Платежные карточки

В избранном В избранное
Печать
Беляева Елена, Нестеренко Максим, Боярчук Инесса, Адамович Наталия, налоговые эксперты
Бухгалтерская неделя Июль, 2016/№ 29
Сегодня уже никто не отрицает, что платежные карточки — один из наиболее удобных и быстрых способов безналичных расчетов. Преимущества их очевидны. Например, с помощью платежной карточки работник может приобретать товары (услуги) для нужд предприятия во многих пунктах торговли и предоставления услуг, что дает возможность не держать при себе постоянно крупные суммы наличности. Также сотрудники могут получать наличные на командировочные расходы в банкоматах или банках практически в любом уголке мира, при этом не волнуясь об ограничениях по сумме иностранной валюты, которую можно вывозить из Украины. О правилах получения, хранения, использования платежных карточек и учета связанных с этим операций пойдет речь в сегодняшней «Теме недели».

Получаем корпоративную платежную карточку

Что такое платежная карточка?

Платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которое используется для инициирования перевода денег со счета плательщика или с соответствующего счета банка ( п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346). Целью такого перевода может быть:

• оплата стоимости товаров и услуг;

• перечисление средств со своих счетов на счета других лиц;

• получение средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы;

• осуществление других операций, предусмотренных соответствующим договором.

Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию платежных карточек, может предоставлять ( п. 2 разд. II Положения № 705):

личные электронные платежные средства или личные платежные карточки (ЛПК) — физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность;

корпоративные электронные платежные средства или же корпоративные платежные карточки (КПК) — субъектам хозяйствования.

Банк имеет право передать платежную карточку в собственность пользователя или предоставить ему в пользование в порядке, определенном договором об использовании электронного платежного средства ( п. 4 разд. II Положения № 705).

Хозсубъекты чаще всего в своей деятельности используют корпоративные карточки (КПК). О том, как получить такую карточку, расскажем дальше.

Как получить КПК?

Чтобы получить КПК, субъект хозяйствования должен открыть текущий счет, операции по которому могут проводиться с использованием электронных платежных средств (проще говоря, карточный счет), в банке — члене платежной системы в порядке, предусмотренном Инструкцией № 492 для открытия текущих счетов.

Основанием для открытия счета является письменный договор между банком и клиентом (субъектом хозяйствования). В нем обязательно фиксируют условия открытия текущего счета и особенности его использования.

Поскольку этот счет относится к категории текущих счетов, при его открытии потребуется предоставить в банк те же документы, что и для любого другого текущего счета ( п. 3.2 Инструкции № 492).

Если же в данном банке клиент уже имеет текущий счет, то для открытия карточного счета достаточно подать в банк заявление об открытии такого счета и получении платежной карточки. Также заключается договор, на основании которого предоставляется и используется электронное платежное средство ( п. 8.1 Инструкции № 492).

Во время выдачи платежной карточки банк обязан передать клиенту экземпляр договора, правила пользования платежной карточкой и тарифы банка на обслуживание проводимых с ее помощью операций ( п. 14.9 ст. 14 Закона № 2346, п. 7 разд. II Положения № 705).

Электронное платежное средство, с помощью которого можно инициировать перевод денег со счета пользователя, должно позволять идентифицировать пользователя. Идентификация может осуществляться по реквизитам электронного платежного средства, нанесенным на него в графическом и электронном виде ( п. 3 разд. II Положения № 705).

Для идентификации держателя во время осуществления операций с использованием платежной карточки используется персональный идентификационный номер (ПИН) — набор цифр или набор букв и цифр, известный только держателю карточки.

После получения КПК в банке она передается в бухгалтерию предприятия и, как правило, хранится вместе с кассовыми документами.

К сожалению, вопрос хранения КПК в перерывах между их использованием в нормативных документах не освещен. На наш взгляд, на предприятии следует вести отдельный учет движения платежных карточек, поскольку их передача подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денег. Для этой цели рекомендуем вести Журнал учета платежных карточек. На его основании бухгалтерия сможет достоверно установить, кто из работников в данный момент использует платежную карточку и какая сумма денег находилась на текущем счете в момент ее выдачи.

Впрочем, не будет нарушением, если КПК будут постоянно находиться у доверенных лиц, что должно быть зафиксировано в Журнале учета платежных карточек.

Какие расходы можно оплатить с помощью КПК?

В п. 8.2 Инструкции № 492 сказано, что текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карточек, используется в соответствии с определенными данной Инструкцией режимами текущих счетов с учетом некоторых ограничений.

Так, средства с текущего счета предприятия или ФЛП нельзя использовать с помощью платежной карточки для получения зарплаты, других выплат социального характера, осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам), осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Денежные средства с текущего счета предприятия или ФЛП в иностранной валюте можно использовать с помощью платежной карточки исключительно для:

• получения наличности за пределами Украины для оплаты расходов на командировку;

• осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины от 23.05.95 г. № 176/95-ВР, Воздушного кодекса Украины от 19.05.11 г. № 3393-VI, Конвенции о международной гражданской авиации от 07.12.44 г., Международной конвенции о дорожном движении от 08.11.68 г.

Положение № 705 не конкретизирует направления использования средств с помощью платежной карточки с текущего счета предприятия или ФЛП в национальной валюте. На наш взгляд, держатели платежных карточек могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность в таких случаях:

• проведение расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) нуждами, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины, с учетом ограничений, установленных законодательством;

• осуществление расчетов в безналичной форме в гривнях, связанных с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.

Условия применения КПК приведем в табл. 1 (см. на с. 39).

Таблица 1. Условия применения КПК

Цели, на которые можно расходовать средства с текущего счета, операции по которому могут осуществляться с использованием платежной карточки

В пределах Украины

(в национальной валюте)

За границей

(в иностранной валюте)

в безналичной

форме

путем получения

наличных

в безналичной

форме

путем получения

наличных

Командировочные расходы

+

+(1)

+

+

Расходы, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью

+

+(1)

Расходы представительского характера

+

+

Оплата эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины

+

(1) С учетом 10-тысячного и 150-тысячного ограничений, установленных постановлением Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210.

Учетные особенности применения КПК

Документальное подтверждение расходов

Прежде всего укажем, что документы по операциям с использованием электронных платежных средств и другие документы, используемые в платежных системах для платежных операций с применением электронных платежных средств, могут быть в бумажной и/или электронной форме ( п. 1 разд. VII Положения № 705).

В соответствии с п. 3 разд. VII Положения № 705 операции пользователей должны выполняться с оформлением квитанции платежного терминала, чека банкомата, слипа и других документов в бумажной форме, которые составляются и печатаются на государственном языке по месту проведения операции в количестве экземпляров, необходимом для всех участников операции, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежной системы.

Документы по операциям с использованием платежных карточек могут быть оформлены и/или напечатаны на другом языке по договоренности сторон в соответствии с законодательством Украины или если платежное устройство дает пользователю техническую возможность выбрать язык по его заказу.

Бумажные документы по «карточным» операциям могут не оформляться по месту проведения операции, если расчеты за товары (услуги) осуществляются потребителем в небольших суммах на транспорте и в других местах массового обслуживания физических лиц, требующих быстрого обслуживания.

Во время проведения операций с использованием платежных карточек в системах электронной коммерции и других системах дистанционного обслуживания допускается формирование документа в электронной форме при условии доставки его клиенту.

Документы по операциям с использованием электронных платежных средств имеют статус первичного документа и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов ( п. 4 разд. VII Положения № 705).

При осуществлении операций с использованием платежных терминалов должны оформляться квитанции платежного терминала.

При осуществлении операций с использованием платежных карточек с применением импринтеров (устройств, предназначенных для перенесения рельефных реквизитов платежной карточки на слип для формирования первичных документов) должен оформляться слип, форма которого определяется платежной системой.

Согласно п. 7 разд. VII Положения № 705 документы по операциям с использованием электронных платежных средств должны содержать такие обязательные реквизиты:

• идентификатор эквайера и торговца или другие реквизиты, дающие возможность их идентифицировать;

• идентификатор платежного устройства;

• дату и время осуществления операции;

• сумму и валюту операции;

• сумму комиссионного вознаграждения;

• реквизиты электронного платежного средства, которые разрешены правилами безопасности платежной системы;

• вид операции;

• код авторизации или другой код, идентифицирующий операцию в платежной системе.

Правила платежных систем и/или внутрибанковские правила могут предусматривать также другие дополнительные реквизиты документов по операциям с использованием электронных платежных средств.

Банк обязан в порядке и сроки, установленные договором, предоставлять субъекту хозяйствования выписки о движении средств на его счетах по операциям, осуществленным пользователями электронных платежных средств. Такая выписка может предоставляться в банке, направляться по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п.

Ежемесячная выписка о платежных операциях должна предоставляться бесплатно.

Деньги под отчет работнику − на карточку

Какую карточку — корпоративную или личную — лучше использовать для перечисления денег работнику под отчет? Ответить на этот вопрос однозначно нельзя. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки (см. табл. 2). Какой вариант выбрать, предприятие решает самостоятельно.

Таблица 2. Особенности использования КПК и ЛПК

Особенности использования карточки

Платежная карточка

корпоративная

личная

Владелец карточного счета

Субъект хозяйствования

Физическое лицо (работник)

Пользователь платежной карточки

Доверенное лицо (работник предприятия)

Физическое лицо — владелец карточного счета

Кто оплачивает расходы по эмиссии платежной карточки

Субъект хозяйствования

Физическое лицо — владелец карточного счета

Кто оплачивает расходы, связанные с обслуживанием платежной карточки

Субъект хозяйствования

Физическое лицо

Контроль за использованием средств с карточного счета

Хозсубъект контролирует использование всех средств со счета

Хозсубъект контролирует использование денег, выданных под отчет. Движение денег по личному карточному счету физлица хозсубъект не контролирует

Ограничения по использованию средств с карточки

Ограничения установлены гл. 8 Инструкции № 492 (см. табл. 1 выше)

Деньги со счета можно использовать без ограничений. Запрещены лишь иностранные инвестиции в Украину и инвестиции резидентов за пределы Украины ( п. 8.4 Инструкции № 492)

Учет расходов, связанных с получением наличных, конвертацией валюты и т. д.

Отражаются в составе расходов хозсубъекта как банковское обслуживание

Расходы несет физлицо. Если предприятие компенсирует их, то у физлица возникает доход, облагаемый НДФЛ и ВС

Отчет об использовании платежной карточки

Предоставление работнику КПК еще не означает, что работнику выдали деньги под отчет. Но в дальнейшем в случае применения КПК выданными под отчет ее держателю будут средства, списанные с банковского счета предприятия в связи со снятием наличных в банкоматах или осуществлением безналичных расчетов с помощью карточки. Поэтому именно эту (списанную) сумму нужно отражать в Отчете как полученную.

В случае если деньги выдаются работнику под отчет путем перечисления на его ЛПК, Отчет также необходим. Но составлять его нужно на всю сумму аванса, перечисленную на личный счет работника.

К Отчету прилагаются:

расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающие факт продажи товаров, предоставления услуг;

документы, подтверждающие снятие наличных или факт безналичного расчета с помощью платежной карточки (квитанция платежного терминала, чек банкомата, слип, квитанция торгового терминала и т. п.).

Обратите внимание! Физлица — доверенные лица предприятий (юрлиц), которые получили наличность с текущего счета с применением КПК или ЛПК, используют ее по назначению без оприходования в кассе ( п. 2.12 Положения № 637).

Сроки подачи Отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ (см. табл. 3).

Таблица 3. Сроки подачи Отчета в случае использования платежной карточки

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса:

наличность, снятая с платежной карточки

безналичная форма расчетов с помощью платежной карточки

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки(1)

Не позже 10 банковских дней после окончания командировки(2)

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

Приобретение товаров (работ, услуг) по доверенности и за счет субъекта хозяйствования не в командировке

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги)

(1) Налоговики распространяют 3-дневный срок и на случаи снятия наличности с помощью ЛПК (см. письмо ГНСУ от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214). Такая позиция не соответствует НКУ. Перечисление аванса на личную карточку работника, по сути, тождественно выдаче его наличными. К тому же НКУ не оговаривает специальные сроки подачи Отчета в случае перечисления командировочного аванса на личную карточку работника. В этих условиях мы считаем, что Отчет следует подавать в 5-дневный срок после окончания командировки ( п.п. 170.9.2 НКУ). Хотя, если вы не готовы спорить с налоговиками, то лучше учесть их мнение.

(2) При наличии уважительных причин работодатель может продлить срок подачи Отчета до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае, если выявлены расхождения между соответствующими отчетными документами).

Приобретаем товары с применением КПК

Бухгалтерский учет. Особенностью платежных систем (организации платежей с помощью электронных платежных средств) является то, что дата фактического списания средств с текущего счета не всегда совпадает с датой осуществления операции с помощью платежной карточки. В момент операции происходит блокировка соответствующей суммы на текущем счете, а уже затем — ее списание. Причем, в зависимости от правил платежной системы, этот период может составлять от одного до нескольких дней. Для учета заблокированной суммы может быть открыт специальный дополнительный субсчет к субсчету 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте». На нем средства будут учитываться до момента фактического списания.

Налог на прибыль. База обложения налогом на прибыль формируется на основании бухучетного финрезультата ( п.п. 134.1.1 НКУ). Никаких корректировок бухгалтерского финрезультата на налоговые разницы в связи с приобретением товаров (работ, услуг) с помощью КПК в НКУ не предусмотрено. Стоимость ТМЦ, приобретенных с помощью КПК, попадет в расходы в обычном порядке в периоде их списания.

НДС. Согласно п. 198.2 НКУ право плательщика на налоговый кредит возникает по правилу «первого события». Но с одной особенностью. Поскольку документы, подтверждающие расходы, понесенные подотчетным лицом (в том числе налоговая накладная или ее заменитель), подаются вместе с Отчетом, налоговый кредит возникает не ранее даты подачи Отчета. На это обращают внимание и налоговики в консультации из категории 101.14 ЗІР ГФСУ.

И если вы покупаете товары (работы, услуги) на сумму более 200 грн., требуйте налоговую накладную. По кассовому чеку права на налоговый кредит в этом случае вы не получите ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

Отражение в учете операций по приобретению товаров (работ, услуг) с использованием КПК рассмотрим на примере.

Пример 1. Предприятие выдало работнику КПК, перечислив на нее 21 июня 2016 года 6000 грн. для приобретения рабочего инструмента. Работник 22 июня 2016 года приобрел в магазине необходимые ТМЦ на сумму 4800 грн. (в том числе НДС — 800 грн.).

В бухгалтерию предприятия 23 июня 2016 года предоставлен утвержденный руководителем Отчет, к которому приложены подтверждающие документы: чек РРО, налоговая накладная, квитанция платежного терминала.

В бухгалтерском учете эти операции отражаем следующими записями.

Таблица 4. Учет операций по приобретению товаров с использованием КПК

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

21.06.16 г.

Перечислены денежные средства на текущий счет, операции, по которому могут осуществляться с использованием КПК

313

311

6000

Выдана работнику КПК

В аналитическом учете (в частности, в Журнале учета платежных карточек) делают запись о выдаче КПК работнику и о сумме средств, доступной для использования по этой карточке

22.06.16 г.

Оплачен инструмент с помощью КПК (средства блокированы)

3131

313

4800

23.06.16 г.

Оприходован инструмент, приобретенный подотчетным лицом, на основании утвержденного Отчета

22

372

4000

Отражена сумма налогового кредита по НДС до регистрации налоговой накладной

644/1

372

800

Отражено списание денежных средств со счета в оплату инструмента с помощью КПК, на основании выписки банка

372

3131

4800

29.06.16 г.

Налоговая накладная зарегистрирована в ЕРНН

641

644/1

800

Карточки в командировке

Командировка по Украине

Дата выдачи командировочного аванса. Отправляя работника в командировку, предприятие обязано обеспечить его авансом для обеспечения текущих расходов. Предприятие самостоятельно решает, в какой форме выдать аванс командированному работнику: наличной или безналичной. При этом деньги считаются выданными под отчет:

• в момент, когда работник использует карточку для оплаты товаров, снятия наличности в банкомате и т. д. — если работнику выдана корпоративная карточка.

Заметьте! На практике при снятии наличности в банкомате или оплате расходов в безналичной форме даты проведения операции и списания средств с карточного счета предприятия могут не совпадать. Считаем, что в этом случае датой выдачи аванса следует считать дату списания средств со счета предприятия;

• в момент, когда деньги зачислены на карточку работника, — если аванс перечисляют на зарплатную или личную карточку работника.

Суточные. Суточные — это расходы на питание и финансирование личных потребностей физического лица, которые могут быть самыми разными (включая, например, покупку сигарет, сувениров, лекарств и т. п.). Если подобные приобретения осуществлены с личной карточки работника, то вопросов нет. Но как быть в случае оплаты с КПК? Можно ли включить такие расходы в суточные? Считаем, что можно. Но лучше в такие ситуации не попадать.

Дело в том, что в случае оплаты таких расходов с КПК безналичным способом направление использования средств будет зафиксировано в квитанции платежного терминала. И такие затраты могут быть расценены проверяющими как «некомандировочные» и, стало быть, считаться дополнительным благом работника, полученным от работодателя, с обложением НДФЛ и ВС.

Поэтому во избежание недоразумений лучше, чтобы работник сумму суточных сперва снимал наличными через банкомат, а потом уже тратил их на свое усмотрение. В крайнем случае с КПК можно оплачивать те расходы, которые соответствуют понятию «суточные» (скажем, расходы на питание).

Проживание. Часто на практике возникает вопрос: можно ли с одной КПК оплатить проживание нескольких лиц, находящихся совместно в командировке? Ответ на него в нормативных документах отсутствует. И только Минфин в письме от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020 разъяснил, что такая ситуация вполне допустима. При этом работник, оплативший стоимость проживания коллег за счет средств, выданных ему под отчет, обязан приложить к своему Отчету оригиналы квитанций (счетов) гостиниц. В этих документах должны быть указаны:

• фамилии лиц, проживание которых оплачено;

• сроки проживания в гостинице данных лиц (т. е. количество суток);

• стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

• виды расходов, включенных в квитанции (счета).

Квитанция (счет) гостиницы на общую сумму без перечисленных реквизитов к возмещению не принимается.

Комиссия банка (за снятие наличности, конвертацию валюты и т. д.). С КПК все просто — такие расходы являются расходами хозсубъекта и в Отчете работника не фигурируют.

А вот работникам, получившим аванс на ЛПК, не так повезло: сумма комиссии уменьшит остаток их личных средств на ЛПК. А если работодатель решит компенсировать эти расходы, то их сумма, увеличенная на «натуральный» коэффициент, попадет в доход работника и будет обложена НДФЛ и ВС.

Подача Отчета. Сроки предоставления Отчета мы привели в табл. 3.

Здесь напомним, что в графе «Одержано» Отчета подотчетное лицо должно указать:

фактическую сумму снятых денежных средств (наличными через банкомат или путем использования платежной карточки для расчетов) — в случае, если аванс перечислялся на КПК;

всю сумму выданных под отчет средств — если аванс перечислялся на ЛПК работника.

То есть работник, получивший аванс на ЛПК, отчитывается по всей сумме аванса. А работник с КПК — лишь по фактически израсходованной сумме. По неизрасходованным средствам, оставшимся на КПК, отчитываться не нужно.

К Отчету необходимо приложить:

расчетные документы (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ, счет гостиницы, багажную квитанцию, страховой полис и т. п.), подтверждающие факт приобретения товаров (услуг);

• документы, подтверждающие снятие наличных или факт безналичного расчета с помощью платежной карточки (квитанцию (слип) платежного терминала, чек банкомата ( п. 2.12 Положения № 637)).

Подтверждающие документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 разд. VII Положения № 705.

Кроме того, банк предоставляет хозсубъекту выписки по текущему счету, операции по которому осуществляются с использованием КПК.

Окончательный расчет. Если расходы по Отчету меньше выданного аванса, работник должен вернуть остаток средств до или во время утверждения Отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ).

Не возвращенные вовремя излишне израсходованные средства будут для нарушителя допблагом и попадут в его налогооблагаемый доход, с которого нужно будет удержать НДФЛ и ВС.

В обратной ситуации: если расходы превысили сумму полученного аванса, — работодатель обязан погасить задолженность перед работником. Сделать это можно путем выдачи наличных из кассы или путем перечисления денег на ЛПК работника.

Осторожно! Перечислять деньги с КПК в погашение задолженности перед работником нельзя. Снятые таким образом средства будут считаться выданными под отчет ( п. 2.12 Положения № 637).

Учет операций с использованием КПК и ЛПК в командировке

Бухгалтерский учет. Как правило, предприятия открывают дополнительный текущий счет для операций с КПК. На этот счет и перечисляют средства, выделенные держателю КПК на хознужды или на командировку. Денежные средства, перечисленные на карточный счет, учитывают на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» или субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

Порядок отражения операций с применением платежных карточек в командировке рассмотрим на примере.

Пример 2. Для участия в семинаре направлен в командировку бухгалтер предприятия. Срок командировки — 4 дня (с 14.06.16 г. по 17.06.16 г.).

13.06.16 г. предприятие перечислило на картсчет аванс в сумме 5000 грн. В этот же день КПК выдана работнику.

Денежные средства в сумме 2000 грн. сняты работником наличными в банкомате 14.06.16 г. с уплатой комиссии 26 грн.

Кроме того, с применением КПК через платежный терминал 14.06.16 г. оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1800 грн.

По возвращении из командировки (21.06.16 г.) бухгалтер предоставил Отчет и следующие первичные документы:

железнодорожные билеты на сумму 784,84 грн. (в том числе НДС — 130,80 грн.);

счет гостиницы и квитанцию платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью КПК на сумму 1800 грн. (в том числе НДС — 300 грн.);

чек банкомата о получении наличных в сумме 2000 грн.

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 250 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания работника в командировке.

Таблица 5. Учет «командировочных» операций с использованием КПК

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

13.06.16

Перечислены средства на картсчет

313

311

5000,00

Выдана КПК работнику

В аналитическом учете делается запись о выдаче платежной карточки работнику и о сумме средств, доступной для использования по этой карточке

21.06.16

На основании Отчета включены в состав административных расходов:

— стоимость билетов

92

372

654,04

— стоимость проживания

1500,00

— суточные (250,00 грн. х 4 дня = 1000,00 грн.)

1000,00

Отражена сумма налогового кредита до регистрации налоговых накладных

644/1

372

430,80

Налоговые накладные зарегистрированы в ЕРНН

641

644/1

430,80

Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств (2000,00 грн. - 1000,00 грн. - 784,84 грн.)

301

372

215,16

Возвращена КПК работником

В аналитическом учете делается запись о возврате КПК работником

14.06.16

На основании банковской выписки отражены операции по картсчету:

— списана сумма, полученная работником наличными в банкомате

372

313

2000,00

— списана комиссия банка

92

313

26,00

— списаны денежные средства в оплату проживания в гостинице

372

313

1800,00

Используя условия примера 2, рассмотрим порядок бухгалтерского учета операций в случае перечисления «командировочного» аванса на ЛПК работника.

Таблица 6. Учет «командировочных» операций с использованием ЛПК

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

грн.

дебет

кредит

13.06.16

Перечислен аванс на командировку на личный картсчет работника

372

311

5000,00

21.06.16

На основании Отчета включены в состав административных расходов:

— стоимость билетов

92

372

654,04

— стоимость проживания

1500,00

— суточные

1000,00

Отражена сумма налогового кредита до регистрации налоговых накладных

644/1

372

430,80

Налоговые накладные зарегистрированы в ЕРНН

641

644/1

430,80

Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств

301

372

1415,16

КПК в загранкомандировке

Для направления работника в загранкомандировку не обязательно, чтобы карточный счет был открыт в валюте. Гривневая карточка может использоваться за рубежом — все операции автоматически конвертируются в валюту страны пребывания (хотя такую возможность предоставляют не все банки).

В случае осуществления расчетов в валюте, которая отличается от валюты картсчета, уполномоченный банк пересчитывает суммы по таким операциям в валюту картсчета. Такой пересчет производится по курсу, порядок установления которого определен в договоре между банком и клиентом.

Схема расчетов в инвалюте с гривневого картсчета выглядит так:

• банк возмещает международной платежной системе валюту, в которой производился расчет по картсчету;

• предприятие рассчитывается с банком гривнями за валюту, израсходованную работником в загранкомандировке. То есть в выписке банка будут фигурировать гривневые суммы и пересчитывать понесенные расходы по курсу НБУ не придется.

Если работник приложил к Отчету подтверждающие документы в инвалюте, то сумму расходов по таким документам пересчитывают по курсу НБУ на дату утверждения Отчета.

Также при расчетах КПК в загранкомандировках следует учитывать некоторые нюансы:

1. С помощью КПК запрещено проводить расчеты по ВЭД-договорам (контрактам) ( п. 8.3 Инструкции № 492). То есть использовать КПК для приобретения за границей товаров (работ, услуг) у нерезидентов нельзя (кроме безналичных расчетов, связанных с расходами на командировку). Подробнее о направлениях использования инвалютной КПК см. в табл. 1 на с. 39.

2. Возвратить неиспользованную наличность работник должен в той валюте, которая была снята с КПК. Правда, Минфин в письме от 08.01.14 г. № 31-07250-06-29/19 пояснил, что возвращать неиспользованную наличку можно в кассу предприятия в нацвалюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте.

3. В загранкомандировке работник не сможет получить с КПК свою зарплату или матпомощь от предприятия. Причина: юрлицам запрещено использовать средства с картсчета для получения зарплаты, других выплат социального характера.

4. Во избежание претензий со стороны проверяющих лучше, чтобы работник снимал сумму суточных наличными через банкомат, а затем тратил их по своему усмотрению.

5. В бухучете расходы, понесенные в загранкомандировке, признают по курсу НБУ, действовавшему на дату списания средств с валютной КПК ( п. 6 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»).

Порядок отражения в учете командировочных расходов, которые оказались больше/меньше снятой с КПК валюты, покажем в табл. 7.

Таблица 7. Формирование расходов при загранкомандировке с валютной КПК

Потрачено в загранкомандировке/ списано средств с КПК

Порядок признания расходов, курсы НБУ и курсовые разницы

На дату утверждения Отчета:

Командировочные расходы:

• в пределах аванса

Признаются расходами по курсам НБУ, действовавшим на даты списания средств с КПК (выдачи аванса)

• сверх аванса, т. е. на сумму потраченных работником собственных средств (работник снял с КПК меньше валюты, чем потратил)

Признаются расходами по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения Отчета.

Задолженность перед работником погашают в гривнях по курсу НБУ на день погашения долга ( п. 19 разд. III Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200, консультация в категории 109.19 ЗІР ГФСУ).

Заметьте! На дату погашения задолженности перед работником может возникнуть разница (если курс НБУ на дату погашения отличается от курса НБУ на дату утверждения Отчета)

• сумма снятых и неизрасходованных средств с КПК (работник снял с КПК валюты больше, чем потратил)

Остаток валюты работник возвращает до или во время подачи Отчета.

По сумме монетарного долга работника перед предприятием рассчитываются курсовые разницы:

— на дату погашения долга работником (если курс НБУ на дату списания средств с КПК отличается от курса НБУ на дату погашения долга);

— на дату баланса ( п. 8 П(С)БУ 21)

Если на момент утверждения Отчета списание потраченных в командировке средств с КПК не произошло, то расходы в бухучете показывают по курсу НБУ на дату утверждения Отчета ( п. 5 П(С)БУ 21).

В зависимости от правил платежной системы период между блокировкой средств на счете и их списанием может составлять от одного до нескольких дней. Для разделения сумм, заблокированных на текущих валютных счетах предприятия, и средств, доступных для использования, можно ввести дополнительные субсчета к субсчету 314, например: 3141 «Денежные средства, доступные для использования по КПК» и 3142 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».

Учет операций с использованием валютной КПК при командировках за границу рассмотрим на примере.

Пример 3. Предприятие направляет работника отдела сбыта в командировку за границу сроком на 9 дней. Для этих целей на картсчет в евро 01.07.16 г. зачислены €1000. В этот же день КПК выдана работнику.

04.07.16 г. работник снял в банкомате €250. Фактически деньги со счета списаны 07.07.16 г.

По возвращении из командировки (15.07.16 г.) работник предоставил Отчет с подтверждающими документами:

чек банкомата о снятии €250;

счет гостиницы и квитанция платежного терминала о безналичной оплате гостиничных услуг с помощью КПК — €350. Услуги оплачены 04.07.16 г., фактически деньги списаны со счета 07.07.16 г.;

авиабилеты и квитанции платежного терминала о безналичной оплате транспортных услуг на сумму €200. Услуги оплачены 08.07.16 г., фактически деньги списаны с картсчета 11.07.16 г.;

железнодорожные билеты на сумму 720 грн. (в том числе НДС — 120 грн.).

Размер суточных определен приказом по предприятию в сумме 1000 грн. в расчете за каждый календарный день пребывания в загранкомандировке.

Курс НБУ составил (условно):

Дата

Курс НБУ, грн./€

01.07.16 г.

27,56

04.07.16 г.

27,64

07.07.16 г.

27,61

08.07.16 г.

27,60

11.07.16 г.

27,65

15.07.16 г.

27,62

В бухучете операции отражают так, как показано в табл. 8.

Таблица 8. Учет загранкомандировок с валютной КПК

Дата

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, €/грн.

дебет

кредит

01.07.16

Перечислены деньги с текущего валютного счета на картсчет

314

312

€1000

27560,00

Выдана работнику КПК

В Журнале учета КПК делают запись о выдаче КПК и о сумме, доступной для использования по КПК

На основании выписки банка отражены операции по карточному счету

04.07.16

Отражена курсовая разница по остатку денежных средств на дату снятия валюты в банкомате (€1000 х (27,64 грн./€ - 27,56 грн./€))

3141

714

80,00

04.07.16

Заблокированы на счете средства, снятые в банкомате (€250 х 27,64 грн./€)

3142

3141

€250

6910,00

Заблокированы средства на счете в сумме платы за проживание (€350 х 27,64 грн./€)

€350

9674,00

07.07.16

Отражена курсовая разница по заблокированной сумме на дату списания средств со счета ((€250 + €350) х (27,64 грн./€ - 27,61 грн./€))

945

3142

18,00

07.07.16

Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета ((€1000 - €250 - €350) х (27,64 грн./€ - 27,61 грн./€))

945

3141

12,00

07.07.16

Списаны средства, заблокированные 04.07 ((€250 + €350) х 27,61 грн./€)

372

3142

€600

16566,00

08.07.16

Заблокированы средства на счете в сумме платы за авиабилеты (€200 х 27,60 грн./€)

3142

3141

€200

5520,00

11.07.16

Отражена курсовая разница по заблокированной сумме на дату списания средств со счета (€200 х (27,65 грн./€ - 27,60 грн./€))

3142

714

10,00

11.07.16

Списаны средства, заблокированные на счете 08.07 (€200 х 27,65 грн./€)

372

3142

€200

5530,00

11.07.16

Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета (€200 х (27,65 грн./€ - 27,61 грн./€))

3141

714

8,00

На основании утвержденного Отчета отражены расходы на сбыт, понесенные в евро:

15.07.16

— сумма суточных (€250 х 27,61 грн./€)

93

372

€250

6902,50

— стоимость проживания (€350 х 27,61 грн./€)

93

372

€350

9663,50

— стоимость авиабилетов (€200 х 27,65 грн./€)

93

372

€200

5530,00

На основании утвержденного Отчета отражены расходы на сбыт, понесенные в грн.:

15.07.16

— стоимость железнодорожных билетов

93

372

600,00

— суточные(1)

93

372

2097,50

15.07.16

Отражена сумма налогового кредита до регистрации налоговых накладных (по ж/д билетам)

644/1

372

120,00

Налоговые накладные зарегистрированы в ЕРНН

641

644/1

120,00

Работник возвратил КПК

В Журнале учета КПК делают запись о возврате КПК

15.07.16

Выданы деньги из кассы в счет окончательного расчета с работником

372

301

2817,50

(1) В гривнях необходимо возместить суточные в размере: 1000,00 грн. х 9 дней - 6902,50 = 2097,50 грн.

Документы и сокращения Темы

Закон № 2346 — Закон Украины «О платежных системах и переводе денег в Украине» от 05.04.01 г. № 2346-III.

Положение № 705 — Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

КПК — корпоративная платежная карточка.

ЛПК — личная платежная карточка.

Отчет — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (в редакции приказа Минфина от 10.03.16 г. № 350).

ЕРНН — Единый реестр налоговых накладных.

ВС — военный сбор.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить