ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР:
правила заповнення у випадку видачі грошей за відомістю
Лист Національного банку України від 22.04.13 р. № 11-117/1363/4874
«Щодо оформлення видаткового касового ордера підприємством»
Нацбанк у листі, що коментується, пояснив правила заповнення видаткового касового ордера (додаток 3 до Положення № 637*, далі — ВКО) у випадку видачі коштів з каси підприємства на загальну суму здійснених операцій, наприклад, за видатковими відомостями.
* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні затвердженого постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.
При заповненні ВКО на видачу коштів за відомістю на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637) проблеми у суб’єктів господарювання, зазвичай, виникають із заповненням текстової частини ВКО, а саме реквізитів, у яких указується прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує кошти (реквізит «Видати»), сума готівки (прописними літерами), яка підлягає видачі за ордером (реквізит «Одержав»), а також полів, де зазначається дата видачі коштів і підпис особи, яка їх отримала, та даних документа отримувача таких коштів («найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача»). Справа в тому, що п. 3.10 Положення № 637 передбачено таке: «У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, спеціальними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється».
Тобто при виплаті зарплати за відомістю на виплату грошей реквізит «Одержав» заповнювати не потрібно. Але не зовсім зрозуміло, що включає в себе реквізит «Одержав»: чи це лише поле поряд зі словом «Одержав», де зазначається отримана сума словами; чи може реквізит «Одержав» включає в себе як поле поряд зі словом «Одержав», де зазначається отримана сума словами, так поля, де вказується дата отримання грошей («___» ________________ 20__ р.»), підпис одержувача («Підпис одержувача») та дані про отримувача коштів («найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача»)?
Це має принципове значення, адже не слід забувати, що у Положенні № 637 є норми, за якими без підпису одержувача видана сума за таким ВКО не враховується при виведенні залишку готівки в касі (п. 3.5) та може призвести до штрафу за перевищення ліміту готівки в касі (п. 7.24). Зверніть увагу: ні у п. 3.5, ні у п. 7.24 при згадуванні про підпис одержувача, його не названо реквізитом, як це зроблено у Положенні № 637 щодо реквізиту «Одержав». А тому, на наш погляд, реквізит «Одержав» слід розглядати як сукупність полів, де зазначають суму, що підлягає видачі словами, проставляють дату, підпис та вписують реквізити документа отримувача коштів.
А ось Нацбанк у листі, що коментується, надав такі роз’яснення щодо заповнення ВКО на видачу коштів за відомістю на виплату грошей.
1. У реквізиті «Видати» слід зазначати не інформацію про фізособу, якій видають кошти (прізвище, ім’я та по батькові), а дані про відповідний підрозділ підприємства, що отримує кошти за відомістю. На наш погляд, буде достатньо вказати назву такого підрозділу, наприклад, «бригада № 1», «виробничий цех», «машино-тракторний парк» тощо. Такий підхід є виправданим, оскільки перелік осіб, які мають отримати кошти, наведено у видатковій відомості. На практиці у цьому реквізиті досить часто зазначали факт виплати зарплати (наприклад, «Видати заробітну плату» тощо).
2. Реквізит «Одержав», у якому зазначається сума готівки, що підлягає видачі, не заповнюється. Але, як ми зазначали раніше, це прямо вказано у п. 3.10 Положення № 637.
3. Реквізит «Підпис одержувача», на думку Нацбанку, в цьому випадку може не заповнюватися, оскільки одержувачі готівки проставляють свої підписи про отримання у видатковій відомості. Як бачимо, Нацбанк назвав місце для підпису реквізитом, хоча з Положення № 637 це не слідує. Крім того, таке роз’яснення свідчить про те, що це поле як може не заповнюватися, так може і заповнюватися. Але тоді доволі дивно буде виглядати ВКО, у якому в цьому полі буде стояти декілька підписів працівників, які отримують зарплату за відомістю… На наш погляд, Нацбанк повинен був зазначити, що це поле у разі виплати зарплати за відомістю не заповнюється, без будь-яких «може».
3. Усі інші реквізити ВКО, а саме дата видачі коштів, найменування, номер документа, який засвідчує особу одержувача його дата та місце видачі, як стверджує Нацбанк мають заповнюватися відповідно до вимог Положення № 637. А тут, як ми зазначали вище, не зрозуміло, про що йдеться у Положенні № 637. Якщо розглядати місце, де зазначаються дані документа отримувача коштів («найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача») як окремий реквізит (чи окремі реквізити, як це зазначає Нацбанк), а не частину реквізиту «Одержав», то напевне в ньому слід зазначити дані документа одержувача. Але якщо за відомістю кошти отримує багато людей, то що писати в цьому місці знову таки не зрозуміло…
Наведемо приклад заповнення ВКО на виплату зарплати за відомістю на виплату грошей № 20 за червень 2013 року (21.06.13 р. за відомістю видано аванс за першу половину червня у сумі 23000 грн.) з урахуванням нашої думки щодо її заповнення.
Сергій ДЕЦЮРА
