Місце проведення готівкових розрахунків, зокрема через РРО, є касою (п. 1.2 Положення № 637*). Тому для такого місця підприємством може бути встановлений ліміт залишку готівки (лист НБУ від 04.10.07 р. № 11-115/3693-10119). Якщо торговельна точка не здійснює інших витратних операцій (видачі готівки на госппотреби, зарплату тощо), то їй можна не вести касову книгу, а також не оформляти ПКО і ВКО (п. 4.2 Положення № 637).
Усі відокремлені підрозділи підприємства повинні здавати понадлімітну виручку на вибір (п. 2.8 Положень № 637):
• або до каси підприємства;
• або до банку** для її зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через інкасацію).
** За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства може здаватися операторам поштового зв’язку та небанківським фінустановам, які мають відповідну ліцензію на здійснення переказу грошових коштів без відкриття рахунка.
Водночас готівкові кошти в межах ліміту, у тому числі у вигляді розмінної монети, можна залишати на ніч на місці розрахунків (не здавати). Річ у тім, що обмежень або заборон на це не передбачено ні Законом про РРО, ні Положенням № 637. Головне, щоб сума таких коштів не перевищила ліміт каси, встановлений для цієї торговельної точки. Суму розмінної монети, яка має бути в касі торговельної точки, підприємства визначають самі.
На нашу думку, не є принциповим, де залишається розмінна монета: у скриньці РРО чи надійному, спеціально відведеному для цього місці. У будь-якому разі вона залишається на місці розрахунків, а продавці не зобов’язані застосовувати лише ті РРО, які обладнані скринькою. При цьому важливо наступного дня (до початку проведення розрахунків) «ввести» усю суму, що залишилася на ніч, за допомогою операції «службове внесення» (п. 6 розд. III Порядку № 417***).
Унесена розмінна монета буде відображена у Z-звіті і гр. 3 розділу 2 Книги обліку розрахункових операцій (КОРО). Сума розмінної монети, яка залишається на місці розрахунків, у гр. 4 розділу 2 КОРО не відображається — тут вписують лише видану на інкасацію з РРО суму виручки за операцією «службова видача».
Водночас, за бажання, ви можете передати до центральної каси суму розмінної монети, а решту коштів здати до банку. Але логічніше тоді замість банку всю виручку передати до каси. У цьому випадку наприкінці дня продавець проводить операцію «службова видача» на всю суму виручки, робить Z-звіт, заповнює КОРО.
Далі виручка передається до центральної каси підприємства, де касир оформляє ПКО. У ПКО вказують П. І. Б. особи, яка вносить готівку (продавця), а також те, що це виручка за день.
Однак не забувайте: на початку наступного дня торговельна точка повинна отримати з центральної каси розмінну монету та провести її суму через «службове внесення».