«Зведений» витратний касовий ордер: як оформити

Готівкові обмеження

Почнемо з того, що згідно з п. 2.3 Положення № 637 підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та з фізособами протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами лише в межах установленої НБУ суми. Якщо йдеться про розрахунок між підприємством (підприємцем) і фізособою — у межах 150000 грн. (див. п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210).

Кількість підприємств (підприємців) і фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.

Майте на увазі: це обмеження поширюється як на розрахунки фізичної особи з підприємством, так і «у зворотному напрямку» — на розрахунки підприємства з фізособою (див. листи НБУ від 25.10.13 р. № 25-311/19450, від 24.03.14 р. № 11-117/12189).

Зазначене обмеження не поширюється на: 1) розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами; 2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу; 3) використання коштів, виданих на відрядження.

Як бачимо, видача працівнику коштів на господарські потреби, нехай навіть з проведенням подальшої компенсації, серед винятків щодо «граничного» правила не зазначена.

З іншого боку, межа 150000 грн. встановлена для випадку з розрахунками за товари (роботи, послуги). Це не наш випадок.

Але… Останнім часом податківці більше тяжіють до «широкого» тлумачення обмеження — див. «БТ», 2014, № 33, с. 8. Відповідно фіскальні претензії податківців не виключені та навіть є, здебільшого, імовірними.

Тому наполегливо радимо і в цьому випадку зазначену межу не порушувати або, принаймні, отримати з цього питання індивідуальну податкову консультацію.

Нагадаємо: за перевищення передбачено істотний адмінштраф: від 1700 грн. до 3400 грн. за ст. 163¹⁵ КпАП. У цьому випадку може постраждати винна посадова особа підприємства.

Важлива деталь: на розрахунки між підзвітною особою та іншими підприємствами (підприємцями), в яких вона придбаває від імені підприємства товари (роботи, послуги), «готівкове» обмеження однозначно поширюється. Але сума його інша — 10000 грн. (див. лист НБУ від 30.01.14 р. № 27-011/3958 // «БТ», 2014, № 16, с. 14, консультацію в категорії 109.13 ЗІР ДФСУ).

«Зведений» витратний ордер — оформляємо правильно

У Положенні № 637 не викладені особливості оформлення операції видачі грошових коштів за декількома авансовими звітами, тому залишається спиратися на логіку.

У п. 3.4 Положення № 637 говориться, що видача готівки з кас проводиться за ВКО або витратними відомостями. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником. До ВКО можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Відповідно до п. 3.5 Положення № 637 у разі видачі окремим фізособам готівки (у тому числі працівникам підприємства) за ВКО касир вимагає пред’явити паспорт або документ, що його замінює, записує його найменування та номер, ким і коли він виданий. Фізособа розписується у ВКО про отримання готівки із зазначенням отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору.

З цього можна зробити висновок, що ВКО виписується саме на ту суму коштів, яка видається фізособі. У ситуації, що розглядається, це загальна сума видачі коштів за декількома авансовими звітами. Отже, виписується один загальний ВКО на всю суму грошових коштів, виданих за один раз одній фізособі.

Утім, ніщо не заважає видати фізособі готівку і за ВКО, складеним до кожного авансового звіту, але це зовсім необов’язкова та досить клопітка справа, оскільки необхідно заповнювати графи з паспортними даними фізособи та відстежувати, щоб вона проставила підпис «Одержав» під кожним ордером.

Тому правильніше та зручніше в цьому випадку все ж скласти зведений ВКО.

«Супровідні» документи

У разі виписки зведеного ВКО виникає питання з тим, як підтвердити, що за ВКО була видана сума заборгованості за декількома авансовими звітами?

Для того, щоб «зняти» всі питання у перевіряючих, ми рекомендуємо скласти такі документи.

1. Заяву фізособи з проханням погасити заборгованість перед нею за конкретними авансовими звітами.

2. Наказ про погашення заборгованості перед фізособою за конкретними авансовими звітами.

Крім того, у кожному авансовому звіті необхідно заповнити графу «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером» із зазначенням суми, виданої за ВКО за цим авансовим звітом, дати та номера ВКО.

У самому ВКО всі авансові звіти відображати не потрібно, можна навести посилання на наказ, відповідно до якого відбувається видача грошових коштів.

Нюанс: у п. 3.4 Положення № 637 говориться: якщо на доданих до ВКО у документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на ВКО є необов’язковим. Однак оскільки контролери «під мікроскопом» досліджують ВКО під час перевірок, ми рекомендуємо в будь-якому разі проставляти на ВКО підпис за директора. Зай­вим він не буде, а ось можливі питання «зніме».

Видачу коштів підзвітній особі на законних підставах можна оформити витратною відомістю, що прямо передбачено в пп. 3.4, 3.5 Положення № 637. У цій відомості у графі 6 «Примітки» можна зазначити номери авансових звітів, за якими погашається заборгованість.

Водночас використання витратної відомості пов’язане з підвищеними ризиками. Зокрема, із судової практики випливає, що перевіряючі висувають такі претензії до оформлення витратної відомості.

1. Витратна відомість оформляється лише на «зарплаті» виплати. Наприклад, в ухвалі Харківського апеляційного адміністративного суду від 11.08.14 р. у справі № 818/1489/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/40179558) обставини були такими. Податківці «не визнали» факт видачі готівки в рахунок виплати орендної плати за допомогою витратної відомості. Видану за відомістю суму вони «приплюсували» до залишку готівки в касі та наклали штраф за ст. 1 Указу № 436 за перевищення ліміту — у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день. Підприємству довелося судитися. Суд справедливо звернув увагу на те, що в самій формі витратної відомості передбачена видача готівки не лише на зарплату, а й на «інші виплати». На цій підставі податкове повідомлення-рішення було визнане неправомірним.

2. Витратна відомість оформляється окремо на кожну особу. Такі претензії перевіряючі висунули до підприємства у справі, що розглядається в постанові Сумського окружного адміністративного суду від 26.03.14 р. у справі № 818/655/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/37997099). Суд підтвердив правомірність складання витратної відомості на декількох осіб і зауважив, що в п. 3.5 Положення № 637 приписано оформляти відомість окремо на працівників підприємства та окремо на сторонніх осіб, а не окремо для кожної особи.

3. ВКО до витратної відомості не містив підпису одержувачів. Ці претензії пред’являються найчастіше. Податківці в таких випадках «не помічають» норми п. 3.10 Положення № 637, а акцентують увагу на його п. 3.5, відповідно до якого для виведення залишку готівки в касі не приймаються ВКО або витратні відомості, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.

У судових інстанціях такі претензії вдається успішно оскаржити. Див., наприклад, ухвали Харківського апеляційного адмінсуду від 21.07.14 р. у справі № 820/7525/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39906723), Київського апеляційного адмінсуду від 12.06.14 р. у справі № 826/1087/14 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/39196247).

Суди виходять з того, що норми п. 3.10 Положення № 637 є спеціальними щодо п. 3.5 Положення № 637. А перші прямо передбачають, що в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (у тому числі видача готівки за витратними відомостями), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється. На це звернув увагу і Нацбанк у листі від 22.04.13 р. № 11-117/1363/4874 // «БТ», 2013, № 26, с. 10.

До речі, заслуговує на увагу, що в судовій практиці зустрічаються і протилежні рішення, в яких видачу коштів за ВКО до витратної відомості з підписом одержувача та з підписом у самій витратній відомості податківці тлумачили як дві окремі видачі. І доходили висновку щодо неоприбуткування до каси такої «іншої» суми (див. ухвалу Дніпропетровського апеляційного адмінсуду від 21.10.14 р. у справі № 804/11616/13-а (http://reyestr.court.gov.ua/Review/41201988)). Тому краще не порушувати норми п. 3.5 Положення № 637 і підпис одержувача на ВКО до витратної відомості не ставити.

Висновки

• Безпечніше дотримуватися 150-тисячного готівкового обмеження і в разі компенсації коштів підзвітній особі.

• ВКО виписується саме на ту суму коштів, яка видається фізособі. Зокрема, на загальну суму видачі кош­тів за декількома авансовими звітами.

• Для підтвердження факту видачі готівки за «зведеним» ВКО в рахунок заборгованості за конкретними авансовими звітами слід скласти заяву фізособи з проханням погасити заборгованість перед нею за конкретними авансовими звітами, а також оформити наказ про погашення заборгованості перед фізособою за такими авансовими звітами. При цьому в кожному авансовому звіті необхідно заповнити графу «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером» із зазначенням суми, виданої за ВКО за цим авансовим звітом, дати та номера ВКО.

• У самому ВКО всі авансові звіти відображати не потрібно, можна навести посилання на наказ, відповідно до якого відбувається видача грошових коштів.

• Видачу коштів підзвітній особі можна оформити витратною відомістю, однак цей спосіб документального оформлення пов’язаний з підвищеними ризиками.

Документи статті

Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» у редакції Указу Президента України від 11.05.99 р. № 491/99.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.