Отримуємо корпоративну платіжну картку
Що таке платіжна картка?
Платіжна картка — це електронний платіжний засіб у вигляді емітованої у встановленому законодавством порядку пластикової або іншого виду картки, який використовується для ініціації переказу грошей з рахунка платника або з відповідного рахунка банку (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346). Метою такого переказу може бути:
• оплата вартості товарів і послуг;
• перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;
• отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати;
• здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.
Банк, який є учасником платіжної системи та здійснює емісію платіжних карток, може надавати (п. 2 розд. II Положення № 705):
• особисті електронні платіжні засоби або особисті платіжні картки (ОПК) — фізичним особам, які не провадять підприємницьку діяльність;
• корпоративні електронні платіжні засоби або ж корпоративні платіжні картки (КПК) — суб’єктам господарювання.
Банк має право передати платіжну картку у власність користувача або надати йому в користування в порядку, визначеному договором про використання електронного платіжного засобу (п. 4 розд. II Положення № 705).
Госпсуб’єкти найчастіше у своїй діяльності використовують корпоративні картки (КПК). Про те, як отримати таку картку, розповімо далі.
Як отримати КПК?
Щоб отримати КПК, суб’єкт господарювання повинен відкрити поточний рахунок, операції за яким можуть проводитися з використанням електронних платіжних засобів (простіше кажучи, картковий рахунок), у банку — члені платіжної системи в порядку, передбаченому Інструкцією № 492 для відкриття поточних рахунків.
Підставою для відкриття рахунка є письмовий договір між банком і клієнтом (суб’єктом господарювання). У ньому обов’язково фіксують умови відкриття поточного рахунка та особливості його використання.
Оскільки цей рахунок належить до категорії поточних рахунків, під час його відкриття потрібно буде подати до банку ті самі документи, що й для будь-якого іншого поточного рахунка (п. 3.2 Інструкції № 492).
Якщо ж у цьому банку клієнт вже має поточний рахунок, то для відкриття карткового рахунка достатньо подати до банку заяву про відкриття такого рахунка та отримання платіжної картки. Також укладається договір, на підставі якого надається та використовується електронний платіжний засіб (п. 8.1 Інструкції № 492).
Під час видачі платіжної картки банк зобов’язаний передати клієнту примірник договору, правила користування платіжною карткою та тарифи банку на обслуговування операцій, що проводяться з її допомогою (п. 14.9 ст. 14 Закону № 2346, п. 7 розд. II Положення № 705).
Електронний платіжний засіб, за допомогою якого можна ініціювати переказ грошей з рахунка користувача, має дозволяти ідентифікувати користувача. Ідентифікація може здійснюватися за реквізитами електронного платіжного засобу, нанесеними на нього у графічному і електронному вигляді (п. 3 розд. II Положення № 705).
Для ідентифікації держателя під час здійснення операцій з використанням платіжної картки використовується персональний ідентифікаційний номер (ПІН) — набір цифр або набір букв і цифр, відомий тільки держателю картки.
Після отримання КПК у банку вона передається до бухгалтерії підприємства і, як правило, зберігається разом з касовими документами.
На жаль, питання зберігання КПК у перервах між їх використанням у нормативних документах не висвітлене. На нашу думку, на підприємстві слід вести окремий облік руху платіжних карток, оскільки їх передача підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошей. Для таких цілей рекомендуємо вести Журнал обліку платіжних карток. На його основі бухгалтерія зможе достовірно встановити, хто з працівників у відповідний момент використовує платіжну картку та яка сума грошей знаходилася на поточному рахунку у момент її видачі.
Утім, не буде порушенням, якщо КПК постійно знаходитимуться у довірених осіб, що має бути зафіксовано в Журналі обліку платіжних карток.
Які витрати можна здійснити за допомогою КПК?
У п. 8.2 Інструкції № 492 зазначено, що поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, використовується відповідно до визначених цією Інструкцією режимів поточних рахунків з урахуванням деяких обмежень.
Так, кошти з поточного рахунка підприємства або ФОП не можна використовувати за допомогою платіжної картки для отримання зарплати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Грошові кошти з поточного рахунка підприємства або ФОП в іноземній валюті можна використовувати за допомогою платіжної картки виключно для:
• отримання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, пов’язаних з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України від 23.05.95 р. № 176/95-ВР, Повітряного кодексу України від 19.05.11 р. № 3393-VI, Конвенції про міжнародну громадянську авіацію від 07.12.44 р., Міжнародної конвенції про дорожній рух від 08.11.68 р.
Положення № 705 не конкретизує напрямок використання коштів за допомогою платіжної картки з поточного рахунка підприємства або ФОП у національній валюті. На нашу думку, держателі платіжних карток можуть здійснювати операції з безготівкової оплати товарів (послуг) та отримувати готівку в таких випадках:
• проведення розрахунків, пов’язаних з виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, установлених законодавством;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі у гривнях, пов’язаних зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України.
Умови застосування КПК наведемо в табл. 1.
Таблиця 1. Умови застосування КПК
| Цілі, на які можна витрачати кошти з поточного рахунка, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжної картки | У межах України (у національній валюті) | За кордоном (в іноземній валюті) | ||
| у безготівковій формі | шляхом отримання готівки | у безготівковій формі | шляхом отримання готівки | |
| Витрати на відрядження | + | + (1) | + | + |
| Витрати, пов’язані зі статутною та господарською діяльністю | + | + (1) | — | — |
| Витрати представницького характеру | + | — | + | — |
| Оплата експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України | — | — | + | — |
| (1) З урахуванням 10- та 150-тисячного обмежень, установлених постановою Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210. | ||||
Облікові особливості застосування КПК
Документальне підтвердження витрат
Передусім зазначимо, що документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів та інші документи, які використовуються у платіжних системах для платіжних операцій із застосуванням електронних платіжних засобів, можуть бути в паперовій та/або електронній формі (п. 1 розд. VII Положення № 705).
Відповідно до п. 3 розд. VII Положення № 705 операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпу та інших документів у паперовій формі, які складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції у кількості примірників, необхідній для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.
Документи за операціями з використанням платіжних карток можуть бути оформлені та/або надруковані іншою мовою за домовленістю сторін відповідно до законодавства України або якщо платіжний пристрій надає користувачу технічну можливість обрати мову на його замовлення.
Паперові документи за «картковими» операціями можуть не оформлятися за місцем проведення операції, якщо розрахунки за товари (послуги) здійснюються споживачем у незначних сумах на транспорті та в інших місцях масового обслуговування фізичних осіб, які потребують швидкого обслуговування.
Під час проведення операцій з використанням платіжних карток у системах електронної комерції та інших системах дистанційного обслуговування допускається формування документа в електронній формі за умови доставки його клієнту.
Документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів мають статус первинного документа і можуть бути використані під час врегулювання спірних питань (п. 4 розд. VII Положення № 705).
При здійсненні операцій з використанням платіжних терміналів мають оформлятися квитанції платіжного термінала.
При здійсненні операцій з використанням платіжних карток із застосуванням імпринтерів (пристроїв, призначених для перенесення рельєфних реквізитів платіжної картки на сліп для формування первинних документів), має оформлятися сліп, форма якого визначається платіжною системою.
Згідно з п. 7 розд. VII Положення № 705 документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів повинні містити такі обов’язкові реквізити:
• ідентифікатор еквайра та торговця або інші реквізити, що надають можливість їх ідентифікувати;
• ідентифікатор платіжного пристрою;
• дату та час здійснення операції;
• суму та валюту операції;
• суму комісійної винагороди;
• реквізити електронного платіжного засобу, які дозволені правилами безпеки платіжної системи;
• вид операції;
• код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі.
Правила платіжних систем та/або внутрішньобанківські правила можуть передбачати також інші додаткові реквізити документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів.
Банк зобов’язаний у порядку та строки, встановлені договором, надавати суб’єкту господарювання виписки про рух коштів на його рахунках за операціями, здійсненими користувачами електронних платіжних засобів. Така виписка може видаватися в банку, надсилатися поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо.
Щомісячна виписка про платіжні операції має надаватися безоплатно.
Гроші під звіт працівнику — на картку
Яку картку — корпоративну чи особисту — краще використовувати для перерахування грошей працівнику під звіт? Відповісти на це запитання однозначно не можна. Кожний з варіантів має свої переваги та недоліки (див. табл. 2). Який варіант обрати, підприємство вирішує самостійно.
Таблиця 2. Особливості використання КПК і ОПК
| Особливості використання картки | Платіжна картка | |
| корпоративна | особиста | |
| Власник карткового рахунка | Суб’єкт господарювання | Фізична особа (працівник) |
| Користувач платіжної картки | Довірена особа (працівник підприємства) | Фізична особа — власник карткового рахунка |
| Хто оплачує витрати з емісії платіжної картки | Суб’єкт господарювання | Фізична особа — власник карткового рахунка |
| Хто оплачує витрати, пов’язані з обслуговуванням платіжної картки | Суб’єкт господарювання | Фізична особа |
| Контроль за використанням коштів з карткового рахунка | Госпсуб’єкт контролює використання всіх коштів з рахунка | Госпсуб’єкт контролює використання грошей, виданих під звіт. Рух грошей за особовим картковим рахунком фізособи госпсуб’єкт не контролює |
| Обмеження на використання коштів з картки | Обмеження встановлені гл. 8 Інструкції № 492 (див. табл. 1 вище) | Гроші з рахунка можна використовувати без обмежень. Заборонені лише іноземні інвестиції в Україну та інвестиції резидентів за межі України (п. 8.4 Інструкції № 492) |
| Облік витрат, пов’язаних з отриманням готівки, конвертацією валюти тощо | Відображаються у складі витрат госпсуб’єкта як банківське обслуговування | Витрати несе фізособа. Якщо підприємство компенсує їх, то у фізособи виникає дохід, що обкладається ПДФО та ВЗ |
Звіт про використання платіжної картки
Надання працівнику КПК ще не означає, що йому видали гроші під звіт. Однак надалі в разі застосування КПК виданими під звіт її держателю будуть кошти, списані з банківського рахунка підприємства у зв’язку зі зняттям готівки у банкоматах або здійсненням безготівкових розрахунків за допомогою картки. Тому саме цю (списану) суму потрібно відображати у Звіті як отриману.
У разі якщо гроші видаються працівнику під звіт шляхом перерахування на його ОПК, Звіт також потрібний. Однак складати його потрібно на всю суму авансу, перераховану на особовий рахунок працівника.
До Звіту додаються:
• розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), які підтверджують факт продажу товарів, надання послуг;
• документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки (квитанція платіжного термінала, чек банкомата, сліп, квитанція торговельного термінала тощо).
Зверніть увагу! Фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які отримали готівку з поточного рахунка із застосуванням КПК або ОПК, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі ( п. 2.12 Положення № 637).
Строки подання Звіту встановлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ (див. табл. 3).
Таблиця 3. Строки подання Звіту в разі використання платіжної картки
| Цілі видачі авансу | Форма видачі авансу: | |
| готівка, знята з платіжної картки | безготівкова форма розрахунків за допомогою платіжної картки | |
| Для покриття витрат на відрядження | До закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження(1) | Не пізніше 10 банківських днів після закінчення відрядження(2) |
| Для вирішення виробничих (господарських) питань у відрядженні | ||
| Придбання товарів (робіт, послуг) за довіреністю та за рахунок суб’єкта господарювання не у відрядженні | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) | |
| (1) Податківці поширюють 3-денний строк і на випадки зняття готівки за допомогою ОПК (див. лист ДПСУ від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214). Така позиція не відповідає ПКУ. Перерахування авансу на особисту картку працівника, по суті, є тотожним видачі його готівкою. До того ж ПКУ не застерігає спеціальні строки подання Звіту в разі перерахування авансу на відрядження на особисту картку працівника. За цих умов ми вважаємо, що Звіт слід подавати у 5-денний строк після закінчення відрядження ( п.п. 170.9.2 ПКУ). Хоча, якщо ви не готові сперечатися з податківцями, то краще врахувати їх думку. (2) За наявності поважних причин роботодавець може продовжити строк подання Звіту до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі, якщо виявлено розбіжності між відповідними звітними документами). | ||
Придбаваємо товари із застосуванням КПК
Бухгалтерський облік. Особливістю платіжних систем (організації платежів за допомогою електронних платіжних засобів) є те, що дата фактичного списання коштів з поточного рахунка не завжди збігається з датою здійснення операції за допомогою платіжної картки. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на поточному рахунку, а вже потім — її списання. Причому залежно від правил платіжної системи цей період може складати від одного до декількох днів. Для обліку заблокованої суми може бути відкритий спеціальний додатковий субрахунок до субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». На ньому кошти обліковуватимуться до моменту фактичного списання.
Податок на прибуток. База обкладення податком на прибуток формується на підставі бухоблікового фінрезультату ( п.п. 134.1.1 ПКУ). Жодних коригувань бухгалтерського фінрезультату на податкові різниці у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг) за допомогою КПК у ПКУ не передбачено. Вартість ТМЦ, придбаних за допомогою КПК, потрапить до витрат у звичайному порядку в періоді їх списання.
ПДВ. Згідно з п. 198.2 ПКУ право платника на податковий кредит виникає за правилом «першої події». Однак є одна особливість. Оскільки документи, які підтверджують витрати, понесені підзвітною особою (у тому числі податкова накладна або її замінник), подаються разом зі Звітом, податковий кредит виникає не раніше дати подання Звіту. На це звертають увагу і податківці в консультації з категорії 101.14 ЗІР ДФСУ.
І якщо ви придбаваєте товари (роботи, послуги) на суму більше 200 грн., вимагайте податкову накладну. За касовим чеком ви податковий кредит у цьому випадку не отримаєте ( п.п. «б» п. 201.11 ПКУ).
Відображення в обліку операцій з придбання товарів (робіт, послуг) з використанням КПК розглянемо на прикладі.
Приклад 1. Підприємство видало працівнику КПК, перерахувавши на неї 21 червня 2016 року 6000 грн. для придбання робочого інструмента. Працівник 22 червня 2016 року придбав у магазині необхідні ТМЦ на суму 4800 грн. (у тому числі ПДВ — 800 грн.).
До бухгалтерії підприємства 23 червня 2016 року подано затверджений керівником Звіт, до якого додано підтвердні документи: чек РРО, податкова накладна, квитанція платіжного термінала.
У бухгалтерському обліку ці операції відображаємо такими записами.
Таблиця 4. Облік операцій з придбання товарів з використанням КПК
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 21.06.16 р. | Перераховано грошові кошти на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК | 313 | 311 | 6000 |
| Видано працівнику КПК | В аналітичному обліку (зокрема, у Журналі обліку платіжних карток) роблять запис про видачу КПК працівнику та про суму коштів, доступну для використання за цією карткою | |||
| 22.06.16 р. | Оплачено інструмент за допомогою КПК (кошти блоковано) | 3131 | 313 | 4800 |
| 23.06.16 р. | Оприбутковано інструмент, придбаний підзвітною особою, на підставі затвердженого Звіту | 22 | 372 | 4000 |
| Відображено суму податкового кредиту з ПДВ до реєстрації податкової накладної | 644/1 | 372 | 800 | |
| Відображено списання грошових коштів з рахунка в оплату інструменту за допомогою КПК на підставі виписки банку | 372 | 3131 | 4800 | |
| 29.06.16 р. | Податкову накладну зареєстровано в ЄРПН | 641 | 644/1 | 800 |
Картки у відрядженні
Відрядження по Україні
Дата видачі авансу на відрядження. Відряджаючи працівника, підприємство зобов’язане забезпечити його авансом для здійснення поточних витрат. Підприємство самостійно вирішує, в якій формі видати аванс відрядженому працівнику: готівковій чи безготівковій. При цьому гроші вважаються виданими під звіт:
• у момент, коли працівник використовує картку для оплати товарів, зняття готівки у банкоматі тощо — якщо працівнику видана корпоративна картка.
Зверніть увагу! На практиці при знятті готівки у банкоматі або оплаті витрат у безготівковій формі дати проведення операції і списання коштів з карткового рахунка підприємства можуть не збігатися. Вважаємо, що в цьому випадку датою видачі авансу слід вважати дату списання коштів з рахунка підприємства;
• у момент, коли гроші зараховані на картку працівника, — якщо аванс перераховують на зарплатну або особисту картку працівника.
Добові. Добові — це витрати на харчування і фінансування особистих потреб фізичної особи, які можуть бути різноманітними (уключаючи, наприклад, купівлю сигарет, сувенірів, ліків тощо). Якщо такі придбання здійснені з особистої картки працівника, то запитань немає. Але що робити в разі оплати з КПК? Чи можна включити такі витрати до добових? Вважаємо, що можна. Але краще такі ситуації не створювати.
Річ у тім, що в разі оплати таких витрат з КПК у безготівковий спосіб напрямок використання коштів буде зафіксований у квитанції платіжного термінала. І такі витрати можуть бути розцінені перевіряючими як такі, що не стосуються відрядження та, отже, є додатковим благом працівника, отриманим від роботодавця, з обкладенням ПДФО та ВЗ.
Тому щоб уникнути непорозумінь, краще, щоб працівник суму добових спочатку знімав готівкою через банкомат, а потім вже витрачав їх на власний розсуд. У крайньому разі з КПК можна оплачувати ті витрати, які відповідають поняттю «добові» (наприклад, витрати на харчування).
Проживання. Часто на практиці виникає запитання: чи можна з однієї КПК оплатити проживання декількох осіб, які перебувають разом у відрядженні? Відповіді на нього нормативні документи на містять. І тільки Мінфін у листі від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020 роз’яснив, що така ситуація є цілком допустимою. При цьому працівник, який оплатив вартість проживання колег за рахунок коштів, виданих йому під звіт, зобов’язаний додати до свого Звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелів. У цих документах мають бути вказані:
• прізвища осіб, проживання яких оплачено;
• строки проживання в готелі цих осіб (тобто кількість діб);
• вартість номерів, в яких проживали такі особи;
• види витрат, уключених до квитанцій (рахунків).
Квитанція (рахунок) готелю на загальну суму без зазначених реквізитів до відшкодування не приймається.
Комісія банку (за зняття готівки, конвертацію валюти тощо). З КПК усе просто — такі витрати є витратами госпсуб’єкта і у Звіті працівника не фігурують.
А ось працівникам, які отримали аванс на ОПК, пощастило не такою мірою: сума комісії зменшить залишок їх особистих коштів на ОПК. А якщо роботодавець вирішить компенсувати ці витрати, то їх сума, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, потрапить до доходу працівника та буде обкладена ПДФО та ВЗ.
Подання Звіту. Строки подання Звіту ми навели в табл. 3.
Тут нагадаємо, що у графі «Одержано» Звіту підзвітна особа повинна вказати:
• фактичну суму знятих грошових коштів (готівкою через банкомат або шляхом використання платіжної картки для розрахунків) — у разі, якщо аванс перераховувався на КПК;
• усю суму виданих під звіт коштів — якщо аванс перераховувався на ОПК працівника.
Таким чином, працівник, який отримав аванс на ОПК, звітує щодо всієї суми авансу. А працівник з КПК — лише щодо фактично витраченої суми. Щодо невитрачених коштів, що залишилися на КПК, звітувати не потрібно.
До Звіту необхідно додати:
• розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ, рахунок готелю, багажну квитанцію, страховий поліс тощо), що підтверджують факт придбання товарів (послуг);
• документи, що підтверджують зняття готівки або факт безготівкового розрахунку за допомогою платіжної картки (квитанцію (сліп) платіжного термінала, чек банкомата ( п. 2.12 Положення № 637)).
Підтвердні документи повинні містити обов’язкові реквізити, перелічені в п. 7 розд. VII Положення № 705.
Крім того, банк надає госпсуб’єкту виписки за поточним рахунком, операції за яким здійснюються з використанням КПК.
Остаточний розрахунок. Якщо витрати за Звітом менше виданого авансу, працівник повинен повернути залишок коштів до або під час затвердження Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ).
Не повернені своєчасно надміру витрачені кошти будуть для порушника додатковим благом і потраплять до його оподатковуваного доходу, з якого потрібно буде утримати ПДФО та ВЗ. У зворотній ситуації: якщо витрати перевищили суму отриманого авансу, роботодавець зобов’язаний погасити заборгованість перед працівником. Зробити це можна шляхом видачі готівки з каси або перерахування грошей на ОПК працівника.
Обережно! Перераховувати гроші з КПК на погашення заборгованості перед працівником не можна. Зняті таким чином кошти вважатимуться виданими під звіт ( п. 2.12 Положення № 637).
Облік операцій з використанням КПК і ОПК у відрядженні
Бухгалтерський облік. Як правило, підприємства відкривають додатковий поточний рахунок для операцій з КПК. На цей рахунок і перераховують кошти, виділені держателю КПК на госппотреби або на відрядження. Грошові кошти, перераховані на картковий рахунок, обліковують на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» або субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».
Порядок відображення операцій із застосуванням платіжних карток у відрядженні розглянемо на прикладі.
Приклад 2. Для участі в семінарі відряджений бухгалтер підприємства. Строк відрядження — 4 дні (з 14.06.16 р. по 17.06.16 р.).
13.06.16 р. підприємство перерахувало на картрахунок аванс у сумі 5000 грн. Цього ж дня КПК видана працівнику.
Грошові кошти в сумі 2000 грн. зняті працівником готівкою у банкоматі 14.06.16 р. зі сплатою комісії 26 грн.
Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 14.06.16 р. оплачена вартість проживання в готелі у розмірі 1800 грн.
Після повернення з відрядження (21.06.16 р.) бухгалтер подав Звіт і такі первинні документи:
• залізничні квитки на суму 784,84 грн. (у тому числі ПДВ — 130,80 грн.);
• рахунок готелю та квитанцію платіжного термінала про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою КПК на суму 1800 грн. (у тому числі ПДВ — 300 грн.);
• чек банкомата про отримання готівки в сумі 2000 грн.
Розмір добових визначений наказом по підприємству в сумі 250 грн. у розрахунку за кожний календарний день перебування працівника у відрядженні.
Таблиця 5. Облік операцій, пов’язаних з відрядженням, з використанням КПК
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 13.06.16 | Перераховано кошти на картрахунок | 313 | 311 | 5000,00 |
| Видано КПК працівнику | В аналітичному обліку робиться запис про видачу платіжної картки працівнику та про суму коштів, доступну для використання за цією карткою | |||
| 21.06.16 | На підставі Звіту включено до складу адміністративних витрат: | |||
| — вартість квитків | 92 | 372 | 654,04 | |
| — вартість проживання | 1500,00 | |||
| — добові (250,00 грн. х 4 дні = 1000,00 грн.) | 1000,00 | |||
| Відображено суму податкового кредиту до реєстрації податкових накладних | 644/1 | 372 | 430,80 | |
| Податкові накладні зареєстровано в ЄРПН | 641 | 644/1 | 430,80 | |
| Повернено до каси залишок невикористаних грошових коштів (2000,00 грн. - 1000,00 грн. - 784,84 грн.) | 301 | 372 | 215,16 | |
| Повернено КПК працівником | В аналітичному обліку робиться запис про повернення КПК працівником | |||
| 14.06.16 | На підставі банківської виписки відображено операції за картрахунком: | |||
| — списано суму, отриману працівником готівкою в банкоматі | 372 | 313 | 2000,00 | |
| — списано комісію банку | 92 | 313 | 26,00 | |
| — списано грошові кошти в оплату проживання в готелі | 372 | 313 | 1800,00 | |
Використовуючи умови прикладу 2, розглянемо порядок бухгалтерського обліку операцій у разі перерахування авансу на відрядження на ОПК працівника.
Таблиця 6. Облік операцій, пов’язаних з відрядженням, з використанням ОПК
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 13.06.16 | Перераховано аванс на відрядження на особистий картрахунок працівника | 372 | 311 | 5000,00 |
| 21.06.16 | На підставі Звіту включено до складу адміністративних витрат: | |||
| — вартість квитків | 92 | 372 | 654,04 | |
| — вартість проживання | 1500,00 | |||
| — добові | 1000,00 | |||
| Відображено суму податкового кредиту до реєстрації податкових накладних | 644/1 | 372 | 430,80 | |
| Податкові накладні зареєстровано в ЄРПН | 641 | 644/1 | 430,80 | |
| Повернено до каси залишок невикористаних грошових коштів | 301 | 372 | 1415,16 | |
КПК у закордонвідрядженні
Для направлення працівника у закордонвідрядження не є обов’язковим, щоб картковий рахунок був відкритий у валюті. Гривнева картка може використовуватися за кордоном — усі операції автоматично конвертуються у валюту країни перебування (хоча таку можливість надають не всі банки).
У разі здійснення розрахунків у валюті, яка відрізняється від валюти картрахунка, уповноважений банк перераховує суми за такими операціями у валюту картрахунка. Такий перерахунок робиться за курсом, порядок встановлення якого визначений у договорі між банком і клієнтом.
Схема розрахунків в інвалюті з гривневого картрахунка виглядає так:
• банк відшкодовує міжнародній платіжній системі валюту, в якій провадився розрахунок за картрахунком;
• підприємство розраховується з банком гривнями за валюту, витрачену працівником у закордонвідрядженні. Таким чином, у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми і перераховувати понесені витрати за курсом НБУ не доведеться.
Якщо працівник додав до Звіту підтвердні документи в інвалюті, то суму витрат за такими документами перераховують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту.
Також при розрахунках КПК у закордонвідрядженнях слід враховувати деякі нюанси:
1. За допомогою КПК заборонено проводити розрахунки за ЗЕД-договорами (контрактами) (п. 8.3 Інструкції № 492). Отже, використовувати КПК для придбання за кордоном товарів (робіт, послуг) у нерезидентів не можна (крім безготівкових розрахунків, пов’язаних з витратами на відрядження). Детальніше про напрямки використання інвалютної КПК див. в табл. 1 на с. 39.
2. Повернути невикористану готівку працівник повинен у тій валюті, яка була знята з КПК. Щоправда, Мінфін у листі від 08.01.14 р. № 31-07250-06-29/19 пояснив, що повертати невикористану готівку можна до каси підприємства в нацвалюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті.
3. У закордонвідрядженні працівник не зможе отримати з КПК свою зарплату або матдопомогу від підприємства. Причина: юрособам заборонено використовувати кошти з картрахунка для отримання зарплати, інших виплат соціального характеру.
4. Щоб уникнути претензій з боку перевіряючих, краще, щоб працівник знімав суму добових готівкою через банкомат, а потім витрачав їх на власний розсуд.
5. У бухобліку витрати, понесені в закордонвідрядженні, визнають за курсом НБУ, що діяв на дату списання коштів з валютної КПК ( п. 6 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»).
Про відображення в обліку витрат на відрядження, які виявилися більше/менше знятої з КПК валюти, розповімо в табл. 7.
Таблиця 7. Формування витрат у разі закордонвідрядження з валютною КПК
| Витрачено в закордонвідрядженні / списано коштів з КПК | Порядок визнання витрат, курси НБУ та курсові різниці |
| На дату затвердження Звіту: | |
| Витрати на відрядження: | |
| • у межах авансу | Визнаються витратами за курсами НБУ, що діяли на дати списання коштів з КПК (видачі авансу) |
| • понад аванс, тобто на суму витрачених працівником власних коштів (працівник зняв з КПК менше валюти, ніж витратив) | Визнаються витратами за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження Звіту. Заборгованість перед працівником погашають у гривнях за курсом НБУ на день погашення боргу (п. 19 розд. III Інструкції № 59, п. 2.5 Правил № 200, консультація в категорії 109.19 ЗІР ДФСУ). Зверніть увагу! На дату погашення заборгованості перед працівником може виникнути різниця (якщо курс НБУ на дату погашення відрізняється від курсу НБУ на дату затвердження Звіту) |
| • сума знятих і невитрачених коштів з КПК (працівник зняв з КПК валюти більше, ніж витратив) | Залишок валюти працівник повертає до або під час подання Звіту. За сумою монетарного боргу працівника перед підприємством розраховуються курсові різниці: — на дату погашення боргу працівником (якщо курс НБУ на дату списання коштів з КПК відрізняється від курсу НБУ на дату погашення боргу); — на дату балансу ( п. 8 П(С)БО 21) |
Якщо на момент затвердження Звіту списання витрачених у відрядженні коштів з КПК не відбулося, то витрати у бухобліку показують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту ( п. 5 П(С)БО 21).
Залежно від правил платіжної системи період між блокуванням коштів на рахунку та їх списанням може становити від одного до декількох днів. Для розмежування сум, заблокованих на поточних валютних рахунках підприємства, і коштів, доступних для використання, можна ввести додаткові субрахунки до субрахунку 314, наприклад: 3141 «Грошові кошти, доступні для використання за КПК» і 3142 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».
Облік операцій з використанням валютної КПК у разі відряджень за кордон розглянемо на прикладі.
Приклад 3. Підприємство відряджає працівника відділу збуту за кордон строком на 9 днів. Для цих цілей на картрахунок в євро 01.07.16 р. зараховано €1000. Цього ж дня КПК видана працівнику.
04.07.16 р. працівник зняв у банкоматі €250. Фактично гроші з рахунка списано 07.07.16 р.
Після повернення з відрядження (15.07.16 р.) працівник подав Звіт і такі підтвердні документи:
• чек банкомата про зняття €250;
• рахунок готелю та квитанція платіжного термінала про безготівкову оплату готельних послуг за допомогою КПК — €350. Послуги оплачено 04.07.16 р., фактично гроші списано з рахунка 07.07.16 р.;
• авіаквитки та квитанції платіжного термінала про безготівкову оплату транспортних послуг на суму €200. Послуги оплачено 08.07.16 р., фактично гроші списано з картрахунка 11.07.16 р.;
• залізничні квитки на суму 720 грн. (у тому числі ПДВ — 120 грн.).
Розмір добових визначений наказом по підприємству в сумі 1000 грн. у розрахунку за кожний календарний день перебування в закордонвідрядженні.
Курс НБУ становив (умовно):
| Дата | Курс НБУ, грн./€ |
| 01.07.16 р. | 27,56 |
| 04.07.16 р. | 27,64 |
| 07.07.16 р. | 27,61 |
| 08.07.16 р. | 27,60 |
| 11.07.16 р. | 27,65 |
| 15.07.16 р. | 27,62 |
У бухобліку операції відображають так, як зазначено в табл. 8.
Таблиця 8. Облік закордонвідряджень з валютною КПК
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, €/грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 01.07.16 | Перераховано гроші з поточного валютного рахунка на картрахунок | 314 | 312 | €1000 27560,00 |
| Видано працівнику КПК | У Журналі обліку КПК роблять запис про видачу КПК і про суму, доступну для використання за КПК | |||
| На підставі виписки банку відображено операції за картковим рахунком | ||||
| 04.07.16 | Відображено курсову різниця за залишком грошових коштів на дату зняття валюти у банкоматі (€1000 х (27,64 грн./€ - 27,56 грн./€)) | 3141 | 714 | 80,00 |
| 04.07.16 | Заблоковано на рахунку кошти, зняті у банкоматі (€250 х 27,64 грн./€) | 3142 | 3141 | €250 6910,00 |
| Заблоковані кошти на рахунку в сумі плати за проживання (€350 х 27,64 грн./€) | €350 9674,00 | |||
| 07.07.16 | Відображено курсову різницю за заблокованою сумою на дату списання коштів з рахунка ((€250 + €350) х (27,64 грн./€ - 27,61 грн./€)) | 945 | 3142 | 18,00 |
| 07.07.16 | Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунка ((€1000 - €250 - €350) х (27,64 грн./€ - 27,61 грн./€)) | 945 | 3141 | 12,00 |
| 07.07.16 | Списано кошти, заблоковані 04.07 ((€250 + €350) х 27,61 грн./€) | 372 | 3142 | €600 16566,00 |
| 08.07.16 | Заблоковано кошти на рахунку в сумі плати за авіаквитки (€200 х 27,60 грн./€) | 3142 | 3141 | €200 5520,00 |
| 11.07.16 | Відображено курсову різницю за заблокованою сумою на дату списання коштів з рахунка (Відображено курсову різницю за заблокованою сумою на дату списання коштів з рахунка (€200 х (27,65 грн./€ - 27,60 грн./€))) | 3142 | 714 | 10,00 |
| 11.07.16 | Списано кошти, заблоковані на рахунку 08.07 (€200 х 27,65 грн./€) | 372 | 3142 | €200 5530,00 |
| 11.07.16 | Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунка (€200 х (27,65 грн./€ - 27,61 грн./€)) | 3141 | 714 | 8,00 |
| На підставі затвердженого Звіту відображено витрати на збут, понесені в євро: | ||||
| 15.07.16 | — сума добових (€250 х 27,61 грн./€) | 93 | 372 | €250 6902,50 |
| — вартість проживання (€350 х 27,61 грн./€) | 93 | 372 | €350 9663,50 | |
| — вартість авіаквитків (€200 х 27,65 грн./€) | 93 | 372 | €200 5530,00 | |
| На підставі затвердженого Звіту відображено витрати на збут, понесені у грн.: | ||||
| 15.07.16 | — вартість залізничних квитків | 93 | 372 | 600,00 |
| — добові(1) | 93 | 372 | 2097,50 | |
| 15.07.16 | Відображено суму податкового кредиту до реєстрації податкових накладних (за залізничними квитками) | 644/1 | 372 | 120,00 |
| Податкові накладні зареєстровано в ЄРПН | 641 | 644/1 | 120,00 | |
| Працівник повернув КПК | У Журналі обліку КПК роблять запис про повернення КПК | |||
| 15.07.16 | Видано гроші з каси в рахунок остаточного розрахунку з працівником | 372 | 301 | 2817,50 |
| (1) У гривнях необхідно відшкодувати добові в розмірі: 1000,00 грн. х 9 днів - 6902,50 = 2097,50 грн. | ||||
Документи та скорочення Теми
Закон № 2346 — Закон України «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» від 05.04.01 р. № 2346-III.
Положення № 705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.14 р. № 705.
Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
КПК — корпоративна платіжна картка.
ОПК — особиста платіжна картка.
Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.16 р. № 350).
ЄРПН — Єдиний реєстр податкових накладних.
ВЗ — військовий збір.
