Загальні моменти
Згідно з ч. 3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом (розпорядженням) роботодавця, і Повідомлення органу фіскальної служби про прийняття працівника на роботу. Форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі — Повідомлення) затверджено постановою КМУ від 17.06.15 р. № 413. Його зобов’язані подавати усі без винятку роботодавці, у тому числі фізичні особи, що використовують найману працю.
Подають Повідомлення після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, але до фактичного допуску працівника до роботи.
Подати Повідомлення можна:
• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладені не більше ніж з 5 особами.
Майте на увазі! Надсилати Повідомлення поштою ми не рекомендуємо, дивлячись на неузгодженість роз’яснень із цього питання в Мінсоцполітики і Держпраці (листи Мінсоцполітики від 19.08.15 р. № 1069/13/84-15 і Держпраці від 03.08.15 р. № 1364/24/21/01/2298-15).
Зверніть увагу! Оформляти Повідомлення треба на усіх працівників, яких ви приймаєте:
• на невизначений строк (безстроковий трудовий договір);
• на певний строк, погоджений сторонами (строковий трудовий договір);
• на час виконання певної роботи;
• за контрактом (лист Мінсоцполітики від 29.06.16 р. № 814/13/84-16);
• на основне місце роботи або за сумісництвом. Причому незалежно від того, внутрішнім або зовнішнім буде таке сумісництво.
Інакше кажучи, якщо ви видаєте наказ (розпорядження) про прийняття на роботу будь-якої особи — треба обов’язково подати на неї Повідомлення.
Повідомлення не оформляється на:
• власника, який управляє підприємством особисто, без укладення трудового договору/контракту. Але якщо такого власника приймають на роботу за трудовим договором на посаду директора, вказану в штатному розписі, то Повідомлення подавати треба;
• особу, яка виконуватиме роботи (надаватиме послуги) за цивільно-правовим договором (договором підряду, договором про надання послуг тощо);
• особу, яка стажується згідно зі ст. 29 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.12 р. № 5067-VI на підставі договору про стажування, що є різновидом цивільно-правового договору, тобто без укладення трудового договору (лист Мінсоцполітики від 08.08.16 р. № 1102/13/84-16);
• працівника, відновленого на попередньому місці роботи за рішенням суду;
• працівника, переведеного з основного місця роботи на роботу за сумісництвом або навпаки (без звільнення/прийняття);
• працівника, який виходить на роботу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами або відпустки для догляду за дитиною до 3 років або відпустки без збереження зарплати.
Життєві ситуації
Чи можна подати Повідомлення в день допуску працівника до роботи?
Вважаємо, що можна, тільки якщо працівник буде допущений до роботи після подання Повідомлення і це буде підтверджено документально. Наприклад, квитанція про отримання податківцями Повідомлення надійшла о 9:00, а працівник згідно з графіком роботи був допущений до роботи о 13:00. Інакше є вірогідність, що при перевірці Держпраці визнає такі дії роботодавця порушенням порядку допуску працівника до роботи.
Чи можна подати «скасовуюче» Повідомлення в ситуації, коли працівник так і не вийшов на роботу?
Вважаємо, що ні. У день, коли працівник повинен був приступити до роботи, але не зробив цього, набув чинності трудовий договір і почалися трудові відносини між працівником і роботодавцем. Отже, просто проігнорувати цей факт, викинути наказ про прийняття на роботу і подати «скасовуюче» Повідомлення не вийде.
Такий трудовий договір тепер можна розірвати тільки на підставах, передбачених КЗпП (наприклад, у зв’язку з прогулом без поважних причин на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Відповідно «скасовуюче» Повідомлення в цій ситуації не подається.
Коли можна відмінити раніше подану інформацію про укладений трудовий договір через «скасовуюче» Повідомлення?
На наш погляд, зробити це можна тільки в одному випадку: якщо працівник і роботодавець до дня початку роботи за трудовим договором дійшли згоди розірвати його. У результаті наказ про прийняття на роботу був анульований.
Наприклад, до дня початку роботи за трудовим договором працівник подав директорові підприємства заяву з проханням визнати трудовий договір розірваним. Директор погодився задовольнити прохання працівника і видав наказ про анулювання наказу про прийняття на роботу. Очевидно, саме про такий випадок йде мова в листі Мінсоцполітики від 29.04.16 р. № 492/13/84-16.
Головне тут — мати на руках документи, що підтверджують домовленість сторін.
Що робити, якщо наказ про прийняття на роботу виданий на початку жовтня і відразу ж подано Повідомлення, але працівник до роботи не приступив, виконуватиме роботу з листопада. Чи треба подавати ще одне Повідомлення?
Судячи з усього, у цій ситуації йдеться про перенесення дати початку трудових відносин. У цьому випадку вносять зміни до наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.
Наприклад, підприємством виданий наказ про прийняття на роботу, у якому вказано, що працівник повинен приступити до виконання трудових обов’язків з 02.10.17 р. Але через певні обставини працівник не зміг вийти на роботу у встановлений строк. За згодою сторін дата початку трудових відносин перенесена на 01.11.17 р.: на підставі заяви працівника внесені зміни до наказу про прийняття на роботу.
Внести зміни до вже поданого податківцям Повідомлення можна тільки одним способом: подати на працівника Повідомлення з типом «скасовуюче» (відмінити первинне Повідомлення) й одночасно подати Повідомлення з типом «початкове», у гр. 9 якого вказати нову дату початку роботи (у нашому випадку — 01.11.17 р.), у гр. 7 і 8 — номер та дату наказу про перенесення дати виходу на роботу.
Новостворене підприємство приймає на роботу директора. Чи треба подавати на нього Повідомлення, якщо відомості про нього податківці і так отримають від держреєстратора? Якщо потрібно, то хто повинен підписати Повідомлення?
Протокол зборів засновників підприємства про призначення на посаду директора конкретної особи, по суті, є лише резолюцією на заяві про прийняття на роботу цієї особи. А реєстраційні документи тільки ідентифікують того, хто обійматиме цю посаду після реєстрації підприємства. До реєстрації підприємства трудові відносини виникнути просто не можуть.
Після проведення держреєстрації на підставі протоколу зборів засновників майбутній директор видає наказ (розпорядження) про вступ на посаду директора. Формулювання цього наказу (розпорядження) може бути таким: «Приступаю до виконання посадових обов’язків директора з окладом згідно зі штатним розписом з 1 листопада 2017 року».
У наказі (розпорядженні) дату початку трудової діяльності необхідно вказати з урахуванням дня, який знадобиться для повідомлення фіскалів про початок роботи. Отже, якщо Повідомлення буде подано податківцям, наприклад 31.10.17 р., то в наказі (розпорядженні) стартом трудової діяльності може бути 01.11.17 р.
На наш погляд, підписати Повідомлення може один із засновників підприємства, уповноважений на такі дії протоколом зборів засновників, або сам майбутній директор. Не заперечує проти цього і Мінсоцполітики (лист від 18.09.15 р. № 14209/0/14-15/13).
