«Дірки» розрахункового періоду
Про що це ми — що за «дірки»? Насправді, це дні і місяці, які нам потрібно виключити з розрахункового періоду. У п. 3 Порядку № 1266 визначено, що з кількості календарних днів за розрахунковий період виключаються дні, не відпрацьовані з поважних причин:
• тимчасова непрацездатність;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку за медичним висновком;
• відпустка без збереження зарплати, наданої згідно із законом.
Місяць, який був повністю не відпрацьований з поважних причин (з 1-го до 1-го числа), виключають з розрахункового періоду (п. 3 Порядку № 1266, лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16). А тепер пройдемося нюансами.
«Дні МСЕК»
Отже, лікарняний вам приніс працівник з інвалідністю. Що слід знати?
1. Якщо інвалідність була встановлена протягом останніх 12 місяців розрахункового періоду (чи менше, якщо розрахунковий період складає менше ніж 12 місяців), то радимо вам «підняти» той лікарняний, в якому була відмітка про її встановлення. Погляньте на нього ще раз.
Перевіряйте: період, протягом якого документи хворого розглядалися в МСЕК, не має бути оплачений. Пояснимо чому.
По-перше, ч. 2 ст. 22 Закону № 1105 вказує нам на те, що тимчасова непрацездатність оплачується тільки до дня встановлення інвалідності.
По-друге, дата встановлення інвалідності зазначається в листку непрацездатності, а сам листок непрацездатності закривається днем надходження документів хворого до МСЕК (п. 4.3 Інструкції № 455).
По-третє, п. 3.11 Інструкції № 532 вказує на те, що обидві ці дати (дата встановлення інвалідності і дата надходження (реєстрації) документів до МСЕК) мають збігатися.
Усе перераховане означає: період, зазначений у лікарняному листі з відміткою про встановлення інвалідності, оплачується не повністю, а тільки до дня встановлення інвалідності. Сам же день установлення інвалідності й усі подальші дні, зазначені в лікарняному листі як період розгляду документів у МСЕК, не оплачуються.
Детальніші роз’яснення щодо цього містяться в листі ФСС з ТВП від 31.03.10 р. № 04-06/Ш-155з-230.
2. Повертаємося до «сьогоднішнього» лікарняного. «Дні МСЕК», що потрапили до розрахункового періоду, треба виключити з розрахунку середньоденної зарплати. Отже, такі дні не були оплачені, але вони все одно вважаються днями, пропущеними через тимчасову непрацездатність, тобто виключаються з кількості календарних днів за розрахунковий період. Така думка фахівців Мінсоцполітики (див. лист від 06.09.16 р. № 293/18/99-16).
Приклад 1. Працівник надав лікарняний лист за період: з 3 по 22 січня 2018 року. Згідно з листком непрацездатності документи працівника були направлені до МСЕК 22.01.18 р., огляд у МСЕК — 26 січня. За результатами огляду працівник був визнаний особою з інвалідністю II групи з 22.01.18 р.
У зазначеній ситуації 5 «днів МСЕК» (з 22 по 26 січня 2018 року включно) не оплачуються, а 19 календарних днів тимчасової непрацездатності (з 3 по 21 січня 2018 року) оплачуються.
Приклад 1 (продовження). Цей же працівник захворів з 12 по 16 березня 2018 року. У розрахунковому періоді (березень 2017 року — лютий 2018 року) у працівника, окрім як у січні (з 03.01.18 р. по 22.01.18 р.), були ще листки непрацездатності:
• з 25.09.17 р. по 31.10.17 р. (37 к. дн.);
• з 01.11.17 р. по 30.11.17 р. (30 к. дн.);
• з 01.12.17 р. по 02.01.18 р. (33 к. дн.).
Загальна кількість календарних днів за розрахунковий період (березень 2017 року — лютий 2018 року) складає 365. Виключимо з нього всі дні, пропущені працівником з поважних причин, у тому числі ті, які не оплачувалися:
365 - 19 - 5дні МСЕК - 37 - 30 - 33 = 241 (к. дн.).
Саме така кількість календарних днів братиме участь у розрахунку середньоденної зарплати для визначення суми лікарняних за березень.
Неоплачувана хвороба
Чи братимуть участь у розрахунку «поточних» лікарняних дні попередньої неоплачуваної хвороби?
Забігаючи наперед скажемо: усе залежить від причини «неоплати».
Так, перелік причин для відмови в оплаті лікарняного листа можна знайти в ст. 23 Закону № 1105. Найцікавішими є: відмітка про алкогольне, наркотичне сп’яніння, запис про порушення лікарняного режиму тощо.
Так от, яка б із цих причин не була у вашого працівника, лікарняний лист йому все одно видають. У ньому просто робиться відмітка про «негарну поведінку» пацієнта. І хоча дні тимчасової непрацездатності, які зазначені в такому лікарняному, не підлягають оплаті (чи підлягають, але не всі), вони все одно вважаються невідпрацьованими через поважну причину. Тобто мають бути виключені з розрахункового періоду при оплаті подальших лікарняних листів.
Розберемо ще один випадок неоплачуваної хвороби: лікарняний лист з помилкою в оформленні. Такий документ, з точки зору Закону № 1105, не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Немає можливості виправити помилку або працівник просто не хоче цього робити?
Такий лікарняний не оплачують. Дні непрацездатності, зазначені в ньому, як уже було сказано, із законодавчого погляду не є днями непрацездатності. Тобто вони залишаються в розрахунковому періоді і беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. До таких висновків доходить ФСС з ТВП у своєму листі від 25.05.16 р. № 5.2-32-812.
Наведемо приклади.
У розрахунковому періоді — лікарняний з відміткою про алкогольне сп’яніння
Приклад 2. Працівник хворів у березні 2018 року. У місяці розрахункового періоду — грудні 2017 року — він теж хворів (отримав травму), що підтверджує лікарняний лист. При цьому в грудневому лікарняному значиться відмітка про алкогольні проміле. Проведене роботодавцем розслідування показало, що алкогольне сп’яніння стало прямою причиною отриманої травми — лікарняний не оплачували. Як ураховувати дні неоплачуваної грудневої хвороби при розрахунку лікарняних за березень 2018 року?
Тут усе просто. Грудневий лікарняний лист з відміткою про алкогольне сп’яніння не оплачується, але при цьому підтверджує тимчасову непрацездатність. З точки зору Закону № 1105, дні, зазначені в такому лікарняному листі, вважаються невідпрацьованими з поважної причини. Тобто такі дні мають бути виключені з кількості календарних днів розрахункового періоду при розрахунку лікарняних за березень.
У розрахунковому періоді — невиправлений лікарняний
Приклад 3. Працівник хворів у лютому, на підтвердження чого надав лікарняний лист. У січні він теж хворів, про що також свідчить лікарняний лист. Але в січневому лікарняному припустилися помилки — неправильно написано назву організації (роботодавця). Працівник відмовився її виправляти (звертатися в медустанову для її виправлення).
Січневий лікарняний лист не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Дні хвороби, зазначені у ньому, роботодавець не має права оплачувати — поважна причина відсутності на роботі не підтверджена.
Тож дні січневої хвороби, «не доведені» документально, залишаються в розрахунковому періоді при визначенні середньої зарплати для оплати лікарняного листа в лютому.
Якщо згодом працівник усе-таки наважиться виправити лікарняний лист за січень, то роботодавець повинен буде його оплатити. Більше того, тоді доведеться перерахувати і суму лікарняних за лютневим листком непрацездатності.
Зверніть увагу: у бланку листка непрацездатності може бути зроблено лікарем не більше двох виправлень (п. 4.5 Інструкції № 532).
Якщо виправлень більше, лікарняний оплаті не підлягає, він є недійсним. У цьому випадку остаточно зіпсований лікарняний лист повертають працівникові, щоб він обміняв його на «новий» — дублікат (лист ФСС з ТВП від 19.05.16 р. № 5.1-31-768).
І ще один нюанс: оплату тимчасової непрацездатності провадять, якщо за її призначенням працівник звернувся не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105).
У розрахунковому періоді — «дитяча» довідка
Приклад 4. Працівниця установи хворіла в березні 2018 року. В одному з місяців розрахункового періоду — березні 2017 року — хворіла її дитина. За період її хвороби працівниці видали 2 документи:
• лікарняний лист по догляду за хворою дитиною;
• довідку за формою № 138/о.
Довідка за формою № 138/о, виписана працівниці в березні 2017 року, є підставою для звільнення від виконання посадових обов’язків (див. лист ФСС з ТВП від 25.05.16 р. № 5.2-32-812). Усі календарні дні, зазначені в ній, — це тимчасова непрацездатність у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Такі дні, так само як і календарні дні за листком непрацездатності, слід виключати із загальної кількості календарних днів, що беруть участь у розрахунку лікарняних за березень 2018 року.
Страховий стаж:
Підтверджувати чи ні?
На запитання «Навіщо роботодавцеві знати величину страхового стажу працівника?» напевно відповість кожен бухгалтер: «Для того, щоб визначити % оплати лікарняного листа». І це правильно. Проте це не все.
Так склалося, що страховий стаж у нас буває двох видів:
• «загальний», або накопичений працівником за його трудове життя (впливає на % оплати лікарняного);
• «спеціальний», або накопичений працівником за останні 12 місяців перед настанням дня хвороби (впливає на те, чи будуть до розрахунку сум лікарняних застосовані обмеження за ч. 4 ст. 19 Закону № 1105).
У розрахунку лікарняних беруть участь обидва — кожен у свою чергу. Але нас зараз цікавить більше «спеціальний». Черпати інформацію про нього роботодавець може:
• зі звітів з ЄСВ (форма № Д4), сформованих роботодавцем;
• з відомостей, що містяться в довідці за формою № ОК-7 (ОК-5), наданій працівником.
І якщо перший варіант підходить більше для працівників, які останній рік (12 місяців) і до дня хвороби працювали на вашому підприємстві (в організації), то для новоприйнятих (нещодавно прийнятих) працівників потрібна інформація з Пенсійного фонду, наявна в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування.
Ці дані Пенсійний фонд надає безпосередньо працівникові в довідці за формою № ОК-7 (ОК-5). Головне її призначення: підтвердити кількість стажу, необхідного для того, щоб «захистити» розрахунок лікарняних працівника від обмеження «мінімалкою» (передбачене ч. 4 ст. 19 Закону № 1105: середня зарплата для розрахунку лікарняних не може бути вище за розмір, обчислений з МЗП та встановлений у місяці настання страхового випадку). Ну і, звичайно ж, ця інформація бере участь у визначенні «загального» страхового стажу.
Якщо працівник набрав потрібну кількість стажу (більш ніж 6 місяців за останні 12), то обмеження не застосовують.
А тепер поговоримо про те, що робити, якщо працівник довідку не надав, і про те, як діяти, якщо надав, але пізніше — уже після розрахунку та виплати лікарняних.
Немає довідки № ОК-7 (ОК-5)? — І не потрібно!
Приклад 5. Працівник прийнятий на роботу 01.11.17 р. З 12 по 20 лютого 2018 року він хворів, а довідку № ОК-7 (ОК-5) не надав.
Його зарплата за листопад 2017 року — січень 2018 року склала 11500 грн.
Записи в трудовій книжці свідчать про те, що працівник працював в інших роботодавців, у тому числі й у 2017 році. З неї також видно, що на 01.01.11 р. його трудовий стаж складає більше 10 років.
Як розрахувати суму лікарняних?
Отже, перед хворобою працівник відпрацював трохи більше 3 місяців. Щоб уникнути обмежень за п. 4 ст. 19 Закону № 1105 і для підтвердження наявності страхового стажу в розмірі більше 6 місяців за 12 місяців, що передують настанню страхового випадку, йому необхідно надати роботодавцеві довідку за формою № ОК-7 (ОК-5) (листи ФСС з ТВП від 05.06.15 р. № 5.2-32-946, від 07.06.16 р. № 5.2-32-924).
Працівник за умовами запитання таку довідку не надав, хоча терміни призначення й оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності вже невдовзі спливуть. Що робити?
Усе просто: нарахувати і виплатити лікарняні з урахуванням обмеження «мінімалкою».
Спочатку розрахуємо фактичну середньоденну зарплату:
11500 грн. : 92 к. дн. = 125 грн.,
де 11500 — нарахована зарплата за листопад 2017 року — січень 2018 року;
92 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді: листопад 2017 року — січень 2018 року (30 + 31 + 31).
Врахуємо «загальний» стаж:
125 грн. х 100 % = 125 грн.
Розраховуємо середньоденну зарплату виходячи з МЗП, що діє на момент настання страхового випадку (у лютому 2018 року — 3723 грн.):
3723 грн. : 30,44 к. дн. = 122,31 грн.
Порівнюємо дві «середні»:
125середня ЗП > 122,31середня МЗП.
Застосовуємо обмеження: суму оплати лікарняного розраховуємо виходячи з середньоденної МЗП — 122,31 грн. Вона складе:
122,31 грн. х 9 к. дн. = 1100,79 грн.
У тому числі:
• за рахунок роботодавця:
122,31 грн. х 5 к. дн. = 611,55 грн.;
• за рахунок ФСС:
122,31 грн. х 4 к. дн. = 489,24 грн.
Додаткова умова. Припустимо, оплата була не 100 %, а, наприклад, 70 % («загальний» страховий стаж працівника складав від 5 до 8 років), тоді б ситуація з розрахунком суми лікарняних склалася по-іншому:
87,50125 х 70 % < 122,31середня МЗП.
Обмеження, передбачене ч. 4 ст. 19 Закону № 1105, у цьому випадку не порушено. Розрахунок суми лікарняних здійснювався б виходячи з розміру — 87,50 грн.
У такому разі довідка № ОК-7 (ОК-5) взагалі не потрібна. Усе тому, що навіть якщо у працівника і є 6 місяців «спеціального» стажу, нестача «загального» стажу і невелика зарплата все одно призведуть у результаті до розрахунку лікарняних виходячи з розміру фактичної денної зарплати — 87,50 грн.
Тож подумайте (а краще, прорахуйте): чи завжди треба «ганяти» працівника за довідкою.
Отримав лікарняні, а потім приніс № ОК-7 (ОК-5)
Приклад 6. Беремо за основу умови прикладу 5. Припустимо, що працівник «доніс» довідку № ОК-7 у березні 2018 року. Вона підтвердила наявність у нього стажу: більш ніж 6 місяців за останні 12 місяців перед днем настання хвороби — 12.02.18 року. Які наші дії?
Ну що сказати?! Є довідка. Є підтвердження «6 місяців стажу». Отже, немає підстав для застосування обмеження за ч. 4 ст. 19 Закону № 1105. Суму лікарняних слід перерахувати виходячи з розміру фактичної денної виплати. Підтримує правомірність такого «перерахунку» і ФСС з ТВП у своїх листах від 04.01.17 р. № 5.2-28-4 та від 07.06.16 р. № 5.2-32-924 (ср. ).
Сума оплати лікарняного листа складе:
125 грн. х 9 к. дн. = 1125 грн.
У тому числі:
• за рахунок роботодавця:
125 грн. х 5 к. дн. = 625 грн.;
• за рахунок коштів ФСС:
125 грн. х 4 к. дн. = 500 грн.
Таким чином, працівникові необхідно доплатити ще 24,21 грн. лікарняних (1125 - 1100,79). Частина цієї суми, а саме 10,76 грн. (500 - 489,24), — це витрати ФСС. На цю суму слід подавати ще одну заяву-розрахунок, повторно заначивши при цьому дані про лікарняний працівника.
Увага! Перерахунок лікарняних треба зробити незалежно від того, коли працівник надав довідку за формою № ОК-5 або № ОК-7, якщо, звісно, вона підтвердила наявність потрібного стажу.
На такій «безстроковості» наполягає сам Фонд у листі від 04.01.2017 р. № 5.2-28-4.
Виходить так: навіть якщо працівник надасть роботодавцеві довідку після закінчення граничного строку для призначення лікарняних, установленого ч. 5 ст. 32 Закону № 1105, а це — 12 місяців з дня відновлення працездатності, то перерахунок лікарняних все одно треба зробити.
Обґрунтування: первинне звернення працівника за призначенням оплати за лікарняним відбулося вчасно, тобто у строки, передбачені цією нормою.
Виплати розрахункового періоду
Перехідні, кориговані, разові
До розрахунку «лікарняної» середньоденної зарплати включають виплати, за якими одночасно виконуються такі умови (п. 3 Порядку № 1266):
| Умова 1 | Такі виплати включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 (основна, додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати) |
| Умова 2 | Такі виплати обкладаються єдиним внеском на загальнообов’язкове державне соціальне страхування |
Але є такі виплати, які включаються до розрахунку середньої зарплати по-особливому. Про що йдеться?
Поговоримо про коригування, разові виплати і перехідні відпускні, що потрапили «на межі» розрахункового періоду.
Перехідні відпускні «на межі» розрахункового періоду
Меж у розрахункового періоду дві. Тому ситуацій, що цікавлять нас, теж дві:
1. Перехідні відпускні нараховано в місяці, що передує початку розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які входять у межі розрахункового періоду.
2. Відпускні нараховано в останньому місяці розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які виходять за межі розрахункового періоду.
Відразу зазначимо: перехідні відпускні як у першому, так і в другому випадках ураховуються тільки в сумі за дні відпустки в межах розрахункового періоду. Пропорційний розподіл сум відпускних (відповідно до днів відпустки) здійснюється незалежно від фактичної виплати відпускних. Обґрунтування — п.п. 1.6.1 Інструкції № 5.
На це вказувало Мінсоцполітики у своєму листі від 16.09.15 р. № 528/18/99-15 і ФСС з ТВП у листі від 03.09.15 р. № 5.2-32-1422.
Перехідні відпускні в місяці, що передує розрахунковому періоду
Приклад 7. Працівниця хворіла з 13 по 23 березня 2018 року. Розрахунковий період: березень 2017 року — лютий 2018 року.
У лютому 2017 року (місяці, що передує розрахунковому періоду) працівниця брала щорічну відпустку (з 27.02.17 р. по 13.03.17 р.). У лютому нараховані відпускні:
• за 2 дні відпустки в лютому 2017 року;
• за 12 днів відпустки в березні 2017 року.
З огляду на те, що нарахування відпускних відбулося за межами розрахункового періоду, при розрахунку лікарняних треба врахувати суму відпускних, що припадають на розрахунковий період.
Таким чином, до розрахунку лікарняних потрапляють відпускні за 12 днів відпустки в березні 2017 року.
Перехідні відпускні в останньому місяці розрахункового періоду
Приклад 8. Працівник з 06.02.18 р. по 01.03.18 р. був у щорічній відпустці.
Йому нараховано відпускні:
• за 23 дні відпустки в лютому 2018 року;
• за 1 день відпустки в березні 2018 року.
З 15.03.18 р. працівник захворів.
Розрахунковий період для визначення «лікарняного» середнього заробітку: березень 2017 року — лютий 2018 року.
З огляду на те, що вся сума відпускних нарахована в місяці розрахункового періоду (лютому 2018 року), суму за березневий день відпустки враховувати в розрахунку середньої зарплати не можна — це виплата за календарний день, що виходить за межі розрахункового періоду.
Тобто в розрахунку беруть участь тільки відпускні за лютий 2018 року.
Коригування зарплати без уточнення відпрацьованого часу
По-перше, якщо донараховано зарплатну виплату за минулі періоди, то для обчислення середньоденної зарплати її вважають доходом того місяця, в якому здійснили таке донарахування.
По-друге, сторновану суму зарплати враховують у загальній сумі зарплати в місяці її сторнування.
Обидва твердження виходять з наказу Мінсоцполітики «Про затвердження прикладів обчислення середньої заробітної плати (доходу) за видами загальнообов’язкового державного соціального страхування» від 21.10.15 р. № 1022 (далі — Приклади № 1022). Такої ж думки і фахівці ФСС та Мінсоцполітики (див. лист ФСС з ТВП від 25.08.15 р. № 5.2-32-1380 і лист Мінсоцполітики від 07.04.16 р. № 101/18/99-16).
Коригування зарплати «усередині» розрахункового періоду
Приклад 9. Працівниця хворіла з 27 лютого по 12 березня 2018 року (14 к. дн.). У травні 2017 року їй донараховували зарплату за січень 2017 року. Страховий стаж — 2 роки.
Інші початкові дані наведемо в таблиці нижче.
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів | Нараховані виплати, грн. |
| Лютий — квітень-2017 | 89 | 12000 |
| Травень-2017 | 31 | 4000 — зарплата за травень-2017 |
| 250 — донарахована зарплата за січень-2017 | ||
| Червень-2017 — січень-2018 | 245 | 34500 |
| Разом | 365 | 50750 |
При розрахунку суми лікарняних донараховану в травні зарплату за січень 2017 року включаємо до загального доходу травня 2017 року.
Середньоденна зарплата складе:
50750 грн. : 365 к. дн. = 139,04 грн.
Сума денної виплати становитиме:
139,04 грн. x 50 % = 69,52 грн.
Сума оплати перших п’яти днів:
69,52 грн. x 5 к. дн. = 347,60 грн.
Сума допомоги за рахунок коштів ФСС:
69,52 грн. x 9 к. дн. = 625,68 грн.
Коригування зарплати «за межами» розрахункового періоду
Приклад 10. Працівниця хворіла з 1 по 15 березня 2018 року. У цьому ж місяці з’ясувалося, що працівниці помилково не нараховані ще 200 грн. зарплати за лютий 2018 року. Донарахування здійснено в березні.
Розрахунковим періодом у цьому випадку є березень 2017 року — лютий 2018 року.
Зарплатне коригування (донарахування) здійснене у березні 2018 року — місяці, який не входить до розрахункового періоду й тому не братиме участі в розрахунку середньої зарплати.
Коригування відпускних
Відзначимо, що облік коригування відпускних у розрахунку середньоденної зарплати відрізняється від усіх інших зарплатних коригувань.
Як уже було сказано: усі кориговані зарплатні виплати враховуються в місяці розрахункового періоду, в якому здійснюється коригування. А ось суми коригованих відпускних розподіляються пропорційно календарним дням того місяця, на який припадають дні відпустки у відповідному місяці. Причому незалежно від порядку їх фактичної виплати.
Усьому причиною — п.п. 1.6.1 Інструкції № 5, в якому передбачено, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, який припадає на дні відпустки у відповідному місяці.
Говорячи простіше: якщо ви донараховуєте суму відпускних за дні липня і робите це в серпні, то таке донарахування відпускних ви відносите до липня. Сторнуєте суму відпускних за серпень у грудні — відносите «сторно» до серпня і т. д.
Аналогічні роз’яснення наведені в листі Мінсоцполітики від 07.04.16 р. № 101/18/99-16.
Коригування відпускних «усередині» розрахункового періоду
Приклад 11. Працівниця хворіла з 27 лютого по 12 березня 2018 року (14 к. дн.). У травні 2017 року їй донараховували відпускні за січень 2017 року. Страховий стаж — 2 роки.
Інші початкові дані — у таблиці нижче.
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів | Нараховані виплати, грн. |
| Лютий — Квітень-2017 | 89 | 12000 |
| Травень-2017 | 31 | 4000 — зарплата за травень-2017 |
| 250 — донараховані відпускні за січень-2017 | ||
| Червень-2017 — Січень-2018 | 245 | 34500 |
| Разом | 365 | 50750 - 250відпускні за січень-2017 = 50500 |
При розрахунку суми лікарняних донараховані відпускні за січень 2017 року відносимо до січня 2017 року, тим самим виключаємо їх з виплат «усередині» розрахункового періоду.
Середньоденна зарплата складе:
50500 грн. : 365 к. дн. = 138,36 грн.
Загальний розмір лікарняних при цьому вийде:
138,36 грн. х 50 % х 14 к. дн. = 968,52 грн.
Коригування відпускних «за межами» розрахункового періоду
Приклад 12. Працівниця хворіла з 5 по 12 березня 2018 року (8 к. дн.). Загальний страховий стаж — 9 років і 2 місяці (100 % оплати).
У розрахунковому періоді (березень 2017 року — лютий 2018 року) їй були нараховані:
• зарплата в сумі 46000 грн.;
• відпускні за період відпустки з 19.02.18 р. по 04.03.18 р. у сумі:
1260 грн. — за лютий (126 грн. х 10 к. дн.);
504 грн. — за березень (126 грн. х 4 к. дн.).
Окрім цього, у березні 2018 року з’ясувалося, що середня зарплата, за якою були оплачені відпускні, занижена на 14 грн. Працівниці донарахували відпускні:
140 грн. — за лютий (14 грн. х 10 к. дн.);
56 грн. — за березень (14 грн. х 4 к. дн.).
Розрахунковим періодом для визначення лікарняних у цьому випадку є березень 2017 року — лютий 2018 року. Сума відпускних включається до розрахунку «середньої» пропорційно дням відпустки, що припадають на розрахунковий період. Отже, до розрахунку «потрапить» тільки сума відпускних, що припадає на лютий 2018 року, — 1260 грн.
Аналогічно до розрахунку включають і коригування відпускних — суму донарахованих відпускних також відносять до місяця, на який припадає відпустка. Такі донарахування включають до розрахунку «середньої» пропорційно дням відпустки, що припадають на розрахунковий період. Отже, до розрахунку включатиметься тільки сума донарахованих відпускних, що припадають на лютий 2018 року, — 140 грн.
Таким чином, загальна сума заробітку в розрахунковому періоді складе:
46000 + 1260 + 140 = 47400 (грн.).
Середня заробітна плата становитиме:
47400 грн. : 365 к. дн. = 129,86 грн.
Сума лікарняних:
129,86 грн. х 100 % х 8 к. дн. = 1038,88 грн.
Коригування зарплати і відпрацьованого часу
Йдеться про таку значно поширену ситуацію на практиці, як сторнування зарплати за минулий місяць у поточному місяці у зв’язку з тим, що минулого місяця працівник був на лікарняному.
Так, п.п. 1.6.2 Інструкції № 5 і п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 передбачено: якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній період у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то нараховані суми включаються до зарплати того місяця, в якому були здійснені нарахування.
Порядок розрахунку лікарняних у разі, коли в розрахунковому періоді проводилися коригування зарплати у зв’язку з уточненням робочого часу, проілюстровано і в прикладі 6 розд. III Прикладів № 1022. Із нього виходить, що:
• суми коригування зарплати враховуються в місяці їх проведення;
• дні, за які проведено коригування, враховуються в тому місяці, на який припадають такі коригування.
Не забуваємо при цьому: дні, пропущені працівником за однією з поважних причин (хвороба, декретна відпустка тощо), мають бути виключені з розрахункового періоду. А дохід за ці дні (лікарняні, декретні) не бере участі в розрахунку середньоденної зарплати.
Аналогічні роз’яснення наведені в листах Мінсоцполітики від 03.12.15 р. № 1837/18/93-15, від 07.04.16 р. № 101/18/99-16.
Зарплатно-лікарняне коригування «усередині» розрахункового періоду
Приклад 13. Працівник хворів з 5 по 14 березня 2018 року (10 к. дн.).
У розрахунковому періоді працівникові за дні хвороби з 28 по 31 серпня 2017 року була помилково нарахована зарплата. Кількість відпрацьованого часу уточнили у вересні 2017 року:
• сторнували «зайву» зарплату (за серпень) у розмірі 800 грн.;
• нарахували лікарняні (за серпень) у розмірі 600 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 10 років і 3 місяці.
Покажемо рішення у вигляді таблиці.
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів | Загальна сума нарахованих виплат, грн. | ||
| первісно | коригування | первісно | коригування | |
| Березень — Липень-2017 | 153 | 22000 | ||
| Серпень-2017 | 31 | -4дні хвороби | 4400 | |
| Вересень-2017 | 30 | 4400 | - 800зарплата за серпень + 600лікарняні за серпень (не беруть участі в розрахунку) | |
| Жовтень-2017 — Лютий-2018 | 151 | 22000 | ||
| Разом | 361 | 52000 | ||
Пояснимо. Дні хвороби за серпень заносяться в табель працівника за серпень як дні тимчасової непрацездатності і виключаються з розрахункового періоду як дні, пропущені через поважну причину. Суми лікарняних за ці дні, відповідно, теж не беруть участі в розрахунку.
«Зайву» зарплату за серпень віднімаємо із загальної суми зарплати за вересень.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
52000 грн. : 361 к. дн. = 144,04 грн.
Сума лікарняних складе:
144,04 грн. х 100 % х 10 к. дн. = 1440,40 грн.
Зарплатно-лікарняне коригування «за межами» розрахункового періоду
Приклад 14. У лютому 2018 року працівниці нарахували зарплату як за повністю відпрацьований місяць (3723 грн.). У березні з’ясувалося, що вона з 26 по 28 лютого хворіла. Надміру нараховану зарплату в сумі 558,45 грн. за ці дні сторнували і нарахували лікарняні — 319,92 грн.
З 12 по 16 березня працівниця знову захворіла.
Страховий стаж — 8 років і 5 місяців.
Розрахунковим періодом для березневого лікарняного є: березень-2017 — лютий-2018. У лютому (останньому місяці розрахункового періоду) за 3 дні хвороби помилково нарахована зарплата. Її коригування («сторно») було здійснено в березні — місяці, який не входить до розрахункового періоду. Виникає запитання: чи треба враховувати при розрахунку середньоденної зарплати «зайву» лютневу зарплату?
Згідно з пп. 3 і 32 Порядку № 1266 до розрахунку середньої зарплати включають зарплату, на яку нарахований ЄСВ і яка включена до ЄСВ-звіту.
На заробітну плату за лютий 2018 року (у тому числі «зайву») нараховано ЄСВ, вона в повному обсязі показана в ЄСВ-звіті за лютий. Обидві обов’язкові умови включення виплати до розрахунку «середньої» дотримані, отже, зарплата за лютий бере участь у розрахунку березневої «середньої» в повній сумі.
Сторнована сума зарплати за 3 робочих дні (з 26 по 28 лютого) буде віднесена на зарплату березня 2018 року, місяця, який не входить до розрахункового періоду, тому ця сума не увійде до розрахунку середньої зарплати.
Що з днями?
Тут усе навпаки. При підрахунку загальної кількості календарних днів за розрахунковий період коригування за кількістю календарних днів, що припадають на період хвороби, мають бути враховані, а саме — виключені із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період.
Розрахуємо середньоденну зарплату. Умовні дані для розрахунку наведемо в таблиці нижче.
| Місяці розрахункового періоду | Кількість календарних днів | Сума нарахованих виплат, грн. | ||
| первісно | коригування | первісно | коригування | |
| Березень — липень-2017 | 153 | 22000 | ||
| Серпень-2017 | 31 | 4400 | ||
| Вересень-2017 | 30 | 4400 | ||
| Жовтень-2017 — лютий-2018 | 151 | -3дні хвороби | 22000 | |
| Разом | 362 | 52800 | ||
Березень 2018 року не є місяцем розрахункового періоду.
Середньоденна зарплата дорівнює:
52800 грн. : 362 к. дн. = 145,86 грн.
Визначимо суму лікарняних:
145,86 грн. х 100 % х 5 к. дн. = 729,30 грн.
Разові виплати
Включати або не включати разові виплати до розрахунку лікарняної «середньої» залежить від різних факторів.
Наведемо можливі варіанти.
Ситуація 1. Разова виплата нарахована в місяці, в якому працівник не працював (з 1-го по 1-ше число) з поважних причин.
Рішення:
1. Місяці розрахункового періоду (з 1-го по 1-ше число), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду (п. 3 Порядку № 1266).
2. Якщо особа цього місяця отримала заохочувальну або компенсаційну виплату разового характеру, то сума цієї виплати не включається до розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку лікарняних (див. листи Мінсоцполітики від 16.09.15 р. № 526/18/99-15, від 13.10.16 р. № 334/18/99-16).
Приклад 15. Працівник хворів з 27 лютого по 15 березня 2018 року. У розрахунковому періоді йому була надана відпустка без збереження заробітної плати з 01.11.17 р. по 15.11.17 р. включно. Окрім цього, з 16.11.17 р. по 05.12.17 р. працівник теж хворів. У листопаді йому була нарахована матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань у розмірі 2000 грн.
У наведеному прикладі весь листопад 2017 року працівник не працював з поважних причин:
• з 1-го по 15-те число — у зв’язку з відпусткою без збереження заробітної плати;
• з 16-го по 30-те число — у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Це означає, що розрахунковий період зменшиться з 12 до 11 місяців (відповідно і кількість днів за розрахунковий період зменшиться на 30). Усі виплати, нараховані в такому календарному місяці, не включаються до розрахунку середньої зарплати. Матеріальна допомога в розмірі 2000 грн. буде виключена з розрахунку «середньої».
Ситуація 2. Разова виплата нарахована в місяці, в якому працівник частину місяця не працював з поважних причин.
Рішення. Нараховані і виплачені цього місяця заохочувальні та компенсаційні виплати разового характеру, які обкладаються ЄСВ, включаються при обчисленні середньої заробітної плати в повному обсязі (див. лист ФСС з ТВП від 25.08.15 р. № 5.2-32-1380).
Приклад 16. Працівник хворів з 27 лютого по 15 березня 2018 року.
У розрахунковому періоді:
• з 01.11.17 р. по 15.11.17 р. він хворів;
• з 16.11.17 р. по 05.12.17 р. йому була надана щорічна відпустка.
Крім того, у листопаді 2017 року працівникові була нарахована матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки в розмірі 2000 грн.
Суми відпускних за період відпустки з 16 листопада по 5 грудня 2017 року і матеріальної допомоги на оздоровлення (2000 грн.) беруть участь у розрахунку середньої зарплати. Причому матеріальну допомогу включають до розрахунку в повній сумі, навіть з огляду на те, що увесь місяць не відпрацьований. Діючим Порядком № 1266 не передбачено включення разових виплат у розрахунок середньої зарплати пропорційно відпрацьованому часу, якщо місяць відпрацьований не повністю з поважної причини.
Ситуація 3. Разова виплата нарахована в місяці, в якому працівник не працював з поважних причин, але є вихідний день, на який поважна причина не поширюється.
Рішення. Якщо в місяці, який входить до розрахункового періоду, застрахована особа жодного дня не працювала з поважної причини, цей місяць виключається з розрахункового періоду. Відповідно матеріальна допомога, разова премія та інші виплати, нараховані цього місяця, не враховується при обчисленні середньої заробітної плати (див. лист Мінсоцполітики від 13.10.16 р. № 334/18/99-16 і лист ФСС з ТВП від 20.09.16 р. № 2.4-46-1616).
Приклад 17. Працівник хворів з 13 по 19 березня 2018 року. У розрахунковому періоді він приносив лікарняні листи:
• з 1 по 9 лютого 2018 року;
• з 12 по 28 лютого 2018 року.
У лютому йому була нарахована і виплачена матеріальна допомога, з якої утримано ЄСВ, у розмірі 3723 грн.
У цій ситуації з розрахункового періоду (березень 2017 року — лютий 2018 року) повністю виключається лютий. Матеріальна допомога, нарахована цього місяця, не включається до розрахунку середньоденної зарплати.
Документи Шпаргалки бухгалтера
Закон № 1105 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
Інструкція № 449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.15 р. № 449.
Інструкція № 455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.01 р. № 455.
Інструкція № 532 — Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП та ФНВ від 03.11.04 р. № 532/274/136-ос/1406.
