ЯК ЗАПОВНИТИ ЩОМІСЯЧНУ ФОРМУ № Д4 З ЄВС
За два роки сплати єдиного внеску Пенсійний фонд змінював звітні форми кілька разів. На початку цього року всі звіти вкотре оновлено.
У сьогоднішній Темі тижня ми розповімо вам про правила заповнення та подання щомісячної форми № Д4 з урахуванням останніх змін. Оновлену форму вперше потрібно подавати за січень 2013 року не пізніше 20 лютого.
У зручних таблицях-підказках ми описали, як заповнювати реквізити таблиць звіту. На наочних прикладах показали, як відобразити у звіті нарахування заробітної плати, відпускних, лікарняних та винагород за договорами цивільно-правового характеру.
У сьогоднішній Темі тижня ми наводимо заповнення щомісячного звіту з ЄВС — форми № Д4 по рядках з урахуванням останніх змін, унесених до форми звіту і до Порядку його заповнення.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
Обов’язок щодо подання звітності платниками ЄВС до територіального органу ПФУ передбачено п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄВС. Механізм і строки подання звітності регулюються Порядком № 22-2.
Зверніть увагу: з 15.01.13 р. Порядок № 22-2 було оновлено, унаслідок чого було внесено зміни до тексту Порядку № 22-2, а також викладено в новій редакції всі звітні форми, що подаються до ПФУ щодо ЄВС (форму № Д4, форму № Д5, форму № Д6, форму № Д7), додаток 1 (довідник категорій страхувальників), додаток 2 (таблиця відповідності категорій застрахованих осіб та кодам розміру ставок). Змін не зазнав тільки додаток 3 (довідник код підстав для спецстажу), який ми використовуємо при заповненні таблиці 7 форми № Д4 і таблиці 4 форми № Д5.
У сьогоднішній Темі тижня ми розглянемо порядок заповнення та подання форми № Д4 з урахуванням оновлення форми звіту і порядку його заповнення. Оскільки ми вже два роки знайомі з цим звітом, для полегшення сприйняття нововведень ми вказуватимемо на зміни, що відбулися, порівнюючи його з раніше прийнятим порядком.
Уперше оновлену форму № Д4 роботодавці мають подавати за підсумками січня 2013 року.
Водночас облік застрахованих осіб та сум нарахованих до ПФУ внесків за періоди до 1 січня 2011 року (до змін — до 01.01.10 р.) ведеться із застосуванням норм постанови № 7-6 і постанови № 26-1 (оновлений з 15.01.13 р. п. 3 постанови № 22-2).
ПРАВИЛА ПОДАННЯ
Правила подання форми № Д4
Форму № Д4 — «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України» (додаток 4 до Порядку № 22-2) за результатами кожного місяця повинні подавати всі страхувальники-роботодавці, у тому числі ФОП і самозайняті особи, на яких покладено обов’язок нараховувати ЄВС на виплати найманим працівникам та на суми винагород за ЦП-договорами.
Підприємства та ФОП, які не використовують працю найманих працівників або працюють за ЦП-договорами, форму № Д4 щомісяця не подають.
Так, ФОП без найманих працівників не подають цей звіт тому, що не є страхувальниками-роботодавцями згідно з абзацом третім п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄВС. Що стосується підприємств, які не використовують найману працю, то вони також не належать до страхувальників-роботодавців відповідно до абзацу другого п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄВС, а тому не повинні подавати цей звіт. Але на практиці для того, щоб не подавати звіт, потрібно було подати до ПФУ лист у довільній формі, в якому зазначалося, що наймана праця на підприємстві не використовується*. Після змін (з 15.01.13 р.) в оновленому п. 2.13 Порядку № 22-2 прямо зазначено: у разі якщо юридичні особи не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, звіт подавати не потрібно. Тому після змін, на наш погляд, будь-які листи для цього писати не потрібно.
* Див. із цього приводу статтю «Штрафи щодо ЄВС: нюанси застосування» // «БТ», 2012, № 21, с. 17.
Таблиця 1. Правила подання форми № Д4
| Показник | Пояснення |
| Звітний період | Календарний місяць (п. 3.1 Порядку № 22-2) |
| Строк подання | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним місяцем (п. 3.1 Порядку № 22-2). З метою раціонального перерозподілу навантаження протягом періоду звітності керівник органу ПФУ може ініціювати розробку та затвердження рекомендованого графіка подання звіту для страхувальників, про що їх повідомляють не пізніше ніж за 10 днів до рекомендованої дати подання звіту (п. 2.16 Порядку № 22-2) |
| Перенесення строку подання | Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день (п. 2.15 Порядку № 22-2). Так, у 2013 році це правило застосовуватиметься при поданні звітів за червень (останній день — 20 липня (субота) переноситься на 22.07.13 р.) та за вересень (останній день — 20 жовтня (неділя) переноситься на 21.10.13 р.) |
| Способи подання (п. 2.2 Порядку № 22-2) | 1) в електронній формі з використанням ЕЦП через центр обробки електронних звітів згідно з Порядком подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженим постановою правління ПФУ від 19.04.07 р. № 7-7. У такому разі звіт на паперових носіях не подається. Електронну форму звіту страхувальники формують з використанням спеціального програмного забезпечення, актуальні версії якого безкоштовно мають надаватися в органі ПФУ за місцем узяття на облік та розміщені на офіційному сайті ПФУ (п. 2.2 Порядку № 22-2); 2) на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника та скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації. Електронна форма звіту має бути ідентична звіту на паперових носіях (п. 2.9 Порядку № 22-2); 3) на паперових носіях, якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не більше 5 |
| Можливість подання звіту поштою | НЕ допускається! Звіт, надісланий поштою, не вважається поданим (п. 2.10 Порядку № 22-2) |
| Хто подає | Звіт подає страхувальник або його відповідальна особа (п. 2.1 Порядку № 22-2) |
| Куди подають звіт | До органу ПФУ за місцем узяття на облік (п. 2.1 Порядку № 22-2). Якщо у звітному місяці змінюється місцезнаходження чи місце реєстрації, або місце проживання чи фактичного проживання (за межами територіального обслуговування органу ПФУ, в якому він перебував на обліку), звіт за цей звітний період (з першого до останнього календарного числа звітного періоду) подається до органу ПФУ за новим місцем узяття на облік (п. 3.8 Порядку № 22-2) |
| Подання звіту в разі припинення діяльності | У разі припинення без правонаступника або зняття з обліку в органах ПФУ страхувальник зобов’язаний подати звіт за останній звітний період до дати зняття з обліку та звіти за попередні звітні періоди, якщо вони не подавалися (п. 2.11 Порядку № 22-2). Якщо при припиненні у страхувальника є правонаступник, звіт до органу ПФУ подається правонаступником, якщо правонаступництво підтверджено установчими документами (п. 2.12 Порядку № 22-2) |
| Відповідальність за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звіту | 1) штраф, що накладається на роботодавця, — 170 грн. (п. 4 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄВС; п.п. 7.2.4 Інструкції № 21-5); 2) адмінштраф на посадових осіб — від 340 до 510 грн. (за повторне протягом року порушення — від 510 до 680 грн.) — ст. 1651 КУАП |
Склад форми № Д4
Звичайний роботодавець у складі форми № Д4 подаватиме лише таблиці 1, 5, 6 і 7 (табл. 2 на с. 26). Решту таблиць (2, 3, 4, 8 і 9) призначено для формування та подання районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення або військовими частинами, або органами, що виплачують грошове забезпечення.
Зверніть увагу: згідно з п. 2.10 Порядку № 22-2 звіт має подаватися в повному обсязі. І якщо його подано без усіх необхідних таблиць, то він не вважається звітом та вважається таким, що не подавався. Водночас із цього правила є виняток: у разі відсутності даних для заповнення не слід подавати з прокреселеннями таблиці 5 і 7 (пп. 4.8 і 4.13 Порядку № 22-2). А при поданні коригувальних даних у таблиці 5 або 7 до складу звіту, що подається, не потрібно буде включати з прокресленнями таблиці 1 і 6 (п. 5.6 Порядку № 22-2).
Таким чином, здебільшого звітна форма № Д4 звичайного роботодавця складатиметься з титульного аркуша і таблиць 1 і 6.
Таблиця 2. Склад форми № Д4
| Таблиця форми № Д4 | Хто подає/коли не подається |
| Таблиця 1 | «Нарахування єдиного внеску» |
| Страхувальники-роботодавці. Не подається лише в разі, коли в подальшому коригуються дані з використанням тільки таблиць 5 і 7 | |
| Таблиця 2 | «Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за деякі категорії застрахованих осіб» |
| Районні (міські) управління праці та соціального захисту населення | |
| Таблиця 3 | «Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за осіб, які проходять строкову військову службу» |
| Страхувальники, які нараховують і сплачують ЄВС за осіб, котрі проходять строкову військову службу у Збройних Силах України, інших створених відповідно до закону військових формуваннях, СБУ, органах МВС та службу в органах і підрозділах цивільного захисту | |
| Таблиця 4 | «Нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на суми грошового забезпечення» |
| Страхувальники, які нараховують і сплачують ЄВС за осіб із числа військовослужбовців (крім військовослужбовців строкової та альтернативної служби), осіб рядового і начальницького складу | |
| Таблиця 5 | «Відомості про трудові відносини осіб» |
| Страхувальники-роботодавці. Не подається, якщо за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладення та розірвання трудових угод, ЦП-договору (п. 4.8 Порядку № 22-2) | |
| Таблиця 6 | «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» |
| Страхувальники-роботодавці. Не подається тільки в разі, коли в подальшому коригуються дані з використанням лише таблиць 5 і 7. В інших випадках практично завжди є дані для заповнення таблиці 6 | |
| Таблиця 7 | «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» |
| Страхувальники-роботодавці. Не подається, якщо в роботодавця немає робочих місць, робота на яких зараховується до спеціального стажу | |
| Таблиця 8 | «Відомості про осіб, які відповідно до закону отримують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною-інвалідом, а також непрацюючих працездатних осіб, які здійснюють догляд за інвалідом I групи або за престарілим, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досяг 80-річного віку, якщо такі непрацюючі працездатні особи отримують допомогу або компенсацію відповідно до законодавства, та нарахування сум єдиного внеску за батьків-вихователів дитячих будинків сімейного типу, прийомних батьків, якщо вони отримують грошове забезпечення відповідно до законодавства» |
| Районні (міські) управління праці та соціального захисту населення | |
| Таблиця 9 | «Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу» |
| Страхувальники, які нараховують і сплачують ЄВС за осіб, котрі проходять строкову військову службу у Збройних Силах України, інших створених відповідно до закону військових формуваннях, СБУ, органах МВДУ та службу в органах і підрозділах цивільного захисту |
ПРАВИЛА ЗАПОВНЕННЯ
Правила заповнення загальних реквізитів форми № Д4
Перш за все зауважимо, що згідно з п. 2.18 Порядку № 22-2 відповідальним за правильність заповнення звіту є страхувальник.
Водночас порядок заповнення форми № Д4 дуже скупо описано в Порядку № 22-2. На жаль, ПФУ за минулі два роки справляння ЄВС так і не розробив якісь методичні рекомендації, що детально описують порядок заповнення звітності з ЄВС. Тому при описі заповнення показників звіту ми виходитимемо з правил справляння ЄВС, усталеної практики, назви заповнюваних показників та усних роз’яснень працівників ПФУ.
Звіт формуємо на підставі бухгалтерських та інших документів, на підставі яких нараховуємо виплати фізичним особам, або які підтверджують нарахування виплат (доходу), що є об’єктом для обчислення ЄВС (п. 4.1 Порядку № 22-2).
Форму № Д4 формує сам страхувальник (наприклад, сам ФОП) або відповідальна особа страхувальника (головний бухгалтер, бухгалтер). У табл. 3 наведемо загальні правила заповнення всіх звітних таблиць форми № Д4.
Зверніть увагу: згідно з новою нормою п. 2.8 Порядку № 22-2 звіт має містити такі обов’язкові реквізити:
— тип документа (початкова, скасовуюча, призначення пенсії, додаткова);
— звітний період, за який подається звіт;
— повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника за Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців;
— для юридичних осіб — код за ЄДРПОУ;
— для фізичних осіб — реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний орган державної податкової служби та мають відмітку в паспорті) (далі — реєстраційний номер облікової картки);
— код основного виду економічної діяльності, згідно з яким установлено клас професійного ризику;
— клас професійного ризику виробництва;
— місцезнаходження (місце проживання) страхувальника;
— код органу ПФУ, до якого подається звіт;
— дата подання звіту;
— ініціали, прізвища і реєстраційні номери облікових карток посадових осіб страхувальника;
— середньоспискова чисельність штатних працівників за звітний період (за наявності);
— кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано виплати (за наявності);
— штатна чисельність працівників (за наявності);
— підписи страхувальника — фізичної особи та/або посадових осіб страхувальника, засвідчені печаткою страхувальника (за наявності).
Ці реквізити обов’язково має бути заповнено в усіх таблицях звітів, де їх передбачено. У разі прийняття паперових звітів наявність обов’язкових реквізитів візуально перевіряється працівником органу ПФУ (п. 2.17 Порядку № 22-2). Якщо ці реквізити не буде заповнено, то звіт не вважається звітом і вважається таким, що не подавався (п. 2.10 Порядку № 22-2).
Таблиця 3. Правила заповнення загальних
показників для всіх таблиць форми № Д4
| Показник | Пояснення |
| 1 | 2 |
| ПРАВИЛА ЗАПОВНЕННЯ ПАПЕРОВОГО НОСІЯ | |
| Кількість паперових звітів | Після оновлення Порядку № 22-2 (з 15.01.13 р.) вилучено норму п. 2.6 Порядку № 22-2, що передбачала необхідність формування звіту на паперових носіях у двох примірниках, обидва з яких потрібно було подати до органу ПФУ. Вилучення цієї норми формально нічого не змінило, оскільки, як і до змін, страхувальнику потрібно роздрукувати два примірники звіту, але подати до органу ПФУ потрібно один. При цьому підтвердженням прийняття звіту є не відмітка на другому примірнику звіту, що залишається у страхувальника, а розписка (нижня відривна частина титульного аркуша) з поданого до ПФУ першого примірника звіту (її згідно з п. 2.17 Порядку № 22-2 працівник ПФУ відриває та повертає страхувальнику під час прийняття звіту) |
| Мова, формат заповнення | — українською мовою; |
| Заповнення полів з клітинками | — кожен з необхідних символів каліграфічно вписуємо до відповідної окремої клітинки; |
| ЗАГАЛЬНІ ПОКАЗНИКИ ТАБЛИЦЬ | |
| «Вихідний № | Вписуємо реєстраційний номер відповідно до журналу реєстрації вихідної документації, якщо здійснюємо реєстрацію вихідної кореспонденції (п. 2.6 Порядку № 22-2). Якщо не реєструємо кореспонденцію, |
| «Звіт за місяць» «рік» | — звітний місяць — 2 цифри; Наприклад, при складанні звіту за січень 2013 року вказують «01» і «2013». Цей реквізит є обов’язковим |
| «Код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків» | Для юридичних осіб — восьмирозрядний номер згідно з ЄДРПОУ; Для ФОП — десятирозрядний номер персональної облікової картки застрахованої особи, що відповідає реєстраційному номеру облікової картки платника податків — фізичної особи згідно з ДРФО. Для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний орган ДПС та мають відмітку в паспорті, зазначаються: серія та номер паспорта (БКNNXXXXXX — «БК» — константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними, «NN» — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр), «XXXXXX» — 6 цифр номера паспорта (з провідними нулями). Цей реквізит є обов’язковим |
| «Філія за реєстрацією в органі Пенсійного фонду України» | Реєстраційні дані в органі ПФУ для відокремлених підрозділів, що мають окремий баланс, самостійно нараховують і сплачують ЄВС, які ведуть розрахунки щодо заробітної плати із застрахованими особами. Порядок узяття на облік відокремлених підрозділів як платників ЄВС регламентується розд. 3 Порядку № 21-6. Цей реквізит є обов’язковим |
| Поля для найменування страхувальника: «Найменування/прізвище, ім’я, по батькові», «Страхувальник», «(найменування страхувальника)» | 1) для юридичних осіб — назва з реєстраційних документів; 2) для ФОП — прізвище, ім’я та по батькові. Цей реквізит є обов’язковим |
| «Керівник» | 1) для юридичних осіб — десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки, підпис та прізвище з ініціалами керівника підприємства. Для юридичних осіб Таблиці засвідчуємо печаткою (п. 2.7 Порядку № 22-2); 2) для ФОП — десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки, підпис та прізвище з ініціалами ФОП. Відбиток печатки проставляємо за її наявності. Ці реквізити є обов’язковими |
| «Головний бухгалтер» | 1) для юридичних осіб — за наявності посади десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки, підпис та прізвище з ініціалами головного бухгалтера. Цей реквізит є обов’язковим за наявності посади; 2) для ФОП — не заповнюємо |
| «Дата формування у страхувальника» | Зазначаємо дату заповнення Таблиць у такому форматі: для дати «4 лютого 2013 року» необхідно у клітинках зазначити: ДД — 04; ММ — 02; РРРР — 2013. У переліку обов’язкових реквізитів (п. 2.8 Порядку № 22-2) серед обов’язкових реквізитів названа «дата подання звіту» , хоча у звітних формах реквізиту з такою дослівною назвою немає. Так, у формі № Д4 поля для зазначення дати мають назву «Дата формування у страхувальника». В інших звітах (№ Д5, № Д6 і № Д7) поле для заповнення дати назване просто «Дата». Щоб уникнути непорозумінь, радимо проставляти в цьому полі дату подання звіту |
Заповнення титульного аркуша
На титульному аркуші форми № Д4 наведено загальні дані й перелік таблиць звіту.
Титульний аркуш потрібно заповнити й подати, якщо подаємо хоча б одну таблицю звіту. При його заповненні зверніть увагу на такі моменти:
1) в окремому реквізиті вказуємо код органу ПФУ, в якому страхувальника зареєстровано платником страхових внесків (куди подається звіт). Цей реквізит є обов’язковим (п. 2.8 Порядку № 22-2);
2) у Переліку таблиць звіту (таблична частина) напроти назви кожної з таблиць зазначаємо:
— у графі «Кількість аркушів» — кількість аркушів документів однієї таблиці;
— у графі «Кількість рядків» — кількість заповнених рядків на аркушах документів однієї таблиці для таблиць 5 — 9 (переноситься з аналогічного реквізиту Таблиці);
— у графі «Усього» — загальну кількість аркушів документів та загальний підсумок рядків у цих аркушах.
Напроти тих таблиць, що не подаються, ставимо прокреслення (п. 4.3 Порядку № 22-2).
Підтвердженням подання форми № Д4 є отримана від працівника ПФУ під час прийняття відривна частина титульного аркуша «Розписка про одержання звіту до Пенсійного фонду України». Під час прийняття звіту відповідальна особа органу ПФУ (п. 2.17 Порядку № 22-2):
— на паперових носіях перевіряє наявність заповнення всіх обов’язкових реквізитів, передбачених п. 2.8 Порядку № 22-2;
— реєструє звіт і проставляє реєстраційний номер із зазначенням дати фактичного отримання, обов’язково засвідчує розписку про отримання своїм підписом із зазначенням прізвища та ініціалів;
— розписку про отримання звіту засвідчує печаткою для довідок та віддає її страхувальнику.
Таблиця 1
Таблицю 1 форми № Д4 «Нарахування єдиного внеску» формують і подають усі страхувальники, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, або за ЦП-договорами (крім ЦП-договоров, укладених із ФОП, винагорода за якими не є об’єктом для справляння ЄВС).
У таблиці 1 ЄВС та базу для його справляння наведено в розрізі установлених Законом про ЄВС ставок.
Заповнюємо таблицю 1 у гривнях із копійками, незаповнені рядки прокреслюємо. Формули для заповнення/перевірки рядків у табличній частині наведено в самих назвах рядків.
У табл. 4 викладемо правила заповнення окремих показників таблиці 1 форми № Д4. Для зручності в табл. 5 наведемо ставки ЄВС, що нараховуються роботодавцями на відповідні виплати (див. с. 33).
Таблиця 4. Правила заповнення окремих показників таблиці 1
| Показник | Правила заповнення | |
| 1 | 2 | 3 |
| ПОКАЗНИКИ ЗАГОЛОВНОЇ ЧАСТИНИ ТАБЛИЦІ 1 | ||
| «Код основного виду економічної діяльності, відповідно до якого встановлено клас професійного ризику» «Клас професійного ризику виробництва» | Зазначаємо код основного виду діяльності, за яким підприємство віднесене до відповідного класу професійного ризику виробництва, та клас профризику, наведені в документах про взяття на облік, для зареєстрованих: Показник оновлено з 15.01.13 р. Ці реквізити є обов’язковими | |
| «Бюджетна установа», «Підприємство, організація всеукраїнської громадської організації інвалідів, зокрема УТОГ, УТОС», «Підприємство, організація громадської організації інвалідів» | Відповідний платник проставляє відмітку «Х» у комірці | |
| «Підприємство суднобудівної промисловості (клас 30.11 групи 30.1 розділу 30, клас 33.15 групи 33.1 розділу 33 КВЕД ДК 009:2010)» | Проставляється відмітка «Х», якщо підприємство віднесено до такого. Це поле запроваджено у зв’язку з набуттям чинності з 01.01.13 р. спеціальними нормами п. 1 ч. 1 ст. 7 і ч. 5 ст. 8 Закону про ЄВС, згідно з якими для них на період 01.01.13 р. — 31.12.2022 р. установлено такі ставки ЄВС у частині «нарахування»: Показник додано з 15.01.13 р. | |
| «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб»(1) | Цей показник розраховуємо за звітний місяць згідно з Інструкцією № 286. Порядок розрахунку цього показника ми докладно описали у статті «Як заповнити річний звіт до ФНВ за 2012 рік: подаємо оновлену форму до 25 січня» // «БТ», 2013, № 1, с. 15. Стисло порядок розрахунку СКШП зводиться до такого: 1. Визначаємо показник СКШП за кожен календарний день місяця, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого — 28 або 29 — для високосного року), уключаючи вихідні, святкові та неробочі дні. Дані про чисельність працівників на кожен день беремо з Табеля обліку використання робочого часу (форма № П-5). 2. Визначаємо СКШП за звітний місяць — підсумовуємо показники СКШП за кожен календарний день місяця (за 30, 31 або 28 (29) днів) та ділимо отриману суму на кількість календарних днів цього місяця. Округлюємо до цілого числа. Цей показник є обов’язковим реквізитом (п. 2.8 Порядку № 22-2) | |
| «у тому числі: працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлено інвалідність, осіб»(1) | Тут зазначаємо середньооблікову чисельність працівників, яким установлено інвалідність. Нагадаємо: підтвердженням установлення працівнику інвалідності для застосування роботодавцем — юридичною особою зниженої ставки для працівників-інвалідів є засвідчена копія довідки з акта огляду медико-соціальної експертної комісії про встановлення групи інвалідності. Засвідчення копії довідки здійснює підприємство, установа чи організація, на яких працює інвалід (п. 3.13 Інструкції № 21-5). Оскільки цей показник наводиться в контексті «у тому числі» з показника наведеного вище СКШП, чисельність інвалідів потрібно також зазначити у вигляді показника СКШП, тобто для інвалідів ми окремо розраховуємо свій СКШП. Оскільки цей показник уключається до показника СКШП, який, у свою чергу, є обов’язковим реквізитом (п. 2.8 Порядку № 22-2), не виключено, що до цього показника слід ставитися як до обов’язкового реквізиту | |
| «у тому числі: працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню»(1) | Показник додано з 15.01.13 р. у зв’язку з набуттям чинності з 01.01.13 р. Законом № 5067. Категорії громадян, які мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштування, названо в ч. 1 ст. 14 Закону № 5067. Це: 1) один з батьків чи особа, яка їх замінює та: 2) діти-сироти й діти, позбавлені батьківського піклування, особи, яким виповнилося 15 років та які за згодою одного з батьків чи особи, яка його замінює, можуть, як виняток, прийматися на роботу; 3) особи, звільнені після відбуття покарання або примусового лікування; 4) молодь, яка закінчила або припинила навчання в загальноосвітніх, професійно-технічних і вищих навчальних закладах, звільнилася зі строкової військової чи альтернативної (невійськової) служби (протягом шести місяців після завершення або припинення навчання чи служби) та яка вперше приймається на роботу; 5) особи, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до ст. 26 Закону № 1058 залишилося 10 і менше років; 6) інваліди, які не досягли пенсійного віку, установленого ст. 26 Закону № 1058; 7) особи, яким виповнилося 15 років та які за згодою одного з батьків чи особи, котра їх замінює, можуть, як виняток, прийматися на роботу. Оскільки цей показник уключається до показника СКШП, який, у свою чергу, є обов’язковим реквізитом (п. 2.8 Порядку № 22-2), не виключено, що до цього показника слід ставитися як до обов’язкового реквізиту | |
| «Штатна чисельність працівників»(1) | Показник додано з 15.01.13 р. та є обов’язковим реквізитом (п. 2.8 Порядку № 22-2). Згідно з п. 2.2 Інструкції № 286 цей показник розраховується на певну дату, уключаючи прийнятих працівників та виключаючи тих, хто вибув у цей день. За усними роз’ясненнями працівників ПФУ, цей показник потрібно розраховувати на 1 число звітного місяця. Загальні правила розрахунку цього показника такі: 1. До облікової кількості штатних працівників уключаються всі наймані працівники, котрі уклали письмовий трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу 1 день та більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували зарплату на цьому підприємстві (п. 2.1 Інструкції № 286). 2. Категорії працівників, що враховуються при підрахунку цього показника, названо в пп. 2.4 і 2.5 Інструкції № 286. При цьому не враховуються зовнішні сумісники. Внутрішні сумісники враховуються як одна особа. 3. У цьому показнику не враховуємо фізичних осіб, які виконують роботи (надають послуги) за ЦП-договорами. Їх ураховуємо в наступному полі — «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру» | |
| «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру»(1) | Зазначаємо кількість фізичних осіб, які за звітний місяць виконували роботи (надавали послуги) за ЦП-договорами, у тому числі які є найманими працівниками страхувальника | |
| «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати »(1) | Показник оновлено з 15.01.13 р., завдяки чому з’явилося уточнення про зазначення кількості застрахованих осіб у звітному місяці, яким було здійснено нарахування. Якщо працівнику за місяць нічого не нараховували (у таблиці 6 немає нарахування), то тут його не відображаємо. Прикладами випадків, коли у звітному місяці працівнику не здійснюємо нарахування, Цей показник є обов’язковим реквізитом (п. 2.8 Порядку № 22-2) | |
| «Обрана система оподаткування» | Роботодавець указує систему оподаткування, на якій працює (наприклад, загальна, спрощена) | |
| РЯДКИ ТАБЛИЧНОЇ ЧАСТИНИ | ||
| Рядки 1, 1.1 — 1.4, 1.4.1 | Указуємо нараховані за звітний місяць виплати, з яких справляємо ЄВС, без обмеження максимальною величиною доходу (17 ПМПО). Виплати, на які ЄВС не нараховуємо (названі в Переліку № 1170), тут не наводяться | |
| Рядки 2, 2.1 (2.1.1 — 2.1.7), 2.2 (2.2.1 — 2.2.3), 2.3 (2.3.1 — 2.3.4) | Зазначаємо нараховані за звітний місяць виплати, на які нараховуємо ЄВС (у частині нарахування), у межах максимальної величини доходу (17 ПМПО) у розрізі видів виплат. Виплати окремо наведено в розрізі ставок ЄВС, що нараховуються, які зазначено в назвах рядків (розміри ставок див. у табл. 5 на с. 33). Після оновлення форми (з 15.01.13 р.) для підприємств суднобудівної промисловості додано окремі рядки: 2.1.7, 2.2.3, 3.1.7 і 3.2.3 | |
| Рядки 3, 3.1 (3.1.1 — 3.1.7), 3.2 (3.2.1 — 3.2.3), 3.3 (3.3.1 — 3.3.4) | Відображаємо суми нарахованого ЄВС на суми бази, зазначеної в рядках 2, 2.1 (2.1.1 — 2.1.7), 2.2 (2.2.1 — 2.2.3), 2.3 (2.3.1 — 2.3.4). Нарахування здійснюємо за формулою, наведеною | |
| Рядки 4, 4.1 (4.1.1 — 4.1.3), 4.2, 4.3 | Наводимо нараховані за звітний місяць виплати, з яких утримують ЄВС (у частині утримання), у межах максимальної величини доходу (17 ПМПО) у розрізі видів виплат. Виплати окремо наведено в розрізі утримуваних ставок ЄВС (розміри ставок див. у табл. 5 на с. 33) | |
| Рядки 5, 5.1 — 5.5 | Відображаємо суми утриманого ЄВС із суми бази, зазначеної в рядках 4, 4.1 (4.1.1 — 4.1.3), Нарахування здійснюємо за формулою, наведеною в назві рядка | |
| Рядки 6, 6.1 (6.1.1 — 6.1.8), 6.2, 6.3 (6.3.1 — 6.3.5) і 6.4 | Заповнюємо у випадках, якщо самостійно виявили заниження сум нарахованого ЄВС на суми його бази, нараховані в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, | |
| Рядки 7, 7.1 (7.1.1 — 7.1.8), 7.2, 7.3 (7.3.1 — 7.3.5) і 7.4 | Заповнюємо у випадках, якщо самостійно виявили завищення сум нарахованого ЄВС на суми його бази, нараховані в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, що підтверджують нарахування виплат, на які самостійно зменшили надміру нараховані суми ЄВС(2) | |
| Рядки 8, 8.1 — 8.13 | Відображаємо суму ЄВС, що підлягає сплаті за звітний місяць, у тому числі за кожною ставкою | |
| ПОКАЗНИКИ ДОДАТКА ДО ТАБЛИЦІ 1 | ||
| «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на початок звітного періоду» | Заповнюємо в разі, коли своєчасно не розрахувалися з працівниками із зарплати на 1 число звітного місяця, — указуємо суми простроченої заборгованості з виплати зарплати, тобто суми зарплати, строк виплати якої настав до 1 числа звітного місяця. При своєчасній виплаті зарплати ставимо прокреслення. Наприклад, для виплати зарплати встановлено такі строки: | У зазначених показниках ураховуємо заборгованість із виплати за перші 5 днів тимчасової непрацездатності. |
| «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» | Показуємо суму заборгованості з виплати зарплати з урахуванням невиплачених сум заробітної плати, строк сплати яких настав у звітному місяці. У прикладі, наведеному в рядку вище, цей показник буде заповнено у звіті за лютий 2013 року, оскільки строк виплати настав ще 07.02.13 р. | |
| «Сальдо розрахунків рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» на початок звітного періоду», «Сальдо розрахунків рахунка 65 «Розрахунки за страхуванням» на кінець звітного періоду» | Заповнюємо за даними бухобліку тільки щодо ЄВС — наводимо сальдо по субрахунку 651. Сума заборгованостей (переплат) за внесками до ПФУ, ФТВП, ФБ, ФНВ (якщо вона ще є) тут не наводиться | |
| «Виплачено заробітної плати усього ________ грн., у т. ч. у натуральній формі _______ грн., у т.ч…» | Відображаємо суму виплаченої зарплати у звітному місяці. У тому числі окремо вказуємо: Тут наводиться фактична «чиста» сума виплати, а не «грязна» в сумі нарахування | |
| Рядки 1, 1.1, 1.2 і 1.3 | Відображаємо загальну суму соцвнесків, що сплачуються у звітному місяці, які припадають на отриману у звітному місяці зарплату, нараховану за період до 01.01.11 р., до: | |
| Рядки 3, 3.1 — 3.6 | Заповнюємо при самостійному виправленні помилок, допущених при нарахуванні внесків до ПФУ за періоди до 01.01.11 р.(2) | |
| Рядок 4 | Зазначаємо встановлені в колективному договорі або нормативному акті роботодавця строки виплати зарплати за першу та другу половини місяця. Докладніше див. у статті «Виплата зарплати по-новому» // «БТ», 2010, № 48, с. 38 | |
| (1) Показник кількості працівників вказується в цілих одиницях. (2) Про порядок виправлень допущених помилок ми писали в Темі тижня «Виправлення помилок у додатку 4 з ЄВС» // «БТ», 2011, № 43, с. 22. | ||
Таблиця 5. Ставки ЄВС для найманих працівників
| Категорія працівників | Ставка ЄВС до доходу у вигляді | |||||
| ЗП | лікарняних | винагороди за ЦП-договором | ||||
| нарахування | утримання | нарахування | утримання | нарахування | утримання | |
| Працівники ФОП (усі) | Від 36,76 % до 49,7 %(1) | 3,6 % | 33,2 % | 2 % | 34,7 % | 2,6 % |
| Працівник підприємства (не інвалід) | ||||||
| Працівник підприємства (інвалід) | 8,41 % | 8,41 % | ||||
| Працівники-інваліди в громадських організаціях інвалідів(2) | 5,5 % | 5,5 % | ||||
| Працівники-інваліди підприємств УТОГ і УТОС(2) | 5,3 % | 2,85 % | 5,3 % | 5,3 % | ||
| Інші працівники (не інваліди) підприємств УТОГ і УТОС(2) | 3,6 % | |||||
| Працівники льотних екіпажів(3) | 45,96 % | 6,1 %(4) | 33,2 % | 34,7 % | ||
| Підприємства суднобудівної промисловості (клас 30.11, група 30.1, розділ 30; клас 33.15, група 33.1, розділ 33 КВЕД ДК 009:2010) | 33,2 % | 3,6 % | Не справляється | 33,2 % | ||
| (1) Залежить від класу професійного ризику. | ||||||
Таблиця 5
Таблицю 5 форми № Д4 «Відомості про трудові відносини осіб» призначено для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб.
Таблицю 5 подаємо лише за місяці, протягом яких (п. 4.8 Порядку № 22-2):
1) із застрахованою особою було:
— укладено трудовий договір;
— розірвано трудовий договір;
— укладено ЦП-договір;
— розірвано ЦП-договір.
Виняток — ЦП-договори, укладені з ФОП, якщо роботи, що виконуються (послуги, що надаються) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб, — підприємців, тобто договори, за якими не справляються ЄВС;
2) було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, працевлаштованою на нове робоче місце (підставу додано з 15.01.13 р.);
3) особі надано відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років;
4) особі надано відпустку по вагітності та пологах.
Зверніть увагу: після останніх змін з 15.01.13 р. виключено таку підставу для подання таблиці 5, як зміни у П. І. Б. або в номері застрахованої особи.
Якщо названих вище випадків з працівниками не відбувалося, то таблицю 5 заповнювати і подавати не потрібно — таблицю 5 із прокресленнями у складі форми № Д4 не подаємо!
Таким чином, якщо протягом січня 2013 року не сталася подія, що є згідно з п. 4.8 Порядку № 22-2 підставою для подання таблиці 5, то її з прокресленнями у складі звіту за січень 2013 року не заповнюємо та не подаємо.
Якщо протягом звітного місяця одна застрахована особа одночасно і приймалася на роботу, і звільнялася з неї, то на неї заповнюємо один рядок, зазначаючи в ньому і дату прийняття (графа 10 «дата початку»), і дату звільнення (графа 10 «дата закінчення»). Якщо ж протягом звітного місяця з працівником було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, для одного працівника вносимо два записи:
— перший запис — із зазначенням дати припинення трудових відносин (у графі 10 «дата закінчення»);
— другий запис — із зазначенням дати початку трудових відносин (у графі 10 «дата початку»).
Таблиця 6. Правила заповнення окремих показників таблиці 5
| Показник | Правила заповнення |
| 1 | 2 |
| «Тип:» | Проставляємо позначку «Х» в одній із клітинок: «Початкова» — звіт, на підставі якого створюється відповідний електронний звіт у базі даних ПФУ; «Скасовуюча» — звіт, що є підставою для повного скасування інформації, яку перед цим було подано до органу ПФУ; «Додаткова» — звіт, що подається в разі, якщо страхувальник не вказав застраховану особу, з якою було укладено або розірвано трудовий договір за попередній період. Формально виходить, що коли страхувальник забув зазначити працівників, з якими відбулися інші події — підстави для заповнення таблиці 5 (відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років, відпустка по вагітності та пологах), то подавати таблицю такого типу не потрібно. Цей реквізит є обов’язковим |
| «Громадянин України (1 — так; 0 — ні)» (графа 6)(1) | Для громадян України проставляємо «1», якщо застрахована особа є іноземцем — «0» |
| «Категорія особи*» (графа 7) | Із виноски «*» вказуємо категорію особи, інформацію про яку вносимо до таблиці 5: 1 — наймані працівники з трудовою книжкою; 2 — наймані працівники (без трудової книжки); 3 — особи, які виконують роботи за ЦП-договорами; 4 — особа, якій надано відпустку по догляду за дитиною від 3 до 6 років; 5 — особа, якій надано відпустку по вагітності та пологах |
| «Номер облікової картки ЗО» (графа 8) (1) | Зазначаємо: |
| «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» (графа 9) | Указуємо повністю прізвище, ім’я та по батькові: 1) для громадян України — на підставі україномовної сторінки паспорта застрахованої особи; 2) для іноземців — відповідно до засвідченого в установленому законодавством України порядку перекладу українською мовою паспортного документа |
| «10. Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток; дата початку; дата закінчення» | Зазначаємо дату початку і дату припинення відносин з фізичною особою: графа «дата початку» — день прийняття на роботу, дату початку строку дії ЦП-договору, дату початку відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років і по вагітності та пологах; графа «дата закінчення» — день звільнення з роботи і дату закінчення строку дії ЦП-договору, дату закінчення відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років і по вагітності та пологах |
| «Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник**» (графа 11) | Графу 11 запроваджено згідно з останніми змінами у формі (з 15.01.13 р.). Відповідно до наведеної в ній виноски «**» цю графу заповнюємо в разі працевлаштування особи на нове робоче місце, створене у зв’язку зі створенням нового підприємства (крім створеного шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань та умінь працівника |
| «Підстава для припинення трудових відносин» (графа 12) | Із назви графи нам вбачається, що тут слід зазначити норму КЗпП (пункт, статтю), яка є підставою для розірвання трудових відносин (ця норма вказується в наказі на звільнення). Тому її потрібно буде заповнювати лише в разі, коли у графі 7 проставляємо 1 або 2, заповнюючи у графі 10 дату закінчення трудових відносин |
| «Кількість заповнених рядків на аркуші» | Кількість заповнених рядків, орієнтуємося на графу 5(1) |
| (1) У такому самому форматі заповнюють ці дані й у таблицях 6 і 7. | |
Таблиця 6
Таблицю 6 форми № Д4 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам» призначено для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу) у звітному місяці. По суті, це персоніфіковані дані про нараховану працівнику роботодавцем протягом місяця зарплату (дохід).
Зверніть увагу: у таблиці 6 не показуємо суму нарахованого ЄВС «зверху» на зарплату (дохід). А у графі 18 відображаємо лише утриманий ЄВС (3,6 %, 6,1 %, 2,85 %, 2,6 % і 2 %). При цьому підсумковий показник графи 18 має дорівнювати рядку 5 таблиці 1.
Порядок заповнення основних показників таблиці 6 описано в табл. 9 на с. 37. Формуючи таблицю 6, необхідно виходити з таких основних правил її заповнення.
ПРАВИЛО 1. На одного працівника заповнюємо стільки рядків, скільки різних баз і ставок для ЄВС щодо нього було у звітному місяці. Це може бути в разі, якщо (п. 4.9 Порядку № 22-2):
1) у звітному місяці одній застрахованій особі нараховували доходи, що є базою для різних ставок ЄВС. У цьому випадку передбачено зазначення у графі 9 різних кодів категорії застрахованих осіб, що беруться з додатка 2 до Порядку № 22-2. Після останніх змін (з 15.01.13 р.) додаток 2 викладено в новій редакції, але звичайних роботодавців ці зміни не стосуються. Вони, як і раніше, переважно використовуватимуть основні коди категорій застрахованих осіб, наведені в табл. 7.
Таблиця 7. Коди категорій застрахованих осіб,
що використовуються роботодавцями
при заповненні графи 9 таблиці 6
(із додатка 2 до Порядку № 22-2)
| Категорія застрахованої особи | Вид доходу, з якого справляється ЄВС | Код категорії застрахованої особи (графа 9) | Ставки ЄВС у частині утримання |
| Звичайні працівники, у тому числі працівники-інваліди у ФОП | Зарплата | 1 | 3,6 % |
| Працівник-інвалід на підприємстві | 2 | ||
| Усі працівники | Лікарняні | 29 | 2 % |
| Усі фізичні особи | Виплати за ЦП-договорами | 26 | 2,6 % |
Наприклад, при нарахуванні зарплати заповнюємо рядок із зазначенням у графі 9 коду «1». Якщо працівнику нарахували ще й лікарняні, то на них заповнюємо ще один рядок, у графі 9 якого вказують код «29». При нарахуванні саме цьому працівнику виплат за ЦП-договорами заповнюємо третій рядок, у графі 9 якого проставляємо код «26»;
2) у звітному місяці одній застрахованій особі нарахували:
— відпускні за поточний місяць (у графі 10 проставляємо «10», у графі 11 — поточний місяць);
— відпускні за наступний місяць;
— виплати за попередні періоди: лікарняні та нарахування сум зарплати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць;
— виплати за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул.
Наприклад, нарахування лікарняних, що припадають на кілька місяців (припустимо, січень — лютий), здійснюємо в місяці, в якому працівник надав листок непрацездатності (наприклад, у лютому). У формі № Д4 таку суму відображаємо у звіті за лютий, заповнюючи в таблиці 6 щодо нарахованих працівнику лікарняних два рядки: перший — на суму лікарняних, що припадають на січень (у графі 11 вказуємо «01-2013»), другий — на лютневі лікарняні (у графі 11 проставляємо «02-2013»).
Що стосується відображення відпускних у таблиці 6 за майбутні періоди, то це можливо тільки в разі, коли нарахування в бухобліку відпускних, що припадають на кілька місяців, здійснюється в місяці виходу працівника у відпустку. Але, на наш погляд, такий порядок нарахування відпускних, з точки зору методології бухобліку, є неправильним. Тому вважаємо, що відпускні за майбутні місяці слід відображати в таблиці 6 за такі майбутні місяці (докладніше див. розділ «Відображаємо відпускні» на с. 40);
3) окремим рядком відображаємо щомісячні суми нарахованої застрахованій особі зарплати відповідно до Закону України «Про наукову і науково-технічну діяльність» від 13.12.91 р. № 1977-XII із проставлянням ознаки наявності підстави для обчислення спеціального стажу в графі 20. Відомості про зарплату або винагороду за ЦП-договором саме цьому працівнику за роботу, що не належить до науково-технічної, відображаємо вже в іншому рядку. На такого працівника заповнюємо також дані в таблиці 7 (див. розділ «Таблиця 7» на с. 39).
Крім того, два рядки, на наш погляд, заповнюємо на працівника підприємства, який у звітному місяці підтвердив свій статус інваліда, надавши копію довідки з акта огляду медико-соціальної експертної комісії про встановлення групи інвалідності, не з початку місяця. У такому разі на нараховану зарплату за період до дня надання копії довідки нараховуємо ЄВС за ставкою, установленою для нього залежно від виду діяльності, а з дати надання працівником документа — нараховуємо на його заробіток ЄВС за ставкою 8,41 %. При цьому для цього працівника в першому рядку, де заробіток відображають до подання документів про інвалідність, у графі 9 проставляємо «1», а у другому рядку вказуємо заробіток працівника у статусі інваліда та у графі 9 наводимо ознаку «2».
ПРАВИЛО 2. Записи на одного працівника вносимо, дотримуючись черговості включення виплат для застосування максимальної величини: спочатку — зарплату, потім — винагороди за ЦП-договорами і вже після цього — лікарняні (п. 4.9 Порядку № 22-2; п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5).
ПРАВИЛО 3. До графи 10 вносимо коди 1 — 10 лише стосовно виплат, для яких такі коди передбачено в п. 4.9 Порядку № 22-2 (табл. 8). В інших випадках цю графу прокреслюємо.
Таблиця 8. Коди типів нарахувань для заповнення графи 10 таблиці 6
| КТН | Коли вказуємо |
| 1 | 2 |
| 1 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул |
| 2 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму ЄВС |
| 3 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄВС |
| 4 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду донараховано суму ЄВС |
| 5 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду зменшено зайво нараховану |
| 6 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року |
| 7 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено нараховану суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року |
| 8 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду донараховано суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року |
| 9 | При нарахуванні суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку при перевірці органом Пенсійного фонду зменшено нараховану суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року |
| 10 | При нарахуванні суми заробітку (доходу) за дні відпустки. |
ПРАВИЛО 4. Період, за який відображаємо нарахування працівнику, у графі 11 заповнюємо завжди. До змін (до 15.01.13 р.) графу 11 заповнювали тільки в разі, коли було заповнено графу 10, при нарахуванні лікарняних та відпускних за майбутні місяці, а також при відображенні сторнувальних сум відпускних та лікарняних, нарахованих у попередніх періодах.
ПРАВИЛО 5. Можливі прокреслення у графі 17 у разі, коли за місяць нараховуємо декілька видів баз (зарплата, винагорода за ЦП-договором, лікарняні) в сумі, що перевищує граничний дохід (17 ПМПО), і при цьому зарплата або зарплата з винагородою перевищують граничний дохід.
Прокреслення також слід проставляти і за відсутності даних для заповнення граф 10, 13, 14. Решта граф має містити дані.
Таблиця 9. Правила заповнення окремих показників таблиці 6
| Показник | Правила заповнення |
| 1 | 2 |
| «Тип:» | Проставляємо позначку «Х» в одній із клітинок: «Початкова» — якщо таблиця 6 подається вперше за певний звітний місяць; «Скасовуюча» — для виправлення допущених помилок у реквізитах застрахованої особи в раніше поданій таблиці 6 за певний звітний місяць |
| «Код категорії ЗО» (графа 9) | Заповнюємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2, що відповідає застрахованій особі (основні коди див. у табл. 7 на с. 35) |
| «Код типу нарахувань ***» (графа 10) | Заповнюємо лише коди 1 — 10 у випадках, передбачених п. 4.9 Порядку № 22-2 (див. табл. 8 на с. 36) Якщо у формі № Д4 відображено нарахування тільки за звітний місяць і не нараховувалися відпускні, |
| «Місяць та рік, за який проведено нарахування***» (графа 11) | Зазначаємо місяць та рік, за який відображено нарахування. Важливо! Графу заповнюємо завжди, у тому числі й при відображенні виплат, що припадають на звітний місяць |
| «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» (графа 13) | Указується кількість календарних днів, що припадають на період хвороби працівника згідно з наданим працівником листком непрацездатності. Показник цієї графи може бути заповнено зі знаком «-», якщо необхідно зменшити кількість днів хвороби, яку було показано у звіті за попередні місяці. Таку можливість передбачено виноскою «***» до графи 11 |
| «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» (графа 14) | Наводимо кількість календарних днів, що припадають на відпустку без збереження зарплати, надану на підставі ст. 25 і 26 Закону про відпустки). Показник цієї графи може бути заповнено зі знаком «-», якщо необхідно зменшити кількість днів без збереження заробітної плати, яку було показано у звіті за попередні місяці. Таку можливість передбачено виноскою «****» до цієї графи |
| «Кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» (графа 15) | Новий показник, запроваджений після оновлення форми з 15.01.13 р. За усними роз’ясненнями працівників ПФУ, заповнюється в кожному звітному періоді починаючи з 01.01.13 р. та використовується органами ПФУ для підрахунку трудового стажу для кожної застрахованої особи. Показник відповідає кількості календарних днів від 1-го до 31-го (28, 29, 30) залежно від кількості календарних днів у місяці. Якщо початок трудових відносин збігається з першим числом місяця та відсутній факт звільнення застрахованої особи у звітному періоді (закінчення цивільно-правових відносин), значення реквізиту 15 завжди дорівнює кількості календарних днів у місяці. У разі наявності факту звільнення показник відповідає кількості календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня звільнення. Відсутність даних про суми заробітної плати за звітний місяць (перебування повний місяць у відпустці: черговій, без збереження заробітної плати тощо) не впливає на обов’язковість заповнення цього реквізиту. Реквізит заповнюється одним значенням в одному рядку, що відповідає звітному місяцю. За наявності декількох рядків щодо однієї застрахованої особи реквізит 15 зазначається лише в одному, а саме в тому, в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності). Реквізит 15 не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди. У разі необхідності зменшення цього показника за попередні звітні періоди застосовується знак «мінус» і зазначаються місяць та рік, за які необхідно змінити показник. За необхідності збільшення цього показника за попередні періоди формується звіт з ознакою «скасовучий», яким скасовується неправильний показник та надається правильний — збільшений. На наш погляд, при заповненні цієї графи слід виходити з того, що для одного працівника не може бути зазначено більше календарних днів трудових або цивільно-правових відносин, ніж календарних днів у такому місяці. Якщо найманий працівник одночасно з трудовими відносинами виконує й роботи за ЦП-договором, то кількість днів проставляємо в рядку, де відображено нарахування зарплати. Якщо ж трудові відносини закінчено, але ЦП-договір ще дійсний, у рядку нарахування винагороди за ЦП-договором указуємо кількість календарних днів після дати звільнення |
| «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» (графа 16) | До цієї графи вносимо базу для справляння ЄВС без обмеження максимальної величини окремо для кожної застрахованої особи з урахуванням такої черговості відображення виплат за умови їх нарахування цій особі в одному звітному місяці — з першого по останнє число звітного місяця (п. 4.9 Порядку № 22-2): а) сума нарахованої зарплати за видами виплат (у графі 11 відображаємо звітний місяць). Відпускні вносимо окремим рядком із зазначенням у графі 10 КТН «10», а у графі 11 — звітного місяця, на який припадають дні відпустки. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, уключаються в поле наступних місяців та відображаються в наступних рядках згідно з першим рядком із заповненням при цьому графи 11 та зазначенням у графі 10 КТН «10» (ми не поділяємо цей підхід); б) сума винагороди за ЦП-договорами (крім ЦП-договорів, укладених із ФОП, з яких не справляється ЄВС): у графі 9 указуємо код «26», а у графі 11 — звітний місяць. Якщо виплати припадають на кілька періодів, то у графі 10 зазначаємо тип нарахування «1», а у графі 11 — місяць та рік, на які припадає таке нарахування (у тому числі й у разі, коли ЦП-договір припадає на один місяць); в) сума допомоги по тимчасовій непрацездатності: у графі 9 указуємо код «29», а у графі 11 — місяць, за який нараховано лікарняні. Якщо зарплату нараховуємо за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, її включаємо до зарплати того місяця, в якому було здійснено нарахування. Допускається внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу): |
| «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» (графа 17) | Відображаємо нарахований заробіток (дохід), зазначений у графі 16, але в межах максимальної величини доходу (17 ПМПО), з якої справляємо ЄВС. У січні — листопаді 2013 року — у межах 19499 грн. (1147 грн. х 17), у грудні 2013 року — 20706 грн. (1218 грн. х 17). Якщо місячний дохід не перевищує максимальної величини, то показник графи 16 переносимо до графи 17. Максимальну величину щодо нарахованих сум, які відображаємо у графі 17 з кодами типів нарахувань «2» — «9», визначаємо за нормами законодавства та в розмірах, що діяли в місяці, в яких ці суми нараховано, а для коду типу нарахування «1» — у розмірах, що діяли в місяці, за які ці суми нараховано. Наприклад, при нарахуванні винагороди за ЦП-договором у січні 2013 року за грудень 2012 року — січень 2013 року для порівняння з максимальною величиною у грудні 2012 року беремо суму 19278 грн. (1134 х 17), а в січні 2013 року — 19499 грн. (1147 грн. х 17) |
| «Сума єдиного внеску за звітний місяць | Відображаємо суми фактично утриманого ЄВС за відповідний звітний місяць окремо з кожного виду виплати (у кожному рядку). Не заповнюємо (проставляємо прокреслення), якщо не заповнено графу 17 |
| «Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» (графа 19) | Проставляємо відповідну відмітку, якщо в роботодавця знаходиться трудова книжка працівника (основне місце роботи) |
| «Ознака наявності спецстажу (1 — так, | Проставляємо відповідну відмітку, якщо в застрахованої особи є підстави відповідно до чинного законодавства для обліку спеціального стажу та на використання пільг у пенсійному забезпеченні. При проставлянні відмітки «1» на таку застраховану особу заповнюємо таблицю 7 |
| «Ознака нового робочого місця (1 — так, 0 — ні)» (графа 21) | Новий реквізит із 15.01.13 р., запроваджений у зв’язку з набуттям чинності з 01.01.13 р. новим Законом № 5067. Його заповнюють лише ті роботодавці, які прийняли працівників на роботу на нові робочі місця |
Таблиця 7
Таблицю 7 форми № Д4 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» формують і подають страхувальники в разі визначення:
— періодів (строків) трудової чи іншої діяльності, що визначаються відповідно до законів, якими встановлюються умови пенсійного забезпечення, відмінні від загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію;
— періодів страхового стажу, не пов’язаних з трудовою та/або професійною діяльністю.
Якщо немає робочих місць, на яких робота зараховується до спеціального стажу, таблицю 7 не формуємо та не подаємо.
Код підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб (графа 8) відповідно до законодавства вказується у вигляді восьмирозрядного коду, що складається з чотирьох частин, наведених у додатку 3 до Порядку № 22-2.
Описавши правила заповнення окремих реквізитів форми № Д4, розглянемо порядок її заповнення в разі нарахування різних виплат (зарплати, відпускних, лікарняних, виплат за ЦП-договорами).
НЮАНСИ ЗАПОВНЕННЯ ЗВІТУ ЗА ВИДАМИ ВИПЛАТ
Відображаємо зарплату
Сформулюємо основні правила відображення зарплати у формі № Д4.
ПРАВИЛО 1. Нараховану зарплату за звітний місяць у таблиці 6 відображаємо одним рядком. При цьому якщо розмір зарплати:
1) не перевищує максимальної величини (17 ПМПО; у січні — листопаді 2013 року — 19499 грн.), у графах 16 і 17 відображаємо однакову суму нарахованої зарплати, а у графі 18 — суму утриманого з неї ЄВС.
До графи 9 вписуємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2 (для звичайного працівника — «1», для інваліда, який працює на підприємстві, — «2»).
Графу 10 не заповнюємо.
У графі 11 вказуємо звітний місяць (див. приклад 1 на с. 40);
2) перевищує максимальну величину, — у графі 16 відображаємо всю суму нарахованої зарплати (тобто ту, що перевищує 17 ПМПО), а у графі 17 — суму нарахованої зарплати, що дорівнює 17 ПМПО (у січні — листопаді 2013 року — 19499 грн.). До графи 18 вписуємо суму утриманого ЄВС виходячи із зарплати, що дорівнює 17 ПМПО (див. приклад 2).
Приклад 1. За січень 2013 року нараховано зарплату в сумі 5000 грн., з якої утримано ЄВС (3,6 %), — 180 грн. Таблицю 6 за січень 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 1 (с. 41).
Приклад 2. За січень 2013 року нарахована зарплата в сумі 20000 грн. Оскільки нарахована зарплата перевищила максимальну величину (17 ПМПО: у січні 19499 грн.), ЄВС (3,6 %) утримуємо виходячи із суми 19499 грн. — 701,96 грн. Таблицю 6 за січень 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 2 (с. 41).
ПРАВИЛО 2. Якщо нараховано зарплату за кілька місяців, то, керуючись ч. 2 ст. 7 Закону про ЄВС, п.п. 4.3.4 Інструкції № 21-5 та п. 4.9 Порядку № 22-2, відображаємо її у звіті за місяць, в якому її нараховано. При цьому заповнюємо кілька окремих рядків у розрізі кожного місяця та року, за який її нарахували. При заповненні граф 16, 17 і 18 у частині додержання правила «максимальної величини» використовуємо описаний вище порядок (див. правило 1). При порівнянні з максимальною величиною доходу за минулі місяці береться розмір граничного доходу, що діяв у минулих місяцях (наприклад, у грудні 2012 року — 19278 грн. = 1134 грн. х х 17). У графі 10 проставляємо код «1», а у графі 11 — місяць, на який припадає розподілена зарплата.
Саме в такому порядку вносимо дані про нараховану зарплату за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середню заробітну плату за вимушений прогул.
Приклад 3. У лютому 2013 року нараховано середню зарплату за час вимушеного прогулу за рішенням суду в сумі 20000 грн., що припадає на грудень 2012 року — січень 2013 року.
Оскільки нарахована середня зарплата за вимушений прогул припадає на декілька місяців, то для нарахування ЄВС і відображення її в звіті ми розбиваємо її по місяцях, на які вона припадає, поділивши суму на кількість місяців, за які вона нарахована:
20000 грн. : 2 міс. = 10000 грн.
Оскільки 10000 грн. не перевищує 17 ПМПО, ЄВС утримуємо зі всієї суми зарплати кожного місяця:
10000 грн. х 3,6 % = 360 грн.
Таблицю 6 за лютий 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 3 (с. 41).
ПРАВИЛО 3. У таблиці 1 суму зарплати відображаємо:
— у рядках 1, 1.1 — усю нараховану суму;
— у рядках 2, 2.1, 2.1.1 — 2.1.7, 4, 4.1 (4.1.1 — 4.1.3) — у межах 17 ПМПО.
Нарахований зверху ЄВС відображаємо в рядках 3, 3.1, 3.1.1 — 3.1.7, а утриманий ЄВС — у рядках 5, 5.1 — 5.3.
Відображаємо відпускні
Оплата днів відпустки згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 уключається до фонду додаткової зарплати. Тому у формі № Д4 відпускні відображаємо в порядку, передбаченому для зарплати (див. розділ «Відображаємо зарплату» на с. 39). При цьому нарахування відпускних пов’язане з певними особливостями, які слід урахувати при заповненні звіту.
Відповідно до п.п. 1.6.1 Інструкції № 5 відпускні слід нараховувати в місяці, на який вони припадають. Нарахування відпускних наперед, на наш погляд, є неправильним з точки зору методології бухобліку. Тому при нарахуванні перехідних відпускних уключаємо їх до суми відповідного місяця, на який припадають дні відпустки (Кт 661), і ЄВС нараховуємо окремо за кожен такий місяць. Максимальну величину бази застосовуємо також окремо за кожен місяць (п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5). Також щомісяця відпускні повинні потрапити до персоніфікованих даних працівника через заповнену таблицю 6. Водночас і п. 4.9 Порядку № 22-2, і самою формою таблиці 6 передбачено можливість відображати нарахування відпускних наперед за майбутній місяць. Але ми не підтримуємо такий підхід, а тому в межах сьогоднішньої статті цей варіант не розглядатимемо.
Після останнього оновлення форми № Д4 (з 15.01.13 р.) нововведенням у відображенні відпускних є те, що їх слід відображати окремо від зарплати, тобто в окремому рядку із зазначенням у графі 10 КТН «10».
Приклад 4. У січні 2013 року працівнику нараховано зарплату в сумі 5000 грн. та визначено суми відпускних, що припадають на січень — лютий 2013 року: за січень — 1000 грн., за лютий — 1500 грн. Перед виходом у відпустку працівнику виплачено відпускні, при цьому сплачено ЄВС у частині нарахування. При нарахуванні зарплати за січень ЄВС утримано в сумі 216 грн. (5000 х 3,6 % + 1000 х 3,6 %). За лютий у бухобліку нараховано відпускні в сумі 1500 грн., з яких утримано ЄВС (3,6 %) у розмірі 54 грн. Крім відпускних, за лютий також нараховано зарплату в розмірі 4300 грн., з якої утримано ЄВС у сумі 154,80 грн. (4300 х 3,6 %). Таблицю 6 за січень і лютий 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 4 і 5 (с. 41).
Зверніть увагу: у звіті за лютий графу 15 заповнюємо за рядком нарахування зарплати, а в рядку відпускних ставимо прокреслення.
Рис. 1. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 1)
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 2)
Рис. 3. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 3)
Рис. 4. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 4, за січень)
Рис. 5. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 4, за лютий)
Рис. 6. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 5, за лютий)
Рис. 7. Фрагмент таблиці 6 форми № Д4 (за умовами прикладу 6)
Відображаємо виплати за ЦП-договорами
Виплати за ЦП-договорами названо другими після зарплати в черговості включення виплат для застосування граничного доходу, на який нараховуємо ЄВС (п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5). До таблиці 6 їх також уносимо в окремому рядку після рядків, в яких відображаємо нараховану працівнику зарплату, та окремо — відпускні.
Сформулюємо основні правила відображення винагород за ЦП-договорами у формі № Д4.
ПРАВИЛО 1. Винагороду за ЦП-договором відображаємо у формі № Д4 за місяць, у якому нараховано таку винагороду (відображено нарахування в бухобліку). До графи 9 таблиці 6 вписуємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2 — «26».
ПРАВИЛО 2. Заповнення граф 16 і 17 таблиці 6 залежить від розміру винагороди, що припадає на конкретний місяць:
— у графі 16 відображаємо всю суму винагороди, що припадає на календарний місяць;
— у графі 17 відображаємо суму винагороди, що припадає на календарний місяць, з урахуванням граничного доходу, з якого справляють ЄВС. Тож тут відображаємо суму винагороди, з якої справляли внесок після застосування максимальної величини до зарплати, а вже потім — до винагороди. При відображенні доходу за минулі місяці розмір максимальної величини беруть той, що діяв у такому минулому місяці.
ПРАВИЛО 3. У таблиці 6 на суму нарахованої винагороди заповнюємо один рядок, якщо строк виконання робіт (надання послуг) припадає на один календарний місяць. Графи 10, 13, 14 у цьому випадку не заповнюємо. У графі 11 указуємо звітний місяць.
Графу 15, на наш погляд, заповнюємо лише для фізичних осіб, які не перебувають зі страхувальником у трудових відносинах (укладено тільки ЦП-договір). У такому разі відображаємо кількість календарних днів, на які припадає період відносин за ЦП-договором. Хоча, з іншого боку, логічно було б зазначати дні за повний місяць, адже при нарахуванні винагороди за кілька місяців для розподілу винагороди за місяцями ми ділимо суму винагороди на кількість місяців, а не днів, на які припадає виконання робіт (надання послуг).
Якщо ж фізична особа, котра виконує роботи (надає послуги) за ЦП-договором, є і найманим працівником, то кількість днів у графі 15 проставляємо в рядку, в якому відображено нарахування зарплати. Якщо ж трудові відносини завершено, але ЦП-договір ще дійсний, у рядку нарахування винагороди за ЦП-договором зазначаємо кількість календарних днів після дати звільнення.
ПРАВИЛО 4. У таблиці 6 заповнюємо кілька рядків, якщо строк виконання робіт (надання послуг) за ЦП-договором перевищує календарний місяць, — по рядку на кожен календарний місяць. Розподіл нарахованої винагороди здійснюємо діленням на кількість місяців, за які винагороду нараховано (ч. 2 ст. 7 Закону про ЄВС, п.п. 4.3.4 Інструкції № 21-5).
У графі 10 проставляємо код «1», а у графі 11 — місяць, на який припадає розподілена виплата.
ПРАВИЛО 5. У таблиці 1 суму нарахованої у звітному місяці винагороди відображаємо так:
— у рядках 1, 1.2 — усю нараховану суму;
— у рядках 2, 2.2 (2.2.1 — 2.2.3), 4, 4.2 — у межах 17 ПМПО.
Нарахований зверху на таку базу ЄВС показуємо в рядках 3, 3.2 (3.2.1 — 3.2.3), а утриманий ЄВС — у рядках 5, 5.4.
Приклад 5. У січні 2013 року нараховано винагороду за ЦП-договорами (табл. 10). Таблицю 6 за січень 2012 року заповнюємо, як показано на рис. 6 (с. 41).
Таблиця 10. Нарахування виплат за ЦП-договорами
за січень 2013 року (приклад 5)
| Фізична особа | Предмет | Строк виконання ЦП-договору | Сума винагороди, нарахованої у січні 2013 року | ЄВС | |||
| період | календарні місяці | загальна | розподіл | нарахований (34,7 %) | утриманий (2,6 %) | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Корж Оксана Петрівна (реєстраційний номер — 2222222222) | Виконання робіт | 10.01.13 — 16.01.13 | Січень | 1200,00 | 1200,00 | 416,40 | 31,20 |
| Крім винагороди, нараховано зарплату в сумі 6000 грн., з якої утримано ЄВС (3,6 %) в сумі 216 грн. Оскільки зарплата і винагорода сукупно не перевищили 17 ПМПО (19499 грн.), ЄВС нараховуємо на всю суму винагороди. | |||||||
| Пилипенко Інна Володимирівна (не працівник підприємства; реєстраційний номер — 3333333333) | Надання послуг (акт підписано в лютому 2013 року) | 26.12.12 — 21.01.13 | Грудень | 38600,00 | 19300,00 | 6689,47 | 501,23 |
| 19278 — у межах | |||||||
| Січень | 19300,00 | 6697,10 | 501,80 | ||||
| Розподіл винагороди між місяцями: 38600 грн. : 2 міс. = 19300 грн. | |||||||
Відображаємо лікарняні
Оплату днів лікарняного названо останньою після зарплати і винагороди за ЦП-договорами в черговості включення виплат для застосування граничного доходу, на який нараховуємо ЄВС (п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5). До таблиці 6 їх також уносимо в окремому рядку після рядків, в яких відображено нараховану працівнику зарплату і винагороди за ЦП-договорами.
Сформулюємо основні правила відображення лікарняних у формі № Д4.
ПРАВИЛО 1. Лікарняні відображаємо у формі № Д4 за місяць, в якому їх нараховано (відображено нарахування в бухобліку) на підставі отриманого від працівника листка непрацездатності. До графи 9 таблиці 6 вписуємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2 — «29».
ПРАВИЛО 2. Для заповнення таблиці 6 не має значення, хто виплачує лікарняні: оплата перших 5 днів за рахунок коштів роботодавця або допомога за рахунок коштів ФТВП. Виплати, що припадають на один місяць, уносимо одним рядком.
ПРАВИЛО 3. Заповнення граф 16 і 17 таблиці 6 залежить від розміру лікарняних, що припадають на конкретний місяць:
— у графі 16 відображаємо всю суму лікарняних, що припадають на календарний місяць;
— у графі 17 відображаємо суму лікарняних, що припадають на календарний місяць, з урахуванням граничного доходу, з якого справляють ЄВС. Отже, тут відображаємо суму лікарняних, з яких справляли ЄВС після застосування максимальної величини до зарплати і винагороди за ЦП-договором, а вже потім — до лікарняного.
ПРАВИЛО 4. Якщо дні хвороби припадають на один календарний місяць, то в таблиці 6 на суму нарахованих лікарняних заповнюємо один рядок. Графу 10 прокреслюємо, а у графі 11 указуємо звітний місяць. У графі 13 зазначаємо кількість календарних днів, що припадають на період хвороби працівника згідно з наданим працівником листком непрацездатності. Показник цієї графи може бути заповнено зі знаком «-», якщо є необхідність зменшити кількість днів хвороби, яку було показано у звіті за попередні місяці. Таку можливість передбачено виноскою «***» до графи 11.
Що стосується графи 15, то її заповнюємо лише в разі, якщо для цього працівника не було рядка з нарахованою зарплатою (наприклад, працівник увесь місяць хворів або його частину перебував у відпустці без збереження зарплати). В іншому разі період трудових відносин показуємо в рядку зарплати.
ПРАВИЛО 5. Якщо хвороба припала на кілька місяців, то в таблиці 6 заповнюємо кілька рядків — по рядку на кожен календарний місяць, на які припадають дні хвороби працівника. Розподіляємо лікарняні за робочими днями хвороби, що припадають на кожен місяць.
Графу 10 прокреслюємо, оскільки згідно з п. 4.9 Порядку № 22-2 КТН «1» не передбачено для відображення лікарняних навіть у разі, якщо вони припадають на кілька місяців. У графі 11 указуємо місяць, на який припадають дні хвороби. У графі 13 зазначаємо кількість календарних днів, що припадають на період хвороби працівника згідно з наданим листком непрацездатності. Графу 15 заповнюємо лише в разі, коли не було зарплати за такий місяць (див. правило 4).
ПРАВИЛО 6. У таблиці 1 суму нарахованих у звітному місяці лікарняних відображаємо:
— у рядку 1 — усю нараховану суму лікарняних;
— у рядку 1.3 — усю нараховану суму оплати перших 5 днів;
— у рядку 1.4 — усю нараховану суму допомоги за рахунок коштів соцфондів;
— у рядках 2, 2.3 (2.3.1 — 2.3.4), 4, 4.3 — у межах 17 ПМПО.
Нарахований зверху на таку базу ЄВС показуємо в рядках 3, 3.3 (3.3.1 — 3.3.4), а утриманий ЄВС — у рядках 5, 5.5.
Приклад 6. У січні 2013 року нараховано лікарняні (табл. 11 на с. 44). Таблицю 6 за січень 2013 року заповнюємо, як показано на рис. 7 (с. 41).
Таблиця 11. Нарахування лікарняних
за грудень 2012 року — січень 2013 року
(приклад 6)
| Працівник | Період хвороби | Лікарняні, нараховані у січні 2013 року | ЄВС | |||
| період | календарні місяці | загальна | розподіл між місяцями | нарахований (33,2 %) | утриманий (2 %) | |
| Орлик Денис Денисович (реєстраційний номер — 2223334445) | 07.01.13 — 11.01.13 | Січень 2013 року | 1400,00 | 1400,00 | 464,80 | 28,00 |
| Крім лікарняних, за січень працівнику нараховано зарплату в сумі 6000 грн., з якої утримано ЄВС (3,6 %) у сумі 216 грн. Оскільки зарплата і лікарняні сукупно не перевищили 17 ПМПО у січні (6000 + 1400 < 19499 грн.), ЄВС нараховуємо на всю суму лікарняних. | ||||||
| Ковтун Оксана Григорівна (реєстраційний номер — 3222222222) | 28.12.12 — 31.01.13 | Грудень 2012 року | 5200,00 | 500,00(1) | 166,00 | 10,00 |
| Січень 2013 року | 4700,00(1) | 1560,40 | 94,00 | |||
| За грудень 2012 року працівнику було нараховано зарплату в сумі 4400 грн., а за січень — нічого, оскільки працівник увесь місяць прохворів. При цьому загальний дохід з урахуванням лікарняного, що припадає на 2 дні хвороби у грудні (500 грн.), не перевищив максимальну величину доходу грудня 2012 року (4400 + 500 < 19278), а тому ЄВС нараховуємо з усієї суми грудневих лікарняних. | ||||||
| (1) У межах 17 ПМПО грудня та січня відповідно. | ||||||
Приклад заповнення форми № Д4
На підприємстві ТОВ «АБВ» установлено п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя). У січні 2013 року підприємство працювало у звичайному режимі. Підприємство віднесено до 13-го класу профризику: ставка ЄВС — 36,93 %. Посади головного бухгалтера на підприємстві немає. Його функції виконує директор.
Дані про нараховані у січні 2013 року виплати фізичним особам наведено в табл. 12, заповнену форму № Д4 за даними прикладу наведено на с. 45.
Таблиця 12. Дані про нараховані у січні 2013 року
виплати фізичним особам
| Фізична особа | Нараховано у січні 2013 року | База для ЄВС | ЄВС | |||||||||||||
| ЗП | Відп | ЦПД | Л | разом | ЗП | Відп | ЦПД | Л | у частині нарахування | у частині утримання | ||||||
| 36,93 % | 8,41 % | 34,7 % | 33,2 % | 3,6 % | 2,6 % | 2 % | ||||||||||
| Мех О. О. | 20000 | — | — | — | 20000 | 19499 | — | — | — | 7200,98 | — | — | — | 701,96 | — | — |
| Васько І. І. | 6500 | — | — | 1600 | 8100 | 6500 | — | — | 1600 | — | 681,21 | — | — | 234 | — | 32 |
| Умова. Працівник хворів у період з 22.01.13 р. по 25.01.13 р. | ||||||||||||||||
| Ляшко К. В. | 4500 | 2000 | — | — | 6500 | 4500 | 2000 | — | — | 2400,45 | — | — | — | 234 | — | — |
| 1000 | — | |||||||||||||||
| Умова. Працівник перебуває у відпустці з 18.01.13 р. по 07.02.13 р. відпускні виплачено наперед, але в обліку їх нараховуємо в місяці, на який вони припадають: за дні січня — у січні (2000 грн.), за дні лютого — у лютому (1000 грн.). | ||||||||||||||||
| Шкіпер І. В. | 4500 | — | — | 1800 | 6300 | 4500 | — | — | 300 | 1661,85 | — | — | 597,6 | 162 | — | 6 |
| 1500 | 30 | |||||||||||||||
| Умова. Працівник надав лікарняний з 31.12.12 р. по 10.01.13 р. | ||||||||||||||||
| Савченко І. І. | — | — | 21000 | — | 21000 | — | — | 19499 | — | — | — | 6766,15 | — | — | 506,97 | — |
| Разом | 35500 | 2000 | 21000 | 3400 | 61900 | 34999 | 2000 | 19499 | 3400 | 11263,28 | 681,21 | 6766,15 | 597,6 | 1331,96 | 506,97 | 68 |
| Скорочення, використані в таблиці: ЗП — заробітна плата; Відп — відпускні, ЦПД — винагорода за ЦП-договором; Л — лікарняні. | ||||||||||||||||
Документи і скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.
Закон № 1058 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.03 р. № 1058-IV.
Закон № 5067 — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067-VI.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170.
Постанова № 7-6 — постанова правління ПФУ «Про затвердження Порядку формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування» від 10.06.04 р. № 7-6 (втратила чинність).
Постанова № 26-1 — постанова правління ПФУ «Про порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України» від 05.11.09 р. № 26-1 (втратила чинність).
Постанова № 22-2 — постанова правління ПФУ «Про порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.10.10 р. № 22-2.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління ПФУ від 27.09.10 р. № 21-5.
Порядок № 21-6 — Порядок взяття на облік та зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 27.09.10 р. № 21-6.
Інструкція № 36 — Інструкція про порядок перерахування, обліку та витрачання страхових коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України, затверджена постановою правління ФНВ від 12.07.07 р. № 36 (втратила чинність).
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.05 р. № 286.
КВЕД ДК 009:2010 — Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2010, затверджена наказом Держспоживстандарту від 11.10.10 р. № 457.
ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПФУ — Пенсійний фонд України.
ФТВП — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.
ФБ — Фонд загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття.
ФНВ — Фонд соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України.
ЦП-договір — договір цивільно-правового характеру.
ПМПО — прожитковий мінімум для працездатних осіб.
ФОП — фізична особа — підприємець.
ЕЦП — електронний цифровий підпис.
ДРФО — Державний реєстр фізичних осіб — платників податків.
СКШП — середньооблікова кількість штатних працівників.
