Поломка автомобіля в дорозі: доля витрат на проблемну доставку

Поломка автомобіля в дорозі: доля витрат на проблемну доставку

Приводом для написання цієї статті стало запитання читача: під час доставки вантажу покупцю власним транспортом автомобіль зламався. Для виконання зобов’язань було прийнято рішення відправити «на підмогу» інший наш автомобіль. Як це оформити? Як захистити додаткові витрати на доставку?

Жанна СЕМЕНЧЕНКО, податковий експерт, bn@id.factor.ua

Аналіз ситуації

Вихід майна з ладу — справа завжди неприємна. Тим більше, коли внаслідок поломки не виконуються зобов’язання перед контрагентом. Суб’єкт господарювання змушений оперативно приймати рішення, щоб усунути виниклу проблему. Але вирішити проблему в цьому випадку означає понести додаткові витрати: на відправлення іншої своєї машини або на оплату послуг стороннього перевізника, якого також можна покликати на допомогу, не кажучи вже про витрати безпосередньо на ремонт автомобіля, що зламався.

Важливо! Ми вважаємо, що господарність додаткових витрат, які в цьому випадку змушений нести продавець, є беззаперечною.

Ви знаєте, що доставляти вантаж покупцю власним транспортом можна на підставі:

• окремо укладеного договору — договору перевезення. За таким договором одна сторона (перевізник) зобов’язується доставити доручений їй іншою стороною (відправником) вантаж до пункту призначення й видати його особі, яка має право на отримання вантажу (одержувачу). Відправник, у свою чергу, зобов’язується сплатити за перевезення вантажу встановлену плату (ч. 1 ст. 909 ЦКУ). Як правило, окремий договір перевезення укладається в тому випадку, коли витрати на доставку бере на себе покупець (одержувач вантажу). За фактом виконання послуг складається відповідний акт;

• основного договору (купівлі-продажу товару, міни, дарування тощо), згідно з умовами якого витрати на доставку вантажу покладаються на продавця. Продавець, у свою чергу, або укладає договір перевезення зі сторонньою особою — перевізником, або здійснює доставку власними силами. При цьому чітко визначається місце фактичного приймання-здавання вантажу одержувачу (п. 10.5 Правил № 363). У такому випадку витрати на доставку є витратами продавця та враховуються при формуванні продажної (відпускної) ціни товару.

Якщо продавець доставляє товари за договором перевезення (у себе в обліку окремо враховує такі послуги), то понесені у зв’язку з цим витрати формують собівартість реалізованих послуг. До податкових витрат вони включаються в момент визнання «послужних» доходів (за датою складання акта). У бухобліку це субрахунок 903.

Якщо гроші за доставку продавець із покупця не бере (другий варіант), то йдеться про витрати на збут такого продавця. Відповідно до п.п. «е» п.п. 138.10.3 ПКУ витрати на транспортування, перевалювання і страхування товарів, транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів) відповідно до умов договору (базису) постачання, є витратами на збут. Такі витрати визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони були понесені, згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ), тобто на дату фактичного їх здійснення. У бухобліку витрати продавця на доставку товарів відображають за дебетом рахунка 93 «Витрати на збут». Аналогічно, на наш погляд, можна діяти, коли товар продається на умовах передання його за місцезнаходженням покупця, але при цьому покупець компенсує витрати на доставку.

Коли «все йде, як по маслу», особливих проблем в оформленні доставки вантажу немає. Інша справа, коли «все поїхало, як по маслу» — сталася надзвичайна подія і продавцеві потрібно потурбуватися про документальне оформлення заміни автомобіля в дорозі, щоб обґрунтувати витрати, що виникли додатково.

Далі ми поговоримо, які корективи потрібно внести до товарно-транспортної документації, але спочатку потрібно потурбуватися про документи, що підтверджують неприємну подію на дорозі. Перш за все водій автомобіля, що зламався, має скласти пояснювальну записку, в якій зазначити місце, час і причину поломки, а також заходи, які він ужив для її усунення. До пояснювальної записки додаються документи (за їх наявності) про надання послуг евакуатора, виконання ремонтних робіт, купівлю запчастин тощо. На цій підставі керівник приймає рішення про відправлення іншої машини на підмогу.

Корективи в документації

ТТН. Це єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, призначений для списання ТМЦ, обліку на дорозі їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.

Із наших публікацій ви знаєте, що на сьогодні форму ТТН (№ 1-ТН) наведено в додатку 7 до Правил № 363*.

* ТТН було повернено в документообіг наказом № 983, про що докладніше ви можете дізнатися з матеріалів ««Реінкарнація» ТТН: зустрічайте нову форму» // «БТ», 2014, № 3, с. 4; «І знову здрастуйте!», або  Використовуємо нову форму ТТН для вантажоперевезень» // «БТ», 2014, № 7, с. 36.

Її однозначно слід застосовувати при користуванні послугами сторонніх перевізників, оскільки згідно з п. 11.1 Правил № 363 вона є основним документом на перевезення вантажів. Що стосується перевезення вантажів власним транспортом для своїх господарських потреб (покупець самостійно забирає товар зі складу постачальника), то ТТН можна не оформляти**, хоча й тут вона не зашкодить. При доставці вантажу продавцем покупцеві (навіть якщо договір перевезення не укладався) також рекомендуємо виписувати ТТН.

** Про ці нюанси ви прочитаєте в матеріалі ««БезТТНні вантажоперевезення для себе: суд на боці покупця-перевізника» // «БТ», 2014, № 9, с. 9. Також рекомендуємо ознайомитися з матеріалом «Заповнюємо нову форму ТТН правильно: підказки від Мінінфраструктури» // «БТ», 2014, № 12, с. 8.

Якщо є можливість перенавантажити товар на іншу машину з автомобіля, що зламався, виникає запитання, чи потрібно виписувати нову ТТН? Одразу відповімо, що цього робити не потрібно.

Важливо! Згідно з п. 11.9 Правил № 363 у випадку перевантаження вантажу в процесі його перевезення на інший автомобіль складається акт у довільній формі, в якому обов’язково наводяться реквізити: повна назва власника транспорту і його адреса, П. І. Б. водія, державний номер автомобіля перевізника, який здав вантаж, та перевізника, який його прийняв.

Із цього випливає, що оформляється одна ТТН у момент відправлення товару. Далі незалежно від того, чи свій транспорт вирушає на підмогу, чи суб’єкт вдається до послуг стороннього перевізника, нова ТТН не оформляється. Складається акт про перевантаження товару в довільній формі. Крім того, для засвідчення складання такого акта про це здійснюється запис на вільному місці зворотного боку ТТН, де вказуються дата його складання і його суть (у нашому випадку: «Про перевантаження вантажу на інший автомобіль») (п. 15.6 Правив № 363).

Зверніть увагу! Дані про розвантаження товару, що наводяться в колонці 10 ТТН, будуть зазначені лише тоді, коли вантаж буде доставлено одержувачеві. Такий висновок можна зробити з п. 8.25 Правил № 363: час прибуття автомобіля для завантаження встановлюється в пункті завантаження з моменту проставляння в ТТН відмітки про фактичний час прибуття автомобіля для завантаження, а час прибуття автомобіля для розвантаження — з моменту пред’явлення водієм ТТН у пункті розвантаження. При цьому здаванням вантажу вважається пред’явлення вантажоодержувачу перевізником вантажу згідно з товарно-транспортною документацією з подальшим розвантаженням та оформленням документів про його передання вантажоодержувачу.

Отже, у ТТН повинні фігурувати лише остаточні дані щодо розвантаження за фактом доставки вантажу одержувачу. Проміжні дані про час перезавантаження фіксуються тільки в акті.

Подорожній лист вантажного автомобіля. Цю форму вилучено з обов’язкового застосування***. Проте, як і раніше, багато суб’єктів господарювання, котрі використовують у роботі автотранспорт, продовжують оформляти подорожні листи для правильного розрахунку та списання ПММ****. «Суворими» такі бланки вже не є.

*** З 10.12.13 р. згідно з наказом № 1005/1454 (див. «ТТН – «у відставці»: шукаємо заміну» // «БТ», 2014, № 1, с. 5).

**** Про доцільність застосування подорожнього листа після скасування його обов’язкового застосування висловлювався і Департамент автомобільного транспорту Мінінфраструктури в листі від 20.11.12 р. № 25/3717-12.

На замітку. Суб’єкти господарювання можуть застосовувати самостійно виготовлені бланки первинних документів, у тому числі подорожніх листів, які мають містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм, що передбачено п. 2.7 Положення № 88. Це підтверджує і Мінінфраструктури в листі від 23.04.13 р. № 4492/25/10-13.

Якщо ви застосовуєте в роботі подорожній лист вантажного автомобіля, то, на відміну від ТТН, він виписується при випуску автомобіля на лінію, тобто на кожну поїздку автомобіля (п. 2.1 Інструкції № 228/253*). Відповідно, друга машина вирушає зі своїм подорожнім листом.

* Цю Інструкцію скасовано, проте з огляду на те, що немає іншого документа, який регламентує порядок оформлення подорожнього листа вантажного автомобіля, вважаємо, що для цієї мети її можна використовувати й далі.

У подорожньому листі, виписаному на поїздку машини, що ламається в дорозі, після повернення слід у розділі «Особливі відмітки» зробити запис приблизно такого змісту: «маршрут було змінено на _____ (пункт відправлення) — _______ (пункт поломки) — ________ (пункт повернення до гаража) у зв’язку з технічною несправністю автомобіля». Відповідно, колонки 32 — 49 подорожнього листа після повернення заповнюються з урахуванням фактичних даних про роботу автомобіля до та після поломки аж до повернення до гаража (загальний пробіг; пробіг із вантажем; перевезено, тонн; виконано, ткм тощо).

При заповненні подорожнього листа на іншу машину, відправлену в дорогу, завдання водієві прописується з урахуванням нових даних про те, звідки взяти багаж (місце поломки). Маршрут руху (колонки 30 — 31) залишається ідентичним наведеному в подорожньому листі, виписаному на першу машину (пункти вибуття і прибуття ті самі).

Відрядження

Стосовно цієї ситуації можуть виникнути запитання такого характеру: чи можна виплачувати водієві, який не доставив вантаж, добові за період простою внаслідок поломки автомобіля? Чи можна йому в принципі виплачувати добові та включати їх суму до податкових витрат з огляду на те, що завдання не виконане?

Однозначно можна! Водія відправили у відрядження на законних підставах, і він змушений перебувати в ньому до закінчення виконання доручення його керівництва (наприклад, до моменту доставки автомобіля до гаража чи на СТО для подальшого ремонту).

Якщо внаслідок поломки водій затримується в поїздці, то необхідно оформити наказ щодо продовження його відрядження. Згідно з п. 10 розд. II Інструкції № 59** вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі може братися до уваги з дозволу керівника. Причому тут зазначено, що рішення щодо продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, і таке рішення оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства. На наш погляд, такий наказ можна видати одразу, як тільки стало відомо про поломку в дорозі та було прийнято рішення про подальші дії. Коли працівник повернеться з відрядження, він поставить підпис про те, що ознайомлений із наказом.

** Обов’язкова до застосування тільки для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються з бюджету. Інші суб’єкти господарювання розробляють свій внутрішній документ про відрядження працівників, в основу якого, як правило, покладаються норми Інструкції № 59.

Важливо! За час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Нагадуємо. Працівнику можна виплатити додатковий аванс у зв’язку із продовженням відрядження. Порушення у зв’язку з тим, що працівник не відзвітував за раніше отриманий аванс на відрядження, тут не буде. Головне — вчасно відзвітувати і повернути залишок невикористаних коштів після повернення з відрядження. Це підтверджують і офіційні органи (лист НБУ від 15.03.07 р. № 11-113/981-2658, лист Мінфіну від 04.12.09 р. № 31-18030-07-10/33138).

Висновки

• Додаткові витрати на доставку товару покупцю, що виникли внаслідок поломки автомобіля в дорозі, є господарськими та включаються до податкових витрат.

• При зміні автомобіля оформляється акт у довільній формі про перевантаження товару, про що проставляється відмітка в ТТН. Нова ТТН не виписується.

• Подорожній лист вантажного автомобіля виписується на кожну поїздку автомобіля. Застосування цього бланка сьогодні не є обов’язковим.

• Якщо водій поламаного автомобіля затримується в поїздці, керівник оформляє наказ щодо продовження відрядження з виплатою йому добових за всі дні.

Документи статті

Правила № 363 — Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу України від 14.10.97 р. № 363.

Наказ № 983 — наказ Мінінфраструктури України «Про затвердження Змін до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні» від 05.12.13 р. № 983.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.

Інструкція № 228/253 — Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена спільним наказом Мінтрансу України і Мінстату України від 07.08.96 р. № 228/253 (втратила чинність).

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.