Перш ніж відповісти на головне запитання «як краще», познайомимося ближче з кожним із можливих варіантів.
Орендний пакет документів
Оренда — це користування майном за гроші. Чудовий варіант, якщо немає можливості купити авто, а використовувати його плануєте регулярно. Істотний плюс: «біля штурвала» може бути будь-який співробітник, а не тільки власник. При цьому використовувати авто для особистих потреб працівник не може.
До речі, такий варіант передбачає невеликий пакет супровідних документів. Судіть самі.
1. Договір оренди. До оформлення договору оренди транспортного засобу з фізичною особою законодавство висуває серйозні вимоги: такий договір має бути укладений у письмовій формі і обов’язково завірений нотаріально ( ст. 799 ЦКУ).
Зазвичай у нотаріусів вже є заготівки договорів, але ви маєте право додати свої умови оренди. Детально про договір оренди транспортного засобу з фізособою ви можете прочитати в «БТ», 2015, № 24, с. 30. Зауважимо, що в такому договорі обов’язково зазначають:
- предмет оренди (прописують марку, модель авто, рік випуску, реєстраційний номер, технічні особливості та інші дані);
- строк дії договору;
- розмір орендної плати, форма та порядок її виплати (щомісяця, раз на квартал, авансом, готівкою тощо);
- права та обов’язки сторін. Так, саме орендар зобов’язаний підтримувати авто в належному технічному стані й покривати витрати, пов’язані з його використанням, у тому числі зі сплатою податків та інших платежів (ст. 801 ЦКУ). Крім того, орендар компенсує збитки, пов’язані із втратою або пошкодженням авто і завдані з його вини (ст. 803 ЦКУ). А от страховку в загальному випадку сплачує орендодавець, хоча якщо домовитеся (і пропишете це в договорі) — можете і такі витрати узяти на себе, причому як «автоцивілку», так і КАСКО.
2. Копія довідки за ф. № 4-ОПП від нотаріуса. Цей документ знадобиться, якщо саме орендар оплачує послуги нотаріуса (а зазвичай так і буває). Нагадуємо: при виплаті доходу самозайнятій особі, у тому числі нотаріусу, щоб не утримувати і не сплачувати ПДФО, ЄСВ і ВЗ, потрібно мати копію довідки за ф. № 4-ОПП ( п. 178.5 ПКУ). Така довідка є? Тоді просто відображайте в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ (з ознакою «157») суму винагороди і все.
3. Акт приймання-передачі авто в оренду в довільній формі. Такий документ складають у двох примірниках. Після підписання один із них передаєте орендодавцю. До речі, повернення автомобіля працівнику після закінчення строку оренди оформляють аналогічним актом.
4. Акт наданих орендних послуг. На його підставі ви спокійно нараховуватимете орендні платежі та відноситимете їх до витрат. Форма акта довільна. Як правило, зазначають період, за який нараховано орендну плату, суму й інші обов’язкові реквізити первинного документа.
Як бачите, «узаконити» орендні відносини не так уже й складно. Але ми ще не вивчили другий варіант оформлення такого правочину. Можливо, він краще? Розбираємося з ним.
«Супровідка» на компенсацію
Такий варіант практикують, якщо автомобіль потрібний від нагоди до нагоди і в робочий час. Формально він полягає в такому: знадобився «сталевий кінь» — позичили у працівника — компенсували знос. І ось тут є цікаві моменти.
По-перше, авто використовується працівником за принципом «у межах робочого часу — для потреб підприємства, поза робочим часом — для особистих потреб».
По-друге, працівник повинен використовувати автомобіль для виконання своїх службових обов’язків (тобто сам бути за кермом такого авто). До таких висновків підштовхує ст. 125 КЗпП. У ній зазначено, що працівник має право отримати компенсацію за використання свого інструмента для потреб підприємства. Інакше кажучи, підприємство не може надати право керування транспортним засобом іншій фізособі, як у разі оренди.
Дебати на тему «авто — це не інструмент» облишимо, оскільки вже навіть податківці (відомі консерватори!) визнають такий варіант плати за користування автомобілем працівника (категорія 103.04 ЗІР ДФСУ, лист ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.08.14 р. № 7720/10/26-1517-01-07).
Нагадуємо: компенсації підлягає тільки знос (амортизація).
Як же оформити такий варіант користування транспортним засобом? Суворих приписів законодавство не містить. Але тим гірше, оскільки нюансів вистачає і наслідки неправильного оформлення можуть бути вельми неприємні. Отже, перелічимо «папери», без яких не обійтися.
1. Заява працівника або спеціальний договір. Що стане основою «автовідносин» з працівником, залежить від колективного договору. Якщо в ньому передбачена можливість використання майна працівників (у тому числі транспортного засобу) для потреб підприємства з виплатою компенсації, то достатньо заяви від працівника. Якщо ні, то краще скласти договір про використання автомобіля для потреб підприємства. Зверніть увагу: нотаріально такий договір посвідчувати не потрібно.
2. Наказ (розпорядження) керівника про виплату працівнику компенсації за використання особистого автомобіля для госппотреб підприємства. У наказі зазначають оціночну вартість авто та додають акт експертної оцінки, інші документи, що підтверджують вартість автомобіля (знадобиться для розрахунку суми компенсації зносу). Нагадуємо: за такого варіанта підприємство не зобов’язане покривати витрати на ремонт та техобслуговування автомобіля.
Крім того, в наказі визначають мету та тривалість використання авто, нюанси нарахування й виплати компенсації.
3. Первинні документи, що підтверджують використання автомобіля для потреб підприємства. Зокрема, подорожні листи, звіти про використання автомобіля в господарських цілях (у довільній формі), довідки тощо.
Отже, підсумуємо. Варіант з компенсацією зносу має право на життя. З одного боку, за такого варіанта не потрібно оформляти договір нотаріально (і «попадати» на додаткові витрати, пов’язані з його оформленням). З іншого — більше складнощів з розрахунками та усілякими підтвердженнями.
Ми б рекомендували все ж віддати перевагу орендним відносинам. Хоча б тому, що їх документальне оформлення законодавчо врегульоване.
Оренда VS компенсація:
облікова дуель
Як ми вже з’ясували, в частині оформлення невеликий «перекіс» убік оренди простежується. А що ж в обліку? Розберемося і з цим питанням (див. таблицю на с. 41).
Користування автомобілем працівника: облікові нюанси
| 1 | 2 | 3 |
| Показник | Оренда | Компенсація зносу |
| Бухгалтерський облік | На позабалансовому рахунку 01 обліковуєте вартість автомобіля, зазначену в договорі оренди. Після закінчення договору оренди та повернення автомобіля працівнику позабалансовий рахунок закривають. Витрати на сплату орендних платежів відображають на рахунках 91, 92, 93 або 94 — залежно від того, де використовується автомобіль. Якщо орендну плату сплачено наперед за кілька місяців (кварталів), то спочатку таку суму відображайте на рахунку 39 і тільки у міру нарахування списуйте на витрати періоду | Витрати на виплату компенсації обліковують на рахунках 91, 92, 93 та 94 |
| Податок на прибуток | Орієнтуйтеся на правила бухобліку (П(С)БО 16 «Витрати») | Орієнтуйтеся на правила бухобліку |
| ПДВ | Операції з отримання автомобіля в оренду та його повернення не є об’єктом обкладення ПДВ ( п.п. 196.1.2 ПКУ) | Компенсація зносу авто працівнику підприємства не підпадає під об’єкт оподаткування ( п. 185.1 ПКУ) |
| ЄСВ | На суму орендної плати ЄСВ не нараховують (див. консультацію в категорії 301.03 ЗІР ДФСУ) | На суму компенсації ЄСВ не нараховують (п. 11 розд. I Переліку № 1170) |
| ПДФО | Обкладається ПДФО за ставкою 15 (20) % ( п.п. 164.2.5 ПКУ). Увага! З граничною величиною 12180 грн. (для цілей застосування ставки 20 % у 2015 році) порівнюйте загальну суму бази оподаткування за місяць (тобто зарплата + оренда). У Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ на такого працівника заповнюйте два рядки: в одному зазначайте зарплату (з ознакою «101»), у другому — орендну плату | Обкладається ПДФО як додаткове благо ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Для цілей застосування ставки 20 % з межею (у 2015 році — 12180 грн.) потрібно порівнювати загальний місячний дохід працівника (тобто включаючи заробітну плату). У Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ без сюрпризів: відображайте такий дохід з ознакою «126» |
| ВЗ | З 01.01.15 р. з орендної плати утримують ВЗ ( п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) | З нарахованої суми компенсації утримуйте ВЗ за ставкою 1,5 % ( п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) |
| (1) Увага! Податківці змінили свою думку (див. консультацію в категорії 103.25 ЗІР ДФСУ). Раніше вони хотіли бачити такий дохід з ознакою «102». | ||
Як бачите, в обліку радикальних відмінностей немає. Тому відповідь на запитання «як краще оформити» тепер очевидна: краще — орендний договір. Він дає більше «свободи» роботодавцю-
орендарю. Але й такий варіант, як компенсація зносу, не забороняється.
Висновки
- У разі оренди автомобіля у працівника укладають договір у письмовій формі, який посвідчують нотаріально.
- Компенсація зносу виплачується на підставі заяви працівника та наказу (розпорядження) керівника.
- І орендну плату, і компенсацію зносу, що виплачують працівнику, обкладають ПДФО та ВЗ. А от ЄСВ із таких виплат не справляють.
Документи та скорочення статті
П(С)БО 16 «Витрати» — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. № 318.
Перелік № 1170 —Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ВЗ — військовий збір.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
