У листі, що коментується, ідеться про вирішення такої ситуації: працівник іде у відпустку в перші дні місяця. Відпускні належить виплачувати за 3 дні до початку відпустки, а для їх розрахунку потрібні дані щодо зарплати за попередні 12 місяців. Але ось незадача: за останній місяць розрахункового періоду зарплата по підприємству (в тому числі й щодо цього працівника) поки не нарахована, а табель обліку робочого часу ще не закритий. Виникає запитання: як виплатити відпускні, не маючи всіх даних для їх розрахунку?
У листі, що коментується, фахівці Мінсоцполітики висловили свою офіційну позицію з цього питання: «У випадку, коли нарахування середньої заробітної плати проводиться до закриття відомостей на заробітну плату, після проведення нарахування всіх виплат працівнику можуть здійснити перерахунок середньої заробітної плати з урахуванням донарахованих сум.»
І що найголовніше — «зсунути» на один місяць розрахунковий період, як це передбачено в останньому абзаці п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, для працівників-відрядників — не можна!
У ситуації, що склалася, бухгалтеру нічого не залишається, як нарахувати працівнику відпускні виходячи з наявних на момент такого нарахування даних. При цьому кількість календарних днів за розрахунковий період потрібно визначати в загальному порядку, тобто як різницю кількості календарних днів у році за 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, і кількості святкових та неробочих днів (11 днів), що припадають на цей період.
Що стосується загальної суми зарплати за розрахунковий період, то, на думку фахівців Мінсоцполітики, в разі незакритої відомості на зарплату в останньому місяці розрахункового періоду для розрахунку «середньої» потрібно брати відому суму зарплати за такий розрахунковий період, а відпускні виплачувати в установлений законодавством строк (не пізніше за 3 дні до виходу працівника у відпустку) виходячи з цієї «середньої». Потім, коли зарплата за місяць, що нас цікавить, буде нарешті закрита, працівнику можна буде здійснити перерахунок «нової середньої» і донарахувати суму відпускних, якої не вистачає.
Причому потрібно зазначити, що за такого «підходу» до розрахунку відпускних працівникам, які йдуть у відпустку в перших числах місяця, завжди потрібно буде донараховувати відпускні після їх перерахунку. Адже календарні дні в таких випадках завжди братимуться за весь розрахунковий період, а зарплата — тільки за його частину. Через це «середня» на момент розрахунку відпускних завжди буде менше, ніж після донарахування «недостатніх» сум зарплати.
Що стосується розрахунку відпускних для бюджетників, то «закриття» зарплати для таких працівників завжди відбувається в кінці місяця. Тому розрахувати суму відпускних при «закритій» зарплаті за останній місяць розрахункового періоду не становитиме труднощів.
Неприємністю в цій ситуації може бути хвороба працівника у кінці місяця. Тоді перерахунку відпускних не уникнути. Причому у працівника з невеликим страховим стажем суму відпускних доведеться утримати. А для цього від працівника потрібно буде отримати заяву про згоду на утримання певних сум із зарплати.
Це випливає з аналізу положень ст. 127 КЗпП, в якій чітко визначено перелік випадків, коли із зарплати працівників можна утримати надміру виплачені суми на підставі наказу (розпорядження) керівника.
