Усе можна виправити, і вашу помилку також! Порядок коригування прізвища працівника залежить від ситуації. Уся річ у тім, що ДФС і ПФУ використовують дані про застраховану особу з останнього поданого звіту. Розглянемо можливі варіанти.
1. Працівник продовжує працювати на вашому підприємстві. У такому разі в таблиці 6 звіту з ЄСВ за місяць, в якому виявили помилку, вказуємо правильне прізвище працівника. Цього цілком достатньо.
2. Працівник звільнений, і у звітному місяці йому нічого не нараховано. До таблиці 6 звіту з ЄСВ за місяць, коли виявлено помилку, відомості про нього не потрапили.
У цій ситуації, якщо вам відомо, що колишній працівник працевлаштувався на іншу роботу, можна сподіватися на його нового роботодавця. На іншому підприємстві на нього подадуть звіт з ЄСВ з правильним прізвищем. За рахунок того, що податковий номер у фізособи той самий, у базі він значитиметься під правильним прізвищем.
Інша річ, якщо на момент виявлення помилки працівник ніде не працює та, можливо, не працюватиме.
У такому разі рекомендуємо виправитися, інакше працівник матиме проблеми з оформленням пенсії. Як це зробити, див. ситуацію 3.
3. Працівника звільнено у зв’язку з виходом на пенсію, у тому числі за інвалідністю. Якщо після звільнення працівника ви не подавали на нього відомості в таблиці 6 звіту з ЄСВ з правильним прізвищем, доведеться виправити допущену помилку. Інакше працівник не зможе оформити пенсію. У реєстрі застрахованих осіб відомості про нього будуть з неправильним прізвищем. Відповідь на запитання, як виправитися, знаходимо в розділі V Порядку № 454*.
* Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.13 р. № 454.
Найпростіше, якщо ви встигли виявити помилку у прізвищі працівника до закінчення граничного строку подання звіту з ЄСВ. Нагадаємо, що звіт подають протягом 20 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного місяця. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день.
Ще встигаєте? Тоді повторно сформуйте та подайте до своєї ДПІ звіт з ЄСВ, вказавши в таблиці 6 правильне прізвище працівника. Чинним вважатиметься останній електронний або паперовий звіт, поданий вами.
Не біда, якщо помилку у звіті з ЄСВ виявили після закінчення граничного строку подання. І в цьому випадку вихід є. Вам потрібно сформувати:
1) перелік таблиць звіту, у реквізиті «Звіт за місяць» якого вказуєте той місяць, у звіті за який допущена помилка;
2) таблицю 6 з типом документа «скасовуюча» з неправильним прізвищем працівника;
3) таблицю 6 з типом документа «початкова» з правильним прізвищем працівника;
4) пояснювальну записку про причину зміни відомостей (складаєте в довільній формі).
Отже, виправлятися в повному розумінні цього слова доведеться лише в тому випадку, якщо працівник звільнений та оформлятиме пенсію або звільнений та не працевлаштований.
Для наочності покажемо приклад виправлення прізвища працівника в таблиці 6. Припустимо, що помилка була допущена у звіті за вересень 2014 року. Працівника було звільнено 30.09.14 р.
Рис. Фрагмент таблиці 6 звіту з ЄСВ за вересень 2014 року