Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платники зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів* (2555 днів — для документів з трансфертного ціноутворення) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
* Детальніше про строки зберігання різних видів документів читайте в статті «Строки зберігання документів» // «БТ», 2016, № 20.
Водночас об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юрособи зобов’язані забезпечити збереженість документів до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814**, та протягом року з дня реєстрації цих юросіб в установленому порядку погодити номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради (ст. 32 Закону № 3814).
** Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.
У разі ліквідації зазначених юросіб ліквідаційні комісії зобов’язані забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, нарахуванням і виплатою зарплати працівникам, і за погодженням із органом, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юросіб.
Якщо документи, визначені у п. 44.1 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення (далі — ППР) або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПКУ (п. 44.4 ПКУ).
Висновок: документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, повинні зберігатися 3 роки (2555 днів щодо контролю за трансфертним ціноутворенням). Після закінчення строків зберігання документів суб’єкт господарювання, в установленому законодавством порядку, передає їх до архіву.
Разом з тим, якщо документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміноскарження прийнятого за її результатами ППР або судового розгляду, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності.
За матеріалами ЗІР ДФСУ, категорія 135.01
