Кадрові документи у ФОП: що потрібно, а що ні

«Загальнотрудові» документи

Штатний розпис. Ви здивуєтеся, але в чинному трудовому законодавстві немає вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису у кожного суб’єкта господарювання. Так, наприклад, Дніпропетровський апеляційний адмінсуд в ухвалі від 15.06.17 р. у справі № 808/478/17 (див. за посиланням: http://reyestr.court.gov.ua/Review/67192297) зазначив, що ведення штатного розпису роботодавцями (за винятком державних органів і установ) не є обов’язковим.

Водночас Мінсоцполітики традиційно наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, у тому числі й у ФОП (див. лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06). Підтримує його і Держпраці (див., наприклад, роз’яснення Держпраці в Дніпропетровській обл. на офіційному сайті http://dp.dsp.gov.ua/news-1713.html, далі — роз’яснення ДніпроДержпраці).

Однак, на наш погляд, чи мати штатний розпис — кожен роботодавець вирішує самостійно.

Але якщо ви не прихильник «розборок» з контролерами, рекомендуємо його скласти. Тим паче, що штатний розпис — документ для ФОП явно не зайвий.

Так, наприклад, можна в трудовому договорі працівника не прописувати конкретний оклад (тарифну ставку), а послатися на те, що оплата його праці здійснюється згідно зі штатним розписом.

Це дозволяє уникнути необхідності створювати додаткові угоди до трудових договорів працівників у разі підвищення їм зарплати.

Складають штатний розпис у довільній формі.

Колективний договір. Укладають колективний договір на підприємствах, в установах, організаціях (ст. 10 КЗпП). А ось ФОП його укладати не зобов’язаний.

Правила внутрішнього трудового розпорядку. Питання, для вирішення яких призначені Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила), ФОП регулюють у письмовому трудовому договорі, що укладається з працівником. Тому вважаємо, що підприємці мають право самостійно вирішувати, бути у них Правилам чи ні.

Зауважимо, що аналогічного висновку раніше доходило і Мінсоцполітики у листі від 04.06.13 р. № 212/13/133-13. Проте потім трудове відомство змінило позицію. І вже в наступних листах (див. листи від 21.11.16 р. № 5907/0/10-16/06 та від 21.06.17 р. № 312/0/22-17/13) наполягає на обов’язковості Правил і у ФОП. Свою оновлену позицію Мінсоцполітики обґрунтовує ст. 29 КЗпП, у якій установлено, що до початку роботи за трудовим договором потрібно ознайомити працівника з правилами трудового розпорядку.

А що Держпраці? На жаль, але вона також хоче бачити Правила у ФОП (див. роз’яснення ДніпроДержпраці).

Посадові (робочі) інструкції. Вважаємо, що ФОП можуть не складати посадові (робочі) інструкції, якщо інформацію, яка має бути в них зазначена, зафіксовано в трудовому договорі працівника.

А ось Держпраці іншої думки: хоче бачити інструкції на всіх!

Книга обліку руху трудових книжок. Цей документ ФОП вести не потрібно, оскільки вони не зберігають у себе трудові книжки працівників.

Працівники ФОП зберігають трудові книжки у себе вдома (п. 2.21¹ Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58).

Рух кадрів

Трудовий договір. Підприємець має право допустити працівника до виконання трудових обов’язків тільки після того, як (ч. 3 ст. 24 КЗпП):

• укладе з ним трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) роботодавця;

• повідомить податковий орган про прийняття працівника за формою та в порядку, що встановлені постановою КМУ від 17.06.15 р. № 413. Трудовий договір має бути укладено виключно у письмовій формі (жодних усних домовленостей).

Як зразок можна використати форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.01 р. № 260. І взагалі з упевненістю можна говорити, що трудовий договір — це обов’язковий і найважливіший кадровий документ у ФОП. Замінювати його іншими документами (наприклад, обмежуватися тільки розпорядженням (наказом) про прийняття на роботу замість складання трудового договору) ФОП не можна.

Розпорядження (накази) по особовому складу. Беззаперечно, у ФОП мають бути розпорядження (накази)* про:

* Зауважимо, що, на наш погляд, ФОП логічніше видавати розпорядження. Погодьтеся, якось це трохи дивно — наказувати самому собі. Але якщо вам ближче наказ, наказуйте.

• прийняття на роботу. Це вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП — підкреслює Мінсоцполітики в листі від 12.12.16 р. № 488/0/22-16;

• направлення у відрядження (див. п.п. 170.9.1 ПКУ).

Настійливо рекомендуємо також складати розпорядження (накази) про відпустки. Менше буде запитань у інспекторів з праці. Та й можливих суперечок із «забудькуватими» працівниками вдасться уникнути.

Не слід ігнорувати також розпорядження (накази) про звільнення. Адже в них разом із підставою та датою звільнення ви зможете зафіксувати, наприклад, кількість днів відпустки, що підлягають компенсації у разі звільнення або використані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, необхідність виплати вихідної допомоги.

Ну а Держпраці традиційно хоче бачити у ФОП всі кадрові накази (див. роз’яснення ДніпроДержпраці).

Особові картки, особові справи. Згідно з наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656 призначення особової картки — вдосконалення держстатспостережень підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу. ФОП там не згадуються. Тому, на наш погляд, ФОП має право самостійно вибирати, чи заводити особові картки на працівників.

Більш того, особова картка в тому вигляді, в якому вона є зараз, занадто глобальна для підприємця. До того ж більшу частину інформації, яка в ній міститься, вже зазначено в трудовому договорі. Тобто відбувається дублювання!

Проте Мінсоцполітики цього не визнає і наполягає на тому, що ФОП повинні вести особові картки працівників (лист від 21.11.16 р. № 5907/0/10-16/06).

Якщо ви все-таки вирішите не сперечатися з «трудовиками», то рекомендуємо вам звернути особливу увагу на розділ V особової картки. У ньому можна вести облік відпусток, використаних працівником, як того вимагає ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Щодо особових справ працівників, то ФОП усе ж таки потрібно мати копії довідок про присвоєння податкових номерів працівників та документи, що підтверджують їхнє право на пільги й гарантії (за наявності). Тому в якомусь вигляді особові справи працівників у ФОП таки доцільні.

Графік відпусток, повідомлення про дату початку відпустки. Рекомендуємо складати. Уся справа в ст. 10 Закону про відпустки, де зазначено, що порядок надання відпусток визначається графіками відпусток.

Там же прописано обов’язок роботодавця повідомити працівника про початок відпустки за два тижні до її початку. І взагалі під час перевірки контролери часто звертають увагу на відсутність графіка відпусток, тому краще все-таки мати цей «папірець» і не переживати.

Заяви працівників. Розпочнемо із заяви про прийняття на роботу. Заява про прийняття на роботу — документ необов’язковий. Тому можете не вимагати його від працівника.

Проте заяви про переведення на іншу роботу (посаду), встановлення неповного робочого часу рекомендуємо зберігати. Вони будуть підтвердженням того, що ініціатором зміни істотних умов праці виступав саме працівник.

Також рекомендуємо не нехтувати заявами працівників про відмову або про згоду на певні дії (наприклад, на переведення, на роботу в змінених умовах праці). Це дозволить уникнути можливих трудових спорів із працівниками.

Не зайвими будуть і заяви на звільнення. Хоча припускаємо, що їх може й не бути. Адже підставу для звільнення можна вказати, зокрема, в трудовому договорі (наприклад, якщо він укладений на певний строк).

Акти, пояснювальні записки. Якщо під час робочого дня стався якийсь форс-мажор, звісно, його краще зафіксувати: працівник прогулює роботу, прийшов на робоче місце в нетверезому стані, не виконує поставлені завдання тощо…

За ці порушення працівнику може загрожувати догана, а в деяких випадках і звільнення. Наприклад, за прогул підприємець має право звільнити працівника. Але не просто так, а в разі документального підтвердження факту прогулу. Тут і стануть у пригоді відповідний акт і письмові пояснення працівника про причину відсутності.

Робочий час

Норми робочого часу. Вони мають бути розраховані для кожного працівника. Причому, зауважимо, останнім часом до них не байдужі інспектори праці. Адже саме порівняння календарної норми робочого часу з фактично відпрацьованим дає інспекторам змогу виявити години, відпрацьовані працівниками надурочно.

Графіки роботи (змінності). Якщо у працівників «специфічний» графік роботи, наприклад, працюють через день, «доба-три (доба-дві)», позмінно тощо, настійливо рекомендуємо складати графік.

Табель обліку робочого часу. У табелі роботодавець веде облік фактично відпрацьованого часу. Зазначає, скільки днів і годин відпрацював працівник у кожному місяці, кількість годин, відпрацьованих надурочно, у святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час тощо.

Крім того, Табель обліку робочого часу зніме запитання, пов’язані з обліком часу, не відпрацьованого працівником з поважних (хвороба, відпустка) і не дуже (прогул) причин. Тому без нього ніяк.

Якщо не складати

Мінсоцполітики в згаданих вище листах наполягає на тому, щоб ФОП мав максимально повний набір кадрових документів, хоча й визнає, що законодавством про працю це прямо не передбачено.

Зрозуміло, ініціативу цього відомства підтримує Держпраці. Проводячи інспекційне відвідування (невиїзне інспектування), вони вимагають від роботодавців обов’язкового надання усіх тих документів, які прямо згадуються в трудовому законодавстві, а також тих, які потрібні для виконання тих чи інших кадрових дій.

Що може загрожувати ФОП, якщо під час інспекційного відвідування (невиїзного інспектування) з’ясується, що того чи іншого кадрового «папірця» у нього не виявиться в наявності?

Одразу скажемо, що найсерйозніше покарання загрожує ФОП за фактичний допуск до роботи без оформленого трудового договору (тобто немає трудового договору, оформленого розпорядженням (наказом) роботодавця).

За такої ситуації ФОП загрожує штраф у тридцятикратному розмірі мінзарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення (абзац другий ч. 2 ст. 265 КЗпП). На сьогодні розмір цього штрафу становить 125190 грн. за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Крім того, за це порушення ч. 3 ст. 41 КпАП встановлено штраф у розмірі від 8500 до 17000 грн.

Що ж до відсутності таких кадрових документів, як графік відпусток, повідомлення про початок відпустки, особові картки, правила внутрішнього трудового розпорядку тощо, то, в загальному випадку це коштуватиме 1 мінзарплату на підставі абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Адмінштраф за таке порушення за ч. 1 ст. 41 КпАП — від 510 до 1700 грн.

А тепер найцікавіше. ВС у постанові від 21.12.18 р. у справі № 814/2156/16 (http://reyestr.court.gov.ua/Review/78771378) дійшов висновку, що правопорушення, передбачені в ч. 2 ст. 265 КЗпП, так само, як і правопорушення, передбачене в ч. 3 ст. 41 КпАП, належать до адміністративної відповідальності.

Перший апеляційний адмінсуд у постанові від 30.01.19 р. у справі № 0540/5974/18-а (http://reyestr.court.gov.ua/Review/79499006) дійшов висновку, що правопорушення, передбачені в ч. 2 ст. 265 КЗпП, так само, як і правопорушення, передбачені в ч. 1 ст. 41 КпАП, теж належать до адмінвідповідальності.

Отже, одночасне притягнення підприємця до відповідальності за ч. 2 ст. 265 КЗпП та ч. 1 або 3 ст. 41 КпАП є неправомірним.

Тобто якщо на ФОП будуть накладені штрафи і за ч. 2 ст. 265 КЗпП (трудовиками) і за ч. 3 ст. 41 КпАП (судом), то в цьому випадку можна поборотися за сплату лише одного виду штрафу (з меншим штрафом за КпАП погодитися, а більший штраф за КЗпП оскаржити в суді).

Позитивні прецеденти, коли суд відмовляв трудовикам у штрафі за ч. 2 ст. 265 КЗпП на тій підставі, що особу притягнули до адмінштрафу за ч. 3 ст. 41 КпАП, вже існують.

Зауважимо, що є певні позитивні зрушення в питанні зняття надмірного тиску на суб’єктів підприємництва за дотримання законодавства про працю.

Зокрема, комітет з питань соціальної політики, зайнятості та пенсійного забезпечення рекомендує ВРУ підтримати законопроект № 6489, суть якого полягає в зниженні фінансового навантаження на роботодавців за «трудові» порушення. Сподіватимемося, що це питання для роботодавців буде вирішено позитивно.