому «відряджувальні» суми, сплачені виходячи із середнього заробітку, індексації не підлягають, а при оплаті виходячи із зарплати працівника згідно з трудовим договором — індексуються (див. Пошту тижня «Індексація виплат за період відрядження» // «БТ», 2011, № 37, с. 46).
Особливості оплати роботи працівника під час перебування у відрядженні у вихідні дні розглядалися в Пошті тижня «Чи оплачувати вихідні дні працівнику у відрядженні?» // «БТ», 2012, № 14, с. 48.
Документи і скорочення Теми тижня
Конституція — Конституція України від 28.06.96 р. № 254 к/96-ВР.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.03 р. № 436-IV.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про АТ — Закон України «Про акціонерні товариства» від 17.09.08 р. № 514-VI.
Закон про госптовариства — Закон України «Про господарські товариства» від 19.09.91 р. № 1576-XII.
Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III.
Закон про колдоговори — Закон України «Про колективні договори та угоди» від 01.07.93 р. № 3356-XII.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Порядок № 996 — Порядок складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 23.12.10 р. № 996.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ в редакції від 13.03.98 р. № 59.
Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ в редакції від 17.03.11 р. № 362.
Постанова № 490 — постанова КМУ від 31.03.99 р. № 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких здійснюється вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер».
Постанова № 663 — постанова КМУ від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».
Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми і склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.11 р. № 98.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
ЄБПЗ — Єдина база податкових знань, розміщена на сайті ДПСУ.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
МЗП — мінімальна заробітна плата, установлена законом на 1 січня податкового (звітного) року.
