Порушник спокою і винуватець сьогоднішньої «урочистості» — ч. 3 ст. 24 КЗпП. Вона зобов’язує роботодавця, перш ніж допустити працівника до роботи, укласти з ним трудовий договір, оформлений відповідним наказом (розпорядженням), і повідомити орган фіскальної служби про прийняття працівника на роботу (подати Повідомлення про прийняття на роботу (далі — Повідомлення)).
Саме про Повідомлення ми з вами сьогодні й поговоримо.
Хто, куди і яким способом?
Хто зобов’язаний подавати Повідомлення?
Усі роботодавці, у тому числі й фізичні особи, що використовують найману працю на підставі трудового договору.
Приймаєте працівника на роботу за трудовим договором? Тоді подайте податківцям Повідомлення про прийняття на роботу за формою, наведеною в додатку до постанови КМУ від 17.06.15 р. № 413 (далі — постанова № 413).
А ось якщо ви укладаєте з фізичною особою цивільно-правовий договір (наприклад, договір підряду або договір на надання послуг), то Повідомлення не подаєте.
Яким способом може повідомити податківців про прийняття на роботу підприємство, на якому працевлаштовані більше 20 осіб?
Підприємство може подати Повідомлення (за вибором):
• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладені не більше ніж з 5 особами, тобто якщо в Повідомленні заповнені рядки не більше ніж на 5 прийнятих осіб незалежно від того, скільки осіб працює за трудовими договорами у цього роботодавця (див. лист ДФСУ від 05.10.15 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).
Чи можна надіслати Повідомлення поштою?
Радимо вам не вдаватися до такого способу подання Повідомлення. Причина проста: неузгодженість роз’яснень із цього запитання. Мінсоцполітики вважає, що його не можна надсилати поштою (див. лист від 19.08.15 р. № 1069/13/84-15), а Держпраці вважає, що можна (див. лист від 03.08.15 р. № 1364/24/21/01/2298-15).
А що ж сторона, яка приймає? Податківці також не бачать причин для того, щоб приймати Повідомлення, надіслані поштою (див. категорію 301.01 ЗІР ДФСУ).
Підприємство в травні 2018 року змінило місцезнаходження (змінився адмінрайон). До якого податкового органу (за місцем попередньої або нинішньої реєстрації) подавати Повідомлення на новоприйнятих працівників?
Постанова № 413 зобов’язує роботодавців подавати Повідомлення до територіальних органів ДФСУ за місцем обліку їх як платників ЄСВ. Тобто тут уся увага — на ЄСВшне законодавство. А воно нам говорить, що в разі зміни страхувальником протягом бюджетного року місцезнаходження, пов’язаного зі зміною адмінрайону, ЄСВ сплачується, а звітність з ЄСВ подається за новим місцем постановки на облік.
Причому зверніть увагу: вже в день узяття підприємства на облік як платника ЄСВ нова податкова автоматично отримає інтегровану картку платника ЄСВ і вестиме облік ЄСВ (див. категорію 301.02 ЗІР ДФСУ). Отже, з цієї миті Повідомлення про новоприйнятих працівників треба буде подавати за новим місцем обліку (до нової податкової).
Строки подання
Який граничний строк подання Повідомлення? Чи можна подати його у день допуску працівника?
Повідомлення треба подати після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, але до моменту фактичного допуску працівника до роботи.
Що стосується подання Повідомлення день у день, то вважаємо, що це допустимо, але тільки якщо працівник буде допущений до роботи після прийняття у ДФСУ Повідомлення, що підтверджено документально.
Наприклад, підприємство, установа (організація) 07.06.2018 р.:
• о 9:00 направило Повідомлення засобами електронного зв’язку;
• о 9:10 отримало квитанції 1 (про перевірку) і 2* (про прийняття);
* Відзначимо, що, як правило, час доставки податківцям Повідомлення у квитанціях 1 і 2 збігається.
• о 14:00 згідно з графіком виходу на роботу працівник був допущений до роботи.
Але тут треба чітко розуміти, що квитанції можуть затриматися в дорозі. Тому хоч ризик і благородна справа, з Повідомленням краще не ризикувати.
Особливий трудовий договір
Приймаємо працівника за строковим трудовим договором. Чи треба подавати Повідомлення? Чи обов’язково зараз оформляти трудовий договір з усіма працівниками у письмовій формі?
Якщо ви сумніваєтеся, чи треба подавати Повідомлення, згадайте таке просте правило: якщо є наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, отже, має бути і Повідомлення.
При цьому не важливо, на який строк укладено трудовий договір. Ви повідомляєте податківців, якщо працівника приймаєте:
• на невизначений строк;
• на певний строк, установлений за погодженням сторін;
• на час виконання певної роботи.
Що стосується форми трудового договору, то сьогодні поголовного обов’язку «для усіх» укладати його виключно у письмовій формі немає. Тут, як і раніше, головує ч. 1 ст. 24 КЗпП, яка зобов’язує дотримуватися письмової форми трудового договору тільки:
• при організованому наборі працівників;
• якщо працівник працюватиме в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами підвищеного ризику для здоров’я;
• при укладенні контракту;
• якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
• якщо на роботу приймають неповнолітнього**;
** Неповнолітньою вважається дитина віком від 14 до 18 років (ст. 6 Сімейного кодексу України).
• якщо роботодавець — фізична особа (наприклад, підприємець або незалежний професіонал);
• в інших випадках, передбачених законом.
Якщо ваша ситуація не підпадає під озвучені вище, то цілком можна обмежитися усною формою трудового договору.
А ось наказ (розпорядження) про прийняття на роботу і Повідомлення мають бути завжди незалежно від форми договору (письмова/усна).
З працівником укладаємо контракт. Чи подавати на нього Повідомлення?
Контракт є особливою формою трудового договору (ч. 3 ст. 21 КЗпП). Тому укладення контракту також оформляють наказом (розпорядженням).
А якщо ви видаєте наказ (розпорядження) про прийняття на роботу особи, отже, треба обов’язково подати на неї Повідомлення (див. лист Мінсоцполітики від 29.06.16 р. № 814/13/84-16).
Сумісник і Повідомлення
Чи треба подавати Повідомлення, якщо працівника приймаємо на роботу на умовах внутрішнього сумісництва?
Повідомлення про прийняття на роботу подають за кожним випадком укладення трудового договору.
Робота за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім***) виконується на підставі окремого трудового договору. Його укладення оформляється наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу на умовах сумісництва.
*** Працювати на умовах сумісництва працівник може на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи (таке сумісництво називають внутрішнім) або на підприємстві, яке не є його основним місцем роботи (це зовнішнє сумісництво).
Тому навіть з огляду на те, що працівник вже працює у вас за основним місцем, у разі укладення з ним окремого трудового договору про роботу на умовах сумісництва вам треба буде повідомити про це податківців****.
**** Із дзвінків на «гарячу лінію» ми знаємо, що деякі податківці на місцях запевняють роботодавців, що на внутрішніх сумісників Повідомлення подавати не треба. Не «ведіться» на такі казки. Подавати Повідомлення необхідно! На цьому наполягає Держпраці (і цілком у межах закону).
У Повідомленні на працівника-сумісника формуєте окремий рядок, проставляючи в графі 4 код «2» (наймані працівники без трудової книжки), навіть якщо сумісництво внутрішнє.
Повідомлення відправили? Тепер можна допускати працівника до роботи.
Чи треба подавати Повідомлення у разі зміни працівником статусу «основний працівник» ↔ «сумісник»?
На практиці застосовують два варіанти таких ось внутрішніх ротацій: прийняття-звільнення або переведення. Розглянемо обидва варіанти.
Варіант «прийняття/звільнення». Працівника звільняють з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) і приймають до штату за сумісництвом (на основне місце роботи) у того ж роботодавця, тобто укладають новий (!) трудовий договір. А якщо є факт укладення трудового договору, отже, має бути наказ (розпорядження) про прийняття на роботу і повідомлення податківців про укладення трудового договору.
Зверніть увагу, що Повідомлення треба направити податківцям до моменту допуску працівника до роботи за новим трудовим договором. Тобто якщо трудові договори йдуть один за одним, Повідомлення про укладення нового трудового договору треба буде подати ще в період роботи працівника за старим трудовим договором.
Варіант «переведення». Працівника переводять з основного місця роботи (з сумісництва) на роботу за сумісництвом (на основне місце роботи) без звільнення. У цьому випадку новий трудовий договір не укладається. Отже, Повідомлення не подається.
Але! Ми зі свого боку не радимо вам використовувати варіант «переведення». Чому? На те є дві причини:
1) такий варіант на законодавчому рівні чітко не врегульований. На цю проблему, зокрема, вказує Мінсоцполітики в листі від 14.06.16 р. № 121/06/187-16. Так, на думку відомства, якщо працівник залишається працювати на тій же посаді в межах підприємства, то переведення в розумінні ст. 32 КЗпП у цьому випадку не може бути застосоване;
2) є небезпека познайомитися з інспекторами Держпраці. Справа в таблиці 5 Звіту з ЄСВ і Повідомленні про прийняття на роботу. Вони в частині відображення інформації про укладення трудового договору дублюють одне одного. Причому ця інформація «осідає» в одному й тому ж реєстрі — у Держреєстрі загальнообов’язкового державного соцстрахування, який веде ПФУ. Це важливо!
У разі застосування варіанта переведення в таблиці 5 Звіту з ЄСВ зміна статусу працівника все одно відображається як прийняття-звільнення. Але при цьому Повідомлення податківцям не подається, адже трудові відносини не припиняються.
У результаті в наявності невідповідність між даними Звіту з ЄСВ і Повідомлення: у таблиці 5 Звіту з ЄСВ буде відображено прийняття на роботу, а Повідомлення не подано.
Цей факт може легко виявити ПФУ і «просигналізувати» про це Держпраці*****. Після цього у Держпраці з’являється підстава завітати до вас з інспекційним відвідуванням (див. п.п. 6 п. 5 Порядку здійснення держконтролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 26.04.17 р. № 295).
***** Див. п.п. 81 п. 4 Положення про ПФУ, затвердженого постановою КМУ від 23.07.14 р. № 280.
Підприємством керує засновник/директор
Відбувається зміна директора. Чи треба подавати Повідомлення на нього, якщо про цю інформацію податківці дізнаються від держреєстратора?
Так, треба. Адже подання фіскалам Повідомлення про прийняття працівника на роботу і порядок внесення інформації про керівника підприємства в облікові дані платників податків регулюються різними правовими актами (КЗпП + постанова № 413 і «держреєстраційний» Закон України від 15.05.03 р. № 755-IV відповідно). Тобто на директора, який працюватиме на підставі трудового договору, необхідно подати Повідомлення.
Зробити це треба в загальному порядку до того, як він приступить до роботи на посаді директора.
Реєструємо нове підприємство. Як бути з Повідомленням про прийняття директора? Адже подати його ми зможемо тільки після проходження держреєстрації, тобто після того, як реєстратор проінформує податківців про того, хто обійматиме цю посаду. Чи буде це порушенням ст. 24 КЗпП?
Тут слід відштовхуватися від того, що:
1) протокол зборів засновників підприємства про призначення на посаду директора конкретної особи, по суті, є лише резолюцією на заяві про прийняття на роботу цієї особи;
2) реєстраційні документи, подані держреєстраторові, тільки ідентифікують того, хто обійматиме цю посаду після реєстрації підприємства. І це зрозуміло, адже до реєстрації підприємства трудові відносини виникнути просто не можуть.
Саме тому після проведення держреєстрації майбутній директор видає розпорядження (наказ) про вступ на посаду директора. Формулювання цього розпорядження може бути таким: «Приступаю до виконання посадових обов’язків директора з окладом згідно із штатним розписом з «__» _______ 201_ року». Підставою для його видання якраз і буде протокол зборів засновників.
Підказка: дату, з якої особа працюватиме на посаді директора, зазначте з урахуванням дня, який знадобиться для повідомлення фіскалів про початок роботи.
Підписати Повідомлення про прийняття на роботу директора і віднести його до податкової може один із засновників підприємства, уповноважений на такі дії протоколом зборів засновників (див. лист Мінсоцполітики від 18.09.15 р. № 14209/0/14-15/13).
І запам’ятайте: з дати вступу на посаду директору повинна нараховуватися зарплата. Ця вимога повинна виконуватися незалежно від того, чи веде госпдіяльність підприємство і чи є у нього гроші на рахунку.
Підприємством керуватиме особисто власник (без наймання директора). Чи треба подавати на нього Повідомлення?
Якщо трудовий договір з власником не укладається (власник керує підприємством на підставі Статуту), то Повідомлення на нього подавати не треба.
До речі, той факт, що власник може особисто керувати підприємством без укладення з ним трудового договору (контракту), підтверджують Мінсоцполітики в листі від 02.09.15 р. № 366/06/186-15 і Мін’юст у листі від 08.09.15 р. № 1982-0-3-15/8.1 (ср. ).
Працівника відновили на роботі
На підставі рішення суду працівник був відновлений на попередній роботі. Чи треба на нього подавати Повідомлення?
Ні, Повідомлення подавати не треба. Пояснимо.
Якщо суд прийняв рішення про незаконне звільнення працівника, роботодавець видає наказ про відновлення працівника на роботі і вносить зміни до його трудової книжки (визнає запис про звільнення недійсним). Причому відновлення на колишній роботі відбувається не з дати винесення судом відповідного рішення, а з дати звільнення працівника, визнаного незаконним. Таким чином, розірвання в трудових відносинах не відбувається, новий трудовий договір не укладається. Тобто і Повідомлення подавати не треба.
Заповнюємо/виправляємо/відміняємо
У Повідомленні припустилися помилки. Як виправити? Чи будуть за це штрафи?
Для виправлення помилки формуємо два Повідомлення. Одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника (повністю повторюємо рядок з раніше відображеними відомостями за працівником). Друге — з типом документа «початкове» з правильними відомостями на такого працівника. Обидва Повідомлення подаємо податківцям.
Штраф за виправлення помилок, допущених у поданих Повідомленнях, не застосовується (див. лист Мінсоцполітики від 22.06.16 р. № 746/13/84-16).
Чи можна виправити у вже поданому Повідомленні дату початку роботи (гр. 9 Повідомлення)?
Вважаємо, що так.
Заборони на такі дії постанова № 413 не містить.
Тобто роботодавець може через «скасовуюче-початкове» Повідомлення виправити дату початку роботи за укладеним трудовим договором.
Проте, вносячи такі зміни, потурбуйтеся, щоб у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу усе було красиво (стояла потрібна дата початку трудових відносин).
Згідно з наказом працівник прийнятий на роботу з 7 червня 2018 року. Проте він так і не приступив до виконання посадових обов’язків. Чи можна в цьому випадку подати «скасовуюче» Повідомлення, щоб виключити раніше подані відомості про його прийняття на роботу?
Вважаємо, що ні. Чому? Усе просто: трудовий договір, укладений з працівником, набув чинності. Отже, розірвати його тепер можна тільки на підставах, передбаченим КЗпП (наприклад, у зв’язку з прогулом без поважних причин на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Просто анулювати наказ про прийняття на роботу і подати «скасовуюче» Повідомлення не вийде. Адже у працівника можуть бути цілком поважні причини невиходу на роботу, наприклад хвороба.
В яких випадках можна відмінити раніше подану інформацію про укладений трудовий договір через «скасовуюче» Повідомлення?
На наш погляд, зробити це можна тільки в одному випадку. У якому саме? Якщо працівник і роботодавець до дня початку роботи за трудовим договором дійшли згоди анулювати його. У результаті був виданий наказ про визнання наказу про прийняття на роботу таким, що втратив силу. Підставою для його видання буде відповідна заява працівника, якого не прийняли на роботу.
Фізична особа (потенційний працівник) у зв’язку з сімейними обставинами просить перенести дату (з 7 червня на 20 червня), з якої згідно з наказом її приймають на роботу. Директор не проти, але як бути із уже поданим Повідомленням? Чи можна його відмінити?
Нічого страшного в такій ситуації немає.
Фізична особа пише роботодавцеві заяву з проханням про перенесення дати початку трудових відносин.
На підставі цієї заяви і відповідно до резолюції керівника підприємства, установи, організації формуємо наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу такого працівника (викладаємо відповідний пункт наказу про прийняття на роботу фізичної особи в новій редакції (з новою датою початку трудових відносин)). Після підписання цього наказу складаємо два Повідомлення: «скасовуюче» (повторюємо відомості, зазначені раніше за працівником) і «початкове» (наводимо інформацію про прийняття на роботу з нової дати).
Висновки:
- Повідомлення подають роботодавці до моменту допуску працівника до роботи за трудовим договором, що укладається. Вид трудового договору (безстроковий, строковий) і його форма (письмова, усна) в цьому випадку значення не мають.
- Повідомлення подають в електронній або паперовій формі (якщо в ньому заповнено не більше ніж 5 рядків) до територіальних органів ДФСУ за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.
- Для виправлення помилки в раніше поданому Повідомленні формують два Повідомлення: одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника, друге — з типом документа «початкове» з правильними відомостями.
