Зауважимо, що є два основні шляхи такого придбання: коли підприємство забезпечило секретарку коштами, видавши їх готівкою з каси (або переказало їх на платіжну картку), та коли секретарка придбала транспортні квитки власним коштом.
Увага: у будь-якому з цих випадків секретарка повинна була скласти авансовий звіт про витрачені нею кошти і разом з ним передати квитки до бухгалтерії (до каси).
На нашу думку, квитки мають бути оприбутковані на баланс — передані та зберігатися в касі підприємства. Вважаємо, що до моменту видачі відрядженим працівникам квитки за вартістю їх придбання мають відображатися на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті», який призначений, зокрема, для оприбуткування в касі підприємства грошових документів, у тому числі оплачених проїзних документів (Дт 331 — Кт 372).
Після прийняття авансового звіту квитки мають зберігатися в касі до моменту їх видачі відрядженим працівникам. Облік у касі грошових документів підприємство може вести в порядку, який воно встановить самостійно внутрішнім наказом або розпорядженням.
Зазвичай грошові документи зберігаються в касовому сейфі або металевій шафі.
Для цілей обліку проїзних документів (у тому числі квитків на всі види транспорту, а також проїзних квитків у громадському транспорті), талонів, марок, інших грошових документів) на деяких підприємствах у касах ведеться окремий журнал обліку (прийняття/видачі) грошових документів, де під підпис відображається надходження/видача таких документів до каси/з каси.
На деяких підприємствах для їх обліку аналогічно використовують (пристосовують для цих цілей) форми ПКО та ВКО (типові форми № КО-1 та КО-2), на яких роблять спеціальні позначки. Облік таких «негрошових» ПКО/ВКО ведеться окремо від ПКО/ВКО, що відображають рух грошових коштів. Їх реєструють або в окремому журналі (використовуючи, наприклад, типову форму КО-3а), або на окремих сторінках «загального» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (КО-3 або КО-3а).
Зверніть увагу: у касовій книзі ці «негрошові» ПКО/ВКО не відображаються.
Зауважимо також, що оскільки грошові документи не є грошовими коштами (та їх еквівалентами), то в балансі вони відображаються за статтею «Інші оборотні активи» (це на той випадок, коли придбані квитки на дату балансу ще зберігалися в касі).
Операція з видачі квитків відрядженому працівнику, на наш погляд, має у бухобліку відобразитися проводкою Дт 372 — Кт 331.
Після повернення з відрядження та затвердження поданих відрядженими працівниками авансових звітів вартість квитків у складі загальних витрат на відрядження буде списано з субрахунку 372 на відповідні витратні рахунки (92, 23…).
Крім того, для того випадку, коли секретарка придбавала квитки за власні кошти, які підприємство зобов’язане їй потім компенсувати (після подання та затвердження авансового звіту про таке придбання), нагадаємо, що фіскали все ще вимагають оподатковувати «кредитові» підзвіти ПДФО та військовим збором (див. консультацію в категорії 103.04 ЗІР ДФСУ).
Ну і «для проформи» зауважимо очевидне: вартість виданих із каси квитків відрядженим працівникам жодним додатковим благом для них, звісно, вважатися не може (зрозуміло, за умови, якщо вони за цими квитками поїхали у службове відрядження).
