За загальним правилом фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які одержали готівку з каси, з поточного рахунка із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу зобов’язані по закінченню відрядження подати до бухгалтерії підприємства (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Нацбанку від 15.12.04 р. № 637):
• Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841;
• документи, які підтверджують здійснення витрат та про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо);
• невитрачений залишком готівки.
Враховуючи це, у осіб, які повертаються з відрядження, виникає доволі часто запитання: як правильно заповнити графу «Одержано (від кого, № та дата)» Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
У Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженому наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841, про заповнення цієї графи не сказано ні слова.
Тому на практиці в цій графі доволі часто нічого не вказували, просто зазначали отриману суму готівки на відрядження.
Податківці довго мовчали з цього приводу. І от тільки тепер у консультації, наведеній у категорії 109.14 ЗІР ДФСУ, вони виклали своє бачення правил заповнення цієї графи.
Спочатку вони нагадали, що фізична особа, яка отримала кошти під звіт, заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
Отже, графу «Одержано (від кого, № та дата)» Звіту заповнює працівник, який прибуває з відрядження. У ній він зазначає суму отриманого авансу, а також спосіб, яким такий аванс було отримано (видано з каси, перераховано на особистий картковий рахунок або знято за допомогою корпоративної платіжної картки).
Враховуючи це, контролери переконані, що коли грошові кошти:
• видано підзвітній особі із каси на підставі видаткового касового ордера, то у графі «Одержано (від кого, № та дата)» слід зазначити «Із каси» та вказати дату і номер видаткового касового ордера або видаткової відомості;
• перераховано на особистий картковий рахунок, то в наведеній графі слід зазначити «З поточного рахунка» та вказати дату і номер платіжного доручення;
• знято за допомогою корпоративної платіжної картки, то в наведеній графі слід зазначити «З корпоративного рахунка», номер рахунка та вказати дату і номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомата, касовий чек, який підтверджує придбання товару (отримання послуги), сліп тощо).
По суті, вимоги податківців зрозумілі.
Водночас як на практиці реалізувати заповнення цієї графи, коли кошти підзвітна особа, наприклад, знімає за допомогою корпоративної платіжної картки декілька разів (два і більше). Ця графа не така ж і велика за розміром.
На наш погляд, якщо так відбувається, то доцільно вказати у цій графі просто джерело отримання грошей і загальну зняту суму. А деталізацію податківці зможуть відшукати у сліпах, доданих до Звіту.
