Електронні квитки на транспорт: облікові особливості

Загальні моменти

Можливість компенсації витрат на оплату електронного квитка прямо передбачена в п. 12 розд. II та в пп. 7 і 11 розд. IIІ Інструкції № 59*. Але за наявності документів в оригіналі, які засвідчують вартість цих витрат (для електрон­них квитків необхідні посадковий талон та документ про сплату). Аналогічні норми наведено і в  абз. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

* Ця Інструкція обов’язкова до застосування тільки для бюджетних установ. Госпрозрахункові підприємства використовують її як довідковий документ (на її основі розробляють власне Положення про відрядження).

Якщо ці умови дотримуються, компенсація вартості електронних квитків не обкладається ПДФО та військовим збором.

А от у разі недотримання будь-якої умови проведення компенсації її виплата розцінюється для цілей оподаткування як додаткове благо ( абз. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Відповідно, на цю суму нараховують ПДФО та військовий збір, на що звертають увагу й податківці.

Зокрема, у консультації з категорії 103.02 ЗІР ДФСУ контролери зауважили: якщо працівник, який відряджається, не надає роботодавцю посадковий талон, сума відшкодованих йому в установленому порядку витрат на придбання електронного квитка є об’єктом обкладення ПДФО згідно з нормами п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ. Відповідно, така сума обкладається і військовим збором.

А от ЄСВ на такі виплати не нараховують, оскільки вони не включаються до фонду оплати праці ( п. 3.15 Інструкції № 5). І до того ж вони вказані в  п. 6 розд. I Переліку № 1170.

Очевидно, що Інструкція № 59 та ПКУ регламентують також ситуацію, коли електронний квиток придбаває саме підприємство. Адже в Інструкції № 59 в переліку документів, що підтверджують понесені витрати, згадується платіжне доручення. Тобто цілком можлива ситуація, коли електронний квиток придбало саме підприємство і його вартість теж не включається до оподатковуваного доходу працівника. Тоді до Звіту теж необхідно додати всі документи, що підтверджують факт проїзду (за винятком розрахункового документа про оплату).

Часто виникає запитання: чи потрібно подавати Звіт і додавати до нього підтверджуючі документи в ситуації, коли підприємство саме оплачує відповідні витрати? Декого лякає п. 2 Порядку № 841, де сказано, що його дія поширюється на осіб, котрі видали/отримали підзвітні суми.

Ці норми не забороняють подавати Звіт з підтверджуючими документами і в ситуації, коли аванс на відрядження не видавався. Адже працівник зобов’язаний надати підтверджуючі документи, і для цих цілей цілком підходить Звіт. Підприємство має право самостійно встановити: подавати окремі звіти на кошти, видані працівнику авансом і на витрати, які оплачувало саме підприємство, чи один Звіт.

Для виплати компенсації необхідно, щоб прізвище працівника, зазначене в проїзному квитку, збігалося з прізвищем відрядженого працівника (див. лист Мінфіну від 21.10.13 р. № 31-07230-16-10/30556).

Якщо документів в оригіналі немає, витрати не відшкодовують (п. 12 розд. ІI Інструкції № 59). На це звернув увагу і Мінфін у листі від 21.05.08 р. № 31-18030-07-29/18972. Не підлягають відшкодуванню витрати й у разі відсутності наказу про направлення у відрядження (див. лист ГоловКРУ від 25.04.08 р. № 08-14/872).

Які ж документи потрібно мати у разі використання електронного квитка? Відповідь на це запитання залежить від виду транспорту.

Електронний квиток на літак

Згідно з п. 12 розд. II та п. 11 розд. IIІ Інструкції № 59 у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

• роздруківка на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);

• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

На обов’язковість наявності цих документів звертають увагу також офіційні органи (див. листи Мінфіну від 19.12.13 р. № 31-07230-16-10/36949, Головного управління Міндоходів у м. Києві від 11.10.13 р. № 5132/10/26-15-1701-06, Центрального офісу з обслуговування великих платників Міжрегіонального головного управління ДФСУ від 21.01.16 р. № 1501/10/28-10-06-11, консультації в категоріях 102.08.06 та 102.21 ЗІР ДФСУ).

Увага: на практиці нерідко виникають питання з оформленням посадкового талона пасажира у разі придбання електронного авіаквитка.

Особливість оформлення посадкового талона при електронній реєстрації полягає в тому, що пасажир може роздруковувати його самостійно. Як правило, пасажир роздруковує посадковий талон за даними, розміщеними на сторінці реєстрації в Інтернеті.

Деякі авіакомпанії пропонують послугу з отримання посадкового талона на мобільний телефон. Тоді пасажир отримує на телефон СМС зі штрих-кодом. В аеропорту на терміналі самостійної реєстрації Reprint пасажир сканує цей код та роздруковує на терміналі посадковий талон. Можна отримати посадковий талон також на електронну пошту і роздрукувати його (вдома, в кіоску самостійної реєстрації або біля стійки реєстрації в аеропорту).

У загальному випадку посадковий талон роздруковується незалежно від способу реєстрації на авіарейс. Так, у п. 7 розд. Х Правил № 735 зазначено: «Під час реєстрації пасажиру надається посадковий талон, у якому зазначаються його прізвище та ім’я, код ІАТА або код ІСАО перевізника, номер рейсу, дата та час відправлення, час закінчення посадки у повітряне судно, номер виходу на посадку і номер посадкового місця (за наявності) на борту повітряного судна».

Тим часом є й особливі випадки, коли під час реєстрації за допомогою мобільного додатка роздруковувати посадковий талон не потрібно*. Його просто завантажують на мобільний пристрій. На жаль, на специфіку таких «нестандартних» ситуацій вітчизняні нормативи не зважають, у зв’язку з чим таких варіантів краще уникати (роздрукувати посадковий талон будь-яким способом).

* http://www.flyuia.com/rus/Information-and-services/online-services/web-check-in-ru/web-check-in-more-ru.html.

Зверніть увагу: посадковий талон може бути будь-якої форми, у тому числі необов’язково з проставленою печаткою. Відмітна особливість цього документа полягає в тому, що на ньому зазначають напис «boarding pass».

За відсутності посадкового талона компенсувати витрати на проїзд відрядженій особі можна тільки за умови обкладення цих сум ПДФО та військовим збором (категорія 103.02 ЗІР ДФСУ).

Електронний квиток на поїзд

У разі використання електрон­ного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є такі документи**:

** Порядок відображення в обліку витрат на електронний квиток на поїзд розглядався також у статті «Чи можна відшкодувати працівникові вартість електронного квитка» // «БТ», 2015, № 40, с. 45.

• роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ);

• у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги.

На замітку: під час придбання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд не потрібно пред’являти оригінал розрахункового або платіжного документа, а також посадковий талон.

Такий порядок пояснюється тим, що електронний квиток на поїзд є водночас і розрахунковим документом (п. 5.6 розд. V Порядку № 331). Те, що в цьому випадку не потрібно мати окремого розрахункового документа, підтверджують і офіційні органи (див. листи Мінфіну від 19.12.13 р. № 31-07230-16-10/36949, Головного пасажирського управління Державної адміністрації залізничного транспорту України від 25.09.13 р. № 11/1698).

Посадочний документ та перевізний документ роздруковуються або самостійно пасажиром, або квитковим касиром у квитковій касі (п. 8.7 розд. VIII Порядку № 331).

Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України***.

*** http://uz.gov.ua.

Електронний квиток на автобус

Окремо електронні квитки на автобус у нормативних документах не зазначені, що пояснюється, очевидно, їх незначною поширеністю. У той же час нормативні документи не містять будь-яких обмежень стосовно проведення компенсації витрат за такими квитками.

Навпаки, у п. 12 розд. II, пп. 7 і 11 розд. IIІ Інструкції № 59, а також в  абз. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ йдеться про можливість компенсації витрат на придбання електронних квитків за всіма видами транспорту.

Тому ми вважаємо, що без обкладення ПДФО можна компенсувати проїзд і за електронним квитком на автобус за наявності документів, перелічених у згаданих нормах, а саме:

• оригіналу розрахункового або платіжного документа, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

• оригіналів відривної частини посадкових талонів пасажира.

Компенсація витрат з повернення квитка

У п. 12 розд. II, п. 11 розд. IIІ Інструкції № 59 передбачено, що витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак чи інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише у разі, якщо на те були поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат. Зазвичай подібні норми прописують і в Положенні про відрядження підприємства.

Контролери підтверджують, що підлягають відшкодуванню також витрати на сплату комісійних зборів, які утримуються перевізником при поверненні проїзного документа у разі рішення про скасування відрядження, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачені обмеження за цими витратами (див. лист ДПСУ від 06.03.12 р. № 3268/5/15-1416).

Повернення електронного авіаквитка. Згідно з п. 12 розд. II, п. 11 розд. III Інструкції № 59 у разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до Звіту також додають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються:

• прізвище та ініціали відрядженого працівника;

• вартість здійсненого перельоту;

• сума повернутих коштів;

• комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

Вважаємо, що у разі повернення повністю невикористаного квитка до Звіту слід додати аналогічні документи, а саме лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються:

• прізвище та ініціали відрядженого працівника,

• сума повернених коштів,

• комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням невикористаного квитка.

Повернення електронного квитка на поїзд. У разі повернення електронного проїзного/перевіз­ного документа на поїзд до Звіту додають роздрукований на паперовому носії документ на повернення (п. 12 розд. II, пп. 7 і 11 розд. III Інструкції № 59).

Очевидно, що такий самий документ потрібно пред’явити й у разі повернення електронного квитка на автобус.

Облік витрат на проїзд за електронним квитком

Податок на прибуток. Витрати на проїзд за електронним квитком відображають виключно за бухгалтерськими правилами, оскільки жодних коригувань фінансового результату із цього приводу в ПКУ не передбачено.

ПДВ. Згідно з  абз. «а» п. 201.11 ПКУ підставою для нарахування сум податку, які належать до податкового кредиту без отримання податкової накладної, є транспортний квиток.

Податковий кредит (ПК) за квитками відображають на дату подачі Звіту (лист Центрального офісу з обслуговування великих платників Міжрегіонального головного управління ДФСУ від 16.12.15 р. № 27154/10/28-10-06-11).

Будь-яких обмежень на включення до складу податкового кредиту ПДВ за електронним квитком ПКУ не містить, тому підприємство має право їх показати в ПДВшному обліку. Стосовно квитків на поїзд уся зазначена інформація міститься в посадочному документі.

Є і неприємний момент. Сплачені суми ПДВ хоча й можна включити до податкового кредиту, але, на жаль, вони не збільшать розмір реєстраційного ліміту підприємства. Річ у тім, що, як правило, для перевізника покупцем є пасажир (неплатник ПДВ).

Для збільшення реєстраційного ліміту необхідно, щоб саме підприємство придбало квиток у перевіз­ника, а останній — склав і зареєстрував у ЄРПН податкову накладну на цю операцію.

Бухгалтерський облік. Витрати на проїзд будь-яким транспортом відрядженого працівника включають до тих статей витрат, з якими була пов’язана поїздка. Деякі особливості має облік витрат на проїзд, сплачених самим підприємством.

Приклад. Для працівника підприємства були придбані та оплачені за безготівковим розрахунком електронні квитки на поїзд. Після повернення з відрядження працівник склав Звіт і додав до нього роздруківку посадочних документів.

Ці операції відобразимо в обліку таким чином:

Облік витрат на придбання підприємством електронного квитка на проїзд

Документи та скорочення статті

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5.

Порядок № 331 — Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Міністерства інфраструктури України, Міндоходів України від 30.05.13 р. № 331/137.

Порядок № 841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт,

затверджений наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841.

Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170.

Правила № 735 — Правила повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджені наказом Міністерства інфраструктури України від 30.11.12 р. № 735.

Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 28.09.15 р. № 841.

ЄРПН — Єдиний реєстр податкових накладних.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.