Дуже цікаві, а головне «життєві» запитання. Розпочнемо по порядку.
Запитання 1. У загальному випадку порядок виходу директора у відпустку (від’їзду у відрядження) повинен обумовлюватися в Статуті підприємства. Розглянемо можливі варіанти.
Усе вирішують загальні збори. Якщо Статутом передбачено, що рішення про надання відпустки директорові підприємства (його відрядження) приймають загальні збори товариства (акціонерів), то директор пише відповідну заяву на ім’я голови загальних зборів, у якій просить включити до порядку денного чергових зборів засновників (акціонерів) питання, що цікавить його. Якщо ситуація «горить», директор може ініціювати скликання позачергових зборів.
Прийняте загальними зборами рішення оформляється протоколом. На підставі цього протоколу:
• якщо розглядалося відпускне питання — відомості про початок щорічної відпустки директора вносяться до графіка відпусток підприємства, далі директор на підставі графіка відпусток видає наказ (розпорядження) про відпустку;
• якщо розглядалося питання відрядження, директор видає наказ про відрядження.
Директор вирішує самостійно. Статутом підприємства може бути передбачено, що рішення про вихід у відпустку (відрядження) директор приймає самостійно (або в Статуті про це нічого не сказано). На наш погляд, — це ідеальний для директора варіант. У своїх рішеннях він не «підв’язаний» під загальні збори. Не потрібно бігати за засновниками, домагатися кворуму. Директор самостійно вносить інформацію про свою відпустку до графіка відпусток, приймає рішення про своє відрядження.
Осібно стоїть ситуація, коли в підприємства єдиний засновник і він же директор. У цьому випадку, на наш погляд, у Статуті можна окремо не обумовлювати питання «відпустки/відрядження». Його директор вирішуватиме самостійно, не утрудняючись написанням самому собі заяви. А для фіксації факту виходу у відпустку (від’їзду у відрядження) достатньо буде видати відповідний наказ (розпорядження).
Запитання 2. Тут також потрібно звернутися до Статуту. Директор може діяти від імені підприємства в межах передбачених Статутом повноважень без довіреності. Крім того, Статут може наділяти повноваженнями зі здійснення певних дій від імені юрособи без довіреності й інших осіб. Відомості про таких осіб, які можуть здійснювати дії від імені юрособи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для держреєстрації тощо (П. І. Б., дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків, дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи) за бажанням юрособи можуть бути відображені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР).
У Статуті можна передбачити, наприклад, що заступник директора наділений усіма зазначеними повноваженнями на час відсутності директора або чітко розмежувати компетенцію директора і його заступника, щоб питання не дублювалися.
Якщо ж у Статуті як уповноважений діяти від імені юридичної особи зазначений тільки директор, відповідні повноваження мають бути передані іншій особі.
Статутом директорові може бути надане право наділяти такими повноваженнями когось зі співробітників. У цьому випадку він може:
• видати наказ, яким на час своєї відсутності уповноважити виконувати функції директора когось зі співробітників;
• первісно при прийнятті співробітника на роботу обумовити включення в перелік його трудових обов’язків виконання функцій директора на період його тимчасової відсутності;
• видати довіреність на виконання окремих дій, що входять до кола повноважень директора, третій особі.
Майте на увазі: довіреністю всі функції директора передані бути не можуть. Цей спосіб передання повноважень директора може використовуватися для здійснення представництва перед третіми особами, але, наприклад, така особа не зможе замінити директора в межах трудових відносин з працівниками і для вирішення інших внутрішніх питань підприємства.
Крім того, зверніть увагу: право підпису цивільно-правових договорів може бути надане директором іншій особі, не зазначеній у ЄДР і в Статуті як особа, яка може здійснювати такі дії, тільки на підставі довіреності (див. абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ). При цьому такі функції, що передаються працівнику, бажано прописати ще й у відповідному наказі.
Зауважте: директор підприємства може передати свої повноваження іншій особі на час відсутності тільки в тому випадку, коли таке право надане йому установчими документами підприємства.
Якщо Статут не надає директорові можливості передати свої повноваження іншій особі, то це питання повинне вирішуватися загальними зборами учасників.
Повідомляти податкові або інші держоргани про те, що функції директора тимчасово виконує інша особа, вносити зміни до ЄДР у зв’язку з його відсутністю не потрібно.
Наведемо приклад наказу про відрядження.
Запитання 3. Із питання, що обговорюється, свого часу висловилися обидва профільні відомства.
Держпідприємництва вважає, що, перебуваючи у відпустці, директор може продовжувати виконувати свої обов’язки (у тому числі й підписувати документи) — окрім випадків, якщо на цей час повноваження передали його заступникові (див. лист від 17.10.14 р. № 8361).
А Мінсоцполітики в листі від 17.10.16 р. № 376/06/186-16 звертає увагу на те, що на директора, як на найманого працівника, поширюються вимоги трудового законодавства.
Отже, він не може виконувати свої посадові обов’язки в період відпустки, оскільки відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам.
Хто правий? Вважаємо, що трудовики. Якщо в період відпустки директора необхідно підписувати кадрові/касові документи/звітність, то слід: або оформити відкликання директора з відпустки, або передати відповідні повноваження іншій особі (див. вище).
Якщо цей порядок порушити, то підприємство може зіткнутися з низкою ризиків (див. консультацію «У нас довгі руки»: чи має право директор підписувати документи, перебуваючи у відпустці?» // «БТ», 2017, № 22).
