Правила нові та старі
Щоб уникнути помилок при формуванні витрат, потрібно знати головні «витратні» правила. Деякі з них змінилися, а деякі залишилися тими самими. Тому давайте спочатку освіжимо в пам’яті базові правила відображення витрат і вивчимо нові.
Правило № 1 «Без папірця ти комашка…». Отже, як і раніше, витрати мають бути підтверджені документально (п. 177.2 ПКУ). Лише за наявності документа їх можна обліковувати (записати до Книги ОДВ). Який же документ для цього потрібний? У ПКУ про це нічого не сказано. Зате є уточнення в п. 5 Порядку № 481. До обов’язкових документів належать: платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (зі штампом «сплачено»), інші первинні документи, що підтверджують факт оплати товарів (робіт, послуг).
Однак на практиці склалося так, що для підтвердження витрат податківці, крім платіжних документів, можуть вимагати ще додаткові документи: накладні або ТТН (при доставці товару не власними силами), договори, акти приймання-передачі робіт (послуг), платіжні відомості про виплату зарплати тощо.
Ці документи підтверджують, що операцію дійсно проведено. І хоча теоретично витрати можна обліковувати і без них, якщо не хочете дебатів з податківцями, слід подбати про те, щоб вказані документи були.
Правило № 2. «Витрати після доходів». Наступне правило, яке давно «працює» у загальносистемників, — витрати можна обліковувати лише після того, як ФОП:
• по-перше, сплатив гроші;
• по-друге, отримав дохід, прямо пов’язаний з цими витратами.
Однак це правило стосується лише графи 6 Книги ОДВ, тобто витрат на закупівлю товарів або сировини (матеріалів). Записати до Книги ОДВ їх закупівельну вартість можна лише після того, як ФОП отримає дохід від продажу цих товарів або продукції, виготовленої з придбаної сировини.
Решту витрат, які неможливо прямо пов’язати з конкретним доходом (наприклад, оренда складу, зарплата працівників, рахунок за електрику тощо), обліковують відразу — у момент сплати грошових коштів (графи 7 і 8 Книги ОДВ).
Розглянемо приклади.
Приклад 1. Припустимо, 05.02.15 р. ФОП придбав партію товару за 1000 грн. (оплатив постачальнику). А 19.02.15 р. цей товар був проданий (отримана оплата від покупця) за 2000 грн. На яку дату відображати витрати на купівлю товару?
На дату «19.02.15 р.». Адже витрати можна записати до Книги ОДВ лише після того, як отримано пов’язаний з ними дохід. А оскільки дохід надійшов 19 лютого, отже, і запис про витрати у графі 6 Книги ОДВ (1000 грн.) має з’явитися 19.02.15 р.
Приклад 2. Припустимо, 01.12.14 р. ФОП отримав від постачальника партію товару на 1000 грн. (ще не оплатив). 17.12.14 р. цей товар був проданий (отримана оплата від покупця) за 2000 грн. А 05.01.15 р. товар оплачений постачальнику (1000 грн.). На яку дату відображати витрати?
На жаль, такі витрати взагалі не можливо обліковувати. І ось чому: 17.12.14 р. товар проданий — отриманий дохід. Але цього дня не можна обліковувати витрати на купівлю товару, оскільки ФОП фактично ще не витратив грошей (товар не оплачений постачальнику).
Далі, 05.01.15 р. товари, нарешті, оплачено. Однак і на цю дату витрати не можна обліковувати, оскільки вони не пов’язані з доходом 2015 року (як ми пам’ятаємо, дохід від продажу таких товарів отримано у 2014 році). Оскільки звітний період для ФОП — календарний рік (п. 177.5 ПКУ), то дохід 2015 року не можна зменшити на витрати, пов’язані з торішнім доходом.
У результаті 1000 грн. витрат просто «згорає». Щоб уникнути таких сумних ситуацій, потрібно бути дуже уважним на межі старого та нового року — подбати про погашення всіх боргів за товарами до настання нового року.
Приклад 3. Припустимо, 01.12.14 р. ФОП придбав у постачальника партію товару на 1000 грн. (оплатив товар). А 05.02.15 р. цей товар був проданий (отримана оплата від покупця) за 2000 грн. На яку дату відображати витрати?
На дату «05.02.15 р.». Адже витрати можна записати до Книги ОДВ лише після того, як отримано пов’язаний з ними дохід. А оскільки дохід надійшов 05.02.15 р., отже, і запис про витрати у графі 6 Книги ОДВ (1000 грн.) має з’явитися 05.02.15 р.
Зверніть увагу: на відміну від прикладу 2, тут витрати можна обліковувати, оскільки вони безпосередньо пов’язані з доходом 2015 року. Сама ж дата сплати грошових коштів за товари не має значення, головне, що товари оплачені.
Правило № 3 «Без ПДВ». Якщо підприємець є платником ПДВ, то суми вхідного ПДВ не включаються до витрат.
Правило № 4 (нове) «Нехай живуть аванси!». З 01.01.15 р. до витрат підприємця можна включити авансові платежі за товари (роботи, послуги), не чекаючи, поки товар фактично надійде або роботи/послуги будуть виконані. У більшості випадків цей «дозвіл» не вплине на облік ФОП, адже правило «витрати відображаємо на момент отримання доходу» ніхто не скасовував. Але є випадки, коли аванс усе ж таки можна буде поставити до витрат. Наприклад, якщо ФОП оплатив товари постачальнику і відразу ж домовився про їх продаж (отримав оплату за них від свого покупця), то сплачений аванс можна записати до витрат. При цьому не має значення, що фізично товари поки що лежать на складі у первинного постачальника.
Насправді, це правило не таке вже й нове, а просто — добре забуте старе. Заборона на включення авансів до витрат з’явилася з набуттям чинності ПКУ. Вона була зумовлена тим, що юрособам заборонялося включати до витрат авансові платежі. А оскільки загальносистемники формували свої витрати за правилами, що діють для юросіб, то і для них ця заборона мала силу. Проте з 01.01.15 р. підприємці не прив’язані складом витрат до юросіб, унаслідок чого заборона на включення до витрат авансів благополучно зникла.
І нас це не повинно бентежити, оскільки доходи за отриманими авансами у підприємця також виникають.
Крім того, завдяки тому, що заборона на аванси зникла, виходить, що з 01.01.15 р. можна відносити на витрати і всі аванси за послуги, оренду, які потрапляють до графи 8 Книги ОДВ.
Правило № 5 (нове) «Більше ясності». З 01.01.15 р. не потрібно відстежувати, які витрати належать до операційних, а які — ні. Тепер підприємці мають свій перелік витрат. Наведено його в п. 177.4 ПКУ.
Ті витрати, які прямо не зазначені в п. 177.4 ПКУ, напевно доведеться відстоювати «з боєм», і ще не відомо, чи закінчиться такий бій перемогою.
Витрати, які прямо названі в заповітному списку, можна сміливо записувати до Книги ОДВ. Далі про них і йтиметься.
Витрати загальносистемника та Книга ОДВ
Збіг це чи ні, але нова редакція п. 177.4 ПКУ «логічно поєднується» з формою Книги ОДВ. І нам це лише на руку.
Отже, у графі 6 Книги ОДВ відображаються витрати, зазначені у п.п. 177.4.1 ПКУ (табл. 1):
Таблиця 1. Витрати загальносистемника, які потрапляють до графи 6 Книги ОДВ
| Платіж (витрати) | Чи включається до витрат? | Дата запису у Книзі ОДВ |
| 1 | 2 | 3 |
| Закупівельна вартість товарів | Так | Дата отримання доходу від продажу цього товару. За умови, що ви оплатили товар постачальнику |
| Вартість сировини та матеріалів, напівфабрикатів і комплектуючих виробів (далі — ТМЦ), використаних для виготовлення проданої продукції, робіт, послуг | Так | Після отримання доходу від продажу виготовленої продукції (робіт, послуг). За умови, що ви оплатили ТМЦ постачальникам |
| Вартість палива, енергії, будматеріалів, запчастин, тари та тарних матеріалів, а також інших допоміжних матеріалів, які були використані при виготовленні проданої партії продукції, робіт або послуг | Так | Після отримання доходу від продажу виготовленої продукції (робіт, послуг). За умови, що ви вже заплатили за ці матеріали |
| Примітки: 1) якщо товар (продукція) проданий частково, то у графі 6 наводиться частина закупівельної вартості товару (ТМЦ), що відповідає обсягу продажу; 2) якщо використовуються матеріали замовника, то їх вартість не включається до витрат (у Книзі ОДВ не відображається). | ||
У графі 7 Книги ОДВ відображаються витрати, зазначені у п.п. 177.4.2 ПКУ (табл. 2):
Таблиця 2. Витрати загальносистемника, які потрапляють до графи 7 Книги ОДВ
| Платіж (витрати) | Чи включається до витрат? | Дата запису у Книзі ОДВ |
| Заробітна плата та інші виплати працівникам (премії, заохочення, компенсація вартості товарів тощо), передбачені трудовим договором («грязна» сума, без вирахування ПДФО, ВЗ та ЄСВ-утримань) | Так | У день виплати зарплати |
| Виплата винагороди фізособам-громадянам (непідприємцям) за виконані ними роботи, послуги за ЦПД («грязна» сума, без вирахування ПДФО, ВЗ та ЄСВ-утримань) | Так | У день виплати винагороди |
| Примітка. Не виключено, що контролери побажають бачити виплати громадянам-непрацівникам у графі 8 Книги ОДВ, як і раніше. Однак, на нашу думку, все ж логічніше їх записати до графи 7. | ||
| ЄСВ, нарахований на зарплату працівників, винагороду фізособам-громадянам за ЦПД | Так | У день сплати ЄСВ на рахунки органів ДФСУ |
| Примітка: утримані із зарплати працівників і громадян-підрядників суми ПДФО, ВЗ та ЄСВ окремо до витрат не включаються (оскільки вони вже потрапили до витрат у складі «грязної» зарплати/винагороди). | ||
У графі 8 Книги ОДВ відображаються витрати, зазначені у пп. 177.4.3 — 177.4.4 ПКУ (табл. 3):
Таблиця 3. Витрати загальносистемника, які потрапляють до графи 8 Книги ОДВ
| Платіж (витрати) | Чи включається до витрат? | Дата запису у Книзі ОДВ |
| 1 | 2 | 3 |
| ЄСВ, сплачений підприємцем «за себе», тобто з чистого доходу (авансові платежі та остаточний розрахунок за підсумками року) | Так | У день сплати ЄСВ на рахунок органу ДФСУ |
| Витрати на відрядження працівників (але не самого ФОП) за наявності підтвердних документів. Зрозуміло, поїздка має бути пов’язана з госпдіяльністю ФОП. До речі, раніше податківці були проти таких витрат, але тепер відрядження прямо зазначені у п.п. 177.4.4 ПКУ, тож проблем уже не повинно бути | Так | У день подання працівником авансового звіту |
| Витрати на оплату послуг зв’язку (пошта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, мобільний зв’язок тощо) у межах госпдіяльності ФОП | Так | На день сплати грошових коштів |
| Примітка. На практиці податківці вимагають додаткові підтвердні документи: 1) щодо мобільному зв’язку — договори на підключення, деталізовані рахунки від оператора, журнали обліку дзвінків, щомісячні письмові звіти тощо; 2) для стаціонарних телефонів достатньо, щоб ФОП тимчасово (на термін оренди) переоформив на себе договір на отримання послуг зв’язку. | ||
| Витрати на рекламу (будь-які, у тому числі й придбані в нерезидента, який має офшорний статус, — тепер заборони на включення їх до витрат немає) | Так | У день сплати грошових коштів |
| Плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків. Підтверджуючий документ — банківська виписка | Так | У момент зняття грошових коштів з рахунка ФОП |
| Витрати на оренду (будь-яку, зокрема, нерухомості, транспортних засобів, обладнання та іншого майна, у тому числі нематеріальних активів) | Так | У день сплати орендної плати |
| Примітка. При оренді майна у громадян (непідприємців) до витрат включається повна сума орендної плати (з урахуванням ПДФО та ВЗ), хоча виплата здійснюється за вирахуванням ПДФО та ВЗ. | ||
| Витрати на ремонт майна, яке використовується в госпдіяльності | Так | На день сплати грошових коштів |
| Примітка. Раніше податківці категорично забороняли ФОП відображати такі витрати, оскільки вони були прив’язані до бухгалтерської амортизації та балансової вартості основних засобів. З 01.01.15 р. цього зв’язку більше немає. Тепер затрати на ремонт будь-якого майна (будівлі, автомобіля, обладнання тощо, — як власного, так і орендованого) можна в повній сумі включати до витрат. Адже в п.п. 177.4.4 ПКУ чітко зазначено, що до витрат ФОП включається ремонт «майна, яке використовується в господарській діяльності». | ||
| Витрати на експлуатацію майна, яке використовується в госпдіяльності. Сюди можна віднести освітлення приміщень, опалення, водопостачання та водовідведення, техобслуговування легкових і вантажних автомобілів (у тому числі купівля ПММ), утримання іншого обладнання в робочому стані тощо | Так | На день сплати грошових коштів |
| Примітки: 1) уключити до витрат затрати на заміну акумуляторів і шин можна, лише якщо заміна відбувається в межах норм, установлених Нормами № 420; 2) списання ПММ відбувається на підставі подорожніх листів / їх «замінників» і Норм № 43. До речі, якщо ФОП надає послуги з перевезення, то вартість ПММ слід відображати у графі 6 Книги ОДВ — після отримання оплати за перевезення, в якому були використані ці ПММ. | ||
| Витрати на транспортування, перевалку та страхування товарів, транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з доставкою продукції (товарів) як покупцю, так і собі (від постачальника) | Так | На день сплати грошових коштів |
| Примітка. Дуже обережним підприємцям радимо відображати витрати на перевезення лише після отримання доходу від продажу перевезених товарів. | ||
| Вартість послуг, придбаних у ФОП або юросіб*, які прямо пов’язані з виготовленням товарів, виконанням робіт, наданням послуг | Так | На день сплати грошових коштів |
| Примітка. На нашу думку, останні з перелічених витрат логічніше відображати у графі 6 Книги ОДВ. Найімовірніше, у п.п. 177.4.4 ПКУ є помилка у формулюванні, яка стосується послуг. Видно, тут повинні були фігурувати послуги, безпосередньо не пов’язані з виготовленням товарів (робіт, послуг), але необхідні для провадження госпдіяльності. | ||
| * Нагадаємо, що послуги, придбані у громадян (непідприємців), можна відобразити у графі 7 Книги ОДВ, однак, у принципі, можна їх поставити і до графи 8. | ||
Решта витрат у п. 177.4 ПКУ не вказані, тому поки що не відомо, як податківці відреагують на них: дозволять записувати до Книги ОДВ чи ні. Утім якщо будь-які витрати пов’язані з госпдіяльністю ФОП, то вони повинні обліковуватися як «інші витрати», застережені у п.п. 177.4.4 ПКУ (графа 8 Книги ОДВ — на дату сплати грошових коштів). На нашу думку, сюди можна віднести:
• винагороду, виплачену за консультаційні, інформаційні, аудиторські та інші послуги, необхідні для провадження діяльності;
• ввізне мито (при імпорті товару);
• вартість ліцензій та інших дозволів;
• витрати на дезінфекцію госпприміщень;
• витрати на обов’язкове страхування майна, хоча податківці зазвичай заперечували;
• витрати на охорону праці та техніку безпеки, понесені згідно із законодавством;
• витрати, пов’язані з підтвердженням відповідності продукції, систем якості або систем управління якістю;
• нестачі у виробництві, нестачі та втрати від псування матеріальних цінностей у межах норм природного убутку;
• витрати на врегулювання спорів у судах;
• витрати на гарантійний ремонт та гарантійне обслуговування;
• суми податків і зборів, сплачені згідно з ПКУ, а також інші платежі, встановлені законами;
• передплату, придбання спецлітератури, оплату інтернет-послуг тощо.
Затрати, які до витрат точно не потрапляють, це:
• первісна вартість майна, придбаного для провадження госпдіяльності: нерухомість, обладнання, автомобілі, комп’ютерні програми тощо (простіше кажучи — амортизація);
• ПДФО, сплачений підприємцем «за себе»;
• ПДВ у вартості куплених товарів (робіт, послуг) (при цьому, якщо підприємець не є платником ПДВ, суми цього податку він може включати до витрат);
• пеня, штрафи та неустойки, що сплачуються за рішенням сторін договору або за рішенням суду.
От і все, що відомо про витрати загальносистемника на сьогодні. Почекаємо, що скажуть податківці. Як тільки їх думка сформується, ми відразу поінформуємо про це наших читачів.
Висновки
-
Витрати ФОП, як і раніше, мають бути підтверджені документально, і обов’язковим є їх зв’язок з отриманим доходом.
-
З 01.01.15 р. до витрат знову можна включати аванси.
-
До витрат загальносистемника належать ті з затрат, які прямо зазначені в п. 177.4 ПКУ. А ось ті, які в цьому списку не згадані, — під сумнівом. Про їх долю ми дізнаємося з найближчих консультацій податківців.
Документи та скорочення статті
Порядок № 481 — Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів від 16.09.13 р. № 481.
Норми № 420 ;— Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин, затверджені наказом Мінтрансу від 08.12.97 р. № 420.
Норми № 43 — Норми витрат пального та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
Книга ОДВ — Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування.
ВЗ — військовий збір.
ЦПД — цивільно-правовий договір.
