Проблеми з ПН: податкова накладна у покупця

Проблема

Опис

Рішення

1

2

3

Проблеми з ПН

1. Відсутня печатка

Скріплення печаткою ПН є обов’язковим (п. 201.1 ПКУ). Ця вимога стосується не лише підприємств, а й ФОП.

Після набуття чинності законом, що встановлює «принцип здійснення господарської діяльності суб’єктами приватного права без застосування печатки», ПН потрібно буде скріплювати печаткою тільки за її наявності. Але сьогодні ця норма п. 201.1 ПКУ ще не діє

Якщо дозволяє час, покупець може звернутися до постачальника з вимогою замінити отриману ПН. У разі відмови продавця або відсутності часу разом із податковою декларацією за звітний податковий період необхідно подати скаргу (додаток Д8).

Увага! Подати скаргу можна тільки з декларацією за період, у якому відбулася «перша подія»: факт оплати постачальнику або факт отримання товарів/послуг, що підтверджується відповідними документами. Тому якщо ПН отримано із запізненням, то скористатися цим варіантом уже не вийде.

До заяви додаються копії документів, що підтверджують факт отримання товарів/послуг або сплати ПДВ. Якщо покупець подає декларацію разом із заявою-скаргою в електронному вигляді, то копії первинних документів мають бути подані окремо в порядку, передбаченому для подання податкової звітності в паперовому вигляді (лист ДПАУ від 16.03.11 р. № 7273/7/16-1517).

Важливо при цьому зауважити, що податківці не наполягають на додаванні до скарги документального підтвердження звернення до постачальника з вимогою видати «правильну» ПН та факту відмови в такій видачі

2. Поставлено «стару» печатку продавця

Ця ситуація виникає в період, коли підприємство змушене змінити організаційно-правову форму або свою назву.

Проте податкові органи вказують на те, що реквізити печатки, якою скріплюється ПН, повинні збігатися з реквізитами, зазначеними у Свідоцтві платника ПДВ. Інакше таку ПН може бути визнано недійсною. А отже, покупець ризикує втратити ПК

3. Допущено помилку в даті ПН

ПН виписується в момент виникнення податкових зобов’язань. Виписування ПН за другою подією (або неправильне зазначення) є порушенням і може спричинити визнання ПН недійсною (лист Міндоходів від 17.07.13 р. № 12232/7/99-99-19-04-02-17).

Але є й хороша новина. Помилки у форматі написання дати ПН порушенням не є. Тому наявність або відсутність крапок, ком чи інших розділових знаків не є підставою для визначення порушень у написанні дати такої ПН (розд. 101.19 ЄБПЗ)

4. Помилка в номенклатурі, одиниці виміру, кількості товару, ставці податку або загальній сумі

Невідповідність показників, зазначених у ПН, умовам постачання (ціна, вартість, номенклатура, кількість товару тощо) є порушенням порядку заповнення ПН і не дає покупцю права на віднесення сум ПДВ до ПК (лист ДПС у м. Києві від 13.04.12 р. № 2174/10/06-408)

5. Проставлено трикутну печатку або печатку з цифрами «1», «2» чи з написом «Для податкових накладних»

Для скріплення ПН постачальник може використовувати:

— «основну» печатку (вона може бути круглої або трикутної форми, а також містити спеціальні символи «Д», «1», «2» тощо);

— спеціальну печатку з написом «Для податкових накладних»;

— спеціальну печатку з назвою філії (структурного підрозділу).

Якщо на ПН постачальник поставив печатку, що призначена для внутрішнього користування та має спеціальне призначення («Фінансовий відділ», «Для документів» тощо), то покупець не може включити ПДВ за цими ПН до складу ПК

На підставі таких ПН можна формувати ПК

6. Допущено помилку в номері ПН

ПН без знака або цифри в номері ПН судами визнається дійсною та дає право на ПК (постанова ВАдСУ від 23.05.13 р. № К/9991/57256/12). Навіть відсутність порядкового номера ПН, на думку суду, не загрожує втратою ПК (ухвала ВАдСУ від 08.04.10 р. № К-49180/09). Дійсними визнавалися ПН навіть із відсутнім номером Свідоцтва платника ПДВ (ухвала ВАдСУ від 08.12.11 р. № К-16795/09).

Головна умова: ПН має дозволяти ідентифікувати особу, яка видала її, та містити відомості про придбані товари (роботи, послуги), їх вартість, дату здійснення операції та суму ПДВ (ухвала ВАдСУ від 08.02.12 р. № К-9189/08)

У цьому випадку покупець має визначити самостійно, наскільки така помилка є істотною. І виходячи з цього вибрати один із варіантів дій:

— ґрунтуючись на рішеннях суду, включити до ПК таку ПН;

— або, якщо ще є час, скласти скаргу на постачальника, долучивши її до податкової декларації з ПДВ.

Наша порада. Краще вибрати другий варіант

7. Допущено помилку в податковому номері платника ПДВ

8. Розмір літер у назві продавця не збігається з розміром літер, зазначених у його статутних документах

Якщо найменування контрагентів відповідає статутним документам, але розмір літер не збігається, то така ПН вважається дійсною. Це визнали й податківці у своїх консультаціях у розд. 101.19 ЄБПЗ. Пізніше й Міндоходів підтвердило, що розмір літер у найменуванні продавця та покупця в ПН не впливає на її легітимність (лист Міндоходів від 29.04.13 р. № 1883/6/99-99-19-04-01-15)

На підставі такої ПН можна формувати ПК

9. У ПН зазначено подвійне найменування платника

Така ситуація може виникнути, якщо у продавця змінилася назва. Тому він, виписуючи ПН у періоді перереєстрації, має вказати в ній і стару, і нову назви (п. 4.3 Порядку № 1379).

Це саме правило поширюється й на покупця. І саме стосовно покупця продавцем також мають бути зазначені і нова, і стара назви (лист Міндоходів від 17.07.13 р. № 12232/7/99-99-19-04-02-17).

Якщо цього зроблено не було, то покупець зможе претендувати на ПК тільки з поданням скарги на продавця.

Реквізити нового Свідоцтва покупця у ПН повинні вказуватися з моменту початку його дії

10. У реквізиті «Місцезнаходження продавця» адресу зазначено в неправильній послідовності

Послідовність написання реквізитів адреси на дійсність ПН не впливає, якщо така адреса є достовірною, відповідає даним ЄДР та фактичному місцезнаходженню платника податків, а також за умови правильного заповнення всіх інших реквізитів (розд. 101.19 ЄБПЗ, лист ДПАУ від 08.07.11 р. № 18517/7/16-1517-05).

Усі вимоги щодо формату написання адреси не прописані в нормативно-правових актах і мають скоріше рекомендаційний характер. Тому недотримання рекомендацій податківців не може розцінюватися як порушення порядку заповнення ПН і відповідно впливати на правомірність формування ПК при дотриманні інших вимог

11. Вид цивільно-правового договору (при заповненні виду договору зазначено номер рахунка-фактури та його дату)

Згідно з п. 4 Порядку № 1379 цю графу потрібно заповнювати виходячи з виду договірних зобов’язань згідно з ЦКУ («договір купівлі-продажу», «договір постачання», «договір оренди» тощо).

Зазначення рахунка-фактури замість виду договору, на нашу думку, є помилкою (виставлений рахунок не спричинює ні фінансових, ні правових наслідків).

Водночас Міндоходів дозволяє за відсутності документа, що фіксує зміст правочину, та за наявності рахунка-фактури чи іншого документа, що підтверджує вчинення усного правочину, у графі «Вид цивільно-правового договору» ПН здійснювати відповідний запис та вказувати документ, на підставі якого здійснено операцію, його дату і номер (розд. 101.19 ЄБПЗ).

Суди також схильні робити аналогічні висновки: неправильне заповнення у ПН виду цивільно-правового договору (за наявності документів, що підтверджують реальність господарських операцій) не впливає на легітимність самої ПН. А от відсутність заповнення зазначеного рядка є прямим порушенням п. 201.1 ст. 201 ПКУ (постанова Одеського апеляційного адміністративного суду від 29.01.13 р. у справі № 2а-977/12/2170, постанова Київського окружного адміністративного суду від 24.07.12 р. у справі № 2а-2610/12/1070)

12. ПН заповнено російською мовою

У п. 2 Порядку № 1379 чітко зазначено, що ПН заповнюється державною мовою.

Виняток: у разі неможливості перекладу з іноземної мови торговельної марки або найменування товару на державну мову, з метою збереження ідентифікації такого товару в ПН у гр. 3 «Номенклатура товарів/послуг продавця» допускається зазначати назву торговельної марки та у вигляді абревіатури номенклатури товару без перекладу їх державною мовою (УПК № 127, лист ДПСУ від 16.02.12г. № 4809/7/15-3417-26).

У решті випадків ця ситуація може розцінюватися податківцями як порушення п. 2 Порядку № 1379 і як наслідок загрожувати для покупця втратою права на ПК

Формувати ПК за такою ПН можна лише в разі неможливості перекладу з російської мови торговельної марки або найменування товару.

В інших випадках, якщо ще є час, ПК можна зберегти тільки шляхом подання скарги на постачальника (див. вище)

Проблеми з реєстрацією ПН у ЄРПН

1. Надійшла ПН, не зареєстрована в ЄРПН

Важливо! Отримавши ПН, що підлягає реєстрації в ЄРПН, покупець має переконатися в тому, що її було належним чином у ньому зареєстровано. Звичайно, якщо ви повністю довіряєте постачальникові, то можете взагалі не подавати запит про реєстрацію ПН. На жаль, у разі виникнення спору про правомірність формування ПК цей факт не виправдовує бездіяльність покупця (ухвала Харківського апеляційного адміністративного суду від 27.03.12 р. у справі № 2а-1870/7448/11). І тоді ви зможете винуватити лише себе.

Відповідно до п. 201.10 ПКУ відсутність факту реєстрації ПН у ЄРПН позбавляє покупця права на ПК за такою ПН

Виправити становище покупець може виключно за допомогою скарги на постачальника — додатка Д8 до декларації з ПДВ з додаванням копій необхідних первинних документів.

Якщо справа стосується імпортних товарів, то потрібно буде додати копію ПН, виданої постачальником, і документів, які підтверджують, що товар є імпортним.

Увага! Подати скаргу можна лише з декларацією за період, в якому відбулася «перша подія»: факт оплати постачальнику або факт отримання товарів/послуг, що підтверджується відповідними документами. Тому, якщо ПН отримано із запізненням, то скористатися цим варіантом уже не вийде.

2. Надійшла ПН з відміткою в полі реєстрації, але не зареєстрована в ЄРПН

3. Підпис та прізвище на ПН не збігається з ЕЦП та прізвищем на виписці з ЄРПН

Ситуація, коли у платника ПДВ право виписувати ПН делеговане декільком особам, трапляється доволі часто. Якщо ПН, складену такою особою, необхідно зареєструвати в ЄРПН, то формально згідно з вимогами Порядку № 1246 потрібно отримати ЕЦП для кожної посадової особи, якій надано право виписувати ПН.

Думка Міндоходів щодо вирішення цього питання однозначна: ці підписи повинні збігатися! (листи від 28.03.13 р. № 7454/7/15-33-17-04, від 04.03.13 р. № 3341/6/15-3115). Інакше кажучи, якщо підписи не збігаються, то право на ПК у покупця перебуває під загрозою

4. При реєстрації ПН пропущено код УКТ ЗЕД імпортних товарів

Відповідно до пп. 13 — 17 Порядку № 1246 з метою перевірки правильності реєстрації продавцем ПН у ЄРПН покупець може надіслати запит до податкових органів. Проте не всі дані про зареєстровану ПН надходять покупцеві.

А якщо так, то в нього немає можливості перевірити деякі її реквізити, зокрема коду за УКТ ЗЕД, і тому відповідальність за невнесення коду імпортного товару за УКТ ЗЕД покупець нести не повинен.

Ви можете перевірити наявність коду лише на паперовому носії

За відсутності в електронному варіанті ПН коду УКТ ЗЕД і його наявності в паперовому примірнику ПН покупець має право претендувати на ПК

5. Місяць реєстрації ПН не збігається з місяцем її виписування

У цьому немає нічого страшного. Згідно з п. 201.10 ПКУ продавець зобов’язаний надати покупцю ПН та зареєструвати її в ЄРПН. Інакше кажучи, постачальник зобов’язаний видати ПН за датою її складання, у тому числі до її реєстрації в ЄРПН. Тоді покупець, у свою чергу, зможе відобразити ПК у періоді отримання такої накладної, але за умови, що її буде зареєстровано в належний строк, а також при дотриманні інших умов для формування ПК

На підставі такої ПН можна формувати ПК

6. При реєстрації ПН було допущено помилку в даті виписування ПН

Покупець не має права включати до складу ПК суму ПДВ за ПН, зареєстрованою в ЄРПН з помилками.

Виявлення розбіжностей даних ПН та ЄРПН є підставою для проведення контролюючими органами документальної позапланової виїзної перевірки продавця та у відповідних випадках — покупця товарів/послуг (п. 201.10 ПКУ)

Оскільки виправлення помилок у ПН, зареєстрованих в ЄРПН нормами ПКУ, а також Порядку № 1246 і Порядку № 1379 не передбачено, урегулювати ситуацію, що склалася, можна двома способами:

— постачальник ще раз реєструє ПН в ЄРПН, але вже з правильними реквізитами;

— якщо це неможливо (наприклад, строк реєстрації минув), то необхідно подати скаргу (додаток Д8), знову ж таки, якщо встигаємо

7. ПН зареєстровано двічі: за першою та за другою подією

ПН, виписана за другою подією, для покупця не несе жодних наслідків, оскільки вона не може бути підставою для відображення ПК. Видалити помилкову ПН з ЄРПН не можна, тому постачальник може прибрати її за допомогою РК до помилково виписаної ПН. При цьому, якщо постачальник залишить усе як є та не вилучатиме накладну з ЄРПН, то це призведе до виникнення розбіжностей між інформацією в ЄРПН та звітності постачальника

ПН, виписана за другою подією, не дає права на формування ПК

Проблеми з наявністю ПН у покупця

1. Відсутність ПН при перевірці

У разі коли на момент перевірки податковими органами у покупця суми ПДВ, раніше включені до складу ПК, залишаються не підтвердженими ПН або іншими документами, платника податку спробують притягти до відповідальності (абз. 2 п. 198.6 ПКУ)*.

І тут ідеться не лише про адміністративну відповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 85 до 170 грн. (при повторному порушенні протягом року — від 170 до 255 грн.), що накладається на посадову особу підприємства згідно зі ст. 163¹ КУпАП. Таке порушення тягне за собою і фінансову відповідальність для самого підприємства. Суми ПДВ, які не будуть підтверджені ПН, «вирізають» зі складу ПК, і тому виникає заниження податкового зобов’язання з ПДВ. А це спричинює накладення штрафу на підприємство за ст. 123 ПКУ у розмірі 25 % суми певного податкового зобов’язання (при повторному порушенні протягом 1095 днів — у розмірі 50 % суми нарахованого податкового зобов’язання)

Шанс для покупця передбачено пп. 44.6 і 44.7 ПКУ. До кінця перевірки або протягом 5 робочих днів від дня отримання акта перевірки платник податків має право подати до контролюючого органу, що призначив перевірку, документи, визначені в акті перевірки як відсутні (недостатні ПН). Якщо платник податків устигає це зробити, проведення перевірки продовжується. Якщо ж перевірку вже завершено, то контролюючий орган не приймає рішення за результатами проведеної перевірки та призначає позапланову документальну перевірку такого платника податків

2. ПН втрачено

До платника податків, який не виконав розпорядження п. 44.5 ПКУ в частині відновлення втрачених документів, на думку податківців, може бути застосовано штраф у розмірі 510 грн. (при повторному порушенні протягом року 1020 грн.) за ст. 121 ПКУ (лист ДПСУ від 17.04.12 р. № 11206/7/17-1217). Крім того, це може спричинити наслідки у вигляді невизнання ПК

У цьому випадку вам необхідно у 5-денний строк від дня такої події письмово повідомити податкові органи за місцем обліку в порядку, установленому для подання податкової звітності. Після цього ви зобов’язані відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до органу державної податкової служби (п. 44.5 ПКУ)

* Проте податкові органи обмежені строком давності у 1095 днів, протягом якого вони можуть самостійно визначити суму належного до сплати грошового зобов’язання.